Excel表格的基本知识与基本操作解析

第一章Excel的基础知识与基本操作参考书目1．主教材：《Excel2007公司管理表格设计范例精解》机械工业出版社张军翔2．参考书：《Excel商务应用全能手册》中国铁道出版社启典文化单英为李宇娇3.参考资料：帮助菜单网上资源本章内容课时：2学时本章重点内容单元格与单元格区域的表示方法数据类型（数值型、文本型、逻辑型）及其数据的输入方法数据序列填充（等差序列、等比序列和日期序列）、自定义序列Excel简介Excel是微软公司的Office系列办公软件中的一个组件。是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格。可以完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测。具有强大的制作图表功能。是管理和维护电子表格的有效工具。Excel的功能数值处理：创建预算、分析调查结果和实施用户能想到的任意类型的财务数据分析。创建图表：创建各种类型的图表。组织列表：使用行与列的形式高效地存储列表。访问其它数据：可以从多种数据源导入数据。自动化复杂任务：使用Excel的宏功能只需单击鼠标一次就可以执行一个复杂的任务。系统需求所有2003版的Office产品具有相同的最低系统需求。处理器：Pentium233MHz操作系统：Windows2000或者WindowsXP内存：64MB磁盘空间：245MB显示器：VGA(800×600)，256色光盘驱动器：CD-ROM驱动器指针设备：MicrosoftMouse或兼容指针设备。我们的课程的环境：WindowsXP、Excel2003Excel的启动开始所有程序MicrosoftOfficeMicrosoftOfficeExcel2003双击表格文件（一般是.xls作为扩展名）的图标。双击桌面上的MicrosoftOfficeExcel2003图标。快速启动栏MicrosoftOfficeExcel2003开始我最近的文档相应的Excel文件文件夹空白区域点鼠标右键新建MicrosoftExcel工作表双击新建的Excel工作表Excel的退出菜单文件退出单击窗口左上角的Excel图标，单击下拉菜单中的“关闭”双击窗口左上角的Excel的图标在MicrosoftExcel是当前窗口时，按Alt+F4单击窗口右上角的×形按钮当Excel没有响应时，Ctrl+Alt+Del弹出任务管理器应用程序选择MicrosoftExcel结束任务（结束没有响应的程序可能丢失数据）Excel窗口中的各种元素菜单栏控制菜单图标工作表格区状态栏工作表标签水平滚动条垂直滚动条常用工具栏格式工具栏程序控制按钮工作簿控制按钮标题栏求助框编辑栏PDF工具栏标题栏文件名最小化按钮最大化按钮关闭按钮程序名称下拉菜单菜单栏菜单控制按钮菜单按钮最小化工作簿还原工作簿关闭工作簿菜单的操作用鼠标单击菜单将鼠标指针移到相应的菜单按钮上单击，此时会显示下拉菜单，再单击其中的命令即可。如果想清除下拉菜单，只要再单击菜单名称或工作表格区即可。单击下拉菜单最下面的双箭头来展开下拉菜单。用键盘选取菜单Alt+菜单后面的英文字母键，然后用命令后面的英文字母选择具体的命令。快捷键：例如Ctrl+F用于激活查找“查找”命令快捷菜单当右击时，在当前鼠标指针处弹出此快捷菜单不同位置右击弹出不同的快捷菜单工具栏常用工具栏是Excel编辑过程中最常用的工具集。格式工具栏供用户设置字体、字号、字形、对齐方式、编号、项目符号、增减字号、增减缩进量、字体颜色等等。工具栏的每个小图标对应一个命令，单击图标将执行相应的命令，使操作更加简捷。当鼠标指针指向某个图标达到3/4秒时，会自动显示按钮的名称。