接待工作实施方案

1投资开发有限公司接待工作实施方案接待工作是外部联系的“窗口”，内部沟通的“桥梁”。对于企业而言，接待工作就是企业的门面、喉舌，是企业形象的缩影，更重要的是，接待工作对企业业务拓展，加强横、纵向的经济、技术合作等都有着重要意义和深远影响。为进一步完善和规范公司接待工作，合理调配接待资源，使公司接待工作有章可偱、有度可依，提高接待工作效率，树立公司和员工的良好形象，提高公司的知名度和影响力，现根据公司的发展需要，特制定了本实施方案。一、组织机构接待工作由接待主管部门、接待组织部门和接待协助部门构成。（一）接待主管部门，指负责公司接待体系建设与管理的部门，总经办为接待主管部门。（二）接待组织部，指根据来访对象及业务相关性实施具体接待计划并对整个接待过程直接负责的部门，总经办、行政部、账务部和人事部为接待组织部门。（三）接待协助部门，指拥有公司公共资源且可提供用于接待服务的的部门，招商部、策划部、营销部、网络部等其他部门为接待协助部门。二、职责（一）接待主管部门1.负责公司接待体系建设及管理，包括接待制度的制定、变更、解释及提供接待知识培训与咨询服务等。2、负责拟定接待方案（含接待计划、日程安排、费用安排和预算等），报总经理批准，并组织相关部门具体执行。3、负责组织相关部门及人员开展接待礼仪培训。4、负责核实、调查、处理公司各部门接待过程中出现的违规现2象。5.负责接待档案的管理。（二）接待组织部门原则上各职能部门负责组织与其业务相关的一般接待活动。但涉及重要人物、重要业务的公司和行政部门的重大接待活动，必须由接待主管部门统一组织实施。1.确定具体来访信息。掌握来访目的、时间、时长、地点、人数、人员名单、行车路线、具体要求等，提前一天将相关信息及时、有效传递给接待协助部门，同时通知参与接待人员。2.依照公司规定，根据需要联系摄影、摄像及宣传报道等事宜。3.根据需要提前按相关规定安排或预订会议室，并对所需画册、饮料、果点、投影仪等提前提出申请。4.负责准备会谈中需要使用到的电脑、会谈资料、礼品、铭牌等。5.根据用车需要，按车辆管理部门规定提前提交用车申请。6.组织相关接待人员迎接、陪同、送行。7.根据需要安排住宿，尽量引导或安排客人就近入住公司的协议酒店，如有特殊情况或其他要求，可根据领导指示另行安排。8.根据需要安排用餐。用餐标准根据预案和具体情况确定。9.负责对接待实施过程中客方人员的衔接、督导及涉及的信息安全监控。10.负责接待实施中涉及的相关后续事务的组织、跟进、协调、落实。（三）接待协助部门根据接待组织部门最终协调确定的要求，接待协助部门安排具体相关工作并对接待效果负责，为促进接待工作的顺利进行，可向接待组织部门提出有效建议。三、具体分工3编号项目具体内容责任部门责任人1制定接待方案、预案，对日程进行安排。根据实际情况和要求修改接待制度，拟写接待活动方案和每次预案，做好接待预算。对接待工作进行部署。跟进、协调、落实接待后续相关事务。总经办2来访信息确认与接待对象对接，确认来访意图、目的、时间、时长、人数、来访人员名单、姓名、单位、职务等信息。总经办行政部3会议室、举行活动场所的布置和预订视情况提前摆放会议包、纸杯、水、水果、纸巾、公司宣传资料、记录簿、签到册、投影仪、翻页笔、电脑，准备烟灰缸、茶、咖啡；制作欢迎牌、指示牌；摆放铭牌；会前检查会议室物品配备；与会期间做好饮品添加、台面清洁等服务；根据方案要求摆放花卉及盆栽。行政部4会议所需器材准备电脑、投影仪、音响、麦克风等设备。策划部5和来宾联系沟通与客方沟通，了解对方的要求和需要以及行程的变化及时向我方接待人员作出工作调整。总经办行政办6摄影、摄像及宣传报道视需要安排摄影摄像、制作相册或相框、进行内部和外部宣传报道。策划部7迎送接机：值机（代客人办理登机、行李托运）（仅限贵阳机场国内航班）；贵宾厅休息；视情况准备鲜花、接站牌等。总经办行政办8餐饮确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。根据需要和客人喜好安排相应招待场所，总经办行政部9住宿根据来宾的级别联系住宿地点；接待人员需在客人入住前复查房间设施；接待人员提前按客人喜好安排房间，确定房间号，并代办入住、退房手续；总经办10景点游览提前购票尽量避免排队等候。招商部行政部11车辆提前安排和调度车辆，4人内可安排轿车；5-6人可安排商务车；6-15人可安排中巴车；30-50人可安排大巴车；根据人数、路线、天气在车上准备瓶装水。检查车况、保证车辆清洁、车况良好。行政部招商部12礼品根据公司领导指示购买馈赠礼。财务部招商部13资源收集全面收集本地娱乐、休闲场所和景点等资料。招商部14车票、机票预订根据公司指示，确认付款对象（是否需要我方付款），掌握客人行程，预订车票机票。总经办行政部15陪同根据业务对口和实际需要参加洽谈、游览、参观、宴请、娱乐、休闲的陪同。公司各部门（根据接待工作量确定人员）16费用结算及时购买接待所需物品，结算接待中产生的费用财务部四、工作要求(一)各部门以及工作人员要按照公司制定的《接待管理办法》、《业务招待办法》以及本实施方案的要求认真落实自己的分工，方案中遗漏或者未涉及的工作由总经办根据实际情况临时安排和调整。接到方案和通知后，要及时开展工作，不得推诿，主办人员经公司领导4批准不到位的，由协办人员主要负责。（二）在接待过程中，要严格遵守时间和计划，日程如有变动，经与负责人议定后，通报有关领导和各参与人员。工作布置以后，各责任人要提前做好各项准备工作，将人员、物品、场地、宣传、经费、时间等最终确定并落实。接待工作要坚持规范化、标准化，符合礼仪要求，按制度和程序办事，克服随意性。（三）相关责任人员提前掌握和收集接待所需的各类资源信息，以备随时使用。（四）接待安排应根据来宾的身份和任务，安排不同领导的接待，确定相应人员的陪同；既要热情周到、也要讲节约，量力而出，反对铺张浪费。（五）接待人员应尊重来访人员的习俗礼仪。在接待过程中，接待人员应避免与来访人员谈论有关政治、宗教及有损主客双方声誉等敏感话题；（六）未经许可，接待人员不得以任何形式透露公司商业、技术秘密；接待活动中凡涉及到摄影、摄像及宣传报道的，由接待组织部门报相关领导审批后方可执行；（七）接待工作中应自尊自重，本着尊敬来宾的原则，搞好服务，不允许发生有损公司形象的现象发生。（八）着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、耐心，保持良好的精神风貌，从各方面体现公司的良好形象。（九）所有人员保证通讯畅通，确保接待工作顺利进行，接待工作期间不得请假，特殊情况除外。五、其他接待工作纳入员工绩效考核范围，考核内容由人事部另行制定。二○一三年七月二十六日