存货核算与管理

会计信息系统AccountingInformationSystem第六章存货核算与管理（重点）学习目标•了解存货核算与管理的特点•理解存货核算与管理的基本流程和手工环境下存货管理的难点•掌握IT环境下存货核算与管理的流程分析方法•掌握存货子系统的主要数据文件和存货代码设计•理解存货子系统的初始设置•掌握出入库单据处理•掌握单据记账与期末处理•了解账表输出和ABC成本分析等主要内容•第一节存货核算与管理需求分析•第二节IT环境下存货核算与管理的流程•第三节存货子系统的总体结构设计•第四节存货子系统初始设置•第五节存货子系统日常核算•第六节存货账表输出与存货分析存货核算与管理需求分析•存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种有形资产。包括：–各种原材料–燃料–包装物–低值易耗品–委托加工材料–在产品–产成品–商品等存货范围的确认应以企业对存货是否具有法定所有权为依据，凡在盘存日期法定所有权属于企业的一切物品，不论其存放何处或处于何种状态，都应作为企业的存货。存货核算管理的好与坏直接影响着企业的资产质量、产品成本的高低、利润的增减变化。存货的入库流程(1)仓库保管员依据采购订单和计划入库安排，检查供应商送货及时性，根据事先设定的送货接收标准，判定是否可收货。(2)如果可以收货，仓库保管员编制收货凭证，并将收货凭证和质检抽样存货移入质检部门，进行抽样检验。(3)如果质检合格，将质检合格存货退返仓库，进行库存移库操作，并编制验收报告。（4）将验收报告传递给仓库和财务部门。（5）仓库保管员根据验收报告和收货凭证编制入库单。（6）登记相应存货的入库数量和结存数量，即存货三级账，并将相应的单据传递到财务部门。（7）财务部门根据入库单、验收报告编制记账凭证。（8）存货核算会计审核凭证，并登记存货明细账，并将凭证传递到总账子系统。（9）总账会计定期根据记账凭证登记总账。请同学根据说明绘制流程（P224）出库、期末处理与管理分析流程1、出库保管员接到各车间、用料单位提出的领料申请，或者销售部门提出的发运要求，经审核单据后，编制出库单，并发出存货。2、仓库保管员登记相应存货出库数量和结存数据，即存货三级帐，并将相应的单据传递到财务部门。3、财务部门根据出库单等单据编制记账凭证，登记存货明细账，并将凭证传递到总账子系统。4、期末处理。5、存货分析。存货核算与管理的特点•1．数据存储量大•2．数据变化频繁•3．核算内容广泛•4．核算方法复杂•5．与其他子系统有较多的数据传递关系•6．管理要求高手工环境存货核算和管理的难点分析•1．三级账一致性问题同一入库单和出库单分别由仓库保管员、存货核算明细会计和总账会计三个人按照不同的需求转抄在不同的账簿上，因此，当存货出入库业务量比较大时，经常出现存货实物、存货一级账、二级账、三级账之间账账不符、账物不符。•2．很难根据管理的需要应用先进方法合理计算存货的价值当企业出入库业务比较频繁时，存货成本计算量也随着增大。因此，为了减少手工计算工作量，很多企业的财会人员一般选择加权平均的方法计算存货成本，并没有从管理的角度出发，合理选择存货成本计算方法并计算存货价值。手工环境存货核算和管理的难点分析手工环境存货核算和管理的难点分析3．存货管理能力低下•存货价值与市价相比相差多少？•哪种存货占用了大量资金，导致资金的周转效率低下？•哪些存货超储了，超储期是多少？•哪些存货采购和保管员绩效好？等等问题无法准确回答。主要内容•第一节存货核算与管理需求分析•第二节IT环境下存货核算与管理的流程•第三节存货子系统的总体结构设计•第四节存货子系统初始设置•第五节存货子系统日常核算•第六节存货账表输出与存货分析存货子系统的目标(4班)•1．支持按计划成本核算和实际成本核算•2．正确反映出入库情况•3．正确计算期末存货结存信息•4．反映和监督各生产单位材料的耗用•5．提供完整的存货账簿•6．提供存货管理和分析功能•7．