43办公自动化系统

第三部分办公自动化系统3.1企业信息化管理的现状随着企业竞争的日趋激烈，传统模式下的外延式和规模化的发展越来越受到挑战，企业的规模化发展已经遇到了瓶颈，而企业信息化建设的目的便是通过数字神经系统对企业运作的各个环节进行控制和反馈，达到知识的积累更新和技术的创新，从而实现企业的内涵式和创新式发展。企业已经在信息化的道路上走了很长的时间，各种软件已经在普遍的使用。但是，这些资源之间仍未被集成起来，每一个信息系统都是孤立的，信息的流动速度不够快，信息的共享程度相当低。这样就使企业的信息化出现了很多新的问题，比较集中的表现在以下几个方面：3.1.1、信息的膨胀大多数企业所处理的信息量正在迅速膨胀，平均每12－18个月就会扩展一倍，这种几何级数的增长速度的确使得很多人员感到无所适从。3.1.2、信息的孤岛企业采用各种相互独立的网络系统、应用系统，在部分提高了效率的同时，这些系统的相互独立性也为企业的整体管理设置了障碍，它们缺乏一个统一的界面，没有相互连接的信息渠道，数据通常都被封存在企业的不同数据库、主机、文件服务器上，数据之间缺少应有的关联性。3.1.3、信息的非结构化信息的结构化就是需要让系统内的信息按照的一定的方式能方便的被呈现给需要查询信息的人员手中。对大多数企业来说，结构化数据只占到企业全部信息与知识的10%左右，其他的90%都是数据库难以存取到的非结构化数据。而对于企业决策者来说，往往一个备忘录、一封邮件等这些死角里会隐藏了非常重要的信息资源。3.1.4、信息的非个性化董事会、企业领导、企业员工、客户、供应商、合作伙伴等等，这些都是企业信息的提供者和需求者，他们所切入的角度和关注重点是不一样的，这种“个性化”体现在各个方面，如：信息内容、访问权限、访问频次、门户差别等等。而现在的企业信息化系统往往是“千人一面”，只实现了“如果你肯找，最终反正能找到”的这样一种被动式、大众化的信息提供方式，而没有实现个性化的信息存取。3.2企业面临的问题信息的膨胀，信息的孤岛，信息的非结构化，信息的非个性化将会给我们带来明显的问题：整体效率低下高层决策、管理者无法及时准确掌握企业各方面的信息，从而造成决策管理困难、决策管理失误、决策的管理延误等；任务、工作无法及时、准确进行跟踪和掌握；传统事务处理方式手续烦杂，效率低下；工作运转不畅为执行某个任务，但由于信息的不流畅，导致各方在等待中浪费资源。企业机构分布广泛，传统的联络、运转方式已远不能满足当前瞬息万变、高效率、实时性、低成本的要求；推脱问题，避免责任，抱怨对方导致的结果是整个工作链的断缺。信息流通不畅人员之间、部门之间、企业与客户、企业与合作伙伴等之间无法保持紧密联系，信息流通不畅；合适的信息，不能在合适的时候到达合适的人手中，造成很多信息的延误。更多问题的提出：如何实现企业全面地、持续性的发展和提高？如何赢得市场？如何使企业内部的知识得到积累，共享和创新？如何保持良好的客户关系？如何有效地进行成本控制？如何动态地支持企业机构和流程的变化？如何与客户、供应商、合作伙伴形成紧密的价值链？如何在企业内部形成紧密的协同工作关系？如何使信息共享化、结构化和个性化？如何将准确的信息第一时间传递给准确的人？如何获得商业智能和准确决策？如何提升企业的核心竞争力，从而在高度竞争的全球化经济体系里获得成功？3.3OA系统简述浪潮办公自动化系统（OA系统）是以公文流转和知识管理平台为核心的企业协同管理全面解决方案。系统采用Internet/Intranet技术，客户端全部采用浏览器（IE），包括内部各类信息的交流、公文的自动流转、内部的电子邮件系统和工作流程的制定集成等功能。为企业的内部管理提供一整套稳定安全的解决途径。另外，浪潮OA系统为用户提供了标准的数据接口，方便用户的功能扩充，集成用户现有的各类业务管理系统，充分利用用户的各种资源信息，达到数据共享、信息共享的目的。因此，浪潮OA系统既是一套办公自动化应用软件，也是一个企业信息协作的基础平台。