组织沟通与沟通技巧

第四、组织沟通主要内容第1节组织沟通的含义及类型第2节纵向沟通第3节横向沟通第4节组织中的沟通网络一、组织的定义定义：组织是人们为了达成一些目的而组成的协力团体；那么企业的组织可以说是企业为了达成企业的目的而组合成的协力团体。其活动是按照预先设定的方式,沿着即定的轨道、方向、顺序进行,作为一种管理的日常活动而发生.与公司规模有关(大—规范—过程长;小—不够规范—过程短—效果容易控制)二、高效组织的定义组织内的每一个人都秉持着达成共同目标的共识，并能集合群力朝共同的方向努力。组织内的每一个人都由衷地抱着协调合作的意愿与精神。组织内的每一个人的意见、想法都享有正确地传达、协调与受尊重的权利。报告系统明确、工作分配清楚合理、人尽其才。三、组织沟通及其重要性在组织内，沟通是领导与被领导者之间自上而下或自下而上的正式的、非正式的沟通信息的过程。组织沟通在管理中，尤其是人力资源管理中非常重要，组织上下之间、群体之间、人与人之间沟通渠道畅通，才能很快传递和沟通信息，体现民主、和谐气氛，引导组织成员为组织目标服务。沟通是组织的生命线。日本企业非常重视内部的感情沟通。公司管理人员不是终日埋头在办公室里，而是经常和下属、职工打电话或面谈。有的管理者几乎每天晚餐时都是同基层管理人员边吃饭边谈话，一些公司的高管甚至同下属工厂全体员工一起野餐、跳舞。据粗略统计，中级管理人员有1/3～2/3的时间花在参与下层人员的活动上，高管花的时间则高达60%。四、组织沟通的目的为组织达到协调一致的行为。传递公司战略和政策。帮助决策。建立企业文化。五、组织沟通类型内部沟通纵向沟通(下行、上行)和横向沟通(部门间正式沟通（规章制度或组织原则进行沟通）和非正式沟通（对象、时间及内容未经计划书面沟通（有形展示、长期保存、法律依据）和口头沟通（快速传递、即时反馈）外部沟通5.1组织沟通的流向纵向横向斜向外向ABCHRMABCMktMABCFMABCPMGM纵向沟通纵向沟通(下行、上行)下行沟通3种主要形式书面的(指南、声明、公司政策、公告、报告、信函、备忘录等)面谈的(口头指示、谈话、电话指示、广播、各种会议、评估会、通知性质会议、咨询会、批评会、小组演示乃至口头相传的小道信息)电子的(闭路电讯系统新闻广播、电话会议、传真、电子信箱等)下行沟通目标告知员工企业重大活动:市场兼并、劳资关系、利润状况、销售状况、市场份额、新产品计划、技术革新等突出企业对员工的创造力、努力和忠诚度的重视态度探讨员工在企业里的职责、成就和地位问题考察员工所享受的各种福利待遇让家属了解企业以加强企业与员工的凝聚力下行沟通目标使新加入的员工了解企业发展的生动足迹让员工了解不同部门发生的各种活动鼓励员工利用公司出版物作为各抒己见的论坛外界了解企业发展的窗口。案例1麦克每个月都和员工在一起召开关于财务数据和业绩分析的会议。因为员工们总是摔坏昂贵的设备，麦克不得不把价格标在设备上以便让员工清楚此设备的成本是多少。员工们经协商后，将工具挂起来，这样工具就不会摔坏了。麦克的沟通帮助员工们清楚自己的行为是如何影响整个公司的，并且通过沟通建立了一种团队工作解决问题的气氛。信息理解漏斗图员工理解的信息20%班组长理解的信息30%工段长理解的信息40%生产经理理解的信息56%副总经理理解的信息66%高级管理者的原始信息100%沟通漏斗你心里想的100%你嘴上说的80%别人听到的60%别人听懂的40%别人行动的20%下行沟通中的障碍管理者的沟通风格与情形不一致(命令式、指导式、扶持式、委托式)接受者沟通技能上的障碍沟通各方心理活动引起的障碍不善倾听草率评判编码环节语义方面的歧异下行沟通的策略制定沟通计划“精兵简政”,减少沟通环节“去繁从简”,减轻沟通任务授权的加盟言简意赅,提倡沟通内容简洁明了启用反馈多介质组合减少抵触、怨恨的沟通5法则首先掌握事实了解当事人的想法私下处罚员工对事不对人不要意气用事背摔程序：学生依次站在1米高的背摔台上，背对队友平直倒下。