档案分类编号和入库管理

企业档案的分类、编号及入库管理中国人民大学宫晓东E-mail:[e-mail]包神铁路公司档案培训专用目录•档案分类的原理与方法•档案编号•档案库房排架与管理档案分类的原理与方法一、基本概念1、档案分类：是指根据归档文件的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对归档文件进行分门别类，从而使库藏的全部档案文件成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。2、类目体系：类目是档案分类的构成要素，分为类列和类系两个要素。类列是指在不同分类层次上具有平行关系的类与类之间所构成的体系，其逻辑规则是不能互相交叉；类系是指某一大类从总到分所构成的具有包含和被包含关系的类的系统，其逻辑规则是上位类包含下位类，下位类被上位类所包含。企业档案分类方案(示意图)一类二类三类四类五类ABCD1234类列类系3、分类原则•遵循文件的来源特征•保证类目体系的严整性•保证类目体系的可包容性•维护类目体系的相对稳定性。4、分类标识（类号）类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。“01.1.1”•二、分类方法•1、档案分类工作的程序设计分类方案划分全宗划分大类划分属类小类给定编号2、常用分类方法职能分类时间分类作者分类专题分类项目分类型号分类区域分类专业分类外形或文种分类职能分类方法适用于一级类目的区分;其他分类方法则适用于二级以下类目的划分.3、全宗的划分（机构代码）•管理类档案的分类方案采用全宗号+阿拉伯数字进行标识，全宗代码目前只设定01为包神公司，02为新准公司。•工程建设类档案的分类方案采用全宗代码+阿拉伯数字和字母进行标识。全宗代码同上。全宗以下一级类目之后附上工程项目的字母代码，如包神线为BS,包神二线为BS2，塔韩线为TH，新准线为XZ表示，4、一级类目的划分包神铁路有限责任公司的档案，按照公司活动性质划分为8个大类，即：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、工程建设类、设备仪器类、财务档案类、人事档案类。5、二级以下类目的划分各大类或按照工作内容分工、或按照管理对象特点，或按照文件类型，或按照所属专业的有关标准，或按照文件往来规律进行二级以下类目的划分。适当进行三级类目的划分。各类技术、业务、科技对象等档案的具体分类，在下属单位根据实际情况细化（详见分类方案）档案编号一、分类标识（分类号）方法1、管理类档案的分类采用全宗号+阿拉伯数字进行标识，全宗代码目前只设定01为包神公司，02为新准公司。一级类目使用00-99标识，二级类目使用000-999标识、三级类目使用0000-9999标识，依此类推。没有标注出来的数码标识为空号，留作今后类目扩展使用。各级类目标识之间用“.”隔开。2、工程建设类档案的分类方案采用全宗代码+阿拉伯数字和字母进行标识。全宗代码同上。全宗以下一级类目使用00-99标识，一级类目之后附上工程项目的字母代码，如包神线为BS,包神二线为BS2，塔韩线为TH，新准线为XZ表示，项目代码后接二级类目，二级类目使用000-999标识、三级类目使用0000-99999标识（考虑到部分档案三级类层次较多，故增加一位数）。没有标注出来的数码标识为空号，留作今后类目扩展使用。各级类目标识之间用“.”隔开。3、保管期限、特殊载体代码对照表编码载体类型01纸质02电子03电子/纸质04录音05录像06光盘07磁带08硬盘09胶片10实物11其他编码保管期限00永久3030年1010年033年055年1515年2525年二、档号编制方法•档号以“件”为单元进行标识的，档号编制的规则为六段号码制，即：•档号=全宗（项目）代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+件号XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX机构代码年度分类号代码保管期限代码载体类型代码件号•各号段之间以“-”隔开。•第一段为全宗代码和项目代码，参照全宗和项目代码规定。•第二段为年度，使用四位归档年度标识，如“2012”。•第三段为档案分类号，使用代码分类标识。•第四段为保管期限代号，使用两位数字标识。•第五段为载体类型代号，采用两位数字标识。•第六段为件号，一般采用4位流水顺序号标识，不满4位前面补零。•如：01-2008-02.1.3-30-03-0001•表示包神铁路公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。•件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。•件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。•以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是：档案类别-年度-保管期限-盒顺序号•档号以“卷”为单元进行标识的，档号编制的规则为六段号码制，即：•档号=全宗（项目）代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+案卷号XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX机构代码年度分类号代码保管期限代码载体类型代码案卷号•各号段之间以“-”隔开。