access数据库查询的最简单有效的设计方法

Access简单查询的设计方法一、理解Access查询对象的作用及其实质二、了解SQL语言的基本知识三、掌握Access查询对象的设计方法四、学习Access查询对象的应用五、结合“教材征订管理信息系统”数据库应用系统设计所需要的Access查询对象第5章Access查询设计方法查询是Access数据库中的一个重要对象，一个Access查询对象不是数据的集合，而是操作的集合。Access查询是针对数据源的操作命令，相当于程序。根据其应用目标的不同，可以将Access的查询对象分为四种不同的类型:⑴选择查询⑵生成表查询⑶追加查询⑷删除查询第5章Access查询设计方法在Access中，查询的实现可以通过两种方式进行:一种是在数据库中建立查询对象另一种是在VBA程序代码或模块中使用结构化查询语言（SQL—StructuredQueryLanguage）。本章介绍Access查询对象的基本概念、操作方法和应用方式，讲解SQL的基本知识，并分析Access查询对象与SQL的关系。第5章Access查询设计方法应用Access的查询对象是实现关系数据库查询操作的主要方法，借助于Access为查询对象提供的可视化工具，不仅可以很方便地进行Access查询对象的创建、修改和运行，而且可以使用这个工具生成合适的SQL语句，直接将其粘贴到需要该语句的程序代码或模块中。这将非常有效地减轻编程工作量，也可以完全避免在程序中编写SQL语句时很容易产生的各种错误。Access查询对象的类型非常丰富，可以分为七个类别，分别称为“选择查询”、“交叉查询”、“生成表查询”、“更新查询”、“追加查询”和“删除查询”。其中“选择查询”的应用最为广泛。所以说，Access查询对象完全可以满足一般数据库应用系统的查询需求，也几乎涵盖了SQL所有语句的生成需求。5.1认识Access查询对象一个Access查询对象实质上是一条SQL语句，而Access提供的查询设计视图实质上是提供了一个编写相应SQL语句的可视化工具。在Access提供的查询设计视图上，通过直观的操作，可以迅速地建立所需要的Access查询对象，也就是编写一条SQL语句，从而增加了设计的便利性、减少了编写SQL语句过程中可能出现的错误。5.1.1创建Access查询对象的方法1．新建Access查询对象的操作在Access数据库设计视图中，单击“查询”标签按钮即进入“查询对象”选项卡，如图5-1-1所示。图5-1-1数据库设计视图中的“查询对象”选项卡5.1.1创建Access查询对象的方法单击数据库设计视图上的“新建”按钮“”，即弹出“新建查询”对话框，如图5-1-2所示。图5-1-2“新建查询”对话框5.1.1创建Access查询对象的方法在“新建查询”对话框中，可以从Access提供的五种查询对象新建方法中选择一种。在新建查询对话框中选择“设计视图”选项，然后单击“确定”按钮“”，即进入“查询设计视图”。由于是新建查询，所以在查询设计视图中没有任何内容。在查询设计视图中新建查询对象的第一步操作是指定数据源，因此，一旦由“新建查询”对话框进入查询设计视图，Access首先在查询设计视图中弹出“显示表”对话框，提示操作者指定数据源。这时，操作者需要在“显示表”对话框中逐个地指定数据源，并单击“添加”按钮“”，将指定的数据源逐个添加入查询设计视图上半部的数据源显示区域内。5.1.1创建Access查询对象的方法例如，在“教材征订管理信息系统”数据库中需要设计一个名为“课堂信息查询”的Access查询对象。如图5-1-3示。图5-1-3“显示表”对话框的操作5.1.1创建Access查询对象的方法Access查询对象的数据源可以是若干个表，也可以是已经存在的某些查询，还可以是若干个表与某些查询的组合。与此对应，“显示表”对话框中包含三个选项卡：“表”、“查询”、“表和查询”。