WORD实用教程

WORD实用教程2005年9月§1WORD视窗及工具栏介绍Word视窗中各部分的名称如图所示第一章§1WORD视窗及工具栏介绍第一章标题栏用于显示文档的标题。打开一个文档之后，文档的名字就会显示在标题栏当中，如图所示。标题栏右端的三个按钮分别用来使编辑窗口最小化，调整编辑窗口的大小和退出Word编辑窗口。菜单栏由9个菜单组成（如图所示），每个菜单都有一组自己的命令。打开任意一个菜单并选择其中的命令，就可以执行Word2000的相应功能。菜单栏最右端的按钮用来关闭当前的编辑窗口。常用工具栏由许多工具按钮组成，每一个工具按钮代表一个常用的命令。使用时，只要用鼠标单击相应的按钮即可。由于这些按钮使用起来很方便，因此也常被称为快捷按钮，如图所示。§1WORD视窗及工具栏介绍第一章格式工具栏其作用与常用工具栏相似，也是由许多工具按钮组成的，只不过由于所涉及的按钮基本上是用来完成格式编辑工作的，故称作格式工具栏，如图所示。绘图工具栏作用与常用工具栏类似，因为其中的按钮所涉及的都是图形编辑方面的操作，故称为绘图工具栏。§2.1移动插入点第二章编辑文档插入点即是Word窗口中闪烁的竖条，表示新输入的文字或者插入的对象所在的位置。可以通过鼠标或键盘来移动插入点。1.使用鼠标移动插入点只要把鼠标指针移到已输入文本的某一位置，然后单击鼠标左键即可。一般情况下，插入点不能移到段落标记的右边或文章结尾之后。但在Word2000中增加了一种称之为即点即输的功能，将鼠标指针移到段落标记右边或文章结尾之后的空白位置，然后双击鼠标左键，在该位置即出现插入点。注意，只有在页面和WEB版式显示模式下才可使用即点即输功能。2．滚动条的使用如果所编辑的文太长，在文件窗口中仅能看到文档的部分内容，可通过滚动条将需要显示或编辑的部分显示在窗口中，然后将鼠标指针移到需要编辑的地方单击左键。使用垂直滚动条，可以进行以下几种操作方式：（1）单击滚动条顶部或底部的单箭头，每次移动一行。（2）单击滚动条的空白区域，每次移动一屏。§2.1移动插入点（3）拖动滚动条中的滚动块，可快速地移动当前文档。在Word2000中，当拖曳滚动块移动文档时，在滚动块旁边会出现页码提示。这样，就可以清楚地知道当前文档的页数。（4）单击滚动条下方的双箭头，每次滚动一个“浏览对象”，默认的浏览对象为“页”，单击双箭头，每次滚动一页。在上下双箭头之间，有一个“选择浏览对象”按钮。点击该按钮，会弹出一个菜单，可选择“查找”、“定位”及各种浏览对象。第二章编辑文档§2.1移动插入点3．使用键盘移动插入点在输入文本过程中，一般都是使用键盘，利用键盘来移动插入点，有时会更加方便和快捷。↑上移一行Home移至行首↓下移一行End移至行尾←左移一个字符PageUp上移一屏→右移一个字符PageDown下移一屏Ctrl+↑移至当前段的开始处Ctrl+↓移至下一段的开始处Ctrl+←左移一个英文单词或中文词组Ctrl+→右移一个英文单词或中文词组Ctrl+PageUp上移一页Ctrl+PageDown下移一页Ctrl+Home移至文档的开头Ctrl+End移至文档的结尾第二章编辑文档§2.3删除文本按Backspace键删除插入点左边的字符；按Delete键删除插入点右边的字符；按Ctrl+Backspace删除插入点左边的一个单词或汉字词组；按Ctrl+Delete删除插入点右边的一个单词或汉字词组；要整块删除文本，可以先选定该文本块，然后按Delete键。第二章编辑文档§2.4复制与粘贴在输入过程中，常常有相同或类似的一段文档需重复输入，此时可以用Word的复制与粘贴功能以节省大量时间。使用鼠标拖放法复制文本先选定要复制的文本，将鼠标指针移到已选定的文本上，此时鼠标指针会变成箭头状，再按下Ctrl键，然后按下鼠标左键不松开，将鼠标指针移到窗口中某一新的位置后松开鼠标左键，在新位置处将会出现复制的文本。这种复制方法适用于短距离复制文本。