关于文控资料室的建立初步方案

佛山市高明区法恩/安华陶瓷洁具有限公司文件高明字[2012]1228号签发人：关于OEHS文控档案室建立初步方案方案形成：按公司上级领导指示要求和目前公司文件资料控制系统的薄弱环节，在此基础上根据QEHS体系《文件和资料控制程序》相关内容，特制定此方案。方案概述一、文控档案室需求文控档案室设置：文控档案室的设置地点需遵循文控中心及各部门在文件资料收集和各中心/部门借阅的便捷性（文控档案室具体设置地点以上级领导指定为准），文控档案室的管理详见《文件和资料控制程序》；在文控档案室设置文件柜，对公司及各中心/部门文件资料进行统一分部分部归档，限制公司、部门的权限；对文控档案室里的文件资料采用电脑系统管理和文本管理的方法；所有文件资料要有记录，可进行文件资料的鉴别、借阅、更改、过期销毁操作；相关表单：《文件资料记录表单》、《过期保留文件表单》、《文件资料更改申请单》、《文件资料借阅、复制记录》；方案描述一、文控室规划布置文控室布置根据上级领导确定设备点后进行规划布置；二、设施配置、人员配置该文控室由以下部分组成：文件柜、电脑、打印机、办公桌、办公椅子，还包括其它辅助设施组成。1）文控室对各中心/部门的文件资料运行状态进行监视和必要的控制，对文控室现场进行可靠的文件资料和其它信息的保管；2）文控室里的文件资料以电脑录入控制和操作为主，同时建立目视管理；3）文控专员配置为确保文控室的有效监控，需设1人专门负责OEHS体系文件资料的管理（文控专员），和协调各部门的文件推行、回收工作；文控专员主要职责：1、涉及到质量/环境/职业安全健康体系的所有受控文件的受控工作；2、涉及到公司人事、行政、认证证书等档案的存储、收发以及过期档案的回收、销毁工作；3、公司第一二阶文件（体系管理手册、程序文件等）的发放、回收工作；4、制定文件管理体系监督稽核方案并按计划组织实施；5、公司所有体系文件正本（含以电子文档方式存储的客户财产）的存储以及废止工作；6、各类受控印章的管理工作；7.协调配合：7.1配合体系模块相关审核工作的开展。7.2配合其他模块完成文件资料的管控工作；7.3完成上级领导交办的其它工作，对知悉的公司信息保密。8．质量环保工作：8.1负责按照与本岗位相关的质量环保安全法律法规及其他应遵守要求开展工作8.2充分了解本岗位的环境因素及危险源信息，实施相应的控制措施，尽可能降低环境污染和职业健康的风险。体系管理员：邱林鑫2012年12月28日