LC-Managing Change Elsevier Taiwan-Anthony(Ch)

ManagingChangeLibraryConnectSeminar:NextGenofLibrarians管理改變TonyFergusonUniversityofHongKong香港大學Today’sGoals今天的目標•Discuss:Ischangegood?•Talkabout5truthsconcerningchange.•Analyzethese5truthsintermsofchangestakenattheUniversityofHong.•Discussthe“LossCurve”andapplyittothecasestudies.•Reviewwhatwedidrightandwrong•Summarizewhatwelearned.•討論：改變是好的嗎？•討論五個與改變有關的事實•分析這五個在香港大學中發生的改變事實•討論「損失曲線」並應用在此案例上•檢視我們所做的是對是錯•將我們獲得的經驗做出摘要Ischangegood?改變是好的嗎？Con’s•Ifitisn’tbroken,don’tchangeit.•Changeisdisruptive.•Changecostsmoney.•Effectsofchangearenotknown.負面的意見•如果沒有發生問題，就不要改變•改變是破壞性的事情•改變需要耗費金錢•改變所能帶來的效果並不確定Pro’s•Theenvironmentisalwayschanging.•Therearealwaysnewer,betterwaysofdoinganything.•Cuttingcostsrequireschange.正面的意見•環境永遠都是在改變的•做任何事永遠都可以用更新、更好的方式去完成•要降低預算就必須做出改變TruthNo.1:Peoplereacttochangedifferently.事實一：人們對改變的反應都不相同“Differentpeoplereactdifferentlytochange.”Somepeoplelikeit,somedon't,andothersbecomeunhappyandresistanttoattemptstochangethem.「不同的人對改變會有不一樣的反應」，有些人喜歡，有些人不喜歡，也有些人在嘗試改變他們時會變得不快樂、產生抗拒。Whenyouwanttochangethings,youwillhavealliesandthosewhodon’twanttochange.Encourageallies,gettoknowtheothersbetter.在你想要改變一些事情時，您身邊會有伙伴也會有不想改變的人。鼓勵和您意見相同的伙伴，也對有不同意見的人進一步瞭解。“Everyonehasfundamentalneedsthathavetobemet.”Tosomedegreeoranothertheywanttobeinchargeoftheirownlives,tobeincludedinmanagingthechangeprocess,andhaveadesiretoknowwhatishappeningtothem.「每個人都有必須被滿足的基本需求」。雖然有程度上的不同，但每個人都想要掌握自己的生活，管理整個改變的流程，同時也渴望瞭解自己將會面臨哪些事。您有責任去瞭解這些需求，並找到解決方式。TruthNo.2:Everyonehasneedsthatmustbemet;事實二：每個人都有必須被滿足的需求TruthNo.3:Changeinvolvesloss事實三：改變包含損失SHOCKANGERREJECTIONACCEPTANCEHEALINGChangeofteninvolvesaloss,andpeoplegothroughthe“losscurve.”Thosewhomakeitallthewaythroughthecurvegofrom“shock”to“anger”to“rejection”to“acceptance”to“healing.”Noteveryone,though,completesallsteps.改變通常會產生損失，人們必須經歷「損失曲線」，從「驚訝」、「憤怒」、「拒絕」、「接受」到「平復」整個循環，但並非每個人都能撐過上述的各階段。LOSSCURVE:EVERYONEGOESTHROUGHITBUTATDIFFERENTSPEEDS.SOMENEVERFINISH.損失曲線：每個人會以不同速度經歷這個週期，更有些人無法撐過整個歷程。驚訝憤怒拒絕接受平復“Expectationsneedtobemanagedrealistically.”Thechangeagentmustinsurethattheexpectationsoftheperson(s)beingchanged,orthepromisesbeingmadetothem,needtoberealistic/truthful.「期望必須切實地管理」，改變的單位必須確保受改變影響人們的期望、或是曾對這些人許下的承諾，必須切實、誠懇地做到這些需求。ThemajorityofAmericansvotedforObamabecausehepromisedchange.Somevotedagainsthimforfearofchange.Hehastomanagechange.