第6章 电子表格制作――Excel 2007(上)

第6章电子表格制作——Excel2007（上）Excel2007是一款出色的电子表格处理软件，可以帮助我们方便地制作各种报表并快速地进行数据处理。本章内容提要熟悉Excel2007工作界面工作簿和工作表的常用操作输入数据使用公式和函数6.1熟悉Excel2007工作界面Excel2007的窗口中主要包括了标题栏、Office按钮、快速访问工具栏、功能区、编辑栏、工作表编辑区和状态栏等。这些组成元素的作用和用法与Word2007软件有许多相似之处，故此处不再赘述。下面主要对工作表编辑区进行简单的介绍。编辑栏：是输入、编辑单元格数据的地方。选择某个单元格，便可通过编辑栏输入或修改其内容。工作表编辑区：位于Excel2007窗口的中央。启动Excel2007时，系统将自动创建一个名为Book1的工作簿，并同时生成了3张工作表，分别为“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”，其中Sheet1工作表处于活动状态。工作表及其组成元素6.2工作簿和工作表的常用操作6.2.1工作簿的新建和保存要新建工作簿，可使用下面几种方法。启动Excel2007：在启动Excel2007时会自动创建一个空白工作簿。使用“Office按钮”：单击“Office按钮”，在展开的列表中选择“新建”项，打开“新建工作簿”对话框，在左侧的“模板”区中选择“空白文档和最近使用的文档”项，在中间区域单击“空工作簿”项，单击“创建”按钮，即可建立一个新的空白工作簿。若在“新建工作簿”对话框左侧的列表中选择“已安装的模板”项，在中间列表区中选择一个模板，然后单击“创建”按钮，可按模板创建工作簿，只要往其中输入相应内容即可快速完成工作簿的制作。使用快捷键：按【Ctrl+N】组合键，可快速创建一个空白工作簿。新建空白工作簿在建立工作簿并输入数据后，为防止数据丢失，必须将其保存。下面是保存工作簿的几种方法。单击“Office按钮”，在展开的列表中选择“保存”项，打开“另存为”对话框，在“保存位置”下拉列表中选择保存工作簿的路径，在“文件名”编辑框中输入工作簿的名称，单击“保存”按钮即可将工作簿保存。单击快速访问工具栏上的“保存”按钮，也将打开“另存为”对话框。第二次保存时，不会再打开“另存为”对话框，为了防止因系统故障、停电等原因导致数据丢失，在编辑过程中应随时进行保存。如要将文件按新名字、新格式或新的位置保存，则单击“Office按钮”，在展开的列表中选择“另存为”项，在打开的“另存为”对话框中进行相应的设置，保存文件即可。保存工作簿6.2.2工作簿的关闭和打开要关闭工作簿，可单击工作簿窗口右上角的“关闭”按钮或单击Office按钮，在展开的列表中选择“关闭”项。要打开一个已建立的工作簿进行编辑，可使用下面几种方法。单击“Office按钮”，在展开的列表中选择“打开”项或按【Ctrl+O】组合键，打开“打开”对话框，在“查找范围”下拉列表中选择保存工作簿的驱动器或文件夹，选择要打开的工作簿，然后单击“打开”按钮即可，如下图所示。在文件夹窗口中双击要打开的工作簿文件，系统会自动启动Excel2007并打开工作簿。要打开最近曾使用过的工作簿，可单击“Office按钮”，在展开的“最近使用的文档”列表中单击某个工作簿名称即可。6.2.3工作表的选取与重命名选取单个工作表：在Excel窗口底部单击所需的工作表标签，即可选取该工作表。选择一组相邻的工作表：先单击要选取的第一个工作表标签，然后按住【Shift】键，再单击要选取的最后一个工作表标签。选择不相邻的一组工作表：按住【Ctrl】键，依次单击要选取的工作表标签。选择工作簿中的全部工作表：用鼠标右键单击任一工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。双击要重新命名的工作表标签，这时该标签呈黑底白字显示，在标签上输入新的名称并按【Enter】键确认（参见下图），或右击要重命名的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”，然后输入新名称并按【Enter】键确认。6.2.4工作表的插入和删除如果想插入一张新的工作表，可单击要在其前面插入工作表的工作表标签，如“Sheet1”，然后单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“插入”按钮，在展开的列表中选择“插入工作表”项，新插入的工作表成为当前工作表，并自动命名为“Sheet4”，如下图所示。要删除某张工作表，可单击该工作表标签，然后单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“删除”按钮，在展开的列表中选择“删除工作表”项，所选工作表被删除，如下图所示。6.3输入数据6.3.1输入文本型数据文本型数据是指汉字、英文，或由汉字、英文、数字组成的字符串。我们只需单击选中要输入数据的单元格，然后即可输入数据。默认情况下，在单元格中输入文本型数据时，输入的内容会沿单元格左侧对齐。如果数据全部由数字组成，例如，邮政编码、学号和身份证号等，输入时应在数据前输入单引号“'”（如'341416），Excel就会将其看作是文本型数据，将它沿单元格左侧对齐。6.3.2输入数值型数据在Excel中，数值型数据是使用最多，也是最为复杂的数据类型。