第十一章 会议组织

第十一章会议组织学习目标：1、能够掌握会议组织的基本工作内容。2、能够制定规范、可行的会议方案。3、能够按要求做好会场布置工作。4、能够做好会中会场内外的服务协调工作。5、能够做好会后的善后工作。【案例引入】志远股份有限公司董事会召开会议，讨论从国外引进生产设备的问题。秘书张志负责为与会董事准备会议所需文件资料，因为有多家国外公司竞标，所以材料很多。张志由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是，张志就没有准备他们的资料，不想，正式开会时，其中的两位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一叠资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。第一节会议概述一、会议的涵义与作用1、会议的涵义三个人以上议题2、会议的分类代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等；小组会、座谈会、报告会等；党委会、董事会、记者招待会等；大型会议、中型会议、小型会议；定期例会、临时性会议；3、会议的作用达到预期目标主持人的作用正式人员的作用列席人员的作用秘书的作用二、会议的要素1、与会者必要性重要性合法性2、主持人：主持者、引导者、组织者、召集者3、议题必要性、重要性、明确性、可行性、（合法性）安排议题的方法：（1）主管领导同志确定议题，由会议秘书向有关部门搜集文件，准备材料。（2）由秘书事先收集议题，询问各主管方面有无需要拿到会议上讨论的事项，然后加以安排，有的在一周以前甚至在一个月之前就要把要讨论的问题摆出来交领导确定。（3）有时待讨论问题很多，一两次会议无法完成，秘书就要根据情况提出建议，把要讨论的问题排上来。4、名称会议的内容、性质、参加对象、主办单位、组织、时间、届次、地点、地区、范围、规模•常用的会议命名方法有：•1）以序号命名。如“中国共产党第十一届中央委员会第三次全体会议”（简称“十一届三中全会”）等。•2）以会议主题命名。如“延安文艺座谈会”等。•3）以会议参加者身份命名。如“全国宣传部长会议”、“青年科技工作者代表大会”等。•4）以会议召开的地点或时间命名。如“遵义会议”、“八七”会议等。〖经验学习〗某公司根据市里关于加快招商引资的指示，准备召开一个大型的招商引资洽谈会，李林是此次会议的主要筹备人员，他对此次会议的议题和会议议程做了如下分析安排：1、明确会议要研究解决的问题、达到的目的。2、要有切实的根据并要结合本单位的实际情况，有明确的目的；要以市领导的指示为依据，根据本单位资金、人才、技术的实际情况，达到资源的优化配置。3、报请领导审批。4、确定会议议程要根据主要领导的情况，确定会议主持人。5、根据会议的议题，确定发言人。6、写好总结。5、时间会议召开的时间会议所需要的时间、天数会议的时间限度6、地点（会址）会务管理工作的基本步骤：会议议题和议程确定筹备方案写作会议文件准备会议现场布置接站、报到、签到与入场安排会议记录会场服务与控制会议新闻报道会议保卫保密工作与会人员返程安排会议总结会议纪要形成第二节会前准备一、会议计划和成本预算1、会议计划2、会议成本预算会议成本=X+2J*N*T二、文件准备供会上学习参考的文件资料会议本身产生的文件会议文件准备程序：领导授意秘书起草领导审阅秘书修改领导签发打印制作三、会场准备2、主席台席位第一排席位为单数第一排正中为首席，先左后右，左高右低。3、会场设施4、其他准备四、制定会议的筹备方案1、会议名称2、会议的规模3、与会人员的范围或名单4、会议召开的时间与会期5、会议的议程与日程1）议程：在具体会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。2）程序3）日程表与作息时间表任务情境：Xx股份有限公司定于2008年11月10日召开第二次临时股东大会。公司CEO金总向秘书小范交办了策划、筹备和操办会议的任务。金总要求股东及代理人出席。会上，一是要宣布本次会议议案的表决方法；二是审议会议各项议案；三是股东发言；四是推举计票人和监票人；五是股东投票表决。