How to write business correspondence

Howtowritebusinesscorrespondence如何写好英语商务电子邮件2课程内容前言商务电子邮件的书写规范商务电子邮件的使用误区商务电子邮件高频用语3前言TheInternethaschangedalotofthingswithinthebusinessworld,includingbusinesscorrespondence.hereoncetraditional,formalbusinessletterswerenormal,quickbusinesse-mailsnowruletheday.TheeaseandinformalityoftheInternetoftenmakesitseemwecanwritebusinesse-mailspoorlyandgetawaywithit;yet,it’sactuallythecontrary.Becausee-mailissoaccessible,peoplereceivethatmuchmoreofitanddisregardanythinglessthanperfect.Yourbusinesse-mailsmuststandoutfromthejunk.Thefollowingtipswillhelpyoutocreateconcise,engagingbusinesse-mailsforanypurpose.网络改变了商务世界的很多方面，商务信函便是其中之一。曾经，传统且正式的商务信件很常见，而今，快捷的商务电邮成为主流。网络的便捷性和随意性常常让我们觉得，似乎商务电邮写得糟糕没什么大不了的。然而，事实恰好相反。因为写一封电子邮件太轻而易举了，所以人们收到那么多之后，便只处理那些写得好的——你的商务电邮必须从电邮堆中脱颖而出才行。我们的课程希望能帮助你写出适用于任何目的的简洁、抢眼的商务电邮。4商务电子邮件的书写规范-风格STYLEThehumaneyereactsdifferentlytoacomputerscreenthanapieceofpaper,sohowyouformatyoure-mailisvital.Useshort,succinctsentencesthatgettothepointimmediately;remember,yourgoalhereistodispenseimportantinformation,sogivethattothereaderrightupfront.Alwaysincludeagreetingandasignature,anduseasmanylineandparagraphbreaksaspossible;thismakesthee-maileasiertoread.Andresisttheurgetowriteabook.Businesse-mailsarebetteroffshort;theequivalentofapageorsoissufficient.风格人眼对电脑屏幕和纸张的反应不同，所以如何安排电邮的格式非常重要。使用短小简洁的句子直奔主题；记住，写电邮的目的是为了传达重要信息，所以要让读邮件的人首先看到要点。不管什么情况都要包含问候语和署名，并且尽量多折行多分段——这能使邮件更易读。还有，要抑制长篇大论的冲动：商务电邮最好简短；相当于一页纸左右的量就足够了。5商务电子邮件的书写规范-风格1.Writeaspecific,notgeneral,topicinthesubjectbox.在Subject一栏里要把主题写的明确，不要大众化。不然，很有可能紧急的信件被划到垃圾信件里。那就耽误事情了。A“Hi”maybenicetostartaregularconversation.Butwhenwearetalkingaboutemailingandsubjectlinesthenamoredescriptivesubjectlineisuseful.Itwillquicklyconveywhatyouremailisaboutanditwillstandoutamongtheother100subjectlinesyourreaderisscanningthroughinhis/herinbox.开始进行一个平常的交谈时使用“hi”可能会很好。但是，当我们讨论写电子邮件和信件主题时，一个略微更具描述性的主题是有用的。它能够快速传达你的邮件的信息，并且能够在你的收件人的多达上百个主题的邮件中脱颖而出。Don'twastethatspacewithwordslike“Important”or“Re:Re:Re:Re:Re:”.Rememberthatonrecipients'screens,yoursubjectcompeteswithalargenumberofothersfortheirattention.不要用像重要或Re:Re:Re:Re:Re这样的文字浪费标题的空间。记住，在邮件接收者的屏幕上，你的标题在同很多其它的标题争抢接收者的注意。6商务电子邮件的书写规范-风格2.Startyoure-mailwithasentencethattellswhatyourmessageisabout.首句就直截了当的告诉对方这封E-mail讲的是什么事。简单，明确。It'seasytofallintothetrapofwantingtotalkonandonaboutyourproblem,question,newproductetc.It'sgreatorinteresting,sowhynot?Theproblemisjustthatpeoplegetalotofemails.Maybedozensorhundredseachday.Ifyoudon'tgettothepointquicklythenyoumaylosetheirinteresthalfwaythroughtheemail.So,gettothepointquickly.