第6章 Word和Excel的使用技巧

第6章Word和Excel的使用技巧6.1使用宏命令宏是微软公司为其Office软件包设计的一个特殊功能，目的是让用户文档中的一些任务自动化，利用宏，可大大简化用户的工作，准确快速地完成一系列繁琐的任务，实现真正意义的办公自动化，从而提高工作效率。宏是将一系列的Word命令和指令组合在一起，形成一个命令，以实现任务执行的自动化。宏的一些典型应用如：加速日常编辑和格式设置、组合多个命令、使对话框中的选项更易于访问、使一系列复杂的任务自动执行等。MicrosoftOfficeWord2003和MicrosoftOfficeExcel2003提供了两种创建宏的途径：宏录制器和VisualBasic编辑器。6.1.1使用宏录制器创建“设置文本格式”1．创建录制宏步骤1选择命令。打开需要录制宏的文件，选中要进行设置文本格式的文本，单击菜单栏上“工具”|“宏”|“录制新宏”命令，弹出如图所示的“录制宏”对话框，在“宏名”对话框中输入录制宏的名称，如“设置文本格式”，然后单击“确定”按钮。步骤2宏录制工具栏。此时会出现宏录制工具栏，如下图所示。鼠标的形状也会发生了改变，对文档的操作将会被记录到宏中去。步骤3创建宏。设置文本的字体为“楷体GB-2312”，字体为“小四”。然后设置段落行距，选择菜栏“段落”命令，弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡上设置“间距”组中的“行距”为“1.5倍行距”，单击“确定”按钮。步骤4完成宏录制。设置完成后，单击菜单栏上“工具”|“宏”|“停止录制”命令，则可停止宏的录制。2．运行宏步骤1运行宏。选中文档中要运行宏的文本，单击菜单栏上“工具”|“宏”命令，在弹出的对话框中，选择要运行的宏，再单击“运行”按钮，如图所示。步骤2查看宏运行效果。运行宏后，在文档中用户可以看到所选中的文本的格式与刚刚录制宏时所设置的文本的格式相同。3．宏的安全性宏是Word里一个非常有用的工具，但也是Word的安全漏洞之一。用户可以通过选择“工具”|“宏”|“安全性”命令，打开如图所示的设置“安全性”对话框，在该对话框中，可根据需要来设置允许执行的宏的安全等级。选择高等级的安全性设置，当然是比较保险的，但也可能会使许多其实并没有危害的宏命令被禁止执行。宏病毒就是利用WordVBA进行编写的一些宏，这些宏可以自动运行，干扰用户工作，轻则降低工作效率，重则破坏文件，使用户遭受巨大损失。宏病毒是一种寄存在文档或模板的宏中的计算机病毒。一旦打开这样的文档，宏病毒就会被激活，转移到计算机上，并驻留在Normal模板上。宏病毒已经成为发展最快和传播最迅速的病毒。6.1.2使用VisualBasic编辑器创建“登录界面”例：为“员工工资管理表.xls”创建“登录界面”步骤1选择命令。打开“员工工资管理表.xls”，单击菜单栏上“工具”|“宏”|“VisualBasic编辑器”命令。打开VisualBasic编辑器后，再选择“插入”|“用户窗体”命令，插入窗体后，调整窗体大小，如图所示。步骤2设置窗体标题属性。选择用户窗体，再单击工具栏上的“属性窗口”按钮“”，或选择“视图”|“属性窗口”命令，打开“属性”对话框后，在“Caption”选项文本框中输入“员工工资管理表”设置窗体标题，如图所示。步骤3绘制标签控件。单击工具箱和“标签”按钮，然后在窗体上拖动鼠标绘制3个标签控件“Label1”、“Label2”和“Label3”。分别选中这3个标签控件，再在其对应的“属性”对话框中输入标签文本“登录系统”、“登录系统帐号”和“登录密码”，如图所示。步骤4设置标签字体。选择“登录系统”标签，设置字体为“华文琥珀”，大小为“一号”，字体颜色为“红色”，单击“确定”按钮；再将“AutoSize”文本框中选择“True”，最后将“登录系统”标签移动到适当位置，如图所示。步骤5设置标签背景等属性。