队友们在台下伸平双臂将其接住。规则:1。背摔的人要将双手交叉反腕放在胸前，以免向后摔时两手本能打开伤及他人。2。在上背摔台前，团队成员要全部将手放在将进行背摔的队员身上，大声喊出激励的话语。3。进行背摔的队员要在后倒前大声喊:“准备好了吗?”，所有队员喊:“准备好了!”，这样才可进行背摔。商鞅变法时，曾于城南门外立一木棍，赏500金给将木棍移至北门的人，可无人尝试。为什么？战国时，燕国昭王继承王位。他打算招纳贤士兴振邦。他问郭隗：“你看如何才能找到有才能的人？”郭隗说：“让我给您讲个故事。”从前，有个国君愿用千金买一匹良马。可是三年过去，无人入宫献马。后来一位侍臣带了千金去寻求良马。他花了千金买回来的竟是一副良马骨头。侍臣说：“这样，才表明国君寻求良马的诚意！”接着，郭隗说：“大王招贤纳士，不妨从我开始。”燕昭王当即重用郭隗。果然，天下贤士云集燕京。成语“千金买骨”形容迫切招聘天下贤人。人格魅力执行程度职位权力了解程度上行沟通下属向上司的沟通3种主要形式：意见反馈系统员工座谈巡视员上行沟通的作用提供员工参与管理的机会减少员工因不能理解下达的信息而造成的误失营造开放式氛围提高企业创新能力缓解工作压力上行沟通的策略建立信任走动管理,鼓励非正式的上行沟通共同进餐四下走动深入工地娱乐活动改革管理体制,让员工参与工作中上行沟通具体应用四法请示工作谈方案汇报工作谈结果总结工作谈过程回忆工作谈感想案例2在喜来登国际酒店集团内，首席执行官理查德一直都非常注意倾听员工的问题和抱怨，为员工提供高效率的沟通渠道。他采取的形式有员工调查、一年两次的电视会议、每月都有的自带食品的餐会等。横向沟通组织中同一层面上的管理者或员工进行的沟通横向沟通的作用：保证组织目标的实现弥补纵向沟通的不足横向沟通的障碍部门本位主义员工短视倾向对组织结构的偏见个性冲突猜疑、威胁和恐惧横向沟通的策略树立‘内部顾客’的理念倾听而不是叙述换位思考选择正确的沟通形式设立沟通官员,制造直线权力压力第4节组织中的沟通网络组织中的沟通网络是组织内成员之间交流信息的真实模式正式沟通(以工作为基础)上行沟通下行沟通横向沟通非正式沟通(以社会关系为基础)链型Y型轮型环型全通路型1、正式沟通的五种形态正式沟通网络锁链型在组织中，这种链型网络是垂直等级组织特殊交流方式，适合具有单线联系特点的群体。属控制型结构Y字型多数社会组织会采用“Y”型的沟通网络，“Y”型的分叉点是秘书、助理所处的位置或基层主管的位置。车轮型纵向沟通网络，所有沟通都是主管与下属之间的沟通，适合集权式组织。圆圈型（环式）适合于分散小组，经常用于突击队、智囊咨询机构。全渠道型适合学习型组织和高效的自治型组织，大家身份地位平等，合作气氛浓厚。五种沟通形态的效能比较链式Y型轮型环型全通路型集中性适中较高高低很低速度适中快1．快（简单任务）2．慢（复杂任务）慢快正确性高较高1．高（简单任务）2．低（复杂任务）低适中领导能力适中高很高低很低团体成员满意适中较低低低很高形态评价标准•单串型•饶舌型•集合型•随机型非正式沟通的四种形态非正式沟通渠道某公司为提高沟通效率，采纳了员工的建议，增强办公透明化，使从前闲人免入的管理中心向员工敞开，并安排定时早、午餐进餐时间，以使员工和经理们能在一种放松的、非正式的气氛中交流。这种提供更多机会进行非正式交流的管理方式使这家公司走出了困境。非正式沟通渠道的两种常用形式：（1）巡视管理。ARCO公司的主席形成了一种拜访地区经理办公室的习惯。但他对与地区总裁的会面之类的事情不屑一顾，而是宁愿与该地区总裁手下最低级员工进行交谈，而且总是充当不速之客。百事公司的总裁则总是从上层人员开始进行交流。他一般会直接与一位高级品牌副经理见面并询问：目前公司如何？中国的饭局沟通！