商务信函写作

信函文书之商务信函应知目标及其鉴定•理解商务信函的写作知识◆商务信函概述◆商务信函的常用种类◆商务信函的写作技巧•鉴定:运用商务信函的写作知识评析和修改具体案例应会目标及其鉴定•会写作常用商务信函•鉴定:根据给定的情景写作规范、得体的商务信函商函是企业用于联系业务、商洽交易事项的信函。商函仅限于交易磋商商函和公文的函关系函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。从商函往来企业之间没有隶属关系，其性质是相互商洽、相互询问和答复这两方面来看，商函与公函有一致性。商函的使用主体是企业或企业的代表人函的使用主体是国家机关社会团体和企事业单位函要执行公文格式的规定商函按照惯例来制作公函范围比较宽泛，不相隶属机关的一切公务往来一、商务信函的含义二、商函的特点▲内容单一：商函以商品交易为目的，以交易磋商为内容。不涉及与商品交易无关的事情。一文一事，即一份商函只涉及某一项交易。▲结构简单：内容单一，篇幅较短，结构简单，体现实用性，便于对方阅读和把握。▲语言简练、表达的准确性：商函以说明为主，直截了当，言简意明。因涉及到经济利益，任何的数字，用词等均要求准确无误。▲格式的国际化：按国际通行的格式和国际惯例。三、商函的种类商函基本上可分为交易磋商函和争议索赔函两大类。（一）交易磋商函：交易双方就买卖商品及交易条件如品质、规格、数量、包装、价格、支付方式、交货、提货等进行协商，通过信函或电报、电传等方式磋商形成的信函。1．建立贸易关系：介绍如何得到对方的有关信息，本企业的经营范围和业务开展情况，说明希望和对方建立贸易关系的意愿。2．确定贸易方式：双方就确定经销、独家经销、代理、寄售、拍卖等交易方式交换意见。3．介绍一般交易条款：应对方要求，介绍说明某交易的一般条款。4．征求定货：或称推销货品，介绍可供货品的种类和价格，希望对方购买。5．要求报价：说明所需货品的名称和数量，要求供货单位报价。6．报价：供货单位就对方需要的货品提出价格。7．商洽价格：双方就价格交换意见。8．商洽价格外其他交易条件：双方就货物的包装、交货的期限、运输方式和费用负担、货款的支付等交易条件交换意见。9．订购：在明确交易条件后向供货单位说明所购货品的名称、数量、需货时间、到货地点等内容。10．寄购货合同：就交易条件达成一致意见后向对方寄出购货合同要求查收并签署后寄回。11．催货：临近交货日期或超过交货日期后要求供货方函告具体交货日期或要求供货方在某一期限内交货。12．通知出运：告知收货方出运日期及向收货方寄上有关单据以便提货。13．催提货：供货方备妥货品后要求收货人提货。在进出口交易磋商中有询盘、发盘、还盘、反还盘。询盘：买卖双方均可以发出询盘。一般询盘只说明所要买卖的范围，目的是要对方进一步介绍情况；具体询盘是买方或卖方指定具体的商品，甚至连数量、包装、交货期限都明确指出，要求对方报价或递价。发盘：相当于报价。有虚盘和实盘之分。虚盘要说明保留条件，对发盘人没有约束力。实盘表示发盘人有肯定的订立合同的意图，在法律上属于一项要约。联合发盘：是几个发盘搭配在一起，让对方要么全部接受，要么全部拒绝，适用于需要搭配买卖的商品。实盘必须具备三个条件：主要交易条款齐全、肯定；内容清楚确切，没有模棱两可的词句；没有任何其他保留条件，只要受盘人在有效期内完全同意，交易立即达成。还盘：是买方在接到卖方的报价以后，要求更改报盘内容，包括降低价格、改变支付方式、改变交货期限等。反还盘的卖方对买方还盘的还盘。中国土产进出口公司陕西省分公司地址：陕西西安莲户路37号电挂：西安0427编号：8869新洋侏式会社执事先生台鉴：报蜂蜡实盘敬启者：七月一日函悉。兹按贵社要求报盘如下：一级蜂蜡20吨，每吨3100美元CIF大阪，外层麻袋、内垫塑料袋包装，每袋50公斤、以毛作净，十月份交货，以保兑现的、不可撤销的、凭即期汇票付款的信用证支付，信用证须在交货期前30天开立。本报盘以七月三十日前复到我处有效（以我地我方时间为准）。