OUTLOOK的使用建议1

OUTLOOK的使用建议一、名称显示请使用“公司英文简写-姓名拼音或英文名”作为发件人名称的显示，如：ETF-zhongqipei。（以上建议同样适用于地址薄里的名称显示格式）原因：在不支持中文显示和用繁体中文显示的邮件系统中，当我们使用简体中文发送邮件时，发件人名称会显示成乱码，导致无法辨认，而中文显示也不便于快速查找定位邮件。用上面建议的显示方法，可以很好的解决上面的问题。名称显示设置的操作个人显示名称的修改方法：1．打开邮件主界面，单击“工具”，选择“帐户”，打开“Internet帐户”窗口，选择“邮件”选项卡；2．双击或者点击右侧的“属性”按钮。打开相应的“属性”窗口；单击此处3．在“姓名”的后面做修改，单击“确定”即可。在此处输入通讯簿中联系人显示名称的更改方法：1、在邮件主界面，单击“工具”，选择“通讯簿”，打开通讯簿列表，双击要修改的联系人，打开联系人属性编辑窗口，将下图标注处改成需要的格式，单击“确定”即可。在此处输入不仅是显示名称需要注意使用哪种文字，邮件主题也尽量使用符合对方邮件系统的字体，否则也会有乱码显示的情况发生。二、包含附件的邮件发送附件的时候，请发送小于5M（最好控制在3M以内）的附件。原因：附件过大，发送的时间会大大延长，既可能导致发送邮件不成功，也不方便收件人接收邮件，甚至在一些限制附件大小或者是网络状况较差的公司，根本无法接收该邮件。解决方法：将附件压缩成较小文件或是分批发送附件。三、签名的设置签名可以让每封邮件上都带有发件人的个人信息，请大家在签名中嵌入以下内容：“姓名”，“个人联系方式”，“公司电话”，“公司传真”，“公司名称”，“公司地址”等。签名的设置方法：1.在OUTLOOK主界面，单击“工具”，选择“选项”，打开“选项”窗口。2.选中“签名”选项卡，在签名处单击“新建”按钮。3.在“编辑签名”处，选择“文本”，之后在旁边的文本框中输入要显示的信息。4.完成后,在“签名设置”处,选中“在所有待发邮件中添加签名”。5.单击“确定”即可保存。1、单击这里新建签名2、在此处编辑签名此处设置签名显示范围四、优先级的变更对于重要的邮件，可以提醒收件人增加对这个邮件的重视度，这时候可以使用优先级来完成此功能的设置。设置方法：1.打开邮箱，单击“新建邮件”；2.在工具栏上有一个“优先级”的图标，点击即可改变优先级了。点此处设置五、邮件存储位置的变更请把邮件的存储位置设在除C盘以外的其它盘。原因：当系统出现问题时，不会因系统分区重装导致邮件丢失。操作方法:1.打开邮箱，点击”工具”，选择“选项”，打开“选项”窗口。2.选中“维护”选项卡，点击“存储文件夹”按钮。打开“存储位置”窗口。(在这里可以看到没有更改的邮件存储地址，建议先把以前的邮件复制到要存储的文件夹)3.点击“更改”按钮，选择要存储邮件的文件夹路径，然后确认，重启OUTLOOK即可生效。单击此处可查看邮件存储路径此处是邮件存储路径单击此处进行邮箱存储路径更改六、邮件规则的设置当每天接收到的邮件很多很杂时，可以用邮件规则来约束邮件，让它自动分类，以供筛选。邮件规则的设置：1、在OUTLOOK主界面，单击“工具”，选择“邮件规则”-“邮件”，打开新建邮件规则窗口。2、由上图可以看出，邮件规则主要由一个规则条件和一个规则操作组成的，只要我们选择合适的组合，就可以达到我们想要的效果，下面以“若‘发件人’行中包含‘[e-mail]’，移动到‘zhong’文件夹”为例对其过程进行讲解。A、新建一个本地文件夹，将其命名为“zhong”；（方法：在OUTLOOK主界面，右键单击“本地文件夹”，选择“新建文件夹”项，输入文件名“zhong”，单击确定。）B、在OUTLOOK主界面，单击“工具”，选择“邮件规则”-“邮件”，打开新建邮件规则窗口。C、将“选择规则条件”中的“若‘发件人’行中包含用户”勾选，再将“选择规则操作”中的“移动到指定的文件夹”勾选，可以看到窗口起了一些变化，如下图所示：选中这两项单击此处设置规则条件单击此处设置规则操作D、单击“规则描述”栏中的蓝色加下划线字“包含用户”，弹出“选择用户”窗口，在此可以直接输入对方的邮箱地址（输入完成后需单击框后的“添加”按钮），对于已经存在于通讯簿中的邮箱地址，也可以从通讯簿中寻找（单击“通讯簿”，找到联系人，双击，单击“确定”，），单击“确定”。单击此处选择邮件联系人此处添加联系人地址输入完成后单击此处选择文件夹，确定即可选择好后单击F、返回后可以看到，新建邮件规则窗口变成如下图所示，单击“确定”，则邮件规则创建完成。设置好后的邮件规则条件设置好后的邮件规则操作七、通讯簿的导入和导出导出操作：1、在OUTLOOK主界面，单击“文件”，选择“导出”-“通讯簿”，打开通讯簿导出工具对话框，选择“文本文件”，单击“导出”；2、设置导出文件存储路径，单击“浏览”，选择一个盘符存放该文件，并输入合适的文件名，单击“确定”，返回后如下图，单击“下一步”；单击此处设置文件存放路径3、弹出一个选择导出域的对话框，此时可以全选，也可以按实际要求选择，选择完成后，单击“完成”，通讯簿即成功导出。导入操作：1、在OUTLOOK主界面，单击“文件”，选择“导入”-“其他通讯簿”（如果导出时选择的是导出“文本文件”的，此处必须选“其他通讯簿”），打开通讯簿带入工具对话框，选择“文本文件”，单击“导入”；2、打开的是确认通讯簿路径的对话框，单击“浏览”，找到通讯簿存放的路径，选择通讯簿文件，单击“打开”，返回到下图所示窗口中，单击“下一步”；单击此处查找文件存放路径3、打开选择映射要导入的域对话框，直接单击“完成”，系统提示导入成功。对于计算机文件存储路径的几点建议1、文件请不要存储在C盘，C盘包括桌面、我的文档（部分系统我的文档存储路径为D盘则无碍）等；2、常用文件或文件夹可以在桌面创建快捷方式，以达到快速访问的效果；创建方法：第一种、找到该文件或文件夹，右键-创建快捷方式，将快捷方式复制到桌面即可；第二种、按住鼠标左键拖动文件或文件夹时，按下Ctrl+Shift键，可在释放鼠标后自动创建快捷方式。谢谢！