秘书日常工作实训(现代秘书系列)

21世纪高职高专精品教材·现代秘书系列秘书日常工作实训雷鸣吴良勤主编中国人民大学出版社目录第一章办公室管理第二章接打电话第三章接待客人第四章信息工作第五章上司的日程安排第六章会务工作第七章商务活动第八章档案管理工作第九章上司出差前后的工作第十章办公自动化第十一章其他工作第十二章综合实训第一章办公室管理办公室一是指办公的地方，即工作人员完成任务、执行其职责的工作地点，公司为完成其管理目标而进行工作的工作场所；二是指工作机构，是领导工作的辅助性机构。秘书的办公室管理事务兼具两方面的含义，既指秘书自身及上司工作场所的管理，同时也是对为上司服务的辅助性机构的管理。秘书办公室管理的基本任务就是管理事务，搞好服务，具体表现为办公环境管理、办公室装饰、日常文件资料的处理、零用现金管理、差旅费报销以及办公用品的购置和管理等。第一节办公环境管理一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。加强对日常环境的管理，营造一个令人神静心怡的工作环境，是公司秘书一项经常性的工作，也是一份责任和义务。秘书对日常环境的管理包括三个方面的内容，即个人工作区的环境管理，上司办公室的环境管理，日常公务活动区的环境管理。实训1：为上司安排办公室布局一、实训目标通过本实训掌握安排上司办公室布局的要点。二、实训背景文秘专业毕业生张洁应聘到一家新成立的海潮公司担任生产部主管秘书。上班的第一天主管就请张洁为他布置办公室。具体条件和要求如下：1．面积、设备及工作人员要求办公室面积：16平方米办公人员：主管1人，秘书1人，下属3人办公设备：文件柜，公用电脑，5张办公桌等2．个人办公需求主管：多项（个人任务，给秘书安排任务，接待访客）秘书：两项（个人任务，接受主管安排的任务）下属：单项（个人任务）3．个人空间需求主管：办公桌应该与秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰秘书：和主管办公桌最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事下属：不受干扰的个人办公空间实训1：为上司安排办公室布局三、实训提示秘书在布置上司办公室时，应该考虑以下几个方面：1．方便秘书应将自己的座位设在能够清楚看到出口的地方，客人在进入上司办公室时最好能先经过秘书的办公桌。2．舒适整洁整洁有序的工作环境有助于工作效率的提高。不论是办公室、办公桌，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文具的摆放要井然有序。3．和谐统一如果办公桌椅、文件柜等办公室用品的大小、格式、颜色等协调统一，不仅能增强办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。4．安全布置办公室时要留意附近的环境和办公室存放财物的安全，一些保密信息如纸质文件、存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得到保障。实训2：为上司整理办公室一、实训目标通过本实训掌握为上司整理办公室的要点。二、实训背景海潮公司王总经理近段为公司的一个新项目日夜忙碌，总经理办公室和技术部的人员也全体加班一直到深夜。这天秘书张洁按照习惯提前30分钟来到公司，一进总经理办公室，发现杂乱不堪。三、实训内容按照实际要求在上司上班之前整理好上司的办公室并做好各项准备工作。实训2：为上司整理办公室四、实训提示秘书每天早晨为上司整理办公室时要做好以下工作：1．每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。2．整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。3．经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。4．对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生机；对办公室内的金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。5．给上司削好铅笔，补充好办公用品，如别针、夹子等。如果铅笔、钢笔等在笔筒里摆放不规整，应该把它们码放好，并排朝手这边，以提高工作效率。6．上司进办公室后，应根据上司的习惯或爱好，给上司沏茶或泡咖啡。7．把当天早晨收到的报刊杂志送给上司。如果上面有与本公司或本行业有关的信息，应用红笔在标题下划上波浪线，以提请上司注意。如果网上有同样的信息，要应下载打印出来一并送给上司。8．上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。9．确认纸篓里并无堆放的垃圾。确认钟表、日历是否指示正确。10．经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行修理，时刻保持良好的状态。实训3：维护工作环境的整洁一、实训目标通过本实训掌握维护工作环境整洁的要点。二、实训背景海潮公司秘书张洁每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。三、实训内容按照实际要求演练维护工作环境的过程和做法。实训3：维护工作环境的整洁四、实训提示秘书对日常环境的管理包括三个方面的内容，即个人工作区的环境管理，上司办公室的环境管理，日常公务活动区的环境管理。1．保持你所参与的公共区域整洁2．保持你的上司的工作环境的整洁3．整理个人工作环境（1）办公桌的必备物品及其整理摆放在办公桌上的物品都应是经常使用的，比如记录纸、铅笔、文件夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其他一些工作上需要的用品，应将它们整齐地摆放在你的办公桌上。①电话。②电脑。③参考书。④文具用品盒。⑤文件夹。⑥办公桌抽屉。（2）整理办公桌的技巧①将不常用的东西转移到其他的地方。②清理过期的文件。③注意你的电脑显示器。④充分利用办公空间。⑤清理旧的阅读材料。实训4：办公环境的安全管理一、实训目标通过本实训掌握办公环境安全管理的要点。二、实训背景海潮公司秘书张洁每周都对办公室及其所有设备进行一次安全检查，把事故苗头遏制住，对发现的隐患立即采取补救措施或报告上司，并做好记录工作。