分别选择“登录系统帐号”和“登录密码”标签，设置其标签背景颜色为“白色”，字体颜色为“蓝色”，字体为“黑体”，大小为“小四号”，设置“AutoSize”选项为“True”，再调整到适当位置。如图所示。步骤6设置文本框属性。单击工具箱的“文本框”按钮“”，在窗体上拖动鼠标绘制2个文本框控件，分别称为“TextBox1”和“TextBox2”。设置“TextBox1”文本框前部颜色为“深蓝色”。再在“属性”对话框中设置“TextBox2”的“PasswordChar”文本框中输入“123456”，即登录密码为“123456”，如图所示。步骤7设置命令按钮属性。单击工具箱的“命令”按钮“”，在用户窗体上添加两个命令按钮控件，设置“CommandButton1”按钮的“Caption”属性为“登录按钮”，如图所示。同样操作，设置“CommandButton2”按钮的“Caption”属性为“退出系统”。步骤8设置“UserForm1.Show”代码。再双击“工程”窗格的“ThisWorkbook”选项，打开“代码”窗口后，输入“UserForm1.Show”代码，以便让系统启动后即打开用户窗体，关闭该“代码”窗口，如图所示。步骤9设置“登录系统”代码。双击用户窗体上的“登录系统”命令按钮，打开“代码”窗口后，输入如图所示的代码后，关闭该“代码”窗口。此段代码的含义是：当“登录帐号”文本框的内容是“admin”，并且“登录密码”文本框的内容为“123456”，则打开“员工考勤表”，并隐藏用户窗体，否则就打开对话框并显示输入帐号和密码不正确的信息。步骤10设置“退出系统”代码。双击“退出系统”按钮，打开“代码”窗口后，输入如左图所示的代码后，关闭“代码”窗口。此段代码是让用户在单击“退出系统”按钮后即可保存和关闭系统。图右代码表示中断程序，退出总系统。步骤11完成设置。单击菜单栏上“文件”|“关闭并返回到MicrosoftExcel”命令，返回Excel应用程序，再保存工作薄文件即可。完成效果图如图所示。6.2快捷键的定义和使用Word中的菜单命令大部分都有快捷键，功能区上指向相应选项按钮时，显示的提示提示信息中的组合键即为此按钮对应的快捷键。快捷键功能快捷键功能Ctrl+C复制Ctrl+S保存文件Ctrl+X剪切Ctrl+O打开已保存的文件Ctrl+V粘贴Ctrl+P打印Ctrl+Z复原Ctrl+W关闭文件Ctrl+A全选Ctrl+F2打印预览Ctrl+F6依序关闭打开的文件Shift+F6跳到下一页F12另存新文件6.2.1自定义快捷键步骤1选择命令。单击菜单栏上“工具”|“自定义”命令，如弹出如左图所示的自定义对话框。步骤2设置“自定义键盘”对话框。在自定义对话框中，单击“命令”选项卡，再单击“键盘”按钮，则弹出“自定义键盘”对话框，如右图所示。步骤3设置新快捷键在“自定义键盘”对话框中，在“命令”列表框中单击“FileClose”选项，然后在“请按新快捷键”文本框中，同时按下一组组合键“Alt+Ctrl+C”，再单击“指定”按钮，此时在该文本框中则显示出按下的组合键，如左图所示。步骤4完成设置。最后多次单击“关闭”按钮即可完成自定义快捷键的操作，如右图所示。选择菜单栏“文件”|“关闭”命令即可发现其多了个快捷键的组合键“Alt+Ctrl+C”。6.2.2用F8键选取文本F8键的主要功能是“扩充选取范围”。以往用户选择对象常常使用鼠标拖动的方式，但使用F8功能键，可以在选取文章的指定段落、章节时更得心应手。步骤1设置选取点。将光标移到合适位置，按F8键，设置要选取内容的起点。步骤2F8键选取相应对象。连续按2次F8键：选取一个字；连续按3次F8键：选取一个句子；连续按4次F8键：选取一个段；连续按5次F8键：全选；也可以不用按F8键，而使用编辑键，包括方向键、PgUp键和PgDn键等，或是鼠标指针来选定特定的文本范围。在要结束的地方按一下鼠标左键，则从起点处到当前位置的所有内容都会反白显示，即处于被选中状态，可以执行复制、剪切等操作。在跨页选取文章段落时，这种选择方法比“按住鼠标左键不放，直接往下拖动选取”的方法更好。