很容易掉进这样一个陷阱，你很想多讨论关于你的问题、麻烦、新产品等。心想这是很不错和有趣的事情，为什么不说呢？问题是人们会有许多许多的邮件，可能是每天几十封甚至上百封。如果你不能快速直达主题，对方就会在读你邮件的半途上对它失去兴趣。因此，迅速切入主题。7商务电子邮件的书写规范-风格3.Putthedetailsofyourmessageinthesecondparagraph.第二段落是细节的部分。你可以把收信人不了解的信息，或可能遗忘的信息放在第二段。It'seasytoassumethatpeopleknowasmuchasyoudoandthatsomethingsarejustself-evident.That'snotalwaysthecasethough.Youshouldn'twritetoolongandramblingemails.Butyoushouldn'twritetooshortemailseither.Ifyouhavesomethingthatmayneedtobeexplained,explainitclearlybutassimplyasyoucan.Makesurethatyougetthepointoftheemailacrosstoyourreader.很容易认定人们和你知道的一样多，而且认为有些事情是显而易见的。但事实并非如此。你不能写太长和离题的邮件，但你也不能把它写的太短。如果你有事情需要解释，那么就该尽可能简单地清楚解释它。一定要让你的邮件是直达主题。8商务电子邮件的书写规范-风格4.Beclear,concise,andspecific.Avoidoverlylongsentences.信件简明，扼要。避免太长的句子。你要知道对着电脑屏幕一行行的看字，不像看本书，是很伤眼睛的。所以，为了他人着想，尽量写的言简意赅吧。实在E-mail不得不长，分段处用Headings。长篇的文章最好以报告书的形式，做成文档，然后以附件的形式发送。在邮件的正文里简单介绍一下附件的主要内容。这样方便对方整理信息。9商务电子邮件的书写规范-风格Makeyourrequestsclear.让你的要求更加清楚明白。Don'tgivepeopleanexcusetomisreadyou.Ifyou'vewrittenarequestattheendofalongparagraph,orbeenpassive(“it'dbeniceifsomebodycould…”),it'slikelytohavebeenmissedonthereceiver'send.Ifyousentanemail,youhaveapoint.Gettoit.不要给人误读你的理由。如果你在一个很长的段落后面才提出要求，或者很被动（“如果某人能......那将会是非常好的”），那么很有可能在最后被接收者错过。如果你发送一封邮件，你必然有你的目的，抓住它。10商务电子邮件的书写规范-风格Someexamples:CanIcallyoutomorrowmorningat10amPT?Hereismycontactinfoforyouraddressbook.WouldyousendmeanylinksyouhavewhereIcanreadmoreaboutx?Wouldyouforwardthistopersony?Ineedyourtravelitinerarybyendofday.明天上午10点我能打电话叫你吗？这是我的联系信息，请记录到你的地址簿。我想更多地阅读一些关于x的东西，你能发给我你所有的链接吗？你能将这封邮件转发给y吗？我需要在今天之内知道你的旅行路线。11商务电子邮件的书写规范-风格Youshouldsetthemapartfromtherestofthemessagebyparingthemdowntoonesentence,withwhitespacebeforeandafter.Makelistswithdashes,asterisks,orbulletsifyouuseHTMLemail.Closed-ended(yesorno,thisorthat)questionsarepreferred;open-endedquestionscangetlongandinvolved,reducingtheiroverallrelevancyandthelikelihoodthatyou'llgettheresponseyoudesire.你应该将他们剥离出来独立成句，前后留出空间，以便与其他信息区分开来。如果你写的是HTML格式的邮件，用破折号、星号和子弹号立出清单。封闭式（是或否，这或那）问题当然更好，开放式问题会让邮件变得很长很混乱，减少了总体的相关性，并且你可能会得到并非你期望的答复。12商务电子邮件的书写规范-语气TONEForbetterorworse,theInternetbreedsanastyhabitofinformality.It’sokaytobeslightlyinformalwithyoure-mail(peopletendtoexpectitlately),butdon’twriteasifyou’retalkingtoyourmotherorbestfriend.Youneedtostrikeabalancebetweentraditionalformalityande-mailinformality.Thinkaboutyourrecipientandhowthey’dmostlikelywriteane-mail.Whatwordswouldtheyuse?Wouldslangorjargonoffendyourreaders?Usetheseconsiderationstocre