思考：请你替秘书小范制定这次会议的议程。XX股份有限公司2008年第二次临时股东大会会议议程（2008年11月1日）一、宣布出席会议的股东和代理人人数及所持有表决权的股份总数二、宣布本次会议议案的表决方法三、审议会议各项议案1.关于修改公司《董事会议事规则》的议案2.关于修改公司《募集资金使用管理办法》的议案3.关于修改公司《对外担保管理办法》的议案四、与会股东发言，公司董事、监事、高管等人员解答五、推举两名股东代表及一名监事代表为计票人、监票人六、股东投票表决，见证律师、股东代表与监事代表计票、监票七、休会，表决统计八、复会，宣布表决结果和议案通过情况九、宣读股东大会决议，出席会议的董事监事董事会秘书在会议记录和决议上签字十、宣布会议结束〖经验学习〗××股份公司第二次股东代表大会，要求制定一份会议预案。秘书部门在接到筹办会议的任务后，迅速开展工作。会议预案是对会议如何召开提出的方案，一般包括以下内容：会议名称、会议时间、会议地点、会议的参加人、主持人、会议工作负责人、会议的议题和议程、会议期间的其他活动、会议的后勤服务、会议的经费预算、有关附件等。制定的会议预案如下：1、会名（略）2、会议时间：2007年3月27日至29日，会期3天。3、会议地点：××市朝阳宾馆二楼大会议室4、参加人员人数：股东代表共105人（其中外商代表25人），公司总经理及各部门负责人，预计到会人数共130人。5、大会主持人：公司董事长6、会议工作负责人：公司办公室主任7、议题和议程：总经理作公司一年来经营情况的报告，讨论决定本年度分红配股方案。8、其他活动：组织代表参观公司主体企业××厂，游览本市市容和海滨风景区。9、后勤服务安排：住宿地点：朝阳宾馆住宿标准：双人客房，每人每天90元伙食标准：每人每天60元交通：26日下午，公司自备车辆到车站、机场接外商代表。29日下午参观、游览，租用旅游大巴车。10、经费预算：预计会议开支××元。其中：会场及外商代表住宿费××元，往返旅费××元，伙食费××元，交通费××元，游览费××元，办公费××元。附件1——会议日程表附件2——会务工作程序表2007年3月10日制定会议预案的过程就是对会议进行全面筹划的过程，许多项目要请示有关领导才能确定，如会议议题、议程安排、会议参加人员等。预案经领导审查批准后，秘书部门就可以根据预案所列项目进行会议的各项组织准备工作。6、会议工作班子及其职责分工•1）秘书组，负责会议文字工作以及领导者会议期间交办的事项。•2）资料组，负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及会议文件的汇集、归档等。•3）组织组，负责与会人员编组、签到以及代表选举、代表资格审查等事宜。•4）宣传组，负责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影、录像等工作。•5）后勤组，负责会议票证准备、会场布置、会间食宿、用车、供应生活用品、购买返程票等后勤保障工作。•6）保卫组，负责重要会议的安全与保密工作。任务：会议筹备方案写作小林是XX市是领导办公室秘书，周一上午办公室主任告诉他拟定于X月X日至X月X日四天，在该市召开经济工作会议。会议主要讨论全市经济发展的一些突出问题，分析原因、理清思路、确定重点、提出对策，做好明年的工作。办公室主任要求小林写一分会议筹备方案，并要求在两天后递交。XX市经济工作会议安排方案为了贯彻落实中央经济工作会议精神，XX市经济工作会议定于X月X日至X月X日召开。为确保该会议顺利进行，特制定会议方案如下:一、会议主题讨论研究全市经济发展的一些突出问题，分析原因、理清思路、确定重点、提出对策，做好明年的工作。1.xxxx2.Xxxx3.Xxxx二、会议的时间、地点拟定于X月X日至X月X日，在XXXX招待所召开。X月X日下午或晚上报到。三、会议规模1.参加会议人员（正式代表）2.特邀代表和列席人员，工作人员（含服务人员）共计XX人四、会议议程五、会议材料准备1.大会发言单位材料2.会议议程表、参加会议人员名单、主席台座次安排、分组名单（分组讨论地点）、讨论题目、作息时间表、会议须知等3.