这天又到了张洁进行安全检查的时间了，她应该怎么做呢？三、实训内容按照实际要求演练办公环境的安全管理。实训4：办公环境的安全管理四、实训提示秘书首要的是能识别自己工作环境中有碍健康和安全的隐患，然后正确处理安全问题。（一）识别安全隐患1．办公室常见的有碍健康和安全的隐患（1）离开办公室前不锁门。（2）室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面的隐患。（3）办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作。（4）办公设备及操作中的隐患，如电线磨损裸露。（5）工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮子的椅子上举放物品。（6）工作中疏忽大意造成泄密的隐患，如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上。（7）火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头、灭火器前堆放物品等。2．办公室常见的潜在危险（1）过度拥挤。（2）办公家具和设备摆放不当。（3）拖拽电话线或者电线。（4）档案柜、橱阻挡了通道。（5）家具或设备有突出的棱角。（6）楼梯踏步平板破旧或损坏。（7）楼梯上没有扶手或扶手已损坏。（8）地板打滑。（二）正确处理安全问题秘书要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险防范。第一，要确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；第二，发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；第三，如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决；最后，将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的隐患记录及处理表上。第二节办公室装饰在企业中，优雅舒适的办公环境是工作效率的保证。办公设备的恰当摆放、现代化装饰品、花卉植物的合理布置、和谐统一的色调，会令人产生一种舒适的感觉，陶冶人的性情，提高工作效率。因此，秘书应该重视对上司办公室的设计、布局、布置及装饰。实训1：装饰上司的办公室一、实训目标通过本实训掌握为上司装饰办公室的要点。二、实训背景海潮公司因业务发展的需要，公司整体搬迁到一个新的商务写字楼办公。王总经理要秘书张洁给他的办公室好好布置装饰一下。张洁应该怎么做呢？三、实训内容根据实际要求为上司装饰办公室。四、实训提示装饰上司的办公室应注意以下几个要点：1．颜色：办公室的内墙、天花板、地板、办公家具等色彩应保持统一和谐。如果墙壁天花板的颜色在搬进来之前已经定好，不太好更换的话，那就在窗帘、椅子上的罩布、装饰用品等做些适当的色彩调整。2．照明：室内的光线应调整到适宜的程度，应以自然采光为主；但也应注意用百叶窗、窗帘等来调节光线，可以在办公桌上放一台灯。3．隔音：领导人的谈话很多涉及机密，而且噪音会使人注意力分散，思维不集中，记忆力减退，让人烦躁。因此，要排除和降低噪音。4．调节空气：一般来说，办公室最适宜的温度是：春天和秋天在摄氏22度左右；夏天在26度左右；冬天则在18至20度之间；室内的湿度在50-60%比较适宜。5．办公室的绿化：最好养一些绿色植物，但注意不要放得太多，以免影响室内空气的清洁度。6．办公室的装饰物：可以根据上司的爱好和习惯适当悬挂或放置一些有品位的油画及工艺品，改变办公室单调的气氛。第三节日常资料、文件的处理上司每天都要收到大量的来信和文件资料，它们既有客户发来的传真、电子邮件等，也有各部门和分公司送上来的汇报材料和简报；另外，还有各种公开发行和不公开发行的报刊杂志等。对于这些形形色色的东西，秘书必须及时做好处理。实训1：给上司送文件的顺序和时机一、实训目标通过本实训掌握每天给给上司送文件资料的顺序和时机。二、实训背景星期一照例是个忙碌的日子。刚上班，前台就给总经理秘书张洁送来一大堆邮件报纸和其他资料。张洁打开电脑，里面有十几封给总经理的电子邮件。她刚把电子邮件打印出来，又有人送来几封传真。当她正在整理这些邮件时，电话铃声响了。电话是市政府办公室打来的，通知总经理下午两点去市政府办公室开一个紧急会议。张洁应该怎么办呢？三、实训内容按实际要求对送给上司的各种材料进行分类，并选择恰当的时机送给上司。实训1：给上司送文件的顺序和时机四、实训提示1．送材料的时机秘书每天都会收到许多寄给上司的材料，并不是一收到材料就要马上送给上司，一般是急件才马上送到上司办公室。一般的公司规定每天给上司送三次文件，早晨上班时一次，上下午各一次。一般来说，传真、电子邮件的内容都是比较急的，因此，收到传真、电子邮件后，应该立即送给上司，如果上司正在开会或者出差在外，也应想方设法把它转送到上司手中。2．给上司送材料的顺序（1）电话留言、传真、电子邮件、快递、挂号信。（2）私人信件。（3）一般信函。（4）公司内部通知。（5）杂志和样本等。实训2：确定文件的保存期限一、实训目标通过本实训掌握确定保存文件期限的方法。二、实训背景张洁是海潮公司总经理的秘书，公司又聘来一个秘书王玲做李副总的秘书。一天，王玲向张洁诉苦，她每天都要收到分公司和公司各部门送来的各种销售简报、行业动态及各种请示。由于不知道如何确定文件资料的保存期限，她什么东西也不敢销毁，只好都存着，所以，她的办公桌上的文件资料多的没地方放，而且经常是需要的文件反而又找不着。她向张洁请教，应该如何确定文件应该保存还是不保存，应该保存多长时间。三、实训内容根据实际情况在送给上司的各种资料上用铅笔注明保存期限，也可以写在便笺上再贴到文件资料上面。实训2：确定文件的保存期限四、实训提示秘书应保存的资料大致可以分为两种，一种是秘书部门共用的；一种是秘书个人专用的。在确定文件的保存期限时应注意以下几点：1．听取上司的意见对于那些没有永久保存意义但又不能看过之后立即销毁的材料，到底保存多久，一般都要听取上司的意见，上司说保存多久就保存多久。2．自己提出建议很多材料的保存期限上司也说不准，遇到这种情况，秘书可以根据自己的经验，提出保存期限的建议，让上司最