第10章 办公自动化

机关管理的原理与方法（第三版）中国人民大学行政管理学系◇组编赵国俊陈幽泓◇编著21世纪公共行政系列教材[本章要点]本章概要介绍了办公自动化的基本概念和发展历程，重点介绍了办公自动化系统的基本模式、功能要求、基本应用、安全防护、技术支持，阐释了办公自动化系统效益评价的原理与方法。办公自动化221世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）•20世纪40年代中期，也就是第二次世界大战结束前后开始，以计算机为代表的可以“自动化”处理信息的机器设备和工具，开始大规模进入管理领域，特别是机关事务管理领域。•到20世纪70年代中后期，随着微型计算机和局域网技术、传真机、小型打印机等的发明和在办公室中的普及应用，办公自动化开始出现，20世纪80年代世界范围内出现办公自动化热潮。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。自20世纪中期以来，随着社会经济的发展，信息的地位和作用日益重要。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。321世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）10.1办公自动化概述10.1.1办公自动化的背景与发展历程（1）办公自动化是一种机关管理的形态。（2）办公自动化以广泛应用智能化信息技术为形式特征。（3）依托信息资源进行管理是办公自动化的本质。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。办公自动化是以信息技术广泛应用为特征的依托信息资源的机关管理形态。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。421世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）10.1办公自动化概述10.1.2办公自动化的概念•1.办公自动化初创阶段：单机单功能为主的办公自动化•2.办公自动化初级发展阶段：网络化协同作业的办公自动化•3.办公自动化中高级发展阶段：机关公务处理的电子化2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。在我国，办公自动化始于20世纪80年代，发展到今天大致经历了以下三个阶段。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。521世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）10.1办公自动化概述10.1.3我国办公自动化发展概况2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。这种机关公务处理的电子化是对办公自动化的创新发展，已经不是一般意义上的办公自动化了。这种差别主要表现在下列方面：（1）基本功能不同。（2）运作机制不同。（3）应用范围不同。（4）管理核心不同。（5）管理的根本理念不同。610.1办公自动化概述10.1.3我国办公自动化发展概况21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）10.2办公自动化系统10.2.1办公自动化系统的概念2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。721世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）1.办公自动化系统办公自动化系统是指面向特定机关、支持其综合办公业务的集成化信息系统。2.办公自动化系统构成要素办公自动化系统构成要素包括人员、事务、信息、机构、方法制度、信息技术与设备工具、环境等。3.办公自动化系统的目标机关办公自动化系统的目标是打破时间和地域的限制，创造一个集成的公务处理平台，使本机关和本组织系统（为行文方便，以下统称本机关）的所有工作人员协同工作，共享信息和知识。10.2办公自动化系统10.2.2办公自动化系统的基本模式2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。办公自动化系统的模式是指对办公自动化系统建设有理论指导意义的方法论。目前，办公自动化系统比较成熟的模式主要有两种。821世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）1.信息流模式所谓信息流模式，就是在办公自动化系统建设中以信息流程为核心进行设计规划。2.工作流模式所谓工作流模式，就是在办公自动化系统建设中以工作事务流程为核心进行设计规划。这种10.2办公自动化系统10.2.3办公自动化系统的层级2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。根据系统功能特点，办公自动化系统通常可以被划分为事务层、管理层、决策支持层三个功能层次，从低到高，对应于机关的三个层级。921世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）1.事务层办公自动化系统2.管理层办公自动化系统3.决策支持层办公自动化系统2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。我国各级各类机关的办公自动化系统应当达到如下基本功能要求：1.良好的网络通信条件2.强大的文档信息处理能力3.多样化的共享方式和强大的共享能力4.优化的流程5.完备的安全特性1010.2办公自动化系统10.2.4办公自动化系统的基本功能要求21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。从目前我国的实际情况看，公文处理系统大致有三种类型，分别以公文拟制、机关内部公文流转以及机关之间公文传输的电子化为特色。1.以公文拟制电子化为特色的公文处理系统2.以机关内部公文流转电子化为特色的公文处理系统3.以机关之间公文传输电子化为特色的公文处理系统1110.3办公自动化系统的基本应用10.3.1公文处理21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。会议也是机关公务处理的重要手段，在办公自动化系统中，承担会议电子化职能的是视频会议系统。视频会议系统，是指两个或两个以上不同地方的个人或群体，通过传输线路及多媒体设备，将声音、影像及文件资料互传，达到即时、互动的沟通，以完成会议目的的系统。视频会议系统是集通信、计算机技术、微电子技术于一体的远程异地通信方式，该系统是一种典型的图像通信。1210.3办公自动化系统的基本应用10.3.2视频会议21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。这里所称的事务实际上是一种狭义的事务概念，指机关公务活动中处理公文、参加会议、调查研究、面洽访察、宣传演讲、信息查询、资料分析、统计汇总、规划设计、核查审定等活动之外的，并对这些活动的有效性发挥保障性作用的活动中的一部分。1.会议组织2.来信来访处置3.后勤服务1310.3办公自动化系统的基本应用10.3.3事务处理21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。•办公自动化系统提供的日程管理实际上是一种对工作人员公务活动进行时间管理的工具。•一般来说，日程管理包括电子日程表、任务安排等。•电子日程表的主要功能是对工作的执行时间段做出安排，在办公自动化系统中，日程表可以用于：（1）活动安排，（2）会议安排，（3）例行活动管理，（4）其他辅助功能。1410.3办公自动化系统的基本应用10.3.4日程管理21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。•这里所说的流程监控实际上就是对公务处理过程的监督和控制。•流程监控是办公自动化系统的重要功能。•办公自动化系统的流程监控分为在办事务的监控与已结案事务的监控两类。1510.3办公自动化系统的基本应用10.3.5流程监控21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。传统的归档概念是将具有保存价值的文件集合（案卷）向档案部门移交的过程，但对于电子档案而言，现阶段需要在电子文件归档的同时，将相应的纸质文件进行归档，即“双套制”归档。电子档案检索系统的建设包括存储和查找两个方面，即存储具有检索意义的档案信息，并据此开展查找工作。1610.3办公自动化系统的基本应用10.3.6档案管理21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。这里的信息服务是狭义的，主要指为满足机关内部公务处理过程中的情报信息需求而提供的服务。信息服务是办公自动化系统的核心功能之一，这部分功能可以进一步细分为电子公告、电子讨论、大事记和信息查询等。1710.3办公自动化系统的基本应用10.3.7信息服务21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。•决策支持系统(DSS)是20世纪80年代在管理信息系统(MIS)基础上迅速发展起来的。•决策支持系统就是从数据库中找出必要的数据，并利用数学模型的功能，为用户生成所需信息的系统。•决策支持系统是一个集成的机关信息化管理工具，在降低用户信息处理劳动强度的同时，突出了信息对领导决策的重要作用。1810.3办公自动化系统的基本应用10.3.8决策支持21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。•专家系统是一种侧重开发利用特定领域中专家知识和经验的计算机程序，它能够运用知识进行推理，从事与专家水平相当的咨询工作。•专家系统是以逻辑推理为手段，以知识为中心解决问题的。•20世纪80年代末开始，决策支持系统与专家系统结合起来，形成了智能决策支持系统。1910.3办公自动化系统的基本应用10.3.9专家系统21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。信息资源管理系统是办公自动化系统的核心子系统，它从满足机关对信息资源管理的实际需要出发，以传统的手工管理流程为依据，