采购部工作流程(正式)

采购部工作内容及流程一、购进商品：1.根据医疗机构的需求及销售部门报上的产品进行采购。2.由业务部提交商品采购清单，填写《采购商品联络单》（见附表1），填写后交由采购部。3.采购部根据业务部提供《采购商品联络单》，联系供应商组织采购，于半个工作日后将商品采购情况反馈给业务部及销售部，由销售部确定是否采购，由销售部主管签字确认后，便可购进商品。4.未付款发货商品：采购员可直接联系供应商购进商品。5.预付款发货商品：预付款发货产品应填写《付款申请单》（见附表2）和《支付凭证》，由总经理签字确认后，交由财务部，并提供付款方帐号信息，财务部付款后，完成预付款商品流程。6.首营资料收集：对于首次合作的供应商及首次购进的产品需向供应商索要首营资料，（见附表3《首营企业所需资质目录》）；对收集的首营企业资料进行一个初审；并及时填写《首营企业表》（见附表4）及《首营品种表》（见附表5）；在ERP系统中新增首营单位；对新增的单位进行审核；通知质管部审核。7.跟踪到货商品：A.与供应商确定收货人、收货地址、联系电话、到货时间等，如需自行提货的，首先通知行政部门提货，填写《提货用车通知单》（见附表6）。B.计划订单必须跟踪订单，进行进货控制。在下达完订单后，采购员要对货物进行实时跟踪，确保按时到货，一旦出现问题，及时采取必要的行动措施。C.货品到库后由仓储部接收、检验货物、入库。到货后，采购员要督促质检人员验收入库，以确保货物的质量、数量与订购要求相吻合。必要时确定货物的破损情况，之后，通知结算部门在结款时扣除相应货款。D.通知销售部内勤办理相应的出库手续。二、近效期入滞销商品(如图表)近效期及滞销品种处理流程近效期品种（效期≦8个月）滞销品种（60天以上不动销，且动销率≦53%）由采购内勤于每月25日前从系统内汇总品种明细，填写近效期催销表每月20日从系统内将所有滞销品种导出，整理后报采购员采购内勤于每月25日前将近效期及滞销品种电子版及打印版（一式三份）报于主管副总及相关销售部门（打印版需签字确认）。采购内勤于1个工作内汇总整理采购员于3个工作日内将处理意见回复采购内勤相关销售部门于2个工作日将处理意见回复于采购部采购内勤将回复意见存档，并监督尽快完成销售1.对于近效期商品（有效期在半年之内的），应及时整理出《近效期报表》（见附表7），报总经理审阅，报销售部催销，催销不成的及时联系供应商做退换货处理，使公司损失降到最底。2.对于3个月未出库产品，及时整理出《积压商品报表》（见附表8），报总经理审阅，报销售部催销，催销不成的及时联系供应商做退换货处理。三、退换货商品（如图表）四、对帐结款1.收取、核对发票，划拨货款。结算部门对采购订单、收货报告、发票、支付货款进行结算。需要采购员与结算部门的实时沟通，以确保整个采购过程无误。（如图表）根据原进货计划单中各项要求，编写《药品进退出通知单》，一式4联，部门经理签字后将1.2.3联转交业务部，第4联留存。根据《药品进退出通知单》，在系统中完成商品退出程序。将《药品进退出通知单》以传真形式通知库房负责退货人员，要求在传真件上标明退货商品处理办法。直接将所退商品退给供货商。须带回商品，将品种明细单交给后勤保障部经理，由后勤送货人员带回采购部，采购专员负责通知供货商取货。厂家兑帐时应提供退货单进行冲票。