企业制度与流程大全-02采购

第2章公司内部控制——采购2.1采购管理风险与关键环节控制2.1.1采购管理风险采购，主要是指公司外购商品并支付价款的行为，公司在采购管理方面至少应关注采购业务涉及的以下七种风险，如图2—1所示。采购行为违反国家法律、法规和公司制度规定，可能遭受外部处罚风险1导致经济和信誉损失风险2风险3风险4风险5风险6风险7采购未经适当审批或超越授权审批，可能应重大差错、舞弊、欺诈而导致损失请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致公司资产损失、资源浪费或发生舞弊行为采购计划程序失控、依据不当、分解不到位与其他计划不协调，可能造成资源浪费盲目签订采购合同、采购合同条款无效或不利以及违约，可能导致公司资金损失验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失付款方式不恰当、支出有偏差，可能导致却资金损失或信用受损52图2—1采购管理中存在的风险示意图2.1.2采购管理关键环节控制公司在实施采购控制过程中，至少应当加强对下列关键方面或关键环节的控制，如图2—2所示。关键环节1关键环节2关键环节3关键环节4关键环节5建立采购业务岗位制造制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保相互分离制约依据购置商品和劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应请购权限并制定相应的请购程序明确规定规范采购方式、供应商选择、验收程序及计量方法，确保采购工程透明加强非财务方面采购物资信息的收集，明确信息沟通方式明确规定付款方式和程序以及供应商的对账办法，确保凭证和记录的完整图2—2采购管理关键环节示意图2.2职责分工与授权批准2.2.1采购管理岗位设置1.采购管理控制岗位职责公司应当建立采购管理的岗位职责制，明确相关部门和岗位的之前、权限，确保办理采购业务的不兼容岗位相互分离、制约和监督。具体的采购管理控制岗位职责如表2—1所示。53采购管理控制岗位表2—1采购管理控制岗位职责一览表主要职责不相容职责1.总裁2.财务总监3.采购部经理4.采购员5.财务部经理6.应付款会计◇审批采购部门各项规章制度◇审批年度采购预算和采购计划◇审议批准合格供应商名单◇审批预算及计划外采购项目◇批准请购单和重要购货合同◇审核采购部门各项规章制度◇审核面读采购预算和采购计划◇审核预算及计划外采购项目◇根据权限审批请购单和购货合同◇制定采购部门各项规章制度和工作流程◇编制年度采购预算和采购计划◇审核购货合同和采购订单◇在授权范围内签订购货合同◇办理大宗物资及重要物资的采购◇组织进行合格供应商的选择和评审◇进行市场调查，填写询价比价单◇负责起草购货合同和填制采购订单◇提出付款申请◇实施采购，办理退还货事宜◇建立、更新与维护供应商档案◇参与对供应商质量、交货情况等的评价◇审核购货合同及付款申请◇审批会计提交的付款凭证◇参与合格供应商评审◇参与商定对供应商的付款条件◇核对原始凭证并入账◇开具付款凭证◇拟定采购计划和购货合同◇制定采购部门各项规章制度◇选择供应商◇审批年度采购预算和采购计划◇审批预算及计划外采购项目◇制定采购部门各项规章制度◇批准采购计划及预算◇批准计划外采购项目◇选定合格供应商名单◇填写采购订单◇起草购货合同◇制定采购部规章制度◇制订年度采购计划及预算◇审批购货合同和付款申请◇实施采购◇编制采购预算和采购计划◇执行具体结算工作◇批准付款547.出纳8.采购物资使用部门9.质量管理部10.技术部11.仓储部◇支付货款◇编制本部门年度采购预算和采购计划◇提交推荐供应商名单◇提交请购单◇参与检查采购物资质量◇参与合格供应商选择评审◇对不合格及报废物资提出处理意见◇事先检验样货质量◇检验所购物资的质量◇提供对所购物资的专业技术建议◇参与对持有物资的技术检验工作◇参与外购物资的出入库验收◇外购物资的标识、保管、收发◇提出外购物资的补仓申请◇编制付款凭证◇实施采购◇审批请购单◇决定供应商名单◇实施询价比价◇物资在库管理◇采购物资的询价比价◇具体实施采购2.采购管理岗位工作职责（1）采购部经理岗位工作职责，如表2—2所示。表2—2采购部经理岗位工作职责一览表岗位名称采购部经理部门名称/编号直接上级财务总监工作联系内部外部总裁、财务总监、质量管理部、仓储部、提出采购申请的各部门和本部门员工潜在供应商、现有供应商、政府质监部门等工作目标序号完成公司年度采购计划，降低采购成本名和利控制部门费用工作职责负责程度123制定采购部有关采购管理制度，报上级审批后监督执行制订采购部年度。季度、月度工作计划及采购预算，报上级审批负责完成公司所需各类物资的采购任务全责全责全责55456789负责重大数量及重要物资的采购工作组织市场供货信息调研和供应商评审负责采购合同管理及合同纠纷的防范负责组织建立和完善供应商档案组织合格供应商的选择评审工作负责采购内部管理的各项工作全责全责全责全责全责全责确认生成日期我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责！确认人：确认日期：批准日期（2）采购员岗位工作职责，如表2—3所示。表2—3采购员岗位工作职责一览表岗位名称采购员部门名称/编号直接上级采购部经理工作联系内部外部采购部经理、仓库负责人、仓库管理员、质量管理部、提出采购申请的各部门潜在供应商、现有供应商、政府质监部门等工作目标保证公司物资的及时供应，确保采购物资的数量和质量符合公司相关规定12345678序号工作职责填写采购订单，并跟踪订单，保证物资及时供应进行市场供需调查，编写市场调研报告，报上级领导审阅进行询价、比价，编写询价、比价记录表，报上级领导审阅负责与供应商进行接触和谈判，尽量降低采购成本负责草拟购货合同的相关条款，报上级领导审批负责办理不符合公司要求的采购物资的退换货工作审核购货合同的付款条款及采购发票、结算凭证等相关凭证，并提交付款申请负责建立供应商档案，并及时更新负责程度全责全责全责全责全责全责部分全责569参与合格供应商的评选工作部分确认我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责！确认人：确认日期：生效日期2.2.2采购授权审批制度批准日期受控状态制度名称执行部门第1条目的采购授权审批制度监督部门文件编号考证部门为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。第2条进行授权审批采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。第3条严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务1．