顺颂商安中国土产进出口公司陕西省分公司二00二年七月十日（二）争议索赔函：争议发生过程中或发生后索理赔过程使用的函。1．交涉货品质量：双方就所供货与合同规定或签订合同时所提供的样品是否符合进行交涉。2．要求支付货款：购货方由于提货要求对方按规定及时支付货款、或对方逾期付款后要求对方在一定期限内支付货款。3．拒绝货款：购货方由于来货质量与合同规定或所提供的样品不符、交货逾期或其他原因，拒绝向供货方支付全部货款或其中部分货款。4．要求赔偿：由于某一方没有履行或没有完全履行合同，如来货破损、变形、短缺，没有按时交货，没有按时提货，另一方要求得到赔偿。5．拒绝赔偿：针对对方指责本企业违约并要求赔偿，如果企业没有违约，或本企业是在不可抗力作用下违约，则说明情况，拒绝赔偿。6．理赔：针对对方指责本企业违约并要求赔偿，如本企业确应承担责任，则根据情况同意赔偿。四、商函的写作格式：一般包括信头、标题、行文对象、正文、附件、生效标志等几个部分组成。1．信头：一般包括企业名称、地址、邮政编码、电话号码、电报挂号、电传号码等，有的还有商函编号，常用横线与其他部分隔开，有的商函信笺把信头内容写在最下端，也用横线隔开。◆英文信函的信头一般包括商函发出者的地址和发出时间，位于信笺右上方。2．标题：准确简要地概括商函的主要内容，标明文种名称，如：关于调整天象牌菜刀价格的函；关于要求支付大地牌尼龙雨衣货款的函◆外贸商函的标题一般用能够表达主旨的词语或短语点明事由即可如：事由：建立贸易关系；事由：索赔3．行文对象：收函方的公司、商号名称（顶格写），有时写给对方单位领导，姓名和职务，商函的行文对象只有一个。4．正文：发函缘由、发函事项、结束语发函缘由。初次给对方去函，可先作简单的自我介绍，使对方了解本企业的业务范围或产品情况；有过合作关系的，可先简述合作情况，以示亲近；对方频繁来往的，可直截了当说明发函目的，进入主旨；答复对方来函的，应先说明来文日期、来文事由。发函事项：根据不同的发函目的，或介绍情况，或告知事项，或说明具体情况，或提出解决问题的办法，或针对来函作出答复。如果事项较多，有几层意思，可分条写，以使眉目清楚。结语：对收文者的希望或要求：如希望对方同意，要求对方办理等。表述要语气恳切，索赔函有时比较严正。有的商函用惯用语结束，如“特此函商，务希见复”、“特此函达”、“特此函复”、“此复”等。5．附件：正文所附材料，在正文下左空两格标志附件：名称，如有两个以上，标序号，1.××××2.××××名称后不加标点。附件应与商函一起装订，并在左上角第一行标志“附件1”6．生效标志：正文下或附件说明下。发文单位印章或签署（企业领导人签字或盖章职务后空一个字签名），成文时间，直接关系到商函的时效，应完整写出年、月、日。外贸商函的成文时间有的写在信头部分。五、常用商函的写作要求和例文分析1．推销商品函：标题：推销xx商品函开头：突出商品特点和优点；正文介绍产品、证据、保用期或免费试用、价格合理性，在信的最后概括优点的句子中谈价格，可以与同类产品比较结尾充满信心地呼吁，激发购买欲望。例：××夫人：您可见过装进了罐头的新鲜桃子？兹送上我们的一罐桃子样品，定让您大开眼界。这样的桃子罐头，具有新鲜桃子那样的松脆、坚实、新鲜和香味。它们生长在龙泉山的小河谷里，那里有从山上潺潺流下的溪水，灌溉着肥沃的土壤，我们用手小心地把它们采集下来，洗净并清除掉上面的绒毛，将它们装在罐头瓶里。这样就可以保持它们的全部香味。请尝一下吧！看它们和普通的桃子罐头有什么不同。注意我们的桃子罐头并不比其他的桃子罐头多一分钱。××公司××年×月×日2.希望建立关系函开头：告知对方如何得知对方的经营范围和地址的，然后提出愿意建立业务关系，进行交易，希望得到对方合作主体：自我介绍企业性质，基本业务状况、经营范围、分支机构等，希望推销什么商品礼节性结尾。××公司：我们从商会那里看到贵公司的名称及地址，得知你们有兴趣建立进出口商品的业务联系，如果贵公司在本地尚无固定客户，希望考虑以本公司为交易伙伴。本公司原经营工业机械在本国的批发零售业务，由于最近在经营方面的变化，本公司在销售方面的政策也发生了变化。