文书档案归档及整理规范

文书档案归档及整理规范站质管办2018年7月一、整理原则•遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。•参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）二、归档文件的范围•会议文件材料•职能业务文件材料•机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会工作文件材料•行政、财务、基建、住房工作文件材料三、分类•年度—问题分类法•把文件材料先按年度分开，每个年度的文件材料再按问题分类，如：•党务类2018年行政类•人事类…四、保管期限•按文件的保管利用价值等因素来判断可分为：•—永久•（通知、意见及批复；领导的重要讲话、会议纪要、会议总结、公报、文件汇编；机构设置、人事任免、表彰决定；年度财务报告、审计报告等。）•—定期30年（重要的）•（规章制度、工作计划、工作总结、调研报告、大事记；会议相关文件材料；会计凭证、会计账簿、预、决算报告及执行情况等。）四、保管期限•—定期10年（一般的）•（培训相关文件材料、宣传材料、杂志报道；月度、季度、半年度财务会计报告、银行对账单、纳税申报表等。）五、文件分件•以“件”为单位进行整理，一般每份文件为一件。•正文、附件为一件；•文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件；•文件处理单（阅办单）放在最前面并统计页码；•转发文与被转发文为一件；•原件与复印件为一件；五、文件分件•简报、周报等材料一期为一件；•会议记录一次会议为一件，会议记录一年一本，一本为一件；•来文与复文（如请示与批复、报告与批示、函与复函等）独立成件，也可两者合为一件；六、排列•（一）每“件”不同稿本的排列•正文在前、附件在后；•正本在前，定稿在后；•转发文在前，被转发文在后；•原件在前，复印件在后；•来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；•有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；•正文在前，发文稿纸、定稿在后。六、排列•（二）“件”与“件”之间的排列•前提：同类别→同年度→相同的保管期限•成套性的文件集中排列；•同一事由的一组文件材料，一般按照成文时间（或形成时间）的先后顺序进行排列；•信息、简报类的，可按其已有的期数编号进行排列。七、拟写题名•三要素：责任者、文件内容、文种•责任者→制发文件的组织或个人,发文机关或署名者•（3个以内，一一标明,且两个责任者间用顿号相隔；3个以上，标出主要三个，后边加[等]字）•文件内容→对文件具体内容的概况•（一般文件的标题都会注明清楚）•文种→指文件类型•如：XX的通知、讲话、方案、文件、材料等七、拟写题名•注意要点：•第一，没有提名的文件应拟写题名；•第二，有题名但无实质内容的应重新填写；•第三，有选择地对文件题名进行适当更改和简化；•第四，会议记录应拟写提要式题名；•第五，凡未照抄原文标题的，应在自拟内容的前后加上“[]”,以表明该题名是重拟或经过更改和简化。七、拟写题名•例子：•XX市人民政府、XX县人民政府关于防汛、抗洪救灾工作的通知•XX单位二O一八年工作总结•张三、李四、王五[等]领导同志在XX会议上的讲话•XX单位第一届党员代表大会文件八、编号•（一）编页号•文件材料中，凡是有图形和文字的页面都必须编写页号；•文件材料有连续页码时，则无需重复编写；•无页码或无连续页码时，需要编流水页号；•空白页不编号；•编写位置：正页面右上角，反页面左上角空白处；•请用黑色铅笔编写；八、编号•（二）编件号•按照件与件之间的排列顺序，将文件排列好后，逐件编写件号，以固定每一件在年度中的位置；•件号从“0001”开始，使用阿拉伯数字编流水件号；•编写位置：文件封面的左上角空白处；•请用黑色铅笔编写九、归档文件目录（式样）序号文号责任者题名日期页数备注文号：文件的发文号，若没有，不用标识；日期：文件材料的形成时间，如：20180408；日期不全的，且考证不出来的，用“0”填充，如：20180000；页数：填写每件文件的总页数；备注：填写需要说明的事项。十、备考表•备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期•盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；•整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章；•整理日期：归档文件整理完成日期；•检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。•检查日期：归档文件检查完毕的日期。