采购部对帐付款流程现款或预付（汇款）品种其他帐期品种由采购专员填写付款申请单在规定日期内供应商带签收联（或少库联）、退货冲票交采购部待对帐采购内勤核对单价、数量、金额及付款单位，确保准确无误经采购经理、总经理签字确认后，财务凭单汇款或出支票跟催汇款，将网上银行电子回单复印后传真给厂家并通知发货，要求寄回发票及签收单供应商带发票交采购内勤并领取付款申请单到财务结帐根据签收单及发票逐笔在系统内进行销帐（如出现误差不予结帐）由采购内勤根据签收联在系统中逐笔核对单价、金额、数量及是否有退换货，核对后汇总金额并通知供应商按金额开出发票，同时填写付款申请单并签字确认自提品种，后勤部拿签字后的付款单到财务领取支票提货，要求带回发票及签收单接到发票的两个工作日内将发票交至财务并签字确认五、维护、更新厂家及产品资料根据质量管理部门提供信息数据，向各供应商催要企业资质及产品资质。基本资料维护→部门基础资料→部门客户维护→部门客户维护注：在所有企业信息中区分出哪些是供应商，哪些是客户，分别为标记，同时标记供应商→禁销，客户→禁入。六、建立供应商档案表以内蒙古自治区中标目录为基础数据，联系各生产企业及代理商，确定产品货源及报价，完善《供应商档案表》（见附表9）。ERP系统操作程序一、新增供应商及商品信息1．新增通用名公共基础资料→新增通用名称→填写完全（红字部分）→提交2．新增业务单位公共基础资料→单位资料管理→新增业务单位→填写完全→提交→质管审核（若有误退回在草拟单位列表中查找并更正后提交）注：A.直接从生产企业采购，应先生产企业及供应客户两项；B.从经营企业采购，只选供应客户一项C.新增商品信息公共基础资料→商品资料管理→新增商品信息→在通用名称一栏填写助记码（回车）→分别填写规格、计量单位→生产厂家填写助记码选中目标企业（回车）→厂家产地栏与生产厂家统一→选择仓储类别（一般为阴凉存储）→选择商品税率→填写注册商标（外包装有文字可直接录入，若是图标可直接注明“图标”）→填写商品件装规格→填写商品生产批文→保存提交→质管审核（若有误退回在草拟商品列表中查找并更正后提交）二、编制订单、审核及终止1.编制订单切换到商品所在部门→采购管理体系→采购订单管理→编制非计划订单→往来单位填写助记码选中目标企业→商品编码填写助记码或商品编号（回车）→输入入库数量及单价→保存提交2.订单审核A.采购管理体系→采购订单管理→采购订单审核→核对数量及单价无误→保存提交B.采购管理体系→采购订单管理→采购订单审核→核对数量及单价有误→退回→草拟采购订单→填写正确数量或单价→保存提交→再次进入订单审核（步骤同上）3.订单终止有以下几种情况会终止订单：A.订单审核后发现数量、单价或供应客户有误，在未入库之前可终止B.订单完成但供应客户未送货（每月月底整理后集中终止）C.送货数量与订单数量不符，单据显现未完成，在入库后可终止（每月月底整理后集中终止）。操作过程：采购管理体系→采购订单管理→采购订单终止→选中需要终止的单据双击打开→保存终止三、商品调价及退货1.系统调价一般在采购订单单价有误且已入库的情况下可以用到此系统切换到商品所在部门→采购管理体系→采购项目调整→采购商品调价→流水号栏填写需要调价单据的流水号→调价栏填写实际价格与已录入价格的差价（回车）→采购底价调价填写差价（回车）→确定2.调价审核A、采购管理体系→采购项目调整→采购调价审核采→核对无误→保存提交B、采购管理体系→采购项目调整→采购调价审核→核对有误→退回→草拟采购调价→填写正确单价→保存提交→再次进入调价审核（步骤同上）3.购进退货切换到商品所在部门→采购管理体系→采购项目调整→采购商品退货→往来单位填写助记码选中目标企业→商品编码填写助记码或商品编号（回车）→输入入库退货及单价→保存提交4.退货审核A、采购管理体系→采购项目调整→采购退货审核→核对无误→保存提交B、采购管理体系→采购项目调整→采购退货审核→核对有误→退回→草拟退货单据→更正错误信息→保存提交→再次进入采购退货审核（步骤同上）三、系统销帐1．