Excel技巧

第-1–页Excel图表中字体大小不随图表的变化而变化在默认的状态下，Excel图表中的文字会随着嵌入图表或工作表的图表区的大小改变而自动地按比例地改变字体的大小。如果希望图表中的字体大小保持不变，设置步骤是：1、有鼠标左键单击图表边界和绘图区之间的空白区域；2、在“格式”菜单中，单击“图表区”命令，再单击“字体”选项卡；3、然后用鼠标清除掉“自动缩放”项复选框内的对勾，单击“确定”按钮保存退出即可。在Excel中快速插入Word表格Excel可以处理Word表格中列出的数据，可用以下方法快速插入Word表格：1.打开Word表格所在的文件。2.打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域。3.选中Word中的表格。4.按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。发掘Excel2000的“隐藏功能”使用隐藏功能(一)在“文件”菜单中隐藏最后使用过的工作簿清单1、从“工具”菜单中选择“选项”命令，然后单击“常规”选项卡。2、清除“最近使用的文件列表[]项”复选框。(二)隐藏整个工作簿1、打开需要隐藏的工作簿。2、在“窗口”菜单上，单击“隐藏”命令。3、退出Excel时系统会弹出信息提示框询问是否保存对隐藏工作簿的改变，单击“是”按钮，那么在下次打开该工作簿时，它的窗口仍然处于隐藏状态。(三)隐藏工作簿中的工作表1、打开Excel工作簿，选定需要隐藏的一张或多张工作表。2、选择“格式”菜单中“工作表”项目下的“隐藏”命令。(四)隐藏工作表中行或列1、从Excel工作表中选定需要隐藏的行或列。2、在“格式”菜单上，指向“行”或“列”，再单击“隐藏”命令。(五)在选定单元格中隐藏零值或其它数据1、选择包含零值(0)或其它要隐藏数值的单元格。2、单击“格式”菜单中的“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡。3、在“分类”选择框中，单击“自定义”分类。4、如果要隐藏单元格中的零值，在“类型”框中键入0;-0;;@；如果需要隐第-2–页藏单元格中所有数值，则在“类型”框中键入;;;(三个分号)即可。经过这样设置后，被隐藏的数值将只出现在编辑栏或正编辑的单元格中，这些数值将不会被打印出来。(六)在全部工作表中隐藏零值1、单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后在弹出的“选项”窗口中单击“视图”选项卡。2、要将含有零值的单元格显示成空白单元格时，只需清除“零值”复选框即可。显示隐藏项目(一)在“文件”菜单中显示最后使用过的工作簿清单1、在“工具”菜单中，单击“选项”命令，然后单击“常规”选项卡。2、选定“最近使用的文件清单[]项”复选框，并输入需要显示在“文件”菜单中的文件数。(二)显示隐藏的工作簿1、在“窗口”菜单上，单击“取消隐藏”命令。2、在“重新显示被隐藏的工作簿窗口”列表框中，双击需要显示的被隐藏工作簿的名称。(三)显示隐藏的工作表1、在“格式”菜单上，指向“工作表”，再单击“取消隐藏”命令。2、在“重新显示隐藏的工作表”列表框中，双击需要显示的被隐藏工作表的名称。(四)显示隐藏的行或列1、如果要显示被隐藏的行，需要选定其上方和下方的行。如果要显示被隐藏的列，则选定其左侧和右侧的列。2、在“格式”菜单上，指向“行”或“列”，再单击“取消隐藏”命令。3、如果用户隐藏了工作表的首行或首列，则需要采用如下的方法才能将隐藏的行、列显示出来，首先单击“编辑”菜单上的“定位”命令，在“引用位置”编辑框中键入A1，然后单击“确定”按钮，接下来选择“格式”菜单上的“行”或“列”项目中的“取消隐藏”命令。(五)在选定单元格中显示零值或其它数据1、要将隐藏后的数值再显示出来，可先选择单元格。2、单击“格式”菜单中的“单元格”命令。3、单击“数字”选项卡，在“分类”框中，单击“常规”选项，这样就可应用默认的数字格式。Excel输入特殊符号技巧三则Excel的文字处理功能比较弱，无法插入符号。