Lecture 01 Business Letter Writing

国际商务函电InternationalBusinessCorrespondence经贸学院周茉[e-mail]公共邮箱：[e-mail]邮箱密码：abcd1234MoZhou周茉Contactme：Email:[e-mail]:4DS11BOfficeHour:TUE1pm–2pmSelf-introductionRulesforClassClassAttendance.NOChatting.NOPhoneCalls.CourseOverview本课程是国际经济与贸易专业高年级的核心专业课程之一，是一门将英语与外贸业务相结合的课程。通过介绍外贸实务中各种英文业务书信、传真和电子邮件等方式的写作格式，商业术语和各种不同的表达方法，以及对外贸易各环节的具体做法，在提高学生英语水平的同时，熟练掌握对外贸易业务中常用的基本术语及表达技能，培养和提高外贸业务工作能力。CourseObjectives本课程的目的是学习外贸业务书信的标准格式，了解通过哪些途径来发展新客户，开拓新市场，如何进行询购某商品，怎样报盘和还盘，怎样灵活运用付款方式，在理赔和索赔中做到有理有利有节，学会用英文拟写信函和传真、电子邮件的写作技巧。LearningContent本课程主要学习信例，大量学习外贸实务基本环节中有代表性的信例。问题一：外贸业务的基本环节有哪些？假如你是一个外贸业务员，设想一下你都要从事哪些工作？在所有的环节中，买卖双方在哪些环节必须进行沟通？出口流程签订合同组织货源信用证与出口货源的衔接商品检验缮制商业发票和装箱单据缮制出口货物报关单和出口收汇核销单托运订舱报关保险缮制运输单据装船通知审单交单议付结汇核销进口流程签订贸易合同开证安排运输工具投保付款赎单进口报关索赔进口检验问题二：当前国际贸易中进出口双方进行交流的方式有哪些？你认为应采用哪种交流方式比较好？电话传真电子邮件函电亲自拜访路途远，费用高费用较高，容易遗忘、误解费用低、信息能够准确接收、可以留档、具有法律效力，速度慢LearningMethod学习大量外贸实务中有一定代表性的信函通过学习例信，熟悉大量外贸业务中各个环节中常用语，包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式，通过一定量的练习，对常用语进行操练运用，从而达到掌握并熟练使用的目的。CourseContentUnit1BusinessLetterWritingUnit2Invitation&ArrangementofVisitsUnit3EstablishingBusinessRelationsUnit4InquiriesandRepliesUnit5Quotations,Offers&Counter-offersUnit6SalesPromotionUnit7OrdersandTheirFulfillmentUnit8PaymentUnit9Establishment&AmendmentofL/CCourseContentUnit10PackingUnit11ShippingUnit12InsuranceUnit13Complaints,ClaimsandSettlementUnit14AgencyWeek18FinalExaminationTextbooksandReference新编国际商务英语函电，程同春、程欣，东南大学出版社，2014年7月第2版.（教材）外贸英语函电，兰天，东北财经大学出版社，2011年8月第6版.外贸英语函电，尹小莹、杨润辉，西安交通大学出版社，2011年7月第5版.外贸英语函电，易露霞、陈原、孙美楠，清华大学出版社，2011年8月第2版.商务英语写作王，（英）斯蒂尔，陕西师范大学出版社，2010年6月第1版.十天搞定外贸函电，毅冰，中国海关出版社，2012年10月第1版.AssessmentsDailyperformance–10%(Attendance+Classparticipation)Coursework–20%FinalExamination–70%Unit1BusinessLetterWriting学习要点和目标通过学习本章的内容，应掌握：1.商务信函写作的原则2.书信格式3.书信的组成部分4.信封的书写方法最有效的商务信函应该是易读易懂，友好而客气。必须始终牢记商务信函对于发展友好贸易关系起着重要的作用。商务信函的作用：（1）索取或传递信息（2）报盘或接受报盘（3）处理业务磋商的各种问题（4）提醒收信人知道写信人的存在Introduction7Cs清楚（Clearness/Clarity）简洁（Conciseness）礼貌（Courtesy）体贴（Consideration）正确（Correctness）完整（Completeness）具体（Concreteness）PrinciplesofBusinessLetterWriting1.清楚（Clearness/Clarity）所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。(1)Avoidusingthewordswhichhavedifferentunderstandingorunclearmeaninge.g.AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.PrinciplesofBusinessLetterWriting(2)Thepositionofthemodifiersa.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.b.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitems.