第五章 会议的组织

第四章会议的组织一、会议的筹备工作会议筹备工作的内容：1.制定会议筹备方案确定会议的主题和议题确定会议的名称确定会议的议程确定会议的时间和日期确定会议所需设备和工具确定会议与会代表的组成确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放准备确定会议经费预算确定会议的食宿安排确定会议的筹备机构2.审核会议经费会议经费开支中的主要项目3.拟定会议议程和时间会议日程：会议在一定时间内的具体安排4.确定会议地点会议地点的选择应结合与会人员人数、范围、会议时间以及分布地区等因素。5.拟发会议通知1）通知的分类2）口头通知与书面通知的使用场合3）会议通知的内容6.准备会议文件资料7.贮备会议所需的用品和设备1）必备用品设备：桌椅、茶具、扩音设备、照明、空调等2）特殊用品设备：如表彰用品、表彰时的音乐、投票箱、幻灯机、投影仪等等8.安排食宿1）就餐2）住宿9.布置会场1）基本要求：庄重、美观、舒适、体现会议主题2）布置①主席台的布置：中型会议以上应设主席台②会场座位的布置③会场的装饰大中型会议：方形、半圆形，以突出主持和发言人中小型会场：方拱形、椭圆形、T字形、回字形和马蹄形，座位紧凑，便于发言和讨论座谈会、小型茶话会：六角形、八角形大型茶话会、团拜会：星点形、众星拱月形10.落实会议报到工作二、会议服务工作1.会议签到①簿式签到：适合小型会议②卡片式签到：适合大中型会议③秘书代签：小型内部会议④单式签到：图5-42.会场与会间服务：表5-53.会议记录1）会议记录的准备：4点要求2）会议记录的内容：127-案例3）会议记录的方法①详细记录②摘要记录③简易记录4）会议记录的要求：真实、完整、简洁、准确5）会议记录的技巧：①书写运笔要快②择要而记③正确使用省略法④用简便写法代替复杂写法4.信息沟通1）收集会议信息2）编写会议简报3）搞好对外宣传5.值班、保卫工作1）会议值班工作2）会议保卫工作6.协调工作1）会务协调2）引导会议进程7.主持工作：主持的技巧8.费用管理三、会议善后工作1.安排与会人员返程2.清理会场：如何做？3.整理会议文件资料、立卷归档4.起草、印发会议纪要：主要内容？5.会议总结：内容？6.会议效果评估：包括几个方面？7.催办和反馈四、常见会议的组织方法1.办公会议：应注意事项？2.代表会议：选举与表决的步骤？3.联席会议：概念、内容4.报告会：概念、内容5.座谈会：概念、内容6.记者招待会：概念、内容7.招标投标会：概念、内容8.远程会议：概念、内容