物资采购与成本管理制度

物资采购与成本管理制度物品申购领用规定第1章总则1、目的为加强物品申购.领用的管理,保障各部门工作正常运行,特制订本规定.2、适用范围本规定对物品的申购、领用给出了具体规定，适用于公司各部门。3、管理职责与分工（1）各部门派专人负责本部门的物品申购。（2）各部门经理负责本部门申购工作的监督执行。（3）采购部负责物资的采购及发放。第二章申购与审批规定1、采购类别划分：（1）常规采购：每月月底提出申请，月初5号前完成。（2）紧急采购：按紧急程度临时安排采购。2、申购单的申请流程：（1）申购部门及经办人员应按照实际需求及考虑计划库存量，参酌库存情况填写《物品申购单》，并注明材料的具体名称、型号、规格、数量、需求日期及注意事项经部门经理审核签字后报采购部。（2）各部门填写《物品申购单》时，要本着计划性、节约性的原则，预估易损易耗配件及常规消耗物类，分类、分项标明规格、型号及用途等，各部门经理要严格把关，防止重复、超量购买，避免造成人为积压。（3）《物品申购单》于每月20日经部门经理审核签字后报采购部，经采购部询价初审后，25日报财务部复审后，经物业经理批示，再由采购部统筹安排购买，月初5号前完成采购。如无特殊情况应于采购结束3天之内发放完毕。（4）为保证工程部管理的主要机械设备的正常运转，对金属的易损配件等，部门经理要责成技术人员详细列出所需配件的产地、型号、规格等技术数据，报采购部，统筹安排备用件的购买。（5）紧急申购时，由请购部门经办人员注明“紧急申购”，并在“说明栏”注明原因，写明需要到货日期，经部门主管审批后，及时报总公司行政人事部和财务部。（6）各部门无论是常规采购还是紧急采购，均要求写明库存情况。3、申购核决权限：（1）办公用品及日常用品的采购，由行政部负责将申购汇总后报总公司行政人事部审批同意后购。（2）单项物品请购金额预估在500以下的，经办人填写《采购申请单》，需部门经理，总公司行政人事部审批。（3）单项物品申购金额预估在500（含500元）以上的，经办人填写《采购申请单》，需部门经理，总公司行政人事部审批外，还需总经理审批确认。4、总经办的采购需求：原则上由总公司行政人事部负责采购，对于重要物品的采购，可直接与供应商或代理商议价，必要时由总经办指派专人或指定部门协助办理采购作业。5、采购方式：（1）常规采购：系集中计划采购，采购具有共同性的物品，以集中计划采购效率较高，经行政部按规定审核报行政中心批准购买后，定期集中办理采购。如属必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量库存。（2）长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，例如办公耗材，行政部可选定供应商，议定长期供应价格，签订采购协议，由供应商按时供货，每月结账。6、采购流程：（1）每次采购后，行政部对单项物品的采购价格进行登记，了解市场状况，原则上办公用品，数码器材在京东、淘宝商城等知名网站采购，部分物品确属固定采购点价格较高的可申购单独采购。（2）行政采购人员不得在采购过程中收受好处费、回扣或通过抬高报价获取不正当利益，《采购申请单》上面的报价亦为供应商真实报价。（3）每次采购如是新的采购商，需要把供应商的详细信息添加到采购供应商列表，方便以后查找。（4）物品到货后，采购人员需认真检查物品，确认其完好，无任何质量问题，可正常使用，并统一收集物品的保修卡，如发现物品有瑕疵，应及时联系供应商，协调退换货问题。7、费用报销：（1）行政部在财务部借现金办理采购业务后，应在采购办理后一周内完成费用报销，（2）金额较小的由行政人员垫付在采购完成后至财务部申请费用报销。第三章办公用品分类1、所称办公文具分为消耗品、管理消耗品、管理品及特殊采购办公用品四种。