单击工具栏最右侧的倒三角形的按钮可以添加或删除按钮，还可以进行自定义。编辑栏由名称框、命令按钮和编辑输入框三部分组成。名称框显示当前活动单元格的位置或者名称。命令按钮有3个红色“×”按钮是取消按钮，用于取消编辑框键入的内容。绿色“”按钮是输入按钮，用于确认编辑框键入的内容。黑色“x”按钮插入函数按钮，用于插入函数。编辑栏是输入或编辑数据、公式的地方。工作表标签栏此工作簿内有3个工作表，名称默认为Sheet1，Sheet2和Sheet3。Sheet1处于选定状态，称为“当前工作表”，用户的各种操作都是对该工作表进行的。标签栏的4个箭头形状的按钮可以在工作表较多时左右移动工作簿中的工作表标签,称为标签滚动按钮。保存数据当建立一个工作表或对工作表进行更新操作后，需要把新的数据或更新后的数据保存起来。保存的目的是将内存的数据存入硬盘（或优盘、移动硬盘等）。在进行输入过程中，为了避免意外事故（例如突然断电）造成数据丢失，也要经常进行数据的保存。保存数据的方式使用常用工具栏上的“保存”按钮保存文件。使用“文件”菜单的“保存”命令保存文件。使用“文件”菜单的“另存为”命令把当前工作簿保存到另外的文件。如果试图关闭未保存的工作簿，Excel会提示用户是否保存。加密保存文件菜单另存为工具按钮常规选项工具菜单选项安全性打开文件双击要打开的工作簿文件单击常用工具栏上的“打开”按钮选择“文件”菜单的“打开”命令打开文件“文件”菜单下部列出了一些最近使用过的工作簿文件。关闭文件使用“文件”菜单的“关闭”命令关闭文件使用工作簿控制按钮中的关闭按钮关闭文件使用标题栏上的关闭按钮关闭全部文件。工作簿与工作表一个工作簿由多个工作表构成。工作簿的扩展名是.xls工作表一张二维表，256列，65536行两种显示方式二维表中的每个方格称为一个单元格快捷键Ctrl+箭头，End+箭头工作表标签，即工作表的名字单元格区域多个单元格构成单元格区域冒号一块连续的单元格区域，通过左上角坐标和右下角坐标标识；左上角单元格地址:右下角单元格地址逗号两个单元格区域的“并集”，即包含两个单元格区域的所有单元格空格两个单元格区域的“交集”，即包含两个单元格区域的公共单元格。文件的建立新建空白文档系统默认新建的Excel文档（工作簿）包含3格工作表；工具菜单选项常规新工作簿内工作表数新建方法：工具栏按钮、文件菜单根据模板创建Excel文档Excel提供了一些常用的模板模板的扩展名是.xlt用户可以建立自己的模板，另存为模板即可数据类型（1）数值型数据常规格式：100，3.14，-2.7818科学计数格式：2.1E-5，3.52E+10日期和时间格式：2011-2-233:00PM文本任何字母、数字和符号的组合每个单元格最多可包含32000个字符数据类型（2）逻辑值True（真）和False（假）逻辑值常用于书写条件公式一些公式也返回逻辑值出错值在使用公式时，单元格可显示出错的结果例如在公式中让一个数除以0，单元格中就会显示出错值#DIV/0!数值型数据的输入默认情况下，数值型数据在单元格中右对齐，有效数字为15位；如果显示为“######”，说明单元格的宽度不够，增加单元格的宽度即可；分数的输入：先输入零和空格，然后再输入分数（负的分数要先输入负号）；货币符号的输入：美元（$）、人民币（￥）、日元（¥）、欧元（€）、英镑（£）、分币字符（¢）设置单元格格式数字分类货币货币符号日期和时间的输入当前日期：Ctrl+;（分号）当前时间：Ctrl+Shift+;（分号）12小时制输入时间：1:15p设置单元格格式数字分类日期（时间）类型简捷输入6/10/9，可以输入2006年10月9日50/10/9，输入的是1950年10月9日1900年与1904年日期系统1900年1月1日的数字序列号是12006年10月9日的数字序列号是38999Excel默认是1900年日期系统，此外还支持1904年日期系统工具菜单选项重新计算1904年日期系统文本型、逻辑型数据的输入文本型数据与输入汉字、字符串、数字串组成可以进行字符串运算，不能进行算术运算数字串的输入身份证号码、学号、职工号等只需在数字串前面加一个单引号“’”（英文）。