本公司有多年的外贸经验，希望在世界各地建立适宜而持久的贸易关系。由于与生产厂家的长期直接联系，我们在许多行业中尤其是工业机构，是最有竞争力的。我们也愿意从贵国进口一两种优良产品，以有竞争力的价格在美国销售，以期能够持续、长期地占领市场。我们希望聆听贵公司的意见、要求及建议，以及如何才能使双方协力合作，互利互惠。此外，本公司愿意以收取佣金为条件充当贵公司在美国的采购代理。恭候回音。××公司××年×月×月3.答复客户建立贸易关系函开头：引用对方来函日期正文：说明自己的态度意愿以及交代汇寄有关资料的情形。如果不能满足对方，要及时婉转地说明原因，为以后可能的交易留有余地。结尾；说明己方的明确打算。××经理：1月21日来信暨附红茶推销方案一份均收到。为了打开中国袋泡红茶在美国市场的销路，贵公司已经进行了各项工作并制订了有关推销方案，对此表示赞赏。对于管公司推销红茶业务，我公司愿从多方面给予支持。首先在货源供应上，将尽力优先安排，以满足你方的销售需要。由于我们双方还没有当面洽谈的机会，因而不能立即达成交易。我方期待着您早日来访，共商发展业务大计。××进出口公司××年×月×日4.询问函：向卖主要主要商品目录本、价目单、商品样品、样本等，也可以是发询问单或订单的方式询问某种商品的具体情况。绿茶询问函×××先生：我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，需订购君山毛尖茶。品质：一级。规格：每包100克。望贵厂能就下列条件报价：1.单价。2.交货日期。3.结算方式。如果贵方报价合理，且能给予优惠折扣，我公司将考虑大批量订货，希速见复。××副食品公司××年×月×日5.回复商业询问函首先写明收到对方信函日期，并对对方信函的问题做出明确的回答，最后写上礼节性词语。×××先生：10月2日的信函收讫。我们很高兴随函附寄一份贵方索要的产品说明书和价目单。在准备这份最新的说明书时，我们不惜费钱费事来力求说明书外形美观，信息性强。从封面内容里，您将找到有关我们营业折扣的详细说明。我们建议下次来香港时允许我们带您参观一下我们的工厂，在那里您可以亲眼见到高材料和精湛手工艺是怎样融合进我们的产品制作之中的。同时您还能熟悉各种高档的羽毛制品，还可以带给您的客户们那些令他们感兴趣的有用信息。希望我们能有机会在任何一方面给您提供服务，只要贵方愿意采用，我们将尽可能满足您的需要。×××敬上××年×月×日6.报价函：卖方向买方提供商品的有关交易条件的信函。开头：注明对方询价函的日期报价内容：产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。茶叶报价函×××超级商场：贵方×月×日询价函收悉，谢谢。兹就贵方要求，报价详述如下：商品：君山毛尖茶规格：一级容量：每包100克单价：每包×元（含包装费）包装：标准纸箱，每箱100包结算方式：自提交货日期：收到订单10日内发货我方报价极具竞争力，如果贵方订货量在1000包以上，我方可按95%的折扣收款。如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，请尽早订购。恭候佳音。××茶叶厂××年×月×日7.交易磋商函：对商品的品质规格、包装、数量、货款、保险、意外事故、索赔、仲裁等方面进行磋商。××公司：×月×日来函收悉。对贵公司要求与我公司建立业务关系的愿望，我们表示欢迎。从来函获悉贵方对中国真丝绢花感兴趣，并希望了解该商品的有关情况及我方的贸易做法。现将我公司销售绢花的一般交易条款介绍如下：1.品质规格；真丝绢花以绫、绸、绢、缎等高级丝绸为原来，品种有月季、寒冬梅、杜鹃、凤尾兰等千余种，式样有瓶插花、盆景、花篮等。质地轻盈，不褪色、耐温耐压。具体规格请参阅全套彩色样本。2.包装；纸箱装。大花每箱装20盒，每盒装一打；小花每箱装30、40或80打不等，根据货号决定。纸箱同衬托蜡纸，外捆塑料打包带。每箱体积长×厘米，宽×厘米，高×厘米，每箱毛重×公斤，净重×