第9章 办公软件故障

第9章办公软件故障通常使用的办公软件包括Word、Excel、Access、PowerPoint等。办公文档一旦损坏，辛辛苦苦付出的心血就白费了，因此掌握办公软件的故障排除和数据损失挽救的办法具有非常重要的意义。9.1Word例1.Word文档损坏【故障表现描述】在使用Word时遇到了一个非常麻烦的问题：有一个已经损坏了的Word文件不能打开，但是这个文件非常重要。【故障分析解决】这是一个在Word使用中经常会碰到的故障，如果无法打开损坏的重要文档，会损失很大。其实，这种故障通过设置也是有可能解决的，方法如下：第1步在Word中，通过“文件”菜单选择“打开”菜单项，弹出“打开”对话框。第2步在“打开”对话框中选择已经损坏的文件，从“文件类型”列表框中选择“从任意文件中恢复文本（*.*）”项，然后单击“打开”按钮，即可打开选定的被损坏文件。说明：要使用此恢复功能，需要安装相应Office组件。技巧：使用Word中的文字转换功能也可以打开损坏的Word文档。单击“工具”菜单下的“选项”菜单项，在弹出的对话框中选择“常规”选项卡，选中“打开时确认转换”复选框，单击“确定”按钮完成设置。注意，只有打开损坏的文档和Word不能直接打开的文件时，程序才会弹出转换对话框。例2.无法正常打开杀过毒的Word文档【故障表现描述】Windows98系统，对系统进行杀毒，杀掉了一些Word文档中的宏病毒和蠕虫病毒。再次打开这些杀过毒的Word文档，发现都不能正常打开。Word在打开时提示“请选择装载此文件时要使用的编码”，并默认选中了“其他编码”中的“Unicode(utf-8)”。按默认打开方式打开后，出现的全是一些小方框和乱码。【故障分析解决】首先，对这些无法打开的文档进行备份，以避免在故障处理过程中对文档造成永久性的损坏。然后，可以尝试以下两种方法：（1）单击Word的“文件”菜单中的“打开”菜单项。在“打开”对话框的“文件类型”下拉列表中，选择“从任意文件中恢复文本（*.*）”选项，然后选择有问题的文档打开。这种方法有可能把故障文档中所有的文本恢复回来，但表格、图片等对象则不能被恢复。（2）安装专用的Word文档恢复工具OfficeRecoverProfessional。此工具安装后，Word的“文件”菜单中会多出一个恢复文档的菜单命令。可以尝试用这个专用工具恢复故障文档。提示：还可以采用另外一种非正规的方法来尝试恢复故障文档。使用任何一款16进制编辑器，如UltraEdit32等，打开有问题的Word文档，在文件开头部分从最开始往后删除大约400到600个字节，然后使用上面第一种方法打开，有时也可以对故障文档进行恢复。例3.打开一个Word文档时系统死机【故障表现描述】系统是WindowsXP，使用的是Office2003，在打开一个通过电子邮件发过来的Word文档时，系统死机。试过很多次，每次都不能正常打开此文档。使用杀毒软件对文件进行病毒查杀，没有发现病毒。【故障分析解决】这个问题比较少见，可以首先将故障文档做一个备份，然后逐一尝试以下几种方法（假定这个故障文件的路径和文件名是D:\guzhang.doc）：（1）带参数启动Word并且打开故障文档。打开“开始→运行”对话框，输入命令“Winword/aD:\guzhang.doc”。通过使用这种方法启动Word，通用模板就不会被自动加载，避免一些问题的产生。（2）使用写字板打开故障文档并且另存。如果文档的故障是因为其中的宏所导致的，那么用写字板打开故障文档可能会顺利打开。如果使用写字板打开该文档后发现内容没有损失，文字和图片都保存完好，可以执行“文件”菜单中的“另存为”菜单项，打开“另存为”对话框，在“保存类型”中选择“RichTextFormat(RTF)”，给文件另起一个文件名就可以了。（3）使用从任意文件恢复文本的方法（例如，在“打开”对话框中选择“从任意文件中恢复文本（*.*）”文件类型打开文件）。方法在前面已经介绍过，此处不再重复。