消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头钉、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本，复写纸，卷宗，标签、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、水性笔、订书针…等管理消耗品：复印纸、传真纸、签字笔、白板笔、修正液、印台、印油、电池、墨盒…等管理品：剪刀、美工刀。订书机、钢笔、计算器、尺子、日期章、塑料文件盒，文件夹，名片册…等特殊采购办公用品：物品单价超过500元以上的。2、文具用品分为个人领用和部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如铅笔、圆珠笔、橡皮擦…..等。“部门领用”系公司或部门共同使用用品，如订书机、印台等。3、消耗品可依据历史记录（如过去一段时间的耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准，并可随部门或人员的工作状况调整发放基准。4、管理消耗品应限定人员使用，必须以旧品替换新品，但纯消耗品如（复印纸、传真纸）不在此限。5、管理品列入移交，即人员岗位变动及离职时应办理移交手续。如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。6、公司物品严禁取回家私用，如有发现，按物品2倍价格赔偿公司。第四章物品领用规定1、各部门领用所需物品，必须填写统一印制的《物品领用单》，《物品领用单》由各部门库房管理人员或领用人按要求认真填写，并由主管签字，呈部门经理批示签发后，凭此单到采购部库房办理出库手续后领取。2、鉴于工程部维修任务急促、频繁的实际情况，为保证工程部各班组维修任务的及时完成，方便维修材料的领取，故对一般替换配件、维修材料及小型工具等，由库管填列所需物品的《物品领用单》，部门办理登记或建卡手续后，主管审查签发，采购部库房即可凭单办理出库手续，但办公设备、办公用品、贵重零配件、工具、劳保清洁用品，必须由部门经理签发。3、工程部主管签发《物品领用单》时，必须严格掌握维修所需用量，要依据工程维修单所列维修任务所需的配件及材料签发物品领用单，防止人为流失、浪费、营私舞弊，一经发现将严肃处理。4、除工程部以外的其他部门，应按本部门的实际情况，以周、月、年的需要量填报《物品领用单》。5、对工程部各班组所需物品的领用，实行以旧领新的规定，即在签发的《物品领用单》上注明回收物品的件数和有无回收物，随后，采购部的库房管理员方可办理出库手续，如遇暂不能交回的替换品，必须在24小时内交回库房，采购部及工程部应严格执行，对有可能废物利用的物品，定期通知工程部，安排工程技术人员拆件维修。6、采购部库房要严格按上述规定执行，手续不符、表列不明的拒发，严禁私自借用或白条出库。7、各部门库房管理人员应所领取的办公用品，低值易耗品，在部门建立内部台账，登记到人，以备公司核查。8、行政部建立公司固定资产总账，对每件物品要进行编号，每年进行一次普查。如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。第五章附则1、本规定由采购部负责制定与解释。2、本规定自颁布之日起实施。3、具体表格见附件。物品报废管理制度第一章总则1、目的为规范物品报废工作的管理，确保物品的正常使用寿命，努力降低公司的运营成本，特制定本制度。2、适用范围适用于本公司各部门物品报废管理的控制过程。第二章组织责任1、物品使用部门的主管负责填报《物品报废申请单》。2、行政部物资设备主管负责对《物品报废申请单》进行汇总及核实鉴定，出具报废意见。3、财务部的固定资产管理人员负责出具财务意见。4、行政部、财务部、使用单位分别调整台账。5、财务部、使用单位核算报废物品残值。6、行政部、财务部、使用单位负责变卖报废物品。