第9章 会议接待服务礼仪课件

第九章会议接待服务礼仪一、目的为了规范会议接待行为，统一接待服务标准，持续稳定的为客户提供良好的会议接待服务，提升公司形象。主要内容3●迎接礼仪●乘车座位安排●接待礼仪●会议座位安排●开、关门的礼仪●合影位置安排●介绍和握手礼仪●宴会座位安排和敬酒礼仪会议接待服务礼仪二、会议服务基本环节的操作细节（一）会前准备工作（二）会议服务程序（三）会议结束收尾（—）会前准备工作会前准备是工作中的重要环节，目的在于使会议接待人员做好充分的思想准备和完善的物质准备。会议准备工作调配人员、分工负责了解会议基本情况后，说明服务中的要求和注意事项，进行明确分工。清楚的知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工，各自进行准备工作。会议准备工作接待人员根据会议申请结合会议室具体情况整体安排会场布局。根据会议要求调整室内的各种装饰品、宣传用品，搞好会议室的清洁卫生。检查照明、空调等设备，根据会议要求增添新的设备，冬夏季要调整好室温，注意通风。通知IT部门调整好音响、话筒、投影仪等设备。会议准备工作准备会议需用品（1）茶水具茶具要求：茶具不得有破损，必须干净。茶杯要按会议人数配放，每人一套，还要准备适量备用杯。水具要求：检查开水煲、咖啡机、保温瓶是否完好，在会议开始前30分钟将开水煲、咖啡机、保温瓶水箱的水灌满备用。会议准备工作茶叶要求：袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备用茶。散装茶叶是先放入杯中，待嘉宾就坐后直接冲泡开水。（也可在嘉宾就坐前5分钟冲泡开水）会议准备工作（2）文具用品及宣传册根据会议要求准备好笔、纸以及宣传材料等，每人一份，整齐的排放在会议桌上。会议准备工作（3）水果、饮料、点心根据会议标准，有时还要准备不同的水果、饮料及点心。水果要事先洗净、切好、装盘、摆放整齐。饮料要提前准备好，摆放整齐。点心要精心挑选，事先摆好、装盘、摆放整齐。注：各项用品均在会议前30分钟准备妥当。（二）会议服务程序会议开始前30分钟，接待人员各就其位准备迎接会议嘉宾。嘉宾到来时，接待人员要精神饱满、热情礼貌地站在会议室的入口处迎接嘉宾。配合其他会务人员工作，引领嘉宾就座。然后送上茶水。会议服务程序（1）奉茶方发法：上茶应该在主客还未交谈前。（2）正确步骤：待嘉宾即将到来时（5分钟内），将咖啡斟满或倒茶时七分满，茶杯摆放于托盘内。送茶点时先宾后主，双手端茶从嘉宾右手边上茶，将茶杯轻放至嘉宾的右边，茶柄调整于访客的45度位置。端放茶杯动作不要过高，不可从客人肩部和头部上越过。上茶结束后，礼貌退出，并视情况在门外适当等待2-5分钟，防有特别需要。会议服务程序奉茶的禁忌：尽量不要用一只手上茶，不能用左手。切勿手指碰到杯口。为嘉宾倒第一杯茶，通常不要斟得过满，以杯深的三分之二处为宜，继而把握好续水的时机，亦不得妨碍宾客交谈为佳，不能等到茶叶见底后再续水。（3）会议进行中的续水操作要领：拿——左手拿热水瓶。站——站立的位置，右脚插入椅档，在两个椅脚的中间。取——左手无名指和小指夹起杯盖，其余三指握住杯柄。倒——瓶口不要碰杯口。礼貌用语：（三）会议结束每隔20-30分钟进入会议室，及时更换咖啡或将与会人员之茶水斟满。倒水时步态平稳，动作协调。不可直接不端茶杯倒水或把杯盖口放在桌上。（4）会议结束时，接待人员要提醒嘉宾带好自己的东西。会议结束嘉宾全部离开会场后，接待人员要检查会场有无宾客遗忘的物品。如发现宾客的遗物要及时与会务负责人联系，尽快转交失主。清理会场要不留死角，以免留下事故隐患。清扫卫生、桌椅归位，撤下会议所用之物，分类码放整齐。关闭电源、关好门窗，再巡视一遍，确认无误后撤出关门。(一）迎接礼仪引导礼仪接待人员带领客人到达目的地，应有正确的引导方法和引导姿势。