如何开好部门周例会

课程收益1.掌握高效会议的流程2.掌握华孚会议管理的原则二、高效会议的流程三、华孚会议管理的原则课程目录一、为什么要开会？解决工作问题行动方案决策状况信息沟通讨论：为什么要开会？会议是指两个或两个以上的人(其中一个为主持人)，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。其特定功能，即指下列五项功能中的某一项或某几项：提供信息汇集信息解决问题宣传政策培育训练会议这种群体沟通的方式，是一个集思广益的渠道，通过开会可以达到如下目的：开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固经理人的地位一、为什么要开会？二、高效会议的流程三、华孚会议管理的原则课程目录高效会议的流程Plan会前准备•策划会议议程•筛选参会人员•会议行政安排•发送会议通知Do会中控制•宣布会议规则•恰当扮演角色•控制议程进度•推动达成决议Review会后跟进•迅速总结评估•发送会议纪要•立即行动跟进•持续改进会议Agenda•••••••••••••议程目标期望成果利益关注点后续行动回顾期望值目标•明确会议要达到的目标期望成果•让与会者可提前了解对会议的观点；•鼓励与会者提出他们会议期望值，必要时调整议程利益与关注•了解团队目前的状态形势•设法增加有效的工作方法与流程•有助于理解沟通或是清除障碍•提升倾听与相互理解水平•将关注点转化为实际的行动•确保会议技能的提高后续行动•在会议开始前就考虑行动方案•确保大家关注行动与产出而不是问题•强调个人行动的责任•增强改善的意愿•设定行动节奏重复上述步骤，坚持Plan-Do-Review流程重复PDR会前准备－策划议程的几点建议高效会议的流程Plan会前准备•策划会议议程•筛选参会人员•会议行政安排•发送会议通知Do会中控制•宣布会议规则•恰当扮演角色•控制议程进度•推动达成决议Review会后跟进•迅速总结评估•发送会议纪要•立即行动跟进•持续改进会议会中控制－高效会议的行为规则应当不应当•关闭或不携带手机，至少应放置在静音状态•按时开始结束，尤其是在中间短暂休息以后•事先声明约束性条件•就如何处理争议达成共识•尊重相互之间发表观点的权利•突出重点，如果较复杂就先解释再总结•聚焦议程内的问题，非议程内的记录下来，不讨论•开小会•同时1个以上的讨论对话•长时间的1对1讨论•扔“手榴弹”，比如与会议无关的个人观点•讨论临时想到的话题，除非对会议原目标有直接产出•直接评论特别是批评别人提出的观点•没有人对每个内容进行总结并确定行动方案恰当扮演自己的角色－领导者参与者推动者领导者负责整个会议，设定会议内容与产出•确认与会者名单；•提供支持、信息和资源；•营造氛围；•鼓励创意；•作出决定；•需要认真充分的准备、参与并影响会议；•为会议设定合理的较高期望值；•在会议中多使用“我们”而非“我”；•提醒团队任务的重要性。恰当扮演自己的角色－推动者参与者领导者推动者负责控制会议的程序与进度•坚持实施会议的议程；•适当“管理”与会者的行为•确保与会者处在“安全”状态；•记录团队的建议与决议；•时间控制；•必要时把大家带回正题；•协助归纳和澄清观点；•协助达成会议成效；•提供反馈。恰当扮演自己的角色－参与者推动者领导者参与者负责积极的为会议贡献“输入”•事先了解会议议程与目标；•了解会议背景，搜集有用的信息；•积极倾听；•积极提供观点与建议；•遵守会议议程与规则；•恰当的与会“行为”；•承诺并履行安排的任务。会中控制－控制议程进度严格按议程控制进程TIPS：用好会议白板–帮助团队讨论聚焦–即时记录会议内容与要点–鼓励参与–“共有”观点–增进成就感会中控制－会议主持人规则高效的会议离不开优秀的会议主持人的会中控制，会议主持人的10大规则如下：1.准时到场，按时开始。2.正确开场并引入日程表。3.制定规则。4.确保发言全面。5.保持讨论不离题。6.看表，提醒人们注意时间。7.通常要时不时地进行清楚简要的总结。8.确保决定正确地做出，并得到同意。9.应付扰乱、感情激动性事件。10.总结并确定后续行动。开场白澄清观点展开讨论推动决策总结行动会中控制－会议主持人控场技巧高效会议的流程Plan会前准备•策划会议议程•筛选参会人员•会议行政安排•发送会议通知Do会中控制•宣布会议规则•恰当扮演角色•控制议程进度•推动达成决议Review会后跟进•迅速总结评估•发送会议纪要•立即行动跟进•持续改进会议会后跟进－会议纪要的书写规范会议纪要格式：要求使用公司统一格式。（详见：华孚会议管理程序）会议纪要正文：•要求对会议整体情况作简明扼要的描述，会议过程只能简单描述，与会人员发言、讨论过程不必一一罗列；•对会议作出的决定决议、布置工作要进行正确描述，明确干什么、什么时间干、谁去干、谁配合、资源配套、注意事项等；•会议纪要语言要通俗易懂、简明扼要，用词要准确规范、符合行业约定俗称的要求。会后跟进－持续改进会议成功会议不是偶然的，必须具备4大关键因素：严格执行纪律鼓励积极与符合准则的会议行为有效履行角色有会议主持，并且所有与会成员均有清晰的角色与职责充分酝酿议程明确的内容、确切的时间长度以及负责人持续优化循环会前准备、会中控制、会后跟进讨论：会议效率不高的原因？总结：会议效率不高的原因会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。附表：会议效率不高的原因及具体表现一、为什么要开会？二、高效会议的流程三、华孚会议管理的原则课程目录华孚会议管理的原则对很多人来说，管理就是开会，但开会不一定就是管理。级别越高，会议越多。只有掌握并坚持一些基本原则，才能充分利用开会实现有效管理。不开没有主持人的会议。会议一定要设主持人，主持人一定要管理会议，主持人不能随便让别人代替，也不能形同虚设；不开没有议题的会议。主持人会前要准备好议题，给参会者足够时间做准备，会中要保证会议不跑题。不开没有争论的会议。会议中主持人要引导讨论和争论，让每个不同意见都有发表的机会。不开没有时限的会议。主持人要管理会议时间，要果断打断和会议无关的发言，要提醒发言者不跑题。不开没有时限的会议。主持人要尽量逼迫大家按一定规则在这次会议上做出决定，而不是延后决策。回顾与互动交流时间