与其他子系统建立标准接口个性化设置（1/2班）•企业在不同时期存货的种类不尽相同，每个会计年度又可以根据管理需求选择合理的存货成本计算方法。•为了使存货子系统能够满足不同企业或同一企业对存货核算和管理的需要，财会人员和相关部门人员首先要根据自己的需要建立系统应用环境，进行一系列个性化设置•个性化设置流程（P231）存货日常核算流程1、出入库单处理。通过录入入库单、录入出库单模块，将各种入库单、出库单信息输入计算机，并保存在临时出库单、临时入库单文件中。2、审核。通过审核模块对临时入库单、临时出库单文件中的单据进行审核，审核无误后签字。3、记账和计算。通过记者模块用临时入库单、临时出库单文件更新存货结存文件、入库单文件、出库单文件。记账时可以根据存货档案文件中设置的每种存货核算方式、每种存货的成本计算方法，以及相应的会计处理原则更新存货文件。4、期末处理。月末按不同的计算方法计算本月出库存货成本，进行结账，生成下月结存文件，并将本月结存数据作为下月期初数转移到下月结存文件等。5、自动转账。存货管理流程•根据管理的需要，各个部门在其权限范围内通过网络获取存货管理信息，管理分析模块自动从存货档案文件、存货结存文件、入库单文件、出库单文件等文件中提取数据，进行加工生成并输出各种账簿和管理分析表，如存货总账、明细账、超储短缺一览表、ABC成本分析、库存资金占用分析表。•存货管理流程图（P233）IT环境下与手工环境下存货核算和管理流程的区别•通过个性化设置建立存货子系统应用环境并保证存货子系统的安全运行•可以根据需要选择各种存货成本计算方法•高效、准确地完成核算工作•及时准确地提供存货账簿并保证账账相符•各业务部门之间实现数据共享•及时准确地提供存货管理和分析数据主要内容•第一节存货核算与管理需求分析•第二节IT环境下存货核算与管理的流程•第三节存货子系统的总体结构设计•第四节存货子系统初始设置•第五节存货子系统日常核算（26号）•第六节存货账表输出与存货分析一、存货子系统数据编码设计（一）、存货类别编码。存货在生产经营过程中的用途不同，所起的作用也不尽相同。为了满足按存货的类别进行统计、汇总等核算和管理的需要，可以对存货进行分类，进行存货类别编码设计，即定义类别编码、名称。（二）、存货编码设计。存货子系统的数据处理工作都是围绕着存货这个中心展开的，为了使计算机更好地对存货进行核算和管理，必须为每种存货统一编码。有些企业采用群码的代码方式，即存货编码中包含存货类别编码和存货编码。二、存货子系统数据文件设计•存货档案文件•仓库文件•部门文件•供应商文件•入库单文件•出库单文件•费用统计分配文件•存货结存文件存货档案文件•存货档案文件的作用。存货档案文件用来存放：存货基本信息；存货成本信息；存货控制信息；存货其它信息。•存货档案文件的结构。（P237-238）•存储策略。存货档案文件一般一年为一个文件。•组织方式。存货档案文件的组织方式应该按存货编码建立索引文件。存货结存文件•存货结存文件的作用。存货结存文件用来存放所有存货的收、发、结存数据，为存货总账、明细账以及各种存货分析提供信息。•存货结存文件的结构。存货结存文件时比较复杂的文件，它的设计要考虑到企业所采用的存货成本核算方法。如果按照计划成本核算，上述结构中的本月期初单价、本月结存单价两字段可以删除，因为收发存货的单价是计划单价，既可以从存货档案文件中获取，也可以通过金额除以数量计算得到。存货结存文件•存货结存文件存储策略。如果按照实际成本核算，存货成本计算方法又分为加权平均法、移动加权平均法、先进先出法、后进先出法和个别计价法。下面分别讨论不同计算方法下，存货结存文件的设计和存储策略。1、加权平均法。加权平均法是在期末将本月收入数和期初结存数加权平均的计算方法。在加权平均法下，存货结存文件中一种存货占一条记录。2、移动加权平均法。采用移动加权平均法，每购进一批存货，就要重新计算一次结存单价。3、先进先出法。4、后进先出法。5、个别计价法。入库单文件•入库单文件的作用。