10第10章 会议组织技能

第10章会议组织与沟通2020/1/262本章基本要点群体沟通的优势和缺点影响群体沟通的因素组织和参加会议2020/1/26310.1会议的含义与特征通常人们把会议简称为会。严格来说，聚而不议者谓之会，聚而又议者称之为会议。特征：普遍性目的性组织性集体性2020/1/26410.2群体沟通的优势和缺点【例子】关于群体沟通的作用，早期最有名的例子是Coch和French对生产男式服装的Harwood公司的调查。该公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时，工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略：策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限；策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程；策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参与，如同一个团队一样。结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17%的工人离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17%，对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。2020/1/265群体沟通的优点：（1）可以产生更多的点子和信息，使管理决策和解决问题、考虑问题更为全面，质量也更高；（2）提高了团队成员之间的理解，关系更加融洽；（3）因为“社会效应”，当人处于被他人包围之中时，会更有干劲和活力，所以团队中有较高的动力和业绩水平；（4）消除影响问题分析和解决效率的个人偏差和盲点；（5）更容易采用“风险转移”的观点——选择更冒险的方案和更创新的行动。2020/1/266群体沟通的缺点：（1）时间与效率；（2）群体压力；（3）专家或领导压力；（4）说而不做。2020/1/26710.3影响群体沟通的因素2020/1/26810.4组织和参加会议1.明确会议目的信息共享动员激励信息传播问题解决和决策制定2020/1/2692.确定与会者，明确与会者角色（1）与会者的构成与结构构成关键问题解决和决策制定：5人问题识别：10人研讨会和培训班：15人；正式报告：不限结构——同质性和异质性的平衡——竞争性和合作性的平衡——任务导向和过程导向的平衡2020/1/26102.确定与会者，明确与会者角色（2）与会者角色职责会议主席的类型和职责：会议控制、会议引导、促进讨论、应付“隐秘议程”和作出决定等。2020/1/2611职责一：会议控制作为有效的会议主持人应遵循以下五个基本原则：决定讨论主题；明确讨论范围；确保人们围绕主题依次发言；尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论；确保其他成员了解会议进展情况。2020/1/2612职责二：过程引导为能够保证会议的发起和进行的良好秩序，主持人需要明确四个基本步骤：识别主题／问题——应清楚地加以说明，如有必要，会议间隔后要重复强调；交换和开发建议——在取得解决问题的建议之前，收集和解释依据；评价不同方案——列出可选方案，预测每个方案的可能结果(时间、成本、资源、政治因素)；选择行动计划——为达到预期结果，决定“谁”、“何地”、“何时”、“怎样做”，并确保每个人都明确自己的责任。2020/1/2613职责三：促进讨论根据会议的进程和讨论的话题，围绕主题提出恰当的问题以激励与会者。2020/1/2614职责四：应付“隐秘议程”应努力保持讨论的话题集中，不使其演变成为与会者之间的个人冲突。必须妥善处理群体成员中的隐密议程、竞争和偏激的发言。为了促使与会者关注事实和建议，要求他们列举概括性论断的实例。2020/1/2615职责五：作出决定当群体要作出结论时，可以采用多种方式，如采取正式投票表决的方式；采取其他由成员一致同意或普遍同意的方法去得出结论(如相互协商)；或采取恰如其分地引出解决问题的最佳方案。2020/1/2616一般与会者责任：树立对会议的积极态度，敞开思想并听取别人的意见；保证自己做好准备和了解会议主题；认识群体过程2020/1/2617有效的会议参与者应具有的技能：决定是否需要出席会议准备准时与会就某些疑点或模糊问题征询清晰解释给出信息时，力求精确切题倾听支持他人确保公平参与反对要有根据以能提高团队绩效的方式行事2020/1/2618工作人员与成员的职责职务会议之前会议期间会议之后主席1.提出和理解计划处理的业务项目2.批准议程草案3.确使与会者得知会议目标、时间和地点及会议议程4.保证房间的合理布置——座位安排、文件、饮水、烟灰缸等1.准时开始2.清楚地介绍主题3.获得有力的发言4.维持秩序5.有效的决策1.核实秘书或记录员准备的备忘录2.监控进展2020/1/2619职务会议之前会议期间会议之后秘书或记录员1.从以前的记录或新的信息源收集资料2.起草会议议程，有逻辑性的主次顺序安排3.得到主席的批准4.发送会议通知和议程1.提前到达2.将房间准备就绪3.提供所有必要文件3.记录进程5.避免不明确的讨论或通过含糊不清的决策6.协助主席1.起草备忘录2.交主席批准3.两天内发给与会者4.必要时根据备忘录和监督者的要求发布告示2020/1/2620职务会议之前会议期间会议之后会议成员1.通知秘书／主席列人议程的事项2.阅读所有文件3.如果合适，准备自己的支持性文件4.向秘书说明需要纠正的论点1.准时出席2.按照会议要求发言3.记录会议决定及需要采取的行动1.阅读、审核备忘录2.执行行动计划，必要时汇报情况2020/1/26213.制定会议计划制定科学的会议计划的法则：半对半法则3／4法则议程法则六分法则三分法则报告法则议程钟法则议程完整性法则时间完整性法则记录法则2020/1/26224.会议议程（1）常见的会议议程确定原则：例行公事的项目放在会议议程开始，然后再安排商务中的新问题；当议程中包括一些比较简短或紧急的项目时，先安排它们，余下的会议时间专注于比较费时的事项。2020/1/2623回顾与会者介绍制定规则大会报告参与讨论演示总结（2）会议议程的主要步骤2020/1/2624（3）议程准备和支持文件：会议议程的准备应包括以下几个方面：以次序排列出议程；对历史项目的讨论准备支持性文件；准备好具体议题；确定好下次会议的时间、地点等。2020/1/2625以下是可供参考的议程准备的步骤：(1)根据上次会议列出突出问题；(2)通过目前发展情况的预期，和与会成员联系，提出商务中的新议题；(3)选择重要议题；(4)避免包括过多的“新问题”(在议程中，突出地分别标示关键项目)；(5)将例行项目放在开始；(6)按逻辑关系排列关键项目；(7)根据会议时间长短和与会者情况安排项目；(8)用数字排列项目；(9)交叉参考上次会议的议题；(10)要求明确提出下次会议的细节，在议程结尾列出“下次会议日程”；(11)指定需要的附加文件或将它们包括在议程中；(12)与主席讨论通过议程(如果合适的话)；(13)将议程草案交付打印；(14)校对打印稿；(15)附带上次会议备忘录，将文件和有关文章发送所有应出席会议人员。2020/1/2626（4）会议备忘录任何作出决定的会议都应当记录决策是如何制定的，最后决定是什么，由谁负责哪些行动等重要问题。备忘录能有效地提供有关群体工作历史的有价值的参考资料，减少在何时、何地、何人所作讨论和决策的问题上出现的分歧，并明确和监督责任人的工作落实情况。2020/1/2627