常用公文格式

常用公文格式与基本写作方法2010年8月13日一、公文主要结构用语、主文结构内容及主题词标引（一）公文主要结构用语1、开头用语用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。2、结尾用语为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。3、过渡用语为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。4、经办用语经、已经、业经、现经、兹经、责成、办理、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。5、称谓用语第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。（二）公文主文结构内容公文主文结构，是指除公文格式之外的公文核心部分。这一部分的写作，是公文写作的难点。公文的主文部分一般包括标题、正文、结尾三部分。1、标题（1）规范式：三部分，即：发文机关＋事由＋文种――用于重要、庄重的公务（2）灵活式A二部分：一是发文机关＋文种二是事由＋文种三是“转发+始发机关及原通知标题”Ｂ一部分：只有文种――常是不大重要的公务，带周知性2、正文（1）主送机关（面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的常不写）（2）正文内容A原由：一是依据：情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等；常用“目前…”类时间状语；简介人物及事迹；文件：常用“根据…”，往往是一句话；意义：议论,常用“是…”；作用：常用“将使…”。二是目的：常用“为…”。在实际写作中,原由部分可省略，或省略依据、目的之一。B事项：（内容多而重要的分条列项，或用小标题形式表达）①并列式。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。可以单独省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用并列句式。要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。②递进式一般写的是公务的、纵向的、动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能不断加强，充分说明问题。在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。注意：公文习惯运用序码。顺序是一、（一）、1、（1）共四层。不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。3、结尾（也可不要）常见有：一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。二是希望、号召类。（三）主题词标引注意事项在公文主题词标引中应注意以下四点：1、必须熟悉公文主题词表。不熟悉公文主题词表就谈不上公文主题词的标注。2、必须认真审研公文内容。不懂公文内容就不可能标注出恰如其分的公文主题词。3、结合文章。把主题词表与公文内容紧密结合融会贯通，便能找出适当的主题词。4、遵守如下标注规则。（1）主题词不一定是一个完整的意思，不考虑语法上的结构，不考虑词与词之间的搭配连接与必然的联系，只是将各个词依次罗列出来。（2）坚持用词“宜宽不宜严”的原则，如果没有确切的主题词，可用相近的词或上位词代替。（3）标引注意按“一范围、二内容、三文种”的顺序“由大到小”排列。在同一组主题词中，要按“属概念在前，种概念在后”的秩序排列。（4）用词数量一般不少于3个，最多不超过5个。（5）明确主题词的位置。公文主题词位于末页下方，抄送范围的上方，也就是注释域或特殊说明域以下，抄送机关标识域以上。（6）掌握主题词的结构及其标印格式。主题词的结构由标题和主文两部分组成。标题即主题词三个字，用黑体字顶格加冒号，其后为主文。主文不使用标点符号，每个主题词之间空出一个字的位置。二、公文主文结构范例（一）请示1、请示的概念请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。主要用于：（1）在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；（2）工作中遇到需经上级批准方可办理的事情；（3）超出本部门职权，或涉及多个部门和地区的事务，请上级予以指示。请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见和反映情况的内容。区别如下：（1）时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；（2）内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；（3）要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，仅供上级参考。2、请示的写法请示按请示目的分类，可分为批准性请示和呈转性请示两类。（1）批准性请示内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，随即概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。它们的基本的格式是“现就……请示如下”，随之点上冒号。但有些极短小的请求也可不写。请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容主要包括提出请示事项和阐明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，容易形成决策。有些情况比较简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知晓、请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特此请示，请批复”等。（2）呈转性请示请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点：呈转性请示不但要求上级批转，而且一定要有复文。呈转性报告虽也要求上级批转，但不要求上级复文；呈转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施；呈转性报告里要求批转的意见往往是较原则、较概括的政策性意见。