多數美國人投票給歐巴馬，是因為他承諾做出改變，而部分未投票給他的人，則是因為害怕改變。他必須能做好對改變的管理。:Theexpectationsofthosebeingchangedmustbemanagedcarefully.事實四：對這些改變的期望，必須謹慎做好管理TruthNo.5:Fears,howeverirrational,mustbedealtwith.事實五：恐懼雖然是非理性的，還是必須妥善處理。“Fearshavetobedealtwith.”Whilethepersonwhoselifeisbeingchangedmightreactirrationallyincludingfeelingthattheirwholelifewillberuined,thechangeagenthastotakesuchfeelingsseriouslyandworktoallaytheirfearshonestly.「恐懼必須妥善加以處理」，在人們生活面臨改變時，可能會有非理性的反應，包括個人的生活會走向毀滅的感覺，改變單位必須認真處理這些感受，同時積極平息這些人的恐懼。Asaleaderitisourjobtodealwiththesefears,notthejobofthosewhofollowusto“Getoverit.”做為一個領導人，妥善處理人們的恐懼、是我們的責任，而不是讓那些跟隨者「自己去克服」。五個香港大學圖書館的案例1.CombineChineseandWesterntechnicalservicesunits.2.ChangeclassificationsystemsforAsianlanguagematerials.3.Switchfromparttimetofulltimecollectiondevelopers.4.Movetechnicalservicesstaffoffcampus.5.8JULAClibrariesdecidetocollaborativelystorelesserusedmaterials.1.整合中西方的技術服務單位2.從亞洲語言文獻改變分類系統3.館藏工作者從兼職人員轉為全職人員4.將技術服務人員移至校外5.八間屬於香港地區大學圖書館聯合委員會的圖書館決定合作儲存使用率較低的館藏CombineChineseandWesternTechnicalServices整合中西方的技術服務單位FactorsHKUSituationEveryonereactsdifferentlySomesawitasdestructionofAsianlibrarySomesawhelpforAsianbacklogonthewayEveryonehasneedsAsianlibraryidentityproblem/endtosmallclubLanguageneeds:MandarinandEnglishChangeinvolveslossLossinstatusfortheFungPingSangstaffLossoflevelofservicegiventopatronsExpectationsmustbemanagedMessagewhythiswashappeninghadtobecommunicatedmultipletimes.Lotsofmeetings.FearsmustbedealtwithLossoffriendsamongFPSstaff.FearofinvasionbyFPSstaff.因素香港大學目前狀況每個人有不同反應有些人認為這會造成亞洲圖書館的毀滅有些人認為這對亞洲圖書館面臨困境有所幫助每個人都有需求亞洲圖書館找出問題/成為小型俱樂部語言需求：中文與英文改變包含損失失去馮平山圖書館成員的地位對使用者的服務層級降低期望必須妥善管理.必須透過許多會議、多次傳遞為什麼發生改變的訊息恐懼必須積極處理失去馮平山圖書館成員間的朋友恐懼受到馮平山圖書館成員的侵犯CombineChineseandWesternTechnicalServices整合中西方的技術服務單位SHOCKANGERREJECTIONACCEPTANCEHEALINGThenewlibrariandoesn’tknowwhatheisdoing.LetterswrittentoPresident.新圖書館館員不知道他在做什麼，寫信給館長Someleftortookearlyretirement有些人選擇離開或提早退休Jobsareimportant,moststayed工作是很重要的，多數人還是留了下來Neworganizationfindsthatitissuperefficient/productive新的組織超級有效率、有生產力FungPingShanhasaverylonghistory,oneofthelargestOrientalStudieslibrariesintheworld馮平山圖書館是一間具有悠久歷史、全球最具規模的東方研究文獻圖書館之一驚訝憤怒拒絕接受平復Aboutoneyearlater–HKUisnumberoneintheworld大約一年以後–香港大學排名全球第一美國國際圖書館電腦中心2006原始編目前十名單位增加記錄筆數香港大學Godfrey紀念圖書館中央研究圖書館Newberry圖書館Ohio州立大學加州大學柏克萊分校FlorenceGrisword博物館紐約公立圖書館，研究圖書館香港中文大學西北大學ChangeAsianLanguageClassificationSystem從亞洲語言文獻改變分類系統