如果要在选择过程中退出该状态，只需按Esc键即可。6.3Word中的隐蔽操作与快捷操作6.3.1Alt、Ctrl、Shift的妙用1、按住Alt键或同时按信鼠标上的两个键，再拖动左右、上下边距，可精确调整其值（在标尺上会显示具体值）。2、按住Alt键再进行相应操作，可精确调整图形、艺术字等对象的形状、大小和在文档中的位置等。3、按住Alt键后单击任意单元格可快速选定单元格所在列；按住Alt键后双击单元格中任意位置，可快速选定整个表格。4、按住Alt键后拖动鼠标可以按列选定文本。5、快速创建或撤消上标与下标：如果要快速创建上标，可先选定文字，并按“Ctrl”+“+”快捷键，若再按“Ctrl”+“+”快捷键，则撤消上标。同样，：如果要快速创建下标，可先选定文字，并按“Ctrl”+“=”快捷键，若再按“Ctrl”+“=”快捷键，则撤消上标。6、快速为文本提升为标题：先将光标定位至待提升为标题的文本中，当按“Alt”+“Shift”+“←”快捷键时，可把文本提升为标题，且样式为标题1，再连续按“Alt”+“Shift”+“→”快捷键时，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9等。7、快捷改变文本字号：Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到62磅，在一些特殊情况下，如打印海报可宣传墙报时，常要用到更大的字体。可利用以下几种方法来实现。1）知道具体的磅值，可直接在“字号”文本框中直接输入并按回车键即可；2）选中文字后，按“Ctrl+Shift+”快捷键，快速以10磅一级增大；按“Ctrl+Shift+”快捷键，快速以10磅一级缩小。3）选中文字后，按“Ctrl+]”快捷键，逐磅增大文字；按“Ctrl+[”快捷键，逐磅缩小文字）。6.4Word快速录入技巧1．Word中快速输入省略号除了在Word中输入省略号时常采用单击菜单栏上“插入”|“符号”命令来输入省略号的方法之外。还可以用“Ctrl+Alt+.”组合键来实现省略号的快速输入。在需要输入省略号时按下“Ctrl+Alt+.”组合键便可快速得到。并且在不同的输入法下都可采用这个方法快速输入。2．Word中快速修改格式在Word文件中，如果要对多处文本进行相同格式修改，如果一处处地进行修改，或者利用格式刷来进行操作（特别是对不连续的文本进行修改时），比较麻烦。可以利用“替换”命令来完成。步骤1选择命令。单击菜单栏上“编辑”|“替换”命令，打开“查找和替换”对话框。步骤2设置查找格式。光标定位到“查找内容”文本框中，再单击“高级”按钮，单击对话框下面的“格式”打开下拉菜单，选择其中“字体（F）”命令，在其中选择要被替换的文本格式信息，单击“确定按钮”。如在“查找内容”文本框中选择“黑体、小三号字”的格式。步骤3设置替换格式。光标定位到“替换为”文本框中，按相同的方法找输入新的文本格式信息，如在“替换为”文本框中设置替换为“华文琥珀、三号字”的格式。步骤4完成格式替换。最后单击“替换”或者“全部替换”按钮，即可完成将文本中黑体小三号字的格式全部替换为“华文琥珀、三号字”的修改，如图所示。还可以用Word中的“查找和替换”命令，来实现一些如人工换行符、空格等特殊字符的修改。如我们从网上复制一篇文章，复制完成后发现该文章的段落标记全是人工换行符。这样就无法对它进行段落格式设置。步骤1选择命令。单击菜单栏上“编辑”|“替换”命令，打开“查找和替换”对话框。步骤2选择要查找的特殊字符。将光标定位到“查找内容”文本框中，鼠标单击“特殊字符”按钮，在弹出的菜单中选择“人工换行符”；步骤3设置替换的特殊字符。将光标定位到“替换为”文本框中，鼠标单击“特殊字符”按钮。在弹出的菜单中选择“段落标记”，返回“查找和替换”对话框。步骤4完成特殊字符的替换。最后单击“替换”或者“全部替换”按钮，即可完成将文本中所有的“人工换行符”全部替换为“段落标记”的修改，完成效果比较如图所示。Word中建立“公式