教你用好办公软件_-_Office2007基础操作技巧大全

Microsoft®Office培训快速熟悉2007system课程内容•概述：熟悉的程序，全新的外观•第1课：新Office：为您而打造•第2课：重要问题解答每一课都包括一系列建议的任务和多个测试题。概述：熟悉的程序，全新的外观当您打开2007MicrosoftOfficesystem程序时，会看到许多熟悉的内容。但您还会注意到窗口的顶端呈现出了新面貌。菜单和工具栏已被功能区所取代，您可以单击其中包含的选项卡来访问命令。本演示文稿将向您介绍功能区以及更快、更好地制作文档的其他新方法。课程目标•了解2007Officesystem有何变化以及变化的原因。•使用功能区完成过去经常执行的任务。•了解新的文件格式对您有何意义。第1部分新的Office：为您而打造新的Office：为您而打造没错，我们所熟悉的MicrosoftOffice程序发生了很大改变。但这些都是好的变化。有了功能区，您所需的命令和其他工具现在可一一展现，并更易于访问。功能区中有哪些功能？功能区的三个组成部分分别是选项卡、组和命令。123选项卡横跨功能区的顶端。每个选项卡表示在给定程序中可以执行的核心任务。组是一组相关的命令。它们保持为显示状态，随时可供访问，为您提供非常直观的帮助。命令按组排列。命令可以是按钮、菜单或用于输入信息的框。功能区中有哪些功能？如何开始呢？例如，在Word2007中，可从“开始”选项卡入手。该选项卡集中了用户在编写文档时使用最频繁的命令：字体格式设置命令（“字体”组）、段落选项（“段落”组）以及文本样式（“样式”组）。可以从第一个选项卡入手。如何组织命令命令按照其使用方式进行组织。经常用到的核心命令再也不用与许多几乎不相关的命令位于同一个菜单或工具栏上。这些核心命令使用最为频繁，因而现在位于最显眼的位置。更多命令，仅在需要时才显示使用最频繁的命令始终显示在功能区中。而其他命令仅在您需要时才显示，以响应执行的操作。例如，当您插入图片时，“图片工具”将显示在Word的功能区中，当您完成操作后，该工具便消失。功能区会根据您的操作做出响应。因此，如果您一直看不到全部命令，也无需担心。执行前期步骤，您所需要的命令将随即出现。如果需要可显示更多选项有时，一个名为“对话框启动器”的箭头会显示在组的右下角。这表示该组有更多可用的选项。12在“开始”选项卡上，单击箭头（位于“字体”组中）。例如，在PowerPoint®2007中，要访问不太常用的字体选项，请执行下列操作：此时“字体”对话框将打开，其中包含完整的字体选择命令。选择之前进行预览您是否非常熟悉反复尝试并撤消的过程？您进行了更改，但并未得到所需的效果，因此您撤消此更改并不断尝试，直到取得最合心意的结果。现在，您可以在进行选择之前查看所做选择的实时预览，这样不仅节约了时间，还有利于取得更好的效果。动画：右键单击，然后单击“播放”。选择之前进行预览您是否非常熟悉反复尝试并撤消的过程？您进行了更改，但并未得到所需的效果，因此您撤消此更改并不断尝试，直到取得最合心意的结果。现在，您可以在进行选择之前查看所做选择的实时预览，这样不仅节约了时间，还有利于取得更好的效果。将命令放在您自己的工具栏上您是否经常会用到某些命令，其访问速度不能让您满意？您可以轻松地将这些命令添加到“快速访问工具栏”。快速访问工具栏位于功能区上方，第一次启动MicrosoftOffice程序时，它将命令放在始终可见并唾手可得的位置。动画：右键单击，然后单击“播放”。将命令放在您自己的工具栏上您是否经常会用到某些命令，其访问速度不能让您满意？您可以轻松地将这些命令添加到“快速访问工具栏”。快速访问工具栏位于功能区上方，第一次启动MicrosoftOffice程序时，它将命令放在始终可见并唾手可得的位置。应对不同的屏幕分辨率到目前为止，所讨论的全部内容都是针对屏幕设置为高分辨率且程序窗口为最大化的情况。如果您的设置不是这样的，则情况会有所不同。•低分辨率：如果屏幕设置为低分辨率，则功能区中的几个组将只显示组名，而不显示组中的命令。单击组按钮上的箭头可显示命令。情况会怎样？如下所示：应对不同的屏幕分辨率到目前为止，所讨论的全部内容都是针对屏幕设置为高分辨率且程序窗口为最大化的情况。如果您的设置不是这样的，则情况会有所不同。•屏幕未最大化：某些组将只显示组名。情况会怎样？如下所示：•TabletPC：在屏幕较小的设备上，功能区将相应调整以显示较小形式的选项卡和组。练习建议1.在Word中添加项目符号列表。2.在Word中应用标题样式。3.在Word文档中插入图片。4.在Word中使用浮动工具栏设置文本格式。5.在Excel®中向快速访问工具栏添加按钮，然后删除这个按钮。6.查找更多Excel选项。联机练习（需要Word2007和Excel2007，这两个程序均属于2007MicrosoftOfficesystem）第2部分重要问题解答重要问题解答现在应当将注意力转移到功能区上方，看看还有哪些新增功能。在Word、Excel、PowerPoint和Access2007中，不仅新增了“Office按钮”，还引入了新的键盘快捷方式和新的文件格式。在本课中，您将了解如何使用部分新选项。“文件”菜单有何变化？“Office按钮”位于一些MicrosoftOffice程序（如Word和Excel）窗口的左上角。但该按钮所提供的命令比“文件”菜单多。“文件”菜单有何变化？