入库单文件分为临时入库单和入库单文件。临时入库单文件用于存放采购子系统传入的采购入库数据或通过入库单录入模块输入的入库单。该文件中的入库单经过检测后，正确无误的入库单转储到入库单文件，错误的入库单仍然存储在临时入库单文件中，等待修改。入库单文件为存货总账、明细账、自动转账、存货分析等提供信息。•入库单文件结构。（P240）入库单文件的结构与临时入库单文件结构基本一致，不同之处是将处理标志改为转账标志，用来表示该入库单是否已生成记账凭证。如果已经生成记账凭证，则该字段值为“T”。•入库单文件存储策略。入库单文件既可一个月一个文件，也可以一年一个文件。为了方便存货的核算和管理，可以将入库单分为采购入库单、产品入库单、其他入库单。如果将入库单分成三类,那么其存储策略如下：一种方式可以对原入库单文件结构进行适当的修改，形成新的入库单文件；另一种方式是分别对三类入库单建立三个入库单文件，分别存放不同类别的入库单。•入库单文件组织方式，入库单文件组织方式是按日期建立顺序文件。出库单文件•出库单文件的作用。出库单输入系统后先存于临时出库单文件中，经过检测后，正确无误的出库单转储于出库单文件，错误的出库单仍然存储于临时出库单文件等待修改。出库单文件为存货总账、明细账、自动转账、存货分析等提供信息。•出库单文件结构。（P241）•出库单文件存储策略。出库单文件既可一个月一个文件，也可以一年一个文件。•出库单文件组织方式。出库单文件组织方式是按日期建立顺序文件。•三、存货子系统功能结构•初始设置•单据处理•日常处理与期末处理•账表输出•管理分析•系统服务第四节存货子系统初始设置•一、存货档案设置（一）基本信息规格型号、计量单位、换算率、所属分类码税率、存货属性（销售、外购、生产耗用、自制、劳务费用）（二）成本信息、计划/售价，参考成本，最新成本，参考售价，最低售价，最高进价•（三）控制信息1、提前期2、经济批量3、ABC分类4、安全库存5、最高库存6、最低库存7、替换件8、货位9、呆滞积压标准•其他信息•二、仓库、部门、收发类别等的设置一）仓库档案设置编码、名称、所属部门、仓库地址、电话负责人、计算方法、是否货位管理、资金定额二）收发类别设置三）部门档案设置三、期初余额设置如，1、选择存货所在的仓库2、输入存货期初的数据3、进行期初记帐第五节存货子系统日常核算一、入库单录入1、订单号、采购类型、供货单位、采购员。2、入库单号3、入库日期4、仓库5、入库类别6、部门7、业务类型8、存货9、失效日期10、数量11、单价、金额•二）入库单录入模块的使用范围1、采购入库单2、产品入库单3、其他入库单二、出库单录入一）出库单录入格式出库单号、仓库、部门、出库日期、类别、存货编码与入库单输入方法类似生产批号，数量，单价、金额按移动加权平均法或个别计价法核算的存货单价输入单价为零，系统自动默认为是零成本，而不核算其出库成本，主要用于赠品、配件出库等。对于蓝字出库单,存货的金额必须大于等于零，对于红字出库单，存货的金额必须小于等于零，红子出库单如果有对应的原出库单，用户不能输入单价和金额，系统自动根据原出库单的单价，金额计算。•二）出库单录入模块使用范围1、销售出库单2、材料出库单3、其他出库单如盘盈出库、调拨出库等，在该模块当中，既可输入其它形式正常出库单，也可输入红字退库单等。三、单据调整和审核与查询1、单据调整入库调整单，只调整存货的金额，不调整存货的数量，可针对单据调整，也可以针对存货进行调整。出库调整单，是对存货的出库成本进行调整的单据，它只调整存货的金额，不调整存货的数量，它用来调整单月出库的金额，并相应调整存货的结存金额，只能针对存货进行调整，不能针对单据进行调整。2、单据的审核对临时入库单、出库单文件按当中的单据进行审核，直到全部签字确认。审核的方法：在线审核，即输入单据时就审核，也就输入一张单据审核一张单据。成批审核，即将全部单据输入完成之后，集中对单据进行审核。3、单据查询查询输出模块的功能是查询各月的入