相反，当经理未能利用巡视管理时，他们往往变得高高在上、傲慢无礼。某公司主席彼得不喜欢亲自与员工交流。他总是与他们保持一定距离。正如某经理所说：“我都不知道已经有多少次要彼得到实验室中看看了，但他坚持只呆在自己的办公室中，他不喜欢和他们交流。”因为这种非常正式的管理方式，该公司陷入了困境并最终导致破产。（2）小道消息网。美国某汽车供应公司受到来自福特和通用汽车的压力，他们必须提高质量才能应对竞争。但公司底层流言四起，说公司要关门了。于是管理层充分意识到了问题的严重性，下决心准备变革以提高质量，并从学习统计、过程控制开始，引进了新的报酬系统，还从德国买入一种新的豪华的机器设备。所有的这一切都是被那些流言引起的，这些流言在事实宣布以前就充斥了公司，这迫使公司努力。尽管如此，公司并未改变破产的命运。小道消息的特点不受管理层控制被大多数员工视作可信并可靠传播迅速很大程度上有利关系到人们的切身利益小道消息的积极作用满足职工情感需求弥补正式沟通的不足了解职工的真正心里倾向与需要减轻管理者沟通压力小道消息HABDFGCE减少小道消息的消极影响公布重大决策及时间安排公开解释那些似乎不一致或隐蔽的决策和行为公开讨论组织的未来计划公布组织内外的一些必要信息公开讨论事物可能的最差结局减少小道消息的消极影响■马上透明；开诚布公；正本清源（马上透明）EG：肯德基的苏丹红事件■提供事实，驳斥谣言例如：要包括数据■马上说出对策■马上操作■修正第5节组织的外部沟通组织的外部沟通构成了组织有机的外部社会关系，有助于企业获得充分的外部支持，提高经济效益，而且是企业回馈社会的重要途径组织股东顾客供应商社区经销商媒体1、顾客关系美国纽约《华尔街日报》一篇文章中有这样几句话:没有人比妈妈更了解你,可是,她知道你有多少条短裤吗?乔基公司知道。妈妈知道你往每杯水中放多少块冰吗?可口可乐公司知道。妈妈知道你在吃椒盐饼干时是先吃口袋中的碎块儿呢,还是先吃整块儿呢?还是去问问弗里托·莱公司吧,他们知道。从这几句话我们可以看出,在市场竞争日趋激烈的今天,谁最了解顾客,谁才能赢得顾客,谁才能更好地生存。花旗银行是世界上最大的银行之一，每天的营业额高达数亿美元，业务十分繁忙。一天，一位陌生的顾客走进豪华的美国花旗银行营业大厅，要求换一张崭新的100美元钞票，准备当天下午作为礼品用。银行职员微笑着听完他的要求之后，立即先在一叠叠钞票中寻找，又拨了两次电话，15分钟后终于找到了一张这样的钞票，并把它放进一个小盒子里递给了这位陌生顾客，同时附上一张名片，上面写着“谢谢您想到了我们银行”。事隔不久，这位偶然光顾的陌生顾客又回来了，在这家银行开设了帐户，在以后的几个月中，这位顾客所在的那家律师事务所在花旗银行存款25万美元。2、新闻媒介关系美国联合碳化钙公司一幢52层新的总部大楼竣工了。一天，有一大群鸽子飞进这幢大楼一个房间，把它当做栖息场所。公关部经理知道此事后，认为这是一次扩大公司影响的机遇，便着手策划一次有声有色的新闻事件。他首先打电话给城市动物保护委员会，请他们来捕捉鸽子，紧接着又通报新闻媒介这座城市从未有过的“群鸽来访”的奇事。动物保护委员会为不损伤鸽子一根羽毛，用网兜捕捉鸽子，前后足足用了三天时间。在这三天中，电视台、电台和各大报社竞相采访，跟踪报道，使这件事成了这座城市公众那些天关注的新闻热点。这期间，公司首脑充分利用在电台和荧屏中亮相的机会，频频向公众介绍公司各方面的情况，加深了社会公众对公司的了解，从而不花一分钱就很好地宣传了公司形象，达到了扩大公司知名度、美誉度的目的。媒体是企业与一般公众进行沟通的最广泛、最有效的沟通渠道之一。3、社区关系组织怎样才能和社区搞好关系呢?（1）热心社区的公益事业，密切与社区公众的往来，加强双方的沟通和了解。（2）要保护好社区的生态环境，不能给社区公众的生产生活造成负面的影响。（3）可以适当地资助地方教育、文化、艺术、体育、医院及其卫生部