“Office按钮”还将引导您进行程序设置，以控制诸如更正拼写首选项等设置。在早期版本的Office程序中，可以在通过“工具”菜单打开的“选项”对话框中设置选项。现在，大多数选项都可以通过单击该“Office按钮”获得。从何处开始空白文档？当您创建新的文档、工作簿、演示文稿或数据库时，将出现一个完整的彩色窗口帮助您开始操作。您可以按照习惯的方式，从空白文件或现有文件开始操作。或者，若要迅速开始您的创作工作，请看左侧。在“MicrosoftOfficeOnline”下，单击“特色”，并从指向联机模板和培训课程的链接类别中进行选择。喜爱的键盘快捷方式情况如何？如果您喜欢使用键盘胜过使用鼠标，那么您一定很想了解功能区设计中包含的新快捷方式。•功能区上的每一个按钮都有对应的快捷方式。•快捷方式所需的键减少了。与以前版本的Office程序相比，这一变化带来了以下两大好处：喜爱的键盘快捷方式情况如何？新的快捷方式也有一个新名称：键提示。此图显示了在Word中使用键提示删除标题样式的示例。按Alt以显示键提示。按H选择“开始”选项卡。按E选择“清除格式”按钮（位于“字体”组中）以删除标题样式。123以Ctrl开头的旧键盘快捷方式仍保留不变，您可以按以往的方式使用它们。例如，仍可以使用快捷方式Ctrl+C将内容复制到剪贴板上，使用快捷方式Ctrl+V从剪贴板粘贴内容。喜爱的键盘快捷方式情况如何？原先的键盘快捷方式是否仍可用？找不到命令怎么办？如果您找不到所需的命令，此处提供了帮助。在Word2007、Excel2007和PowerPoint2007中，提供了一个直观的交互式参考指南来帮助您快速了解命令的位置。动画：右键单击，然后单击“播放”。[作者：此处插入.swf文件，请在插入.swf文件之前删除此占位符。]找不到命令怎么办？如果您找不到所需的命令，此处提供了帮助。在Word2007、Excel2007和PowerPoint2007中，提供了一个直观的交互式参考指南来帮助您快速了解命令的位置。新的文件格式情况如何？Word2007、Excel2007和PowerPoint2007都采用了新的文件格式。•提高文件的安全性，减少文件损坏的几率。•减小文件大小。•新功能。做出这种改变的原因有很多：•现在，对于文档、工作簿和演示文稿，默认的文件格式末尾有一个“x”，表示XML格式。例如，在Word中，现在默认情况下文档用扩展名.docx进行保存，而不是.doc。•如果将文件保存为模板，则应用同样的规则：在旧的模板扩展名后加上一个“x”。例如，在Word中为.dotx。•如果文件中包含代码或宏，则必须保存为支持宏的新文件格式。对于Word文档，将转换为.docm；对于Word模板，则为.dotm。新的文件格式情况如何？有关Word、Excel和PowerPoint中的新格式的进一步信息：处理早期版本的文件您可能是小组中第一个使用2007Officesystem的人。或者您可能与需要使用采用早期格式保存的Office文档的部门合作。别担心，您仍可以在2007Officesystem与早期版本的Office程序之间共享文档。•您可以打开在早期版本（从95到2003）的Office程序中创建的文件。只需照常打开文件即可。–在2007版中处理文件之后，您可能想保存该文件。默认情况下，“另存为”对话框会将在早期版本中创建的文件保存为同一版本。–在保存文件时，可以通过兼容性检查器了解添加到文件中的哪些新功能可能会被禁用，或尽可能匹配。处理早期版本的文件以下是处理方式：•拥有2000到2003版Word、Excel或PowerPoint（以及最新修补程序和ServicePack）的同事可以打开2007文件。处理早期版本的文件以下是处理方式：–当他们打开您的文档时，系统将询问他们是否下载一个转换器，以便能打开您的文档。Access中新的文件格式情况如何？Access2007中的新文件格式.accdb支持新的产品功能。例如，Access支持附件数据类型（通过该类型，您可以将文档和文件以压缩附件的形式存储在数据库中）以及多值字段。•当您在Access2007中创建新的数据库时，数据库将自动采用新的.accdb格式。–早期版本的Access使用.mdb文件格式。您可以在Access2007中打开和处理.mdb文件（如果这些文件以Access2003、Access2002或Access2000格式保存。）–但是，Access2007中的新功能不能用于.mdb文件。如果要使用新功能，可使用“另存为”将数据库转换为.accdb格式。Access中新的文件格式情况如何？版本兼容性•在使用Access2007打开以Access95或Access97格式保存的文件时，Access2007提供了升级为.accdb格式的功能。Access中新的文件格式情况如何？版本兼容性–如果您不打算使用早期版本的Access数据库（且未使用复制或用户级安全性），那么您应当升级数据库。–重要说明：除了Access2007之外，其他任何Access版本都无法打开.accdb文件格式的数据库。练习建议1.在Word中创建一个新文档。2.从文档中删除个人信息和批注。3.将Word文件另存为另一种版本。4.在Excel中签出选项。5.在Excel中使用键盘快捷方式。联机练习（需要Word2007和Excel2007，这两个程序均属于2007MicrosoftOfficesystem）