第三章管理细则1、报废设备的申请（1）设备使用单位的设备管理人员在每月底填报《物品报废申请单》并上报行政部，《物品报废申请单》如下表所示。（2）对不够报废年限的设备，使用单位的设备管理人员需根据《物品报废标准》写出具体报废原因形成报告，提交行政部。2、报废设备的审批（1）行政部物资设备主管每月初将各使用单位填报的“待报废物品鉴定申请表”进行汇总。（2）行政部物资设备主管在一周内核实《物品报废申请单》，对需要实地鉴定的设备，行政部应会同使用单位进行现场鉴定，提出报废意见，由行政部经理签字。（3）行政部将初审通过的《物品报废申请单》交财务部。（4）财务部固定资产管理人员根据财务管理要求出具财务意见，财务部经理签字同意后呈报公司主管领导审批。（5）对于未批准的待报废设备，由行政部向使用部门反馈结果。3、报废设备的除账及实物处理（1）行政部、使用单位、财务部根据批准后的《物品报废申请单》进行除账。（2）行政部会同使用部门、财务部及审计、监察部门，对报废设备进行变卖处理，处理资金交财务部。4、物品报废标准（1）超过使用年限，主要结构陈旧、精度低、效率低且不能改装利用的物品。（2）因事故或其他灾害使设备严重损坏且无法修复的物品。（3）耗能过高而不能转用、改装的物品。（4）腐蚀过度或性能低劣无修复价值或继续使用会造成事故和环境污染；严重跑、冒、滴、漏的物品。第四章附则1、本规定由采购部负责制定与解释。2、本规定自颁布之日起实施。3、具体表格见附件。费用支出管理制度1、目的为加强财务管理，严格财经纪律，提高经济效益，特制定本制度。2、范围本制度使用于集团下属物业公司的日常费用支出管理工作。3、费用审批（1）日常办公、防暑降温、劳保等用品采购，金额在100元以下（含100元）的，由物业公司部门主管批准，各部门自行采购；金额在100元以上的，由物业公司经理批准。（2）批量性物品采购的，由物业公司经理报集团物业部审批。（3）物业公司职能范围内的物业、税点维护及环卫绿化等工程正常开支必须列出用款计划，分列明细金额（包括单项设备）。100元以下（含100元）的，由物业公司部门经理审批，统一采买；100元以上的，由物业公司经理审批，经总经理批准，统一采买。（4）宴请招待费包括烟酒应严格按照国家规定执行，原则上不请客送礼，但因工作关系确实需要宴请的，需由总经理批准。（5）日常因工作关系需要的茶、烟招待费，要严格控制，如确实需要少量的茶、烟招待，应由部门主管提出，物业公司经理统筹掌握。4、报销规定（1）出差回来后或办事完毕后七个工作日内，应做好保障手续，结清暂领款。（2）因公出差、办事返回后，按规定应报销的各种票据分类整理贴好，由报销人填写《报销汇总单》，由项目区域常务经理审核签字后，报公司经理批准，方可报销；特殊情况，经项目区域常务经理审核签字后，先行报销，待公司经理返回后补签手续。（3）器材及各类物品采购，按规定需要入库的，必须附验收人签字的入库单，无专人负责验收的，要经部门主管和经手人签字。（4）一切报销发票和外来原始单据要标有日期、本单位名称、品名、数量、价格、金额、出票单位盖章、出票人签字或写明支付事项内容。5、借支规定（1）公司不开放除差旅费外的其他各种个人借款。（2）个人差旅费借款，需凭批准后的《出差申请单》进行申请。（3）个人差旅费借款的审批权限，按集团《行政管理制度》中的差旅费审批程序的相关规定执行。（4）职员差旅费借款，最高限额为1000元。（5）部门管理人员差旅费借款，最高限额为2000元。6、其他规定（1）物业公司在财务上建立相对得力的核算和管理体系，执行集团财务管理规定和财务核算规范，并接受财务审计部门的监督检查。（2）物业公司与集团的内部往来业务（借款、拨付资金等）通过建立内部往来明细帐加以核算，内部往来业务须按财务管理规定及程序办理。（3）本规定与集团财务规定相抵触时，按集团规定执行。第四章附则1、本规定由采购部负责制定与解释。2、本规定自颁布之日起实施。3、具体表格见附件。