⊙走在客人的左手侧前方；⊙遇到拐弯处要有手势指引并说：“这边请”；⊙不能自顾自走，要时时照顾到客人；在走廊的引导方法接待人员在客人2-3步之前，配合步调，让客人走在内侧。171，导引礼仪走在嘉宾左手侧前方。遇到拐弯处要有手势指引并说：这边请。不能自顾自走，要时时照顾到嘉宾。（一）迎接礼仪引导需注意事项1、步伐不宜过快或过慢，根据客人的速度调整自己的步伐；2、如客人不止一人且在交谈，需走在客人侧前2米左右，边走边回头看看客人是否跟上，或者是否有其他需要。3、引导姿势，正确做法是：掌心向上，四指并拢，大拇指张开，以肘关节为轴，前臂自然上抬伸直。上体稍向前倾，面带微笑，自己的眼睛看着目标方向并兼顾对方是否意会到目标。19（一）迎接礼仪引导过程中电梯间服务伴随客人来到电梯厅门前时，先按电梯呼梯按钮，轿厢到达厅门打开时，若客人不止1人，可先行进入电梯，一手按“开门”按钮，另一手按住电梯一侧门，礼貌地说：“请进”，请客人进入电梯。到达目的楼层，一手按住“开门”按钮，另一手做出请出的动作，可说：“到了，您先请！”。客人走出电梯后，立刻步出电梯，并热诚地引导行进的方向。202.乘坐电梯礼仪操作按键是晚辈或下属的工作，所以同电梯辈份最低的人站在此处。愈靠内侧，是愈尊贵的位置。面朝门的方向站立。依序进出。等待欲将快步到达者。不应当对镜整装。适度交谈寒暄。绝不吸烟。避免过度使用香水。（二）接待礼仪签到、引座签到台依需要安排签到台、笔、签到表、茶水，及1-2名工作服务人员；服务人员应提前10分钟站在会议室门口迎宾，引领客人时为主要客人提供拉椅服务。（注：房间空调提前30分钟开启）待会议开始后从主宾处顺时针上香巾,要求冬热夏凉，香巾篮摆在客人的右手侧。22（二）接待礼仪-茶水服务关于倒茶会前准备会中服务动作要领及礼貌细节23（二）接待礼仪-茶水服务会前准备开会前应及时准备好充分的开水并放好茶叶（理论上3-4人配备一个暖水瓶。）会议加水时间，需要选择在会议开始前5分钟左右。如果开会时间无法确定，则要等与会人员到场再倒水并双手端上（茶杯已经放在桌上的除外），并礼貌的小声说：“请喝水”，一是提醒他人避免注意碰到杯子，造成烫伤，二是表示礼貌。杯子把手朝向客人，放在容易且方便拿的地方。（二）接待礼仪-茶水服务会中服务：时间点续水一般在活动（会议）进行15-20分钟后进行，最长不超过30分钟；要随时观察会场用水情况，遇到天热时就要随时加倒。25会中服务：续水量所谓茶七酒八。续水时，不要倒得太满（七分为宜），如是矿泉水，要随时注意客人饮用情况，及时更换。如果纸杯倒水，要考虑很多因素，如果是递到客人手里时，9分比较适合。秋冬的热水要少倒，一般为6-7分，让人拿起来都不洒为佳。（二）接待礼仪-茶水服务会中服务：续水流程轻轻推开门（大会场）再逐一为客人倒水。往高杯中倒茶续水时，右手拿暖瓶，用左手的小指和无名指夹住杯盖上的小圆球，用大拇指、食指和中指握住杯把，从桌上端下茶杯，腿一前一后，侧身把水倒入杯中。在倒水的时候要稍微提醒一下在座的人，因为可能别人没看见你在倒水，身体动一下，或者突然站起来的时间会把水洒到别人身上（比如说：您好，打扰一下）会中服务：续水要求倒水前先须端下茶杯。直接在桌上或茶几上往杯中倒水、续水，是不符合操作规范的。在往高杯倒水、续水时，如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上，可把杯盖翻放在桌上或茶几上，只是端起高杯来倒水。倒茶手势，不能横过客人面前倒茶。在倒、续完水后要把杯盖盖上。杯子放回宾客桌上的右上面，杯把手面朝宾客右侧450（二）接待礼仪-茶水服务会中服务：续水要求倒过水后，要逐杯加以检查，检查时，可用手触摸一下杯子的外壁，如果是热的，表时已倒过水，如果是凉的，说明漏倒水了，要及时补倒。有水果配备的会议要视情况增加更换水果皮盘的次数。温馨提示遇到天热时就要随时加倒，续水时瓶口要对准杯口，不要把瓶口提得过高，以免溅出杯外。