深圳市重大项目档案登记、验收与移交管理办法

1深圳市重大项目档案登记、验收与移交管理办法（深圳市档案局深圳市发展和改革局2008年1月21日印发深档规[2008]1号第一条为了规范重大项目档案登记、验收与移交及其管理工作，保证重大项目档案的完整、准确、系统和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》及《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《重大建设项目档案验收办法》等有关规定，制定本办法。第二条本办法适用于深圳市重大项目计划的投资项目（以下简称重大项目）的档案登记、验收与移交及其管理活动。第三条重大项目档案是重大项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。第四条项目建设单位（法人）（以下简称建设单位）应当将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。2第五条市档案局负责全市重大项目档案工作的监督、检查和指导。重大项目主管部门应当积极配合市档案局开展重大项目档案管理工作，加强对主管项目档案工作的监督、检查、指导。第六条市档案局每年根据市发展和改革局下达的年度重大项目计划，统一部署重大项目档案登记管理工作。第七条建设单位应当在申报重大项目计划时，填写《深圳市重大项目报建信息表》（附件1），报市发展和改革局。市发展和改革局在年度重大项目计划确定后将列入该计划的重大项目所属的《深圳市重大项目报建信息表》移交市档案局。第八条建设单位应于每年1月底前将上一年度的重大项目档案情况填入《深圳市重大项目档案管理信息表》（附件2），报市档案局。第九条建设单位应当在重大项目竣工前填写《深圳市重大项目竣工信息表》（附件3），并依法提请市档案局进行项目档案验收。3市档案局自收到建设单位报送的《深圳市重大项目竣工信息表》的10个工作日内对具备重大项目档案验收条件的重大项目组织验收。第十条市档案局负责组织重大项目档案验收。验收组由市档案局、项目主管部门等单位相关人员组成，人数为不少于5人的单数，组长由市档案局人员担任，必要时可以邀请有关专业人员参加验收。第十一条申请重大项目档案验收应当具备如下条件：（一）重大项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；（二）重大项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；（三）完成了重大项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；（四）基本完成了重大项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。第十二条重大项目档案验收的主要内容：（一）重大项目档案工作基本情况，包括档案管理体制、人员配备、制度和室库设施建设；4（二）重大项目档案的形成、积累、归档情况；（三）重大项目档案的完整性、原始性以及分类、整理、编目情况。第十三条重大项目档案验收检查数量不少于档案总量的50％。检查时采用质询、现场查验、抽查的方式。抽查档案的重点为重大项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。第十四条重大项目档案验收合格的，土木工程、建筑工程、线路管道和设备安装工程及装修工程等建设工程类项目（以下简称工程类项目）由市档案局出具《深圳市建设工程档案验收意见书》（附件4），其他类重大项目由市档案局出具《深圳市重大项目档案验收意见书》（附件5）。第十五条凡重大项目档案验收不合格的，建设单位应当于重大项目竣工验收前进行整改，并提请复验。