例4.打开Word文档时公式和图片无法正常显示【故障表现描述】在打开Word文档时，发现图片、公式等无法正常显示。文档中应该显示图片和公式的地方都以一个大红“X”代替。【故障分析解决】这个问题也属于比较常见的问题。究其原因，主要还是因为系统中同时打开了太多的应用程序，或者使用Word打开的文档过大，导致系统内存资源不足。避免此类故障没有特别好的方法，除了添加内存外，只能在平时编辑链接对象很多的大文档时，注意不要打开太多的应用程序和文档，以减少对系统资源的占用。例5.打开Word文档没有响应【故障表现描述】使用Word进行文本编辑，经常发生打开Word文档没有响应的现象。【故障分析解决】这种情况在使用Word作为文本编辑器时是经常发生的，尤其在使用Windows98的系统中。打开Word文档没有响应的常见原因以及处理方法如下：（1）没有足够的磁盘空间。因为Word每打开一个文档的同时都会在磁盘上生成一个名为“~$××××”的临时文件，此临时文件保存在与原文件相同的文件夹中。此时，如果原文件所在的磁盘已满，没有空间用于存放该临时文件，就有可能导致打开Word文档没有响应的故障。解决此故障的方法很简单，把该文档所在磁盘分区的文件移动一部分到其他分区，释放一部分磁盘空间就可以了。（2）Word文档的文件名过长。理论上，Word可以使用最长为255字符的文件名。但是实际上，如果文档的完整路径加上文件名的字符数超过233字符，Word就不能对该文档进行打开操作了。对于此类故障，只需缩短文件名，然后重新打开即可。（3）文档已经被损坏，这也是最为常见的一种可能。此时可以使用Word提供的文件恢复转换器来对损坏文档进行恢复。文件恢复转换器的使用方法如下：第1步在Word中选择“工具”菜单下的“选项”菜单项，打开“选项”对话框。第2步在“选项”对话框中选择“常规”选项卡，选中“打开时确认转换”复选框。第3步单击“确定”按钮，完成设置。第4步选择“文件”菜单中的“打开”菜单项，打开“打开”对话框。第5步在“文件类型”下拉菜单中选择“从任意文件中恢复文本（*.*）”选项，然后选中受损文档打开。例6.保存后的文档在Word中无法正常打开【故障表现描述】使用Word进行文本编辑，在编辑完存盘退出后，再次打开刚刚保存的文档时，Word提示：“该文件正在被另一用户使用，是否打开副本？”【故障分析解决】根据情况分析，该文件正在被Word程序使用。如果该文件没有被共享，也没有其他用户通过局域网访问此文件，说明上次编辑文档后，Word没有正常退出。查看系统中正在运行的进程，发现有多个WINWORD.EXE，将其全部中止后，能够正常打开Word文档。出现这种情况，一般是Word程序遭到破坏了，最好查杀一下病毒，并重新安装Word。例7.打开Word文档变慢了【故障表现描述】打开一个比较大的Word文档时，程序的反应速度非常慢。【故障分析解决】经过检查，发现程序反应速度慢是Word的“拼写检查语法”功能引起的。在打开文档时，“拼写语法检查”功能会自动从头到尾进行一次语法检查。如果文档很大，检查的时间会很长，同时占用大量的系统资源，从而直接造成了程序“反应迟钝”。可以通过以下步骤来关闭这项功能：第1步选择“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框。第2步切换到“拼写和语法”选项卡，禁用“键入时检查拼写”、“键入时检查语法”和“随拼写检查语法”选项。第3步单击“确定”按钮关闭对话框。提示：关闭拼写检查功能以后，可以在需要时，选择“工具”菜单下的“拼写和语法”命令调用该功能进行检查。例8.保存Word文档时系统提示文件太大【故障表现描述】使用Word完成了一个文档的编辑工作，准备保存时，系统提示文件太大，无法正常保存。【故障分析解决】如果遇到这种情况，可以采用下面的方法来解决：（1）将这个大文档拆分为几个单独的文件，分别进行保存。