档案预立卷制度

档案预立卷制度为使立卷归档工作规范化、制度化，以确保归档材料齐全、完整、准确、系统，必须做好平时预立卷工作。为此，特制订本制度。一、学校实行文件材料形成部门立卷归档制度。各立卷部门有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定一名兼职档案员具体承办本部门文件材料的收集、整理、立卷归档工作。二、各立卷部门根据本部门工作职责和当年工作任务，参照归档范围编制文件材料预立卷类目，并根据工作实际对预立卷类目适时进行调整。各类档案的预立卷要求如下：1、文书档案、教学档案预立卷各部门兼职档案人员应在年初或上半年末根据立卷规定，预先编好归档类目及各个条款，各准备好一个卷盒，在卷背上写上类目，依次排列，以便随时将有关材料归类。兼职档案人员平时应注意积累，并将收集上来的档案材料根据档案归档范围及保管期限表进行分类、装订、编页号等后，于第二年的4月底前移交综合档案室集中统一保管。2、科研档案预立卷凡正式列为科研课题的项目，在确定科研课题负责人后，课题负责人（可以指定专人）应建立平时立卷盒，做好积累材料的准备工作，待项目告一段落或完成时，再按归档范围进行整理归档。3、设备档案预立卷设备开箱验收时，应对照装箱单清点随机文件材料，并收集保存。在设备安装，调试完毕后，将全部的文件材料按照进行整理归档。4、基建档案预立卷项目明确负责人后，负责人应指定专人负责文件、材料、图纸的平时收集和保管工作，并按各类项目归档范围进行分类，按条款建立卷盒，做好不同时期的收集工作。等项目完成告一段落后，进行系统整理。5、会计档案预立卷由财务处按照有关会计档案要求预立卷。6、其它档案声像档案、电子档案可随时收集归档。三、各部门兼职档案员平时应对办理完毕的文件材料及时进行收集、整理，并按预立卷类目分类存放。四、根据有关规定，对文件材料进行鉴定，并检查文件材料是否齐全、完整、对不完整的材料及时进行追踪积累和收集，对应归档的文件材料进行整理，确定档案的保管年限。五、科研、设备、基建、会计档案按有关规定、标准进行整理，要保证一个科研课题、一台设备、一项基建工程材料的齐全，成套性。六、各类档案的归档时间和移交手续：1、党群、行政、教学、外事、出版、声像门类档案以及科研、基建、设备、财会等门类档案管理性文件材料，于次年的四月底前移交档案室。2、科研、基建、仪器设备、产品等项目材料在完成通过鉴定验收或投入使用后（引进设备为索赔期满后）三个月内归档；3、各类档案必须按时按质完成组卷、编目工作，并办理档案的移交签字手续，移交人填写档案材料移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量（照片需写明内容、时间、地点、人物和制作者），移交时间，移交人与接收人应在移交清册上签字，各保存一份。移交清册存文书档案并永久保管。