应该根据实际需要进行适当的选择。新建查询对象的第二步操作是定义查询字段，也就是从选定的数据源中选择需要在查询中显示的数据字段。既可以选择数据源中的全部字段，也可以仅选择数据源中的部分字段，且各个查询字段的排列顺序可以与数据源中的字段排列顺序相同，也可以与数据源中的字段排列顺序不同。这一步操作可以通过两种方法完成。5.1.1创建Access查询对象的方法（1）新建包含数据源全部数据字段的查询将数据源表中的“＊”符号拖曳至设计视图下部的“字段”行中；或下拉“字段”行的列表框，从中选取“＊”符号。这时，“字段”行中即出现“＊”符号，“表”行中出现该字段所在的表名，“显示”行中的复选框中出现“√”符号。这个新建查询对象的操作也就完成了。如此方式建立的查选对象在其运行时，将显示数据源表中所有字段中的所有记录数据。即，符号“＊”代表着全部字段。对于“课堂信息查询”而言，即可采用如图5-1-4所示方式设计。5.1.1创建Access查询对象的方法图5-1-4新建包含数据源全部数据字段查询的操作5.1.1创建Access查询对象的方法（2）新建包含数据源部分数据字段的查询将数据源表中那些需要显示在查询中的数据字段逐个地拖曳至“字段”行的各列中；或逐个地下拉“字段”行列表框，从中选取需要显示的数据字段。这时，“字段”行中出现选中的字段名，“表”行中出现该字段所在表的表名，“显示”行中的复选框中出现“√”（它表明该查询字段将被显示，同时应该看到，取消这个标记则意味着得到了一个不被显示的查询字段）。如此选择查询字段，可以将查询字段的排列顺序设置为不同于数据源中字段的排列顺序，是非常灵活的一种方式。5.1.1创建Access查询对象的方法例如，对于“课堂信息查询”而言，亦可采用如图5-1-5所示方式设计。在多数情况下，都会采用这种方式设计Access查询。图5-1-5新建包含数据源部分数据字段查询的操作5.1.1创建Access查询对象的方法在整个新建查询对象的操作过程中，这个查询对象都将命名为“查询？”。当新建操作完成时，需要关闭查询设计视图，此时将出现“另存为”对话框。应该在“另存为”对话框中为新建查询对象命名为所需要的名字。如图5-1-6示。图5-1-6在“另存为”对话框中为新建查询对象命名5.1.1创建Access查询对象的方法2．设计修改查询对象的操作对于一个已经新建完成的查询对象，通常都需要对其进行一些设计修改。就需要对以上初步建立的查询对象进行设计修改。为了使某一个字段的数据在其显示时有序排列，可以在查询设计视图中该字段列下的“排序”行下拉其列表框，然后从中选择需要的排序规则。为了使某一个字段的数据在其显示时只出现满足某种条件的数据，可以在查询设计视图中该字段列下的“准则”行中设定筛选准则。5.1.1创建Access查询对象的方法例如，现需要将如图5-1-5所示的“课堂信息查询”设计为能够按照“课堂编号”由小到大的顺序排列显示。其查询设计参数如图5-1-7所示。图5-1-7在查询设计视图中设定“排序”5.1.2Access查询对象的实质创建一个Access查询对象的操作过程，实质上是生成一条SQL语句的过程。为了看到一个查询所对应的SQL语句，可以将查询设计视图转换到SQL视图中来观察。单击查询设计视图中菜单栏上的【视图】|【SQL视图】，即进入SQL视图中。由图5-1-5所示查询设计视图转换到SQL视图中后，所看到的SQL语句如下：5.1.2Access查询对象的实质SELECT课堂信息表.课堂编号,课堂信息表.课程代码,课程信息表.课程名称,课堂信息表.专业,课堂信息表.年级,课堂信息表.班级,课堂信息表.人数,课堂信息表.校区,课程信息表.总学时,课堂信息表.周学时,课堂信息表.教学周次FROM课程信息表LEFTJOIN课堂信息表ON课程信息表.课程代码=课堂信息表.课程代码ORDERBY课堂信息表.