这是最为可靠，也是比较麻烦的方法（2）还可以把文档转换为主控文档，然后将其组成部分保存为单独的子文档。例9.保存Word文档时出现文件重名错误【故障表现描述】在使用Word编辑文档的过程中，保存文档时，有时出现重名错误，无法保存文档。【故障分析解决】由于故障的出现没有规律，而且不是频繁出现，所以不能确定故障的原因。反复检查，怀疑故障是Word的自动保存功能所导致的。也就是说，如果启用了Word的后台自动保存功能，并且正好在程序执行后台自动保存的同时，试图保存一个比较大的文档，则会在这两种保存操作中使用同一个文件名，从而导致重名错误。所以，可以尝试在出现这个错误之后稍等片刻再保存文档，也就是说，在后台自动保存文档的操作结束之后再手动保存这个文档。例10.无法正常编辑Word文档【故障表现描述】使用Word制作了一个文档，在打开该文档时，Word提示“此文档正在被XXX编辑，以只读方式打开？”单击“是”按钮，文档可以正常打开，但是不能修改。【故障分析解决】根据故障现象分析，推断该问题和Word打开文档的机制有关。Word在打开文档时，会在TEMP文件夹（通常位于C:\Windows或者C:\DocumentsandSettings目录下）或原文档所在目录生成几个扩展名为TMP的临时文件。当遇到断电、系统崩溃等突发情况时，可以使用这些临时文件来恢复所编辑的文档。正常退出或者保存文档后，这些临时文件会被自动删除。如果是误操作或者遇到其他意外，退出Word时系统没有删除这些临时文件，就有可能发生上面提到的故障。解决的方法也很简单，只要删除那些临时文件后再打开文档即可。提示：有时可能需要重新启动系统，或者进入DOS环境才能正常删除那些临时文件。例11.Word中查找的内容与目标不一致【故障表现描述】在Word中进行查找操作时，找出来的内容与查找的目标总是有一点出入。【故障分析解决】这个问题在Word的使用中是比较常见的问题，可以通过对Word进行设置来解决，方法如下：（1）打开“编辑”菜单，单击“查找”菜单项，弹出“查找和替换”对话框。（2）在“查找”选项卡中，单击“高级”按钮，显示高级设置选项。在此可以对查找条件进行更为细致的设置，从而进行更为精确的查找。（3）单击“确定”按钮，完成设置。例12.在Word中不能正常修改图片【故障表现描述】使用Word进行文字编辑已经很长时间，最近出现所有图形对象都显示为八个黑色的小方块，不能把任何图片插入到Word文档中，而且不能对图片进行拖动放大或者缩小等操作，已经对整个系统进行了病毒扫描，没有发现病毒。【故障分析解决】其实这个问题并不是病毒导致的，严格来说也不能算是故障，出现此现象是Word的选项设置造成的。这个设置主要用于内存比较少、CPU的主频比较低的计算机，或者文档中的图片数量实在太多的情况，如果在这种情况下还让Word显示所有的图片，会严重影响系统的反应速度，降低编辑效率。因此，Word提供相关选项用于设置临时不显示图片，而在图片的位置用一个空白方框代替。如果想更改这个设置，可以按照如下的步骤操作：第1步单击“工具”菜单中的“选项”菜单项，打开“选项”对话框。第2步在“选项”对话框的“视图”选项卡中，取消选中“图片框”复选框。第3步单击“确定”按钮，完成设置。例13.在Word中无法输入数字【故障表现描述】使用Word进行文档编辑，在计算机的“NumLock”键已经打开的情况下，在Word中如果要输入数字，需要先按“Tab”键，否则无法输入。编辑文档时所用的输入法为智能ABC。【故障分析解决】出现这种故障并不是因为Word自身的原因，而是输入法的属性设置有误所导致的。解决的方法很简单，按照如下步骤操作即可：第1步在状态栏中用鼠标右键单击输入法图标，在弹出的菜单中选择“属性”菜单项，打开“属性”对话框。第2步在“属性”对话框中选择“语言”选项卡，选中所使用的输入法，然后单击“属性”按钮，打开输入法属性对话框。第3步在弹出的对话框中取消选中“笔形输入”复选框。第4步单击“确定”按钮，完成设置。例14.Word文