使用剪贴板复制文本先选定要复制的文本，单击工具栏中的复制按钮或者单击编辑““复制“命令，也可按Ctrl+C键，选定的文本被存放在剪贴板中。再将插入点移到想粘贴的位置。然后单击工具栏中的“粘贴”按钮或者单击“编辑”“粘贴”命令，也可按Ctrl+V键，则选定的文本将被复制到新的位置上。复制一次可进行多次粘贴。第二章编辑文档§2.5撤消与重复操作当插入、删除、移动或复制文本时，Word将自动记录下每一次的操作以及内容变化，若发现操作失误，可以多次撤消在文档中所作的修改。需要撤消上一次的操作时，点击工具栏上的撤消按钮或是单击编辑“撤消命令，或是按下Ctrl+Z键。Word会记下用户进行的最后一次操作，如果要重复最后一次操作，可以单击编辑重复命令，或是按下Ctrl+Y键。第二章编辑文档§2.6查找、替换与定位如果要把一篇文章中的所有点“.”改成句话“。”，凭借眼睛逐行查找，费时费力。Word提供查找和替换功能，不仅可以方便地查找并把查找到的字句替换成其它字句，还能够查找指定的格式和其它字符等。1.查找用户可以查找任意组合的字符，包括中文、英文、全角或半角等，具体操作步骤如下：（1）单击“编辑”“查找”命令或是单击工具栏中的“查找”按钮，或是按下Ctrl+F键，出现如图的查找和替换对话框。第二章编辑文档§2.6查找、替换与定位（2）在“查找内容”列表框中输入要查找的字符，或是单击该列表框右边的箭头，弹出一个含有以前查找过的字符串的列表，用户可以从中选择一个作为这次要查找的内容。（3）单击“查找下一处”按钮即可查找指定的文本。如果找到，会将该文本反白显示出来。若要继续查找同一内容，可再次单击“查找下一处“按钮，或是关闭”查找与替换“对话框后，按Shift+F4键。（4）设置高级查找选项单击”查找与替换“对话框中的”高级“按钮，对话框会变大，如图所示。第二章编辑文档§2.6查找、替换与定位①“搜索范围”列表框中包括“全部”，“向上”，“向下”三个选项以供选择，表示查找的方向。②“区分大小写”复选框用于查找英文字符时使用。③有时，可能需要查找“第1章”、“第2章”、“第3章”这样的内容，可以使用通配符来帮助查找。在“查找内容”输入框中输入“第?章”。Word支持多种通配符。④“同音”复选框用于英文单词的同音查找，对中文无效。⑤“查找单词的各种形式”复选框用于英文单词的查找，可查出同一单词的复数、现在时、过去时等各种形式。⑥“格式”按钮用于设置所要查找内容的格式。如要查找宋体小一号的“章”，先在查找内容中输入“章”，然后单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“字体”，再选择宋体小一号。⑦“特殊字符”按钮用于在“查找内容”输入框中插入一些特殊字符，例如，段落标记和制表符等。第二章编辑文档§2.6查找、替换与定位2．替换在编辑文档时，有时不仅要查找某些文本，还要将查出的文本替换成其它文本，如将文档中的“其他”替换成“其它”，可以按下述步骤进（1）单击编辑替换命令，（2）在“查找内容”输入框中输入要查找的文本，在“替换为”输入框中输入要替换的文本。（3）单击“查找下一处”按钮。当查找到指定的内容之后，可以选择以下3种操作：单击“查找下一处”按钮，忽略当前查找到的内容继续查找。单击“替换”按钮，将查找到的内容替换为新的内容并继续查找到下一处。单击全部替换按钮，将替换文件中所有要替换的内容。第二章编辑文档§2.6查找、替换与定位3．定位如果要找到某个特殊的位置，例如，已经知道需要修改的文本在第10页，可以使用“定位”功能进行操作。（1）单击“编辑”“定位”命令，（2）在“定位目标”列表框中列出了可以选择不同类型的定位方式，默认为“页”定位方式。（3）在“请输入页号”输入框中输入数字，单击“下一处”按钮，可以迅速移到指定的页。若在输入在页数前加“+”或“-”号，表示要查找的页数为相对页数，如+4表示向前移4页。第二章编辑文档§2.7插入符号用户在输入文本时，常常需要插入一些键盘上没有的特殊符号或标准字库中没有的汉字，可以利用Word提供的插入符号和特殊符号功能。