第十六条工程类重大项目，建设单位应当在重大项目竣工验收后三个月内，向市城市建设档案馆移交重大项目档案；因故无法按期移交重大项目档案的，应当提前向市城市建设档案馆提出延期移交申请，得到认可后按照双方约定的时间移交。5先期完工的重大项目分部（或标段）档案，可以提前办理移交手续。第十七条市档案局应当公布办理重大项目档案移交相关信息。建设单位移交工程类重大项目档案前，市档案局应当对重大项目档案进行审查，并出具《深圳市建设工程档案移交意见书》（附件6）。第十八条建设单位移交工程类重大项目档案时，应当出具该重大项目的《深圳市建设工程档案移交意见书》（附件6）、《深圳市（）类城建档案移交书》（附件7）、移交目录。受建设单位委托的监理、施工等单位移交重大项目档案时，还应当同时出具《深圳市工程档案移交委托书》（附件8）。第十九条市城市建设档案馆应当依照《深圳市建设工程档案移交意见书》、《深圳市（）类城建档案移交书》、移交目录对重大项目档案进行检查，检查合格的,及时办理移交手续。第二十条区属重大项目的档案登记、验收与移交管理工作参照本办法执行。第二十一条本办法自公布之日起施行，有效期五年。6附件1深圳市重大项目报建信息表项目名称项目代码项目地址建设单位（法人）地址项目主管单位项目负责人经办人及电话项目立项批准单位立项批准文号（万元）建设性质□前期□新建□续建□竣工项目总投资资金来源□政府□自筹土地来源□政府划拨□转让取得□招拍挂地块编号主要设计单位主要勘察单位投资许可证号选址意见书号用地规划许可证号建筑规划许可证号计划开工日期年月日计划完工日期年月日建设内容和规模档案工作情况分管领导主管领导档案部门负责人档案人员数量电话传真填表人（签字）:年月日负责人（签字）:年月日填表单位（盖章）：7附件2深圳市重大项目档案管理信息表项目名称项目代码项目地址建设单位（法人）地址项目主管单位项目负责人联系人及电话主要设计单位主要监理单位主要施工单位主要设备安装单位（）年度项目进度本年度建设内容本年度完成投资额万元本年度完工内容项目档案和资料管理情况档案管理部门隶属部门档案部门负责人联系电话档案人员数量持上岗证人数项目档案建档时间年月日主要设施设备档案库房面积其它用房面积归档项目档案和资料数量文字材料卷（件），图纸卷（张），照片册（张），声像带盒，电子文件盘，其它。本年度完工内容的档案移交进馆情况市档案局业务指导人本年度指导次数次填表人（签字）:年月日负责人（签字）:年月日填表单位（盖章）：8附件3深圳市重大项目竣工信息表项目名称项目代码项目地址建设单位（法人）地址项目主管单位项目负责人联系人及电话项目竣工情况完成总投资万元建设总规模完成建设内容项目档案情况档案数量文字材料卷（件），图纸卷（张），照片册（张），声像带盒，电子文件盘；其它。移交情况移交内容移交日期年月日年月日年月日年月日年月日年月日整理和检查情况整理□是□否编制移交目录□是□否专业完整性□完整□不完整缺失专业情况建设单位自查□是□否项目主管部门检查□是□否市档案局业务指导人员意见项目档案□具备□不具备验收条件。填表人（签字）:年月日负责人（签字）:年月日填表单位（盖章）：9附件4深圳市建设工程档案验收意见书第号共页，第页项目名称档案登记编号项目地址上级主管部门建设单位主要设计单位主要监理单位主要施工单位工程造价(万元)建筑面积(或工程长度)米2(千米)基础类型主体结构栋数栋层数层开工日期年月日竣工日期年月日验收负责人验收日期年月日经现场审查，该项目工程档案□有□没有完整的技术档案和施工管理资料，□基本符合□不符合《建设工程质量管理条例》第十六条第二款规定。对存在的问题应当于项目竣工验收前整改完成，并提请市档案局复验。