（二）接待礼仪-茶水服务会中服务：温馨提示会议进行过程中，细心观察会议室的动静，如发现客人有事招呼，要随时应承，如客人的要求暂时无法满足，要及时通知上级协助解决，确实无法满足的应向客人解释。如果找人，则先和会务组人员联系。（二）接待礼仪-茶水服务会中服务：温馨提示放茶杯动作不要过高（从下往上放），更不要从他人肩部和头上越过。手指不能印在杯口上，不要不端茶杯直接倒水或把杯盖扣放桌上。如发现宾客将杯子放在桌面或茶几上，工作服务人员询问是否斟换，记得使用托盘并将杯盖盖好。如果普通玻璃杯续水，右手从距杯底约1/3处拿杯子，再添水。（二）接待礼仪-茶水服务会中服务：倒水的顺序以右为先以主位或级别最高的领导为先，依次倒水、上茶；其余人员均按照顺时针顺序进行。（注：壶嘴不要对客人）主席台一定要从客人背后加水；会议过程中或有人员发言时，可不必询问直接续水；倒水的时候要多注意观察，是否有茶杯被污染要及时更换；做到要轻、稳。（二）接待礼仪会议结束主动拉门，门口微笑送客；对会场进行检查：A、有无遗留物品；B、检查设施设备有无损坏；收拾、整理会场。其他常见问题会议期间如需要提供茶歇，应在茶歇时间前15分钟将咖啡及小食品水果等准备好，客人茶歇时做好服务。（三）开、关门的接待礼仪一般情况下，进出办公室的房门，应用手轻推、轻拉、轻关，态度谦和讲究顺序。进出房门时，开关门的声音一定要轻，乒乒乓乓地关开门是十分失礼的。进入他人的房间一定要先敲门，敲门时一般用食指有节奏地敲两三下即可。如果与同级、同辈者进入时，要互相谦让一下。走在前边的人打开门后要为后面的人拉着门。假如是不用拉的门，最后进来者应主动关门。如果与尊长、客人进入，应当视门的具体情况随机应变，这里介绍通常的几种方法：（三）开、关门的接待礼仪1、朝里开的门，如果门是朝里开的，应先入内拉住门，侧身再请尊长或客人进入。2、朝外开的门。如果门是朝外开的，应打开门，请尊长或客人先进。3、旋转式大门。如果陪同上级或客人走的是旋转式大门，应自己先迅速过去，在另一边等候。温馨提醒无论进出哪一类的门，在接待引领时，一定要“口”、“手”并用且到位。即运用手势要规范，同时要说诸如“您请”，“请走这边”，“请各位小心”等揭示语。（四）介绍和握手礼仪介绍他人，是作为第三方为彼此不认识的双方引见、介绍的一种方式。介绍他人通常是双向的，即将被介绍者双方各自均作一番介绍。介绍他人时，遵守“尊者优先”的顺序规则。迎接一批客人，通常由礼宾工作人员或欢迎人员中身份最高者，先将前来欢迎的人员按其身份从高到低依次介绍给来宾。（四）介绍和握手礼仪握手是在相互离别、恭贺或致谢时相互表示情谊、致意的一种礼节，双方往往是先打招呼，后握手致意。握手的顺序：主人、长辈、上司、女士主动伸出手，客人、晚辈、下属、男士再相迎握手。（四）介绍和握手礼仪握手的方法：1、一定要用右手握手；2、要紧握双方的手，时间一般以1-3秒为宜；不能过紧或只用手指部分漫不经心地接触；3、被介绍之后，最高不要立即主动伸手；4、握手时，年轻者对年长者、职务低者对职务高者应稍稍欠身。握手的方法：5、男士与女士握手时，一般只宜轻轻握女士手指部位；男士握手时应脱帽，切忌戴手套握手。6、握手时，双目应注视对方，微笑致意或问好。7、多人同时握手时应顺序进行，切忌交叉握手。8、手上有水或不干净时，谢绝握手并不无礼，但需解释并致歉。（五）宴会座次安排和敬酒礼仪中餐桌宴请客人，一般主陪在正对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。（五）宴会座位安排和敬酒礼仪正式宴会,由主人向来宾提议,提出因某事而饮酒,通常将一些祝愿、祝福类的话，甚至主人和主宾要发表一篇专门的祝酒词。祝酒词内容越短越好！正式祝酒词应在特定的时间进行，不能因此影响来宾的用餐。一般适合在宾主入座后、用餐前进行。祝酒可由主人、主宾或在场的人提出