可是用Excel来制作报表，常常会需要输入很多符号，下面介绍在Excel中输入特殊符号的三种方法。★转移法我们仔细比较Word和Excel的插入菜单，Excel中无“插入/符号”子菜单，通常都是先打开Word，利用Word的“插入/符号”菜单，找到需要的符号，再“复第-3–页制”、“粘贴”到Excel中，这种方法有点繁琐。★软键盘法报表中常用的“二○○二”中的“○”。以前我都是将就地打印为“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其实这都是不正确的，“00”是数字键，“OO”是英文字母“o”的大写，“零零”是中文数字的大写，而“二”是中文数字的小写，它们之间都不匹配。后来，经过仔细摸索，发现被忽略的中文输入法中的“软键盘”可以轻松地输入常用符号。下面就以“二○○二”的输入方法介绍一下“软键盘”的用法。打开中文输入法，先输入“二”，在中文输入法状态下，用鼠标右键单击输入法的“软键盘”标志，这里选“单位符号”，这样输入法的软键盘就被打开且定位到中文数字上，按键盘上的Q键或用鼠标点击“软键盘”上的Q键，中文小写的“○”便被录入进来。★技巧法欧元的出现带来了新的问题，在Excel中如何进行输入欧元符号呢？在老的键盘中没有欧元符号，我们只能使用技巧法，可先按下［Alt］键，然后在右面的数字键盘(俗称小键盘)上键入0128这四个数字，松开［Alt］键，就可以输入欧元符号？Excel使用十问十答使用Excel时，我想对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，比如填入与其他单元格不同的颜色，不过怎么用鼠标点击都不听使唤，是鼠标出了问题吗？回答：非也，原来这一类单元格的选定自有一套：选择主菜单中编辑下的定位功能，选定定位条件按钮，可以弹出定位条件对话框，再选择对话框中的公式一项，确定后就可以随心所欲地选取包含公式的单元格了。选定单元格后，想删掉，当然可以直接按Delete键，不过这么删除太初级了，虽然可以删除单元格内容,但是单元格的格式和批注并没有真正删除，怎么才能把单元格内容彻底清除呢？回答：既然要彻底，就要多做些工作。选定所删单元格自然少不了，下一步可以在主菜单中选择编辑功能，再选择清除命令，看到了吧，这里有好几种形式呢，全部、格式、内容和批注都在等待你的选择，可见Delete键的默认设置肯定采用的是内容一项，只要选择“全部”目的就能达到。如果再狠心一点，连单元格本身也不再保留，可以用编辑菜单中的删除命令进行删除。在工作表里输入数据的时候，老是数据、英文和中文来回切换，烦得不行，有没有简便的方法？回答：这个问题花了我比较长的时间才得以觅其芳踪，答案就是利用自动切换，这话好说，其实一开始我的目标就已经锚定在这了，具体是如何“实施”，本来想把它作为自己的小秘密的，算了还是告诉你吧。可以打开所用的中文输入法如五笔或拼音，再选中需要输入中文的所有单元格，下一步打开有效数据对话框，选中IME模式选项单，注意需要打开模式框，表示这些单元格要用中文模式，然后确定。接下来再用类似的方法将需要输入数字和英文的单元格设置为英文模式，OK，录入时就可以自动切换中英文了。第-4–页在使用时我发现自动更正很不错，不过除了自动修改输入错误,应该还有别的用处吧，怎么才能让它好好发挥一下呢？回答：实际上这与WORD中的操作类似，可以利用自动更正功能实现快速录入，当然前提条件是在录入时有些内容经常出现，例如对输入函授学生的情况时，经常会出现“98级计算机科学与技术专业”等字样，可以将它定义为一个短语“专业”，通过设置自动更正，可以在输入“专业”时自动替换成完成的“98级计算机科学与技术专业”。具体方法是选择工具中的自动更正，在弹出的自动更正对话框中的替换框中录入专业,在替换为框中录入要替换的内容98级计算机科学与技术专业；选择添加后确定即可。这个方法在录入长串的英文时尤其有用。Word模板已经领教过了，应该说可以大大地帮助一些“懒人”，Excel也有模板，怎么创建模块来产生工作薄呢？