首先将插入点移到要插入符号的位置，单击“插入”“符号”命令，出现如图所示的对话框。在对话框中挑选所需的符号，然后单击插入“按钮，所选的符号将插入到文档中。第二章编辑文档§2.8自动更正功能Word的自动更正功能使得文本的键入更为准确、快捷。例如，在文档中键入“adn”按空格键后，Word会自动将它更正为“and”；在文档中键入“错辞不当”后自动将它更正为“措辞不当”。在Word2000中，自动更正功能可以更正一些常见的键入错误、拼写错误和语法错误，还可以自动插入文字、图形和符号。例如，将一些长的词句定义为自动更正的词条，再用一个缩写名来取代它，就可以节省不少输入时间。Word自动更正功能已经提供了些常见的易拼写错误的词条，在实际工作过程中，用户可以不断地添加和完善。要设置自动更正功能或者修改词条，单击“工具”“自动更正”命令，出现“自动更正”对话框。根据需要设置对话框中的复选框。在对话框的列表框中已经预设了大量的常用单词或成语的实例，当用户输错这些单词或成语时，Word会自动更正。用户可以将经常会输错的词或句子添加到列表中。利用自动更正功能，可以将常用的词句作为词条添加到列表框中，以提高输入的速度。如在“替换”输入框中输入“JSJ”，在“替换为”输入框中输入“计算机教研室”，然后单击“添加”按钮，以后在输入文本时，只要输入JSJ，按空格键，屏幕上的JSJ将被计算机教研室所替。第二章编辑文档§2.8自动更正功能第二章编辑文档§2.9自动图文集Word的自动图文集功能与自动更正功能相近，都可用于为想要频繁插入到文档中的词条定义缩写。不同的是自动图文集可将带格式的文本或图形等存入图文集，需要在文档中输入这些文本或图形时，只要键入相应的词条名，然后按F3键即可。1．创建自动图文集词条在文档中选定要作为自动图文集词条的文本或图形，如选定“计算机教研室。然后选择插入自动图文集新建命令，屏幕显示所示的“创建自动图文集“对话框。在词条输入框中输入便于记忆和容易输入的词条名，如“计算”，单击“确定按钮。2．在文档中插入自动图文集一旦将文本或图形保存为自动图文集词条，便可以在任何位置插入所保存的内容，插入自动图文集的方法主要有三种。（1）单击“插入”“自动图文集”命令，选中某个词条后，点击“插入”按钮。在该对话框中也可以添加新的词条。第二章编辑文档§2.9自动图文集（2）在输入文本时，只要输入自动图文集中的词条名，然后按F3键，此时词条名将被替换为相应图文词条。如输入“计算”，按F3，屏幕上将出现“计算机教研室”。（3）在输入文本时，只要输入自动图文集中词条的前几个字符，Word会自动提示尚未键入的部分，按回车键即可将该词条的剩余部分插入。如输入“计算”，屏幕上会出现“计算机教研室”的提示，按回车键，剩余的机教研室四个字将自动插入。第二章编辑文档§2.10拼写与语法检查在输入文本的过程中，难免存在一些英文单词的拼写错误以及句子的语法错误，Word具有自动检查拼写和语法错误的功能。1．在输入时自动检查拼写和语法错误在输入在过程中，Word会自动检查拼写和语法错误，若输入了错误的单词，在该单词下会有红色的波浪线，绿色的波浪线表示该句子可能有语法错误。要取消或设置自动检查功能，可单击“工具”“选项”命令，选择“拼写与语法”选项卡。根据对话框中的提示，选中或清除相应的复选框。要更正错误，可直接对有错误标记的单词进行修改，也可以用鼠标右键单击带波浪线的单词，屏幕上弹出一快捷菜单。快捷菜单中显示出与错误单词接近的若干个正确单词，用户可以选择一个正确的单词来替换错误单词，或是选择“全部忽略”以忽略文档中所有该单词的拼写错误。选择“添加”选项，将该单词添加到字典中，Word以后便不再将该单词标记为错误。第二章编辑文档§2.10拼写与语法检查第二章编辑文档§2.10拼写与语法检查2．对文件进行拼写和语法检查如果检查文档中的一部分，可以先选定它们。如果想检查整个文档，可以将插入点移到文档