批准性请示和呈转性请示也有较大区别，不仅是要求目的上的区别，而且在执行范围上也有区别。批准性请示执行范围较窄，一般就是请示单位自己；呈转性请示执行范围较宽泛，往往不仅是请示者的本单位，而且还要包括其他很多有关单位共同执行。呈转性请示由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。请示理由和批准性请示的写法基本相同，只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些，由于这种请示批准转发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详细，以期加倍引起领导重视。请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。请示内容，一般都是请示单位的设想和建议。因为比较复杂，提出请示事项和阐述说明道理两条，缺一不可。阐释道理时，可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明，文件较长的要分条分项来写。请示结语，呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结尾略有不同，通常写法是：“以上报告，如无不妥，请批转各地贯彻执行”、“以上意见，如属可行，请批转有关单位执行”，或其他一些类似的说法。在写请示时，应当注意以下一些事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式）；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；不要把请示写成报告或请示报告；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。向直接上级请求指示、批准的公文。必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。如：《×××公司关于创办＜企业职工大学＞的请示》。可以省去发文机关。【主送机关】接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。只写一个，如需同时送其它机关，应用抄报（在文末左下角写明）形式。【正文】1.请求缘由。一写情况依据（往往用“目前”开头），二写目的说明（用“为...”开头）。2.请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由，提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。3.结尾。只是一句祈使性的话：“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准”。【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。【印章、发文时间】3、请示----注意事项（1）标题请示的标题可以由发文机关、事由、文种构成，如《××公司关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》。也可以由事由和文种构成，如《关于成立老干部办公室的请示》。（2）主送机关请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关。请示在确定主送机关时，注意以下三点：1．主送机关只能有一个国务院办公厅规定：请示“一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式。”中央办公厅也规定：“向上级机关行文，应当主送一个上级机关”，“受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。”请示如果多头行文，很可能得不到任何机关的批复。2．只能主送上级机关，不能送领导者个人请示主送的是上级机关，不能是某领导者个人。对此，国务院办公厅规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报道‘请示’”。中央办公厅的规定：“不应直接送领导者个人。”3．不得越级国务院办公厅规定：“一般不得越级请示和报告。中央办公厅规定：“党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。”4、范例关于召开区政协九届五次会议的请示××区委：根据《政协章程》关于召开政协全体委员会议的有关规定，经区政协党组研究，区政协九届五次全体委员会议拟于二○○七年一月底召开，现将会议召开的具体方案呈上。当否，请批复。附件：《关于召开区政协九届五次会议的方案》中共××区政协党组××年×月×日5、病例分析关于举办团干部培训班的请示报告县委：目前我县团干部队伍的现状与形势和任务的要求极不适应。据查，全县专职团干部中36岁以上的40名，其中41岁以上的28名，大大超过了有关规定。从文化水平来看，大专文化的仅占6％。而且近年来，团干部更新较快，每年平均30％左右。在新老交替过程中青黄不接的现象也较为突出。为了改变这种状况，我们曾办过几期团干部培训班，很受欢迎。现在根据我们的师资能力，拟于今年10月至明年4月再办一至二期团干部培训班。具体意见如下：(一)培养目标：培养具有一定马列主义、毛泽东思想基础理论水平和党的政策思想水平，较全面地掌握青年工作理论和团的业务知识，热爱团的工作，思想正派的团委书记和专职团干部。(二)培训时间：3个月左右。(三)内容和安排：①马列主义、毛泽东思想基础理论，约占总课时的65％；②团的工作理论，约占总课时的30％；③其他方面知识，约占总课时的5％。考试及格者，发给毕业证书，承认学历。(四)学员条件：拥护党的三中全会以来的路线、方针、政策；作风正派；热爱团的工作，有创新和献身精神；具有一年以上的团的基层工作经验，有初中或相当于初中的文化；年龄不超过25岁；身体强健。(五)招收人数和报名办法：本次共招收40名，由各乡、直属单位、各系统的党委(组)和团委推荐，报县团委批准，填写一式两份的报名表。报名7月20日截止。为了适应飞速发展的新形势之需要，加强团干部队伍的政治素质，完成培养有理想、有道德、有文化、守纪律的一代共产主义新人的使命，关键是建设一支符合四化要求的团干部队伍。办这个培训班就是为了这个目的。以上意见，如无不妥，请转发有关单位。××县团委××年×月×日病文