采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。2．对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。第4条专家论证适用情形对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。第5条请购使用部门、仓储部门及其它相关部门根据公司采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责人签字后，及时向采购部门提出采购申请。第6条审批采购经理、财务总监、总裁根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。1．采购预算内采购额在×\u19975X元以内的，采购经理审批；采购额在××—××万元的，由财务总监审57批；采购额在××—××万元以上的，由财务总监审核，总裁审批。2．采购预算及计划外采购项目均由财务总监审核，总裁审批。3．对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。第7条采购1．采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。2．采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购经理审核并提出参考意见，交总裁最终确定合格供应商名单。3．采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购经理审阅，报相关负责人审批后签订购货合同。（1）采购计划范围内金额在×\u19975X元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。（2）采购计划范围内金额在×\u19975X元—××万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。（3）采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总裁审批后交采购部签订合同。（4）采购计划外的所有采购项目合同，须由财务部核对后，交财务总监审核，总裁审批后，签订购货合同。第8条验收质量管理部门根据公司有关验收规定对采购的商品进行验收，对于在验收中发现的问题应及时报告采购部门，采购员根据验收情况进行办理。1．验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合公司规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购经理审批。2．采购的商品存在重大质量问题，采购经理组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决，解决方案报总裁审批后，采购部负责处理。第9条付款1．财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。2．应付账款在×\u19975X元以内的，由财务总监审批；应付账款在××—××万元的，由总裁审批。3．预付款与定金在×\u19975X元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在××—××万元的，报财务总监审批，在××万元以上的，由总裁审批。584．审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。第10条账务处理1．财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。2．将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。3．每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。第11条对账1．财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。2．取得供应商对账单，审核其余额与公司“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。编制日期修改标记2.3请购与审批控制2.3.1采购计划编制流程审核日期修改处数批准日期修改日期59部门步骤总经理财务总监财务部采购经理采购员相关部门收集并分析相关下达经营目标进行相关信息分析制订审批审批下达年度公司经营目标审核审核审核汇总各部门采购计划分析上年度经营状况及年度经营目标等相关信息确定采购种类、数量、种类、时间、方式等编制总体采购预算编制采购计划信息编制本部门采购计划采购计划调整采购计划审批审核审核审核执行采购计划定期编制采购差异分析报告及时更新采购计划602.3.2采购申请审批流程部门步骤提交申请进行审批实施采购总经理审核财务总监审核财务部审核出纳员会计汇总、整理、采购申请检查库存物资储存情况呈交采购申请单按照申请单进行采购内部职能部门部部门提交采购申请单部门负责人签字确认2.3.3采购申请审批制度制度名称采购申请审批制度受控状态文件编号执行部门监督部门第1章总则考证部门第1条公司为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。第2条本公司内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的规定办理。第3条责权单位。1．采购部负责公司所需物资的采购工作。612．财务部负责采购物资的货款支付工作。3．物资使用部门和仓库部门提出采购申请。4．财务总监、总裁根据权限审批采购项目。第2章请购审批规定第4条原材料或零配件的请购。1．需求部门请购。（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。（2）仓库材料保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。（3）当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。2．仓储部门请购。（1）仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。（2）仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批。①采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。②经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，如