验收组成员（签名）：年月日审核内容存在问题原因整改意见专业完整性（标明缺失档案的专业名称；可附页）文件完整性（标明缺失文件的题名；可附页）文件原始性（标明复印和复写文件的题名；可附页）10审核内容存在问题原因整改意见签章完整性及签章人合法性(可附页)整理情况竣工图蓝图质量（可附页）变更修改图纸质量竣工图章图纸折叠竣工图CAD电子文件文件格式文件目录文件名和文件数量与竣工图是否一致可读性扫描电子文件质量（可附页）文件格式文件目录文件名和文件数量与纸质文件是否一致扫描质量和线数是否符合规范可读性照片(底片)完整性照片质量文字说明录像带完整性录像质量文字说明共页，第页11附件5深圳市重大项目档案验收意见书第号项目名称项目代码项目地址建设单位（法人）地址项目主管单位项目负责人联系人及电话建设总投资万元建设总规模建设内容开工日期年月日竣工日期年月日验收负责人验收日期年月日经现场审查，该项目□有□没有完整的档案资料，□基本符合□不符合《深圳市重大项目档案管理登记与档案验收移交办法》的规定。对存在的问题应当于项目竣工验收前整改完成，并提请市档案局复验。验收组成员（签名）：年月日验收内容存在问题原因整改意见共页，第页12附件6深圳市建设工程档案移交意见书第号项目名称档案登记编号项目地址上级主管部门建设单位主要设计单位主要监理单位主要施工单位工程造价万元建筑面积(或工程长度)米2(千米)基础类型主体结构栋数栋层数层开工日期年月日竣工日期年月日验收负责人验收日期年月日经审查，该项目工程档案基本符合移交进馆条件，请于年月日前到深圳市城市建设档案馆办理移交手续。验收组成员（签名）：年月日年月日审核内容存在问题处理意见专业完整性（标明缺失档案的专业名称；可附页）文件完整性（标明缺失文件的题名；可附页）文件原始性（标明复印和复写文件的题名；可附页）共页，第页13审核内容存在问题处理意见签章完整性及签章人合法性(可附页)整理情况竣工图蓝图质量（可附页）变更修改图纸质量竣工图章图纸折叠竣工图CAD电子文件文件格式文件目录文件名和文件数量与竣工图是否一致可读性扫描电子文件质量（可附页）文件格式文件目录文件名和文件数量与纸质文件是否一致扫描质量和线数是否符合规范可读性照片(底片)完整性照片质量文字说明录像带完整性录像质量文字说明共页，第页14附件7：深圳市城建档案移交书格式（正面）深圳市（）类城建档案移交书工程名称：档案登记编号：工程地址：建设单位：设计单位：监理单位：总承包单位：移交专业承包单位：兹向城建档案馆（室）移交专业工程档案共计卷，其中文字材料计卷，计张；竣工图卷，计张；照片共册，计张；录像带共盒，计分钟；磁盘张，光盘张，载竣工图电子文件计个，扫描电子文件计个。附：工程档案移交目录页。移交单位(盖章)：移交时间：年月日负责人（签名）:移交人（签名）：接收单位(盖章)：接收时间：年月日接收人（签名）：15深圳市城建档案移交书格式（背面）档案行政管理部门郑重告知：1.工程档案形成单位应当按照《档案法》、《建设工程质量管理条例》、《深圳市建筑工程文件归档管理办法（试行）》及其他有关规定，对建设工程文件进行收集、归档，并按期向城建档案管理机构移交；2.工程档案应当齐全、完整、系统，内容真实、准确；3.移交书及移交目录应当填写真实；4.不按期移交工程档案，涂改、伪造档案，以及未尽妥善保管档案责任，导致档案损失的，档案行政管理部门将依法处理；5.移交的工程档案不真实、不准确，导致利用者经济损失的，移交单位将承担相应的经济责任。移交书填写说明：1、“深圳市（）类城建档案移交书”的括号内按照《深圳市建筑工程文件归档管理办法（试行）》的规定填写“A”（即属于城建档案管理机构保管范围的档案）或“B”（即属于建设单位保管范围的档案）。2、建设单位向城建档案管理机构移交A类城建档案时，移交单位为建设单位，接收单位为城建档案管理机构；施工或监理等单位向建设单位移交B类城建档案时，移交单位为施工或监理等单位，接收单位为建设单位。3、向城建档案管理机构移交城建档案时，本移交书一式三份，城建档案管理机构、建设单位和施工或监理单位各存一份。16附件8：深圳市工程档案移交委托书深圳市档案局：我单位建设的工程档案已整理完毕，现委托（单位）移交（部分）的工程档案。特此委托，请予办理。委托单位（盖章）：委托单位项目负责人签字：委托日期：年月日