3.4浪潮OA系统特点3.4.1跨平台运行实现真正意义上的跨平台运行，即：同一套程序编码可以在多种硬件平台和操作系统上运行，以便企业可以根据业务需要和投资能力选择最佳平台，并且帮助企业顺利实现不同应用水平阶段的平滑过渡。3.4.2支持多种应用系统资料交换适用于企业已经建立了各自的应用系统。在电子商务时代，企业将会要求新系统也能与原有系统进行资料交流和集成，从而有效利用已有投资。例如，已经采用财务软件的用户，希望整个业务管理系统也能与目前的财务系统资料共享。3.4.3系统高度集成进入系统的资料要能根据事先的设定以及管理工作的内在规律和内在联系，传递到相关的功能模块中，达到资料高度共享和系统的高度集成。3.4.4高度模块化软件系统在设计和开发过程中要保证各子系统、子系统中的各项功能，甚至每一个应用程序的高度模块化。只有这样才可以实现对系统的自由剪裁和重新配置。对系统的剪裁不仅是对子系统的取舍，还包括对子系统内部各项功能的剪裁，这样可以达到根据大、中、小型用户的不同需求配置系统的目的。而浪潮管理系统正是以此为开发依据，保证了能满足兰生公司的个性化需求。3.4.5分布式应用系统新一代的管理软件系统是超大规模的，它将不再是集中在同一局域网络服务器上的系统，因此支持分布式应用和分布式数据库是未来管理软件的一个特征。3.4.6真正面向电子商务应用随着电子商务技术的发展，企业各种对外的业务活动，包括一般行政性工作，也已经延伸到了Internet上。客户方的人力资源管理信息系统支持这样的拓展功能：在Internet上以多种方式实现招聘活动，进行远程的网络化的人力资源管理，等等。我们将从企业的实际出发来设计电子商务工作模式。3.4.7高可靠性和安全性大规模的系统、分布式应用、广泛的网络连接需要系统具有更高的可靠性和更强的安全控制。远程通信线路故障、多用户操作冲突、共享资料的大量分发与传递，需要管理系统有超强的稳定性，并能够对出现的各种意外情况做出正确处理。黑客入侵、越权操作等现象需要管理系统有健全的安全防线。对系统内部资料记录的存取及删改权限的管理，系统操作日志的建立都是必不可少的安全措施。3.4.8支持企业的工作流程定义与企业重组激烈竞争的市场环境，需要企业不断地改变自己以适应外部环境的变化。企业兼并、内部重组、工作流程改变是经常发生的事情。企业间甚至可以为了一个共同的目标，临时组成跨越国家与地域限制的虚拟企业集团。浪潮的WIS系统能够支持小到某项业务流程重新定义，大到企业的合并、分离、重组以及虚拟企业的重组操作。3.4.9面向个性化的设计管理软件所面对的是一个充满个性化的世界，不能要求所有企业都按同一模式运做。因此，浪潮的WIS系统有非常灵活的设计。在输出接口、运算公式、业务逻辑、业务关联等诸多方面都能留给用户足够的自由空间，允许用户通过设置建立符合自己需求的应用系统。3.4.10支持智能化的信息处理功能电子商务时代所带来的巨大信息量是人力处理所不能完成的，管理系统中必须加入一定的智能化处理功能，才能协助人们有效地完成各项管理工作。WIS系统中的BI（BusinessIntelligence）——商业智能功能主要有以下几种：（1）智能化业务过滤和处理功能（2）智能化计划优化功能（3）智能化资料分析功能3.4.11备可扩展的业务框架，有标准的对外接口管理思想的发展、用户需求的变化与多样性，使得任何的应用系统都无法覆盖所有用户的所有实际需求，因此WIS系统有一个易于扩展的框架结构。这种框架结构使得开发商今后对软件的维护和扩展变得更为容易，也使应用系统的客户化和二次开发变得简单。3.5系统构架兰生OA系统兰生OA系统电子信息信息反馈网上交流电子论坛发布公告全文检索系统栏目导航3.6系统规划3.6.1公文处理系统公文处理系统包括收文管理、发文管理以及档案管理等多个系统。浪潮OA系统公文处理系统的特点公文处理一般包括收文、发文、传阅件等，系统的使用单位按照其内部公文处理流程的需要自行配置流程，并可随时修改和增加业务流程。