发票收取：业务帐务处理→发票管理→采购发票收取→选定日期段，填写供应商助记码→回车→核对系统内品种及实际税票明细中的数量，单价并逐笔进行勾兑→选择发票类型→填写发票代码、发票号码、发票日期、发票金额及发票税金→核对无误保存2．发票收取审核：业务帐务处理→发票管理审核→由经理或相当负责人根据票面信息→核对无误后提交（核对有误退回，重新勾兑后再次审核）3．应付帐款勾兑：业务帐务处理→应收应付→应付帐款勾兑→填写供应商助记码→回车→勾选已付款品种→核对无误保存4．应付勾兑审核：业务帐务处理→应收应付→应付勾兑审核由经理或相当负责人根据票面信息→核对无误后提交（核对有误退回，重新勾兑后再次审核）（附表1）采购商品联络单日期序号产品名称商品名剂型规格包装生产企业中标价采购量建议采购实收采购数量采购情况说明到货情况其他情况说明确认人及时间是否采购确认人及确认时间其他情况(附表2)鄂尔多斯市明智达医药公司现款采购订单订货日期年月日序号药品名称规格单位订货数量供货单位名称备注1234采购员采购经理意见总经理意见（附表3）供货方资料所取目录一、生产企业：供货单位品种1企业品种授权书1生产批件2法人委托书（销售品种、地域、期限、销售人员身份证、法人印章）2质量标准3推销员身份证3商标注册证4推销员推销证书或上岗证4省检报告5质量保证协议5物价6生产许可证6包装、标签、说明书药监局备案7营业执照（当年年检章）7样品8GMP证书9组织机构代码证10税务登记证11供货方调查表或质量体系调查表以上资料加盖企业原印张（不能有两个红章）二、经营企业供货单位品种1法人委托书（销售品种、地域、期限、销售人员身份证、法人印章）1药品生产许可证22营业执照（当年年检章）3推销员身份证3GMP证书4推销员推销证书或上岗证4组织机构代码证5质量保证协议5税务登记证6经营许可证6生产批件7营业执照（当年年检章）7质量标准8GSP证书8商标注册证9组织机构代码证9省检报告10税务登记证10物价11供货方调查表或质量保证体系调查表11包装、标签、说明书药监局备案12样品以上资料加盖企业原印张（不能有两个红章）[外阜]（附表4）首次经营企业审批表文件编号：企业名称注册地址法人代表质量负责人联系电话营业执照有效期至认证证书号许可证号有效期至认证期至生产或经营范围主供品种：被委托人联系电话身份证号授权委托书质保协议申请原因因业务需要，需与该企业发生业务关系，经审核：其次资料齐全，资质合格签名：年月日采购部门审核意见签名：年月日质管部门审核意见签名：年月日（附表5）首次经营品种审批表文件编号：JL-008/01通用名称商品名称剂型批准文号件装规格质量标准检验报告效期储存条件质量负责人认证证书号生产厂家业务联系人联系电话药品标签、包装、说明书情况药品标签：无，包装：有盒，说明书：有原件申请原因因业务需要，需采购此品种，经审核：其次资料齐全，资质合格签名：年月日采购部门审核意见签名：年月日质管部门审核意见签名：年月日主管领导审核意见签名：年月日（附表6）鄂尔多斯市明智达医药公司提货用车通知单用车单位：申请人签字申请时间提（送）货名称数量提货地点要求提货时间实际提送货时间提（送）人签字采购经理签字库房收货人签字库房收货时间此单一式二联：后勤完成任务后转申请单位一联。（附表7）近效期商品报表购货单位品名规格厂家单位产品批号数量验收日期生产日期有效期单价（附表8）积压商品报表购货单位品名规格厂家单位产品批号数量验收日期生产日期有效期单价（附表9）供应商档案表生产企业通用名规格包装生产企业中标价备注代理商（供应商）联系人联系电话结款方式备注底价