回答：Excel中，模板能作为创建其它工作薄的框架形式，虽然猛地一看摸不着头脑，其实创建方法很简单，首先打开一个要作为模板的工作薄，将它另存为一个模板，注意要在保存类型列表中选定模板（*.xlt）选项，这时保存位置会自动切换到默认的模板文件夹TEMPLETE文件夹；在保存位置中选择电子表格模板文件夹，保存就可以了。能不能建立与网上工作薄中数据的链接呢？回答：能连上网上工作薄好象挺神，其实这个方法并不难，首先打开Internet上含有需要链接数据的工作薄，再选定相关数据，进行复制（可以利用菜单或快捷键），再打开需要创建链接的Excel工作薄，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格，下一步进行选择性粘贴，在选择性粘贴对话框中选择粘贴链接按钮。当然也可以直接在单元格中键入“=”号和链接的URL地址及工作位置完成链接。可不可以把工作簿保存到FTP节点上？回答：当然可以，不过请务必记住，在将工作簿保存到FTP节点之前，必须要该FTP节点添加到Internet节点的列表中，而且必须有向该节点保存文件的权限(这些虽然不是Excel的工作范围，但与其正常工作息息相关，所以千万要照章办事)。保存时先单击文件菜单中的另存为命令，在保存位置框中单击Internet位置(FTP)选项，由于所需的FTP节点已经在FTP节点列表中，只需双击该节点并在节点中双击所需的地址即可，最后在文件名框中，键入工作簿的名称，选择保存就大功告成了。能不能自己创建工具栏？回答：通过工具栏可以快速地访问常用的命令或自定义的宏，非常方便，而且完全可以根据自己的需要快速创建工具栏。首先选择单击工具菜单中的自定义命令，在工具栏选项单中单击新建，输入新建工具栏名称后确定。你可以发现这时新建工具栏已经出现了，但没有什么功能，下面更重要的是用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中，这样该按钮就从其它工具栏中移过来了，如果不想改变其它工具栏，可以在拖动时按着Ctrl键进行复制。第-5–页我觉得所有应用中最烦的莫过于录入，还有没有什么办法能减少手工录入的工作量？回答：在应用程序中要减少用户的录入工作量，我们经常采用下拉列表的录入方式。现在轮到方便自己了。在Excel中也可以自己建立下拉列表来简化录入工作。先选中需要显示下拉列表的单元格，再选择数据菜单下的有效数据，从弹出的对话框中选择设置标签，在许可下拉列表中选择序列，下一步点击来源栏右侧的小图标，会打开一个有效数据小对话框；输入下拉列表中所需要的数据，注意各录入项目之间要用逗号隔开，确定后还要在对话框中将提供下拉箭头复选框选定，最后确定就可以了。Excel中老是要切换工作表，有没有快捷方法呢？回答：切换到前一个工作表可以用快捷键Ctrl+PageUp，相应地Ctrl+PageDown组合键可激活后一个工作表，当然如果习惯用鼠标，还可以通过控制工作表底部的标签滚动按钮移动工作表的名字，然后单击工作表完成切换。巧用Excel的自定义格式一、正负分明如果要求Excel工作表中正数用“蓝色”显示，负数用“红色”显示，可以这么实现：选中所需的单元格区域，然后打开“单元格格式”对话框（点击“格式→单元格”菜单），单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，在“类型”框中键入“［蓝色］［〉0］；［红色］［〈0］”，单击“确定”按钮。现在，Excel就给数字加上不同的颜色了。二、巧加单位在Excel工作表中，当你需要给数字加上金额单位（如“万元”）时，选中所需的单元格区域，然后打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，在“类型”列表框中键入“#万元”，单击“确定”按钮。三、输入提速在你编辑Excel工作表时，可能会遇到大量重复数据需要录入的情况。我们可以这么做：选择需要的单元格区域，然后打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，在“类型”框中输入“☆@炒肉”（“@”是半角字符），单击“确定”按钮。现在，单击刚才选中的单元格区域中一个单元格，并在其中输入“芹菜”二字，按下回车键后，你会惊喜地