系统提供文件列表显示当前用户需处理的文件、已处理未归档的文件和所有的文件，并按照事先配置好的查询规则执行查询。在公文流转的每一步都有严格的权限检验，如：文件传递权、拟办权、收文登记权、归档权、编辑权等。每个文件都生成流程跟踪表，清晰地反映该文件的处理过程，责任明确，处理时间精确到秒，便于催办、督办。对于有实际困难而不能利用计算机办公的用户可以制定他人代为办理相关事宜，同时系统将有授权代理记录。浪潮OA系统公文处理系统的功能3.6.1.1收文管理完成单位的外来公文（例如：外经委、海关、税务等等）的分类、登记、批阅、办理、归档、销毁、查询等全过程的处理。3.6.1.2.发文管理完成单位内部和对外的公文（协同）起草、审批、签发、发布、归档、销毁、查询等处理。3.6.1.3.档案管理对系统中办理过的所有文档进行归档，以备日后查询、借阅。3.6.1.4.案卷管理由档案管理员按照用户的实际应用建立案卷的基础信息（包括根据案卷的机密性或者允许阅览的范围对案卷进行机密级别的规定），并完成对案卷基础信息的管理工作。3.6.1.5.文档管理对提交归档的文件资料进行组卷、移卷、拆卷、分卷、销毁等管理，并提供强大的搜索查询处理，实现完整的档案计算机化管理。提供多重权限框架，能够根据自身需要有效定制访问控制体系。在文件库、文件夹或文件级的权限均分成管理者、编辑者、作者、读者4类。三类文件库模板。文件库数量可根据需要创建，基本分以下三种类型：只读库。库中文件不可编辑，一般用于各类审批文件或共享文档。可编辑库。具有编辑者以上权限的人员可编辑文件，一般用于保存各类日常工作文件。启用签出-签入库。对库中文件的任何编辑（新建）等操作按：“签出（新建）-审批-编辑-签入”的管理模式进行，规范文件的维护过程，提供文件的版本控制。一般用于管理重要文件。实现与工作流程相结合，对需要进行审批的文件可直接按流程设置完成审批过程，其审批流程可自定义。文件格式可完全自定义。不同文件所需表单格式可自由定制，文件中可存储文本、Office文档、扫描件以及声音图像等任意类型的文档。支持各种图片、Office报表文档等格式附件文件的引入、附加、扫描，支持一次附加多个附件的需要，支持附件间的排序，支持Word文档在系统内的编辑和痕迹保留功能。文件管理工具。提供加锁、解锁、库内移动、库内拷贝、库间移动、库间拷贝等文件管理工具。查询与检索。具有组合查询和全文检索功能。3.6.1.6.借阅管理实现用户的网上目录查询、借阅、网上阅览处理，实现网上图书馆的功能。3.6.1.7.媒体资料登记各类媒体资料，对资料进行分类组织、查询、检索。3.6.1.8.函件管理登记各类函件资料，对函件进行分类组织、查询、检索。3.6.1.9．合同管理通过浪潮OA与浪潮其他模块的集成，将所有与文档相关的实体集成起来。例如，可以在产品销售信息文档和客户记录之间建立链接。同样，也可以把项目合同、项目方案书等资料和相关的客户、项目、人力资源、产品等进行链接，这样在读取一篇文档时就可以全面的了解与之相关的信息。3.6.2个人办公系统个人办公系统包括待办工作、文件夹、名片夹、日程安排、电话记录、电子邮件、信访专栏等多个系统。3.6.2.1.待办工作在待办工作栏目中，系统可以根据员工的职务属性自动定义该名员工可以完成的工作事项，具备工作提醒的功能，并自动与各个系统建立链接，使得该名员工能够集中处理他的所有的日常待办工作，如，对一般员工而言，他能够接收所有需要他处理的各项工作，可以上传工作计划、阶段工作报告、填写工作督办表的回执；对部门主管而言，在此之外还可以完成部门级的行政管理工作，公布部门工作计划以及实施的进程，公布部门的重要活动安排，发送工作督办表等等。拟办工作：使用人可根据流程的使用权限选择相应的流程来创建和发起一项新工作，提交后文档自动按流程设置流向开始流转。待办工作：显示、查询、签收未办工作文档。在办工作