会议参阅文件六、会务工作由市委办公厅、市政府办公厅负责具体分工（略）七、会议经费为了集中精力开好会，所有参加会议人员一律在招待所住宿。其各项开支见附表。以上方案当否，请批示。附：1.会议通知2.会议日程表3.参加会议人员名单4.经费预算方案XX公章X月X日至X月X日五、会议通知的发送〖吸取教训〗xx工程有限公司总经理秘书张涛请前台秘书王叶协助，向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。通知的内容如下：会议通知各部门经理：定于11月19日下午3：00在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席，您能否参加，请于11月18日之前打电话告知秘书王叶。电话：xxxxxxx。总经理秘书张涛2006年11月17日王叶没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题,此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此有些主管因为工作较忙，未能及时看到通知，造成了三位主管未能准时到会，等到发现时，已经是11月19日的中午，王叶只得匆忙用电话通知三位主管，其中销售经理王林立接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午约见客户，会议只能让我的助手去开了。”王叶急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”王林立说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”王叶张了张嘴，可什么也说不上来。•〖分析简评〗•会议通知，对于公司来说，是非常重要的，尤其是比较重要的会议。若无特殊情况，相关人员应当务必出席。在此案例中，两位秘书都有责任，如此重要的会议，张涛应该亲自通知，不应该让人协助。而秘书王叶更是犯了一个大错误，她认识到会议的重要性，却没有为此做好准备。重要的通知应该拟好后亲自分发到各部门主管各一份，由各部门通知内部员工，然后再在公司布告栏张贴，在没有接到答复前，应该继续询问是否参加，一定要落实到位，这样才会万无一失。否则，由于疏忽，落下一名重要人物，会议有可能无法正常进行，公司的损失可能无法估计。〖吸取教训〗某公司董事长要召开一次股东大会，内容主要是商议公司刚刚空缺的财务部经理由谁来继任。董事长秘书小王负责帮董事长打印会议资料，无意中，小王在文件中看见董事长有意提升财务部的赵亭任经理一职。中午吃饭时，小王正好在餐厅看见了赵亭。小王开玩笑的说：“这不是赵经理吗？”赵亭听了，一头雾水。后来听了小王的解释后，高兴的不得了，随即还请小王吃了顿饭。会议过后，公司发布人事调整的通知，财务部经理已经定下来了，但不是赵亭。小王很惊讶，以后看见赵亭都不好意思打招呼了。小王多后悔那一句多嘴的话呀……会议工作的保密，要注意做好以下几方面的工作：•（1）会前要布置保密工作，做好与会人员入场时的身份验证工作。•（2）在会议内容未正式公开前，秘书人员不得泄漏信息。•（3）对会议上公司领导的重要讲话不得随意扩散。•（4）会后秘书人员应检查会场和与会者的驻地，以免遗失文件。•（5）清理会上发放的文件,需要回收的一定要收回。〖经验学习〗为了从严控制各部门、各地区召开大中型会议，某省政府办公厅拟定的一份规章制度：1、凡业务性会议，只能以部门名义召开，不得随意提高会议规格，一般也不得要求地、市、县党政领导出席。2、凡召开全省性会议，必须提前按党、政系统分别报告省委办公厅或省政府办公厅，由办公厅提出意见后，报请省委常委会或省政府办公会审定，不该开的坚决不开，能合并的合并召开，用电话会能解决问题的，不另外召集会议等。3、对会议实行计划管理，定额包干：1）对省直机关的会议经费总额包干，由财政厅负责统一处理。2）每年年初各部门都要提出本年度会议经费预算，报经省委或省政府审定后由办公厅下达文件，不得突破限额。3）对会议实行集中审批，分层管理，领导个人不能随意批准召开会议。4）会议经费实行统一报销，对未经审批，超预算和不合理的开支，一律不予报销。中国公文写作研究会16期讲习