设置单元格格式为文本类型逻辑型数据与输入TURE（真）、FALSE（假）输入“=34”，显示的结果是TRUE输入相关的操作输入方法双击单元格，直接在单元格中输入单击单元格，在编辑栏输入数据移动到下一个单元格向下：“Enter”或者“”向左：“Tab”或者“”工具菜单选项编辑按Enter键后移动方向确认/放弃输入确认输入：编辑栏绿色“”按钮；放弃输入：编辑栏红色“×”按钮；撤销操作：常用工具栏中的撤销按钮，或者快捷键Ctrl+Z。在一个单元格区域输入相同的内容选中单元格区域，输入内容，然后Ctrl+Enter单元格内输入/显示多行文本如果单元格内输入的内容过长，则如果相邻的右侧单元格没有数据，向右延伸；如果相邻的右侧单元格有数据，被隐藏。解决方法自动换行：单元格格式对齐自动换行强制换行：输入数据时，Alt+Enter合并单元格：单元格格式、或工具栏按钮加宽单元格：拖动或双击分隔线选定行/列、单元格区域（1）选定一个单元格区域鼠标拖曳；Shift键配合鼠标选定；在名称框输入要选定的单元格区域；选定单元格后，区域左上角第一个单元格正常显示，其余反显。选定不相邻的多个单元格区域Ctrl键配合鼠标选定选定行/列、单元格区域（2）选定行/列一行或一列：单击行号或列号选定相邻的多行/列：沿行/列拖曳，或者Shift选定不相邻的多行/列：Ctrl全选Ctrl+A单击行号列号交叉位置取消选定的区域单击任意单元格，或按任意光标键修改/清除数据修改数据单击单元格，再单击编辑栏，在编辑栏修改数据双击单元格，直接在单元格修改数据清除数据Delete键编辑菜单清除内容鼠标右键清除内容清除单元格的内容、格式或批注编辑菜单清除（全部、格式、内容、批注）自动填充序列用填充柄填充数据序列等差数列：开始的两个单元格数据，然后拖曳用菜单命令填充等差或等比序列编辑菜单填充序列自动填充文字序列自定义序列工具菜单选项自定义序列复制/移动数据用鼠标移动/复制数据移动数据：左键移动复制数据：Ctrl+左键用剪贴板移动/复制数据移动数据：剪切粘贴复制数据：复制粘贴编辑Office剪贴板用填充柄复制数据选择性复制数据编辑菜单选择性粘贴转置移动插入/复制插入/交换数据移动插入Shift＋左键右键拖曳复制插入Ctrl+Shift+左键右键拖曳交换数据相邻的两行或两列做移动插入，即可实现数据交换插入行/列/单元格插入行/列选定行、列或单元格（选定的数量与将要插入的数量是等同的）插入菜单行（列），或者右键插入插入单元格选定单元格区域（选定的数量与将要插入的数量是等同的）插入菜单单元格，或者右键插入命名行/列/单元格区域命名的好处通过名字引用单元格区域，要比用地址引用更加直观；通过名字可以快速选定单元格区域命名的方法单元格区域命名：插入菜单名称定义为选定区域的行/列命名：插入菜单名称指定首行（最左列）批注批注是为单元格加注释一个单元格加批注后，右上角会出现一个三角标识当鼠标指向这个标识的时候，显示批注信息插入菜单批注，或者右键插入批注工具选项试图批注宏的应用宏是一个指令集，用来告诉EXCEL来完成用户指定的动作。宏类似于计算机程序，但是它是完全运行于EXCEL之中的，我们可以使用宏来完成枯燥的、频繁的重复性工作。例如，我们可以创建一个宏，用来在工作表的每一行上输入一组日期，并在每一单元格内居中对齐日期，然后对此行应用边框格式。我们还可以创建一个宏，在“页面设置”对话框中指定打印设置并打印文档。下