归档文件整理方法

2018年度交发集团档案整理归档培训班档案管理培训Logohere•为国守史•为党管档•为民服务习近平总书记在浙江工作时强调：•经验得以总结•规律得以认识•历史得以延续•各项工作得以发展•都离不开档案！中华人民共和国档案法实施办法•第二十七条有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分：•（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；中华人民共和国监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局第30号令第三条将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。第七条因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》•（七)完善归档制度。各单位档案机构要认真履行职责，建立健全文件材料归档制度，及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核后实施，做到应归尽归、应收尽收。凡是应归档的文件材料(包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等)，要向本单位档案机构移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对损毁、丢失档案的，档案行政管理部门要依法查处，并督促档案形成单位积极予以补救。档案工作的内容和基本任务是什么•档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。它的工作内容从广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工作。从狭义上说，是指档案业务工作所包括的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等工作，通常称为八个环节。前六个环节为基础工作，后两个环节为编研利用工作。归档文件整理方法今天，我们主要讲文件级整理方法。文件级整理方法，就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。•1、归档文件的收集•3、分年度•5、划分保管期限•7、装订主要内容•9、归档文件的编号•2、区分归档范围•4、分类别•6、修整文件•8、归档文件的排列•10、编制归档文件目录•11、装盒件的定义件是指归档文件的整理单位。1、一般情况下每份（单份）文件为一件。2、文件正本与定稿为一件。3、正文和附件为一件。如附件多，并且比较厚，不易装订，也可单独作为一件，即正文与附件各为一件。4、原件与复印件为一件。5、来文与复文为一件。•6、转发与被转发件为一件。•7、正文与文件处理单为一件。•8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。•9、会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件。•10、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。•11、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。•12、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。以“件”为单位归档的好处•方便整理，减少手工操作，便于现代化管理；•减少案卷题名的题写编制；•方便查阅；•有利于保密、复制等文件级整理程序•文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。一般情况下，文件级整理大致需要十一道程序，即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。第一讲收集归档文件的一、收集文件•收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。•1、收集文件的意义•收集文件是归档整理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。•2、收集工作的原则•齐全完整，是收集工作的基本原则。•一是全面收集，“四个方面”齐全•二是重点收集，以“我”为主。•三是帐外文件的收集•3、检查已归档文件材料的质量•（1）收文的正件与附件是否齐全完整。•（2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。•（3）发文的定稿与印件是否齐全完整。电子文件的收集范围•各单位在工作活动中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件及各种计算机应用系统形成的电子文件(包括相应的计算机系统软件、应用软件和数据文件)均应归档保存。范围可参照国家、省、市有关纸质文件材料归档的有关规定执行。•（1）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。•（2）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。•（3）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。•（4）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。•（5）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。•（6）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。•（7）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。•（8）超文本文件：主要指已组织成网（WEB）的信息文件。•（9）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。•（10）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。•收集时要注意：电子文件收集需要注意的问题•一是归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。•二是在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。•H:\电子文件管理(归档)2010.ppt二、区分归档范围•区分归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来。•（一）归档文件材料的范围•凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。•1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；•2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；•3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；•4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。•（二）不归档文件材料的范围•1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；•2、本机关文件材料中的文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；•3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；•4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。三、分年度•（一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期）•（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度•1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。•2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度。•3、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入表彰、考评、审计所专指的年度。•4、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。划分年度•5、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。•6、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。•7、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。•8、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决定归档的年度。•9、法规性文件，归入通过、公布或批准生效年度。•10、回顾、纪念性文章，归入定稿或发表年度。•11、翻印的文件，归入原件的所属年度。•12、专业部门使用专门年度所形成的文件，按专门年度立卷归档。如教学年度是每年的9月1日至次年的8月31日为一个学年。•13、为某项工作或会议收集的文件，一般不归档，如确有必要，可归入使用年度。•14、非诉讼案件材料，归入结案年度。•15、未标示文件形成时间的文件，根据文件的内容、制成材料、制作形成等予以考证后，归入其所属年度。四、分类别•1、组织机构分类法•组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内设机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。•2、问题分类法•问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。也就是说，不管是机关内哪个组织机构形成或办理的文件，只要是记述和反映同一问题的文件，都归入一个类别内，以集中反映某一个问题的来龙去脉及办理情况。五、划分保管期限•保管期限，就是文件材料的留存年限。划分保管期限，就是根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。•根据《国家档案局8号令》，文书档案的保管期限为永久、30年和10年三种。永久，即在正常情况下，无限期地保存。永久保管的文书档案主要包括：确定原则是在“以我为主、以人为本”六、修整文件•1、修裱破损文件•使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱。•2、复制字迹模糊或易褪变的文件•包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件。常用的复制方法是复印。•3、去除易锈蚀的金属物（如订书针）•4、超大纸张折叠•大于A4幅面的纸张要折叠成A4幅面。要注意尽量减少折叠次数，折痕处尽量位于文字、图表字迹之外。七、装订•（一）装订要求：•1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。•2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。•3、装订时，应将“件”内的各页按一定方式对齐。在左上角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，右侧与下侧（底边）对齐。•（二）装订方法•1、线装法。根据文件的厚薄，选择粗细适中的棉线进行装订。文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。中间取孔，两边各距8cm打孔。•2、对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。八、排列文件•1、在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、30年、10年分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。•2、在同一期限内的文件按其划定的类别分别排列，类与类之间、类与属类之间的文件排列，要按照分类方案进行。采用问题分类的归档文件，可依据党群工作类在前，行政管理类、业务工作类在后；综合类在前，专题类在后，并结合重要程度排列。九、文件编号•（一）件号•件号，是归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号包括室编件号和馆编件号两种。•1、室编件号•室编件号，即在归档文件整理时编制的件号，其编制方法和要求：•（1）归档文件排列顺序固定之后，应逐件编写件号。•（2）在同一年度，同一类别，同一保管期限内，按照归档文件排列的先后顺序，从“1”开始编制件号。即一年三个流水号，永久从“1”开始，30年从“1”开始，