(3)Thesentencestructurea.Wesendyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay25byair.b.Wesendyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay25yesterday.PrinciplesofBusinessLetterWriting2.简洁（Conciseness）简洁常常被视为写信的第一要义，因为可以节约写信人和收信人双方的时间。简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。书信内容完整、语言简洁而不失清楚、委婉客气。为了做到书信简洁，就要力求句子短小精悍，避免赘言繁语或重复，省去多余细节。认真划分段落，每个段落仅围绕一个要点或一个主题展开是一种很好的方法。PrinciplesofBusinessLetterWritingComparethefollowingsentencesa.Wewillconsiderthedeliveryscheduleattoday’smeeting.b.Wearegoingtogiveconsiderationtothedeliveryscheduleattoday’smeeting.a.TheyattendtheGuangzhouTradeFairtofindapartner.b.TheyattendtheGuangzhouTradeFairforthepurposeoffindingabusinesspartner.PrinciplesofBusinessLetterWritingPrinciplesofBusinessLetterWritinga.We’vereceivedyourletterofMarch15.b.WeareinreceiptoftheletteryousendtousonMarch15.a.WehavereceivedyourL/C.b.PleasebeadvisedwehavereceivedyourL/C.a.Thankyouforyourletterof…b.Thewriterwishestoacknowledgeyourletterof…Otherexamplesonpage12-133.礼貌（Courtesy）礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，避免激怒、冒犯或轻蔑的言辞，运用策略和巧妙的辞令完全可以克服并妥善解决，而不伤害任何一方。在商务信函中绝对不能显露出任何的怒气。此外，还必须采用正确的语气写信。在开始写作之前，要认真考虑如何影响和感染你的客户，然后恰当地表达你的想法，或劝诱，或坚持观点，或道歉。PrinciplesofBusinessLetterWritingComparethefollowingsentencesa.Wearesorryyouhavemisunderstoodus.b.Wearesorrywedidn’tmakeourselvesclearly.a.YourletterofMay5regardingtheshipmentofthisbatchhasbeenreceived.b.YourletterofMay5regardingtheshipmentofthisbatchhasreceivedourcarefulattention.PrinciplesofBusinessLetterWriting4.体贴（Consideration）体贴（体谅）：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。采取以第二人称“您”为出发点，而不是以第一人称“我/我们”为出发点的态度。PrinciplesofBusinessLetterWritingComparethefollowingsentencesPrinciplesofBusinessLetterWritingYou-attitude第二人称We-attitude第一人称Congratulationstoyouonyoursuccess.We’dliketosendourcongratulationstoyou.Youearn2%discountwhenyoupaycash.Weallowyou2%discountforcashpayment.Wewillsendyouthebrochurenextmonth.Wewon’tbeabletosendyouthebrochurethismonth.5.正确（Correctness）正确：不仅是指语法、标点符号及拼写应正确无误，而且要采用合适的语气来帮助达到目的。语气如果正确，即使是一封投诉信或回复投诉信，也能既传达了本意又不得罪人。商务信函的内容必须是实事求是的信息，尤其要保证数据的精确和术语的严格准确，因为它们是缮制各种单据的依据，会涉及买卖双方的权利、责任与利益。Examplesonpage14-15PrinciplesofBusinessLetterWriting6.完整（Completeness）完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思。一封商务书信只有包含了所有的必要信息时才可能达到它的理想效果，而列好提纲则有助于使信件全面而完整。要确保信函包含了一切商讨内容，并回答了所有问题。不完整的信件不仅有失礼貌，而且会令收信人对你公司产生不好的印象。如果其他公司向对方提供了一切必要的信息，他有可能放弃与你的合作。PrinciplesofBusinessLetterWriting要想使信函全面完整，就必须注意以下几个问题：（