数值型数据由数字0~9、正号、负号、小数点、分数号“/”、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“￥”或“$”和千位分隔号“，”等组成。输入数值型数据时，Excel自动将其沿单元格右侧对齐。如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“-”，或给数字加上圆括号。例如，输入“-75”和“（75）”都可在单元格中得到-75。如果要输入正数，则直接将数字输入单元格即可。如果要输入分数（如2/5），应先输入“0”和一个空格，然后输入“2/5”。如果不输入“0”，Excel会把该数据当作日期格式处理，存储为“2月5日”。如果输入的是百分比数据，可以直接在数值后输入百分号“%”。如果要输入小数，一般可以直接在指定的位置输入小数点。6.3.3输入日期和时间输入日期时，首先输入年的数字，然后输入“/”进行分隔，再输入1~12数字作为月份，最后输入1~31数字作为日。例如，输入“2010/2/5”。如果省略年份，则以当前的年份作为默认值。输入时间时，小时与分钟或秒之间用冒号分隔。若想表示上午或下午，可在输入的时间后面加上“AM”或“PM”。例如，输入“3:15:06PM”。也可采用24小时制表示时间，即把下午的小时时间加12，例如。输入“15:15:06”。日期和时间的输入，Excel有严格的规定，如果Excel能够识别出所输入的是日期和时间，则单元格的格式将由“常规”数字格式变为内部的日期或时间格式。如果Excel不能识别出当前输入的日期或时间，则作为文本处理。6.3.4自动填充数据1.利用填充柄填充数据填充柄是位于选定单元格或选定单元格区域右下角的小黑方块。利用填充柄自动填充数据的操作步骤如下。1.输入数据后，用鼠标向右、向左或向下、向上拖动单元格右下角的填充柄到某个位置，松开鼠标左键即可在鼠标拖过的单元格中输入相同数据或序列数据2.单击“自动填充选项”标记复制单元格：复制单元格的内容和格式。填充序列：填充一系列符合线性趋势或指数递增趋势的数值（如编号、工号等）。仅填充格式：只复制单元格的格式，不复制内容。不带格式填充：只复制单元格的内容，不复制格式。2.利用“序列”对话框填充数据利用“序列”对话框可填充等差序列、等比序列，日期和时间等数据，操作方法如下。1.输入数据后，用鼠标拖动方式选定要从该单元格开始填充的单元格区域2.单击“开始”选项卡“编辑”组中的“填充”按钮3.选择“系列”4.选择系列产生位置、序列类型并设置步长5.单击“确定”按钮6.4使用公式和函数6.4.1公式基础知识公式都以一个等号“=”作为开头，并且在一个公式中可以包含各种运算符、常量、变量、函数以及单元格引用等。运算符用于对公式中的元素进行特定类型的运算，是公式中各操作对象的纽带，它分为文本运算符、算术运算符、比较运算符和引用运算符四类。文本运算符：只有一个“&”，利用“&”可以将文本连接起来。算术运算符和比较运算符：算术运算符可以完成基本的数学运算，如加、减、乘、除等。比较运算符可以比较两个数值并产生逻辑值，即其值只能是TRUE（真）和FALSE（假）二者之一。引用运算符：可以将单元格区域合并计算，它包括冒号（：）与逗号（，）。如果在公式中同时使用了多个运算符，应该了解运算符的运算优先级。其中，算术运算符的优先级是先乘幂运算，再乘、除运算，最后为加、减运算。相同优先级的运算符按从左到右的次序进行运算。如果公式中出现不同类型的运算符混用时，运算次序是：引用运算→算术运算→文本运算→比较运算。如果要改变计算次序，可把公式中要先计算的部分括上圆括号。6.4.2公式的输入与复制要创建公式，可以直接在单元格中输入，也可以在编辑栏中输入。首先单击需输入公式的单元格，接着输入=（等号），然后输入公式内容，最后单击编辑栏上的“输入”按钮或按【Enter】键结束。输入等号输入参与运算的单元格和运算符按【Enter】键得到计算结果6.4.3使用函数函数由函数名和相应的参数组成。参数位于函数名的右侧并用括号括起来，它是一个函数用以生成新值或完成运算的信息。大多数参数的数据类型都是确定的，可以是数字、文本、逻辑值、单元格引用或表达式等。参数的具体值由用户提供。使用函数时，应首先确认已在单元格中输入了“=”号，即已进入公式编辑状态。接下来可输入函数名称，再紧跟着一对括号，括号内为一个或多个参数，参数之间要用逗号来分隔，并且“=”后的内容既可以是一个函数，也可以是一个包含一个或多个函数的运算表达式，甚至是将函数作为参数的嵌套函数。Excel提供了两种输入函数的方法，一种是直接输入法，另一种是使用“粘贴函数”命令。如果用户对某些函数非常熟悉，可采用直接输入法，即单击要输入函数的单元格，然后依次输入等号、函数名称、左括号、具体参数和右括号，最后按【Enter】键，此时在输入函数的单元格中将显示公式的运算结果。由于Excel提供了大量的函数，并且有许多函数不常使用，因此很难记住它们的参数。利用“粘贴函数”命令，用户可以按照提示逐步选择需要的函数及其参数。利用直接输入函数法进行计算使用“粘贴函数”命令输入函数进行计算2.单击“插入函数”按钮1.单击要插入函数的单元格3.选择函数类型5.单击“确定”按钮4.选择具体函数6.单击“压缩对话框”按钮7.选择要进行计算的单元格区域8.单击“展开对话框”按钮9.单击“确定”按钮