课堂编号;5.1.2Access查询对象的实质运行一个Access查询的操作也就是运行相应SQL语句的过程，其结果是生成一个动态数据集合。这个动态数据集合，无论在形式上还是在所能接受的操作上，都如同一个Access表对象。这就是说，在数据表视图中所能进行的所有操作均能在查询视图中实施。如果查询视图数据来源于若干个数据表，则可以在查询视图中同时操作这若干个表中的数据，在一定的限定条件下，也可以同时对这些数据表进行追加记录、删除记录和更改数据的操作。5.1.4Access查询对象的运行对于一个设计完成的查询对象，可以在数据库视图中的查询对象选项卡上看到它的图标，用鼠标在一个查询对象图标上双击，即可运行这个查询对象。使用一个Access查询对象操作数据就需要令这个查询对象运行，称之为运行查询。一个运行着的查询一般以查询视图的形式显示。例如，为了运行刚刚建立的“课堂信息查询”对象，应该在“教材征订管理信息系统”数据库设计视图的“查询”选项卡上选定“课堂信息查询”对象，并单击打开数据库视图上的“打开”按钮，即可运行“课堂信息查询”对象，其运行视图如图5-1-8所示。5.1.4Access查询对象的运行图5-1-8“课堂信息查询”对象运行视图5.2Access的选择查询在Access所支持的各类查询对象中，选择查询是最常见的查询类型，它从一个或多个的数据源中检索数据，并且允许在可以更新记录（带有一些限制条件）的数据表中进行各种数据操作。也可以使用选择查询来对记录进行分组，并且对记录作总计、计数、平均以及其他类型统计的计算。选择查询的优点在于能将多个表或查询中的数据集合在一起，或对多个表或查询中的数据执行编辑操作。5.2.1Access查询设计视图选择查询的设计视图如图5-2-1所示，被分为上下两个部分。上部为数据源列表区，显示着查询对象的数据源以及它们之间关联；下部为参数设置区，由五个参数行组成，分别是字段行、表行、排序行、显示行和条件行。在Access查询设计视图中，选择确定多个数据源（表或查询）后，必须保证各个数据源数据间存在必要的联接关系。表与表间的联接如果已在数据库视图中通过建立表间关系形成，则这些关系将被继承在查询设计视图中。如果上述关系不存在，则必须在查询设计视图中指定，如此指定的关系仅在本查询中有效。5.2.1Access查询设计视图在Access查询设计视图中指定表间关系的操作为：从作为数据源的表或查询字段列表中将一个字段拖到另一个作为数据源的表或查询字段列表中的关联字段（即具有相同或兼容的数据类型且包含相似数据的字段）上。所谓将一个字段拖到另一个字段上，是指用鼠标指向一个字段，然后按住鼠标左键拖曳至另一个字段上，然后放开鼠标左键。使用这种方式进行联接，只有当联接字段的值相等时，Access才会从两个表或查询中选取记录。5.2.1Access查询设计视图设定完成查询数据源后，应该关闭“显示表”对话框，然后设定查询对象的各个字段。设定一个Access查询字段的操作，可以是逐一用鼠标选中数据源中的字段，并按住鼠标左键不放，然后将其拖曳至查询设计视图下部对应列中的字段行内。例如，“教材征订查询”对象的各个字段设定可参见图5-2-1所示。5.2.1Access查询设计视图图5-2-1“教材征订查询”对象的设计视图5.2.2数据源表联接的意义在图5-2-1中可以看到，由于“教材征订查询”的数据分别取自“教材预订表”、“课程信息表”和“教材征订表”，因此必须指定这三个Access表作为本查询的数据源。Access支持的关联类型有三种：只包含来自两个表的联接字段相等处的行；包括所有“主表”的记录和那些联接字段相等的“从表”的记录；包括所有“从表”的记录和那些联接字段相等的“主表”的记录。在上述三种关联类型中，第一种关联类型是默认类型。“教材征订查询”对象的三个数据源之间均采用第一种联接类型。即只显示在“教材预订表”和“课程信息表”中均存在的、且同时存在于“教材征订表”中的记录。关于这一点，可以通过“教材征订查询”对象的运行