•第一段为机构代码，参照集团各单位机构代码表。•第二段为年度，使用四位归档年度标识。•第三段为档案分类号，使用代码分类标识。•第四段为保管期限代号，使用两位数字标识，参照附件3。•第五段为载体类型代号，采用两位数字标识，参照附件2。•第六段为案卷号，一般采用3位流水顺序号标识，不满3位前面补零。•如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001•表示包神铁路公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。•案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。•案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。•卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。档案库房排架与管理•一、档案的排架（一）一般档案排架方法收集入库的文档资料,应该按照一定的排列规律统一进行排架.具体方法有以下几种:•1.大流水排架.即按照入库的时间先后顺序依次排架,先来先放,后来后放.优点是简单易行,避免了空架,倒架的麻烦.缺点是检索时只能按照时间线索进行查找,不便于精确查找。•2.分类排架.即严格按照文档的分类体系进行排架,优点是可以将同一类乃至同一个项目的文件排架到一起,在排列上能够体现出文件的相互关系,便于精确查找.缺点是需要留出部分空余的装具,或到一定程度后进行倒架.•3.分类流水排架.结合上述两种排架的优点,先将入库的文档资料划分出大类,然后再在每类中按照时间顺序排架.（二）本公司档案排架方法1、纸质档案的排架及标识：纸质档案实行分类流水排架法。分类流水排架法是指在库房内按照企业档案的一级类目划分档案柜架，在每个一级类目的档案柜架中，按照文件归档的时间顺序排列档案。档案库房排架编号采用“X-YYYY”形式，“X”表示一级类目档案编号，“YYYY”表示档案所属的年度，如“1-2010”表示管理类档案一级类目下的2010年度的档案。2、档案库位号编制：档案库位号明确到每件档案的库房存放位置，是档案检索工具的一种。库位号编号采用“X组-(A或B)面-X列-X排-X盒-X件”形式，如“3组-A面-3列-4排-5盒-23件”表示该档案的库房存放位置在3号组密集架的A面第3列第4排第五盒中的第23件。3、非纸质载体档案的排架及标识：非纸质载体档案应根据档案的载体类型分专柜按照时间顺序排列。将声像档案存放在专门的防磁柜或光盘柜中，实物档案展放在会议室中，档案室仅留存其目录。二、库房管理1档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，非档案工作人员不得入内，如工作需要必须进入时，需经主管领导批准。2档案库房门窗要牢固，及时关闭上锁；钥匙要专橱保管，不准随身携带；管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管库房钥匙，确保库房安全。•3档案进出库房，要进行严格的登记，登记内容包括档案接收入库、档案调出、调阅、归还等情况。•4对新接收入库的档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案应作处理后方可入库。•5档案工作人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况每半年进行一次检查核对，做到帐物相符，对已破损和字迹褪色的档案，要及时修复和复制，发现重大问题及时向主管领导汇报，并采取措施予以处理。•6库房内安置温湿度计，每周定时测记。库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在45-60％之间。管理人员要有库房温湿度记录，掌握温湿度变化情况，并进行分析，制定管理计划。•7库房内禁止吸烟、生火、喝茶倒水，严禁将易燃、易爆物品和有害物品带入，禁止在光源、电器下堆放档案资料。•8定期检查库房内电源线路、暖气设备及安全设施及时排除各种不利于档案安全管理的隐患。•9档案库房应尽量避免自然光源，有外窗的采用窗帘或窗板等遮阳措施。•10档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温等有效的防护措施，保证档案安全。•11档案室全体工作人员必须会用现有灭火器，灭火器材的放置位置要固定，不得随意改动，并经常检查完好情况。•12每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、电源，进行一次全面安全防火检查，确保档案安全。节假日前应对库房档案现状、安全卫生等情况进行清查并填写清查单，节假日后根据具体情况一一核对，发现问题及时上报。•13定期打扫库房卫生，保持库内及周围环境卫生，不得堆放与档案无关的物品。（目前项目部资料管理的情况及注意事项）