HEP信息化

出版社ERP的认识与实践高等教育出版社高级会计师赵跃进2007-09-28赵跃进/2019/8/1/2目录高教版信息化历程高教版ERP概述及总结实施ERP，财务需要关注的要点赵跃进/2019/8/1/3高教社信息化历程1987年9月，成立了由三人组成的计算机小组，专门从事计算机管理信息系统的设计、开发、应用、维护等工作。财务管理子系统，1988年开始开发，1992年通过了由财政部、高教部、新闻出版署三家联合评审；主要功能包括财务核算（总账、应收、应付、资金）、各种核算、预算、报表功能等。出版子系统，1995年投入应用，主要功能包括选题申报、出版计划、设计、印单、校对、质量、材料管理等。与财务系统集成。编务子系统，1996年投入应用；主要功能包括编务计划与管理等。也没有与其他系统实时集成。发行子系统，1998年投入应用；主要功能包括发行计划、出入库、发货、采购管理、财务核算等。与出版、财务系统实现了集成。截止到2002年初，主要IT应用系统都是自主开发的，基于Novell平台，使用Foxbase数据库。赵跃进/2019/8/1/4高教社信息化历程2002年，配合高教社企业发展战略，在PWC(普华永道)和IBMBCS的协助下，开始规划制定高教社信息化发展目标和IT整体架构。高教社的信息化建设开始进入了快速发展期。2002年10月，与SAP、PWC(IBM)签署了购买和实施SAPR/3(ERP)的合同，高教社信息化一期项目启动，标志着高教社IT应用开始从“局部应用、自我开发”走向“全面集成、标准软件定制”的新阶段。2003年5月，高教社ERP项目一期成功上线，实施完成PS、PP、MM、SD、FI、CO、HR七个模块，将高教社从选题研发、出版、发行、财务、人力资源的整个供应链和业务流程纳入到系统中。2004年5月—2004年11月，高教社信息化二期项目实施，内容包括ERP系统流程优化、业务数据仓库(BW)和企业门户(Portal)实施、高教电子音像社ERP实施、蓝畅发行公司分销系统及电子商务(B2B)实施。2005年9月—2006年5月，高教社信息化三期项目实施，内容包括ERP系统流程优化、客户关系管理(CRM)系统一期、上海分社ERP实施、印务公司ERP实施、ECC6.0的Ramp-Up升级。赵跃进/2019/8/1/5软件选型德国SAP公司的mySAP.com4.6D，2006年4月通过Ramp-Up项目升级为ECC6.0实施周期2002年10月-2003年5月一期2004年5月-2004年11月二期2005年9月-2006年4月三期项目合作方软件供应商：SAP实施咨询商：PWC、IBMBCS、SAP项目监理方：贯能管理技术公司实施模块PS（项目管理）、PP（生产计划管理）、MM（物料管理）、SD（销售管理）、FI（财务会计）、CO（管理会计）、HR（人力资源管理）实施组织范围高等教育出版社、高等教育电子音像出版社、高教社上海分社、蓝色畅想图书发行公司、蓝畅华东子公司、畅想印务公司高教社ERP系统概述mySAPERPFI财务会计CO管理会计AM固定资产管理PS项目系统WF流程IS工业方案MM物料管理HR人力资源SD销售与分销PP生产计划QM质量管理PM工厂维护赵跃进/2019/8/1/6选题策划选题审批合同管理内容开发管理书稿编写进度管理版本控制成本管理设计制作排版设计艺术加工版本控制软片管理印刷厂发行管理需求预测订单管理渠道管理库存管理发货管理退货管理生产计划市场营销财务管理/人力资源管理企业战略管理/业务运营分析/企业门户各分社/子公司高教社集团高教社ERP涉及的业务范围赵跃进/2019/8/1/7管理会计CO销售与分销(发行)SD销售收入核算往来业务核算收、付款业务现金管理及分析税金核算及缴纳费用报销出书成本核算固定资产管理存货核算稿费计算与支付成本(利润)中心会计成本(利润)中心预算标准成本、标准工价制定成本费用分配、分摊成本费用分析期末结账企业经营情况分析企业财务状况分析标准销售现金销售合同购书样书领用作者优惠购书图书折扣管理客户主数据及信用管理销售预测及造货计划退货管理物料管理(原材料管理与产成品管理)MM产品主数据管理供应商评估合同管理纸张采购管理纸张库存管理出版物采购管理出版物库存管理样书领用管理生产计划(编辑加工与印制生产)PP编制生产计划书稿审读加工插图绘制封面设计版式设计排版校对印制质检项目管理(选题管理)PS简易成本分析建立项目结构选题申报与审批书号分配创建产品主数据宣传目录编制人力资源HR员工主数据管理工资管理及核算保险及公积金交纳人事事件（录用、转正、调职、退休、返聘、出国等）组织结构和职位管理员工福利考勤及奖惩管理财务会计FI高教社ERP各模块涵盖的业务功能赵跃进/2019/8/1/8ERP系统的主要收益系统运行集成，业务信息共享新旧系统一次性切换成功，新系统在各出版中心(分社)、运营管理部、编辑制作部、市场部和财务部等部门间，以及高教社、高教电子音像社、蓝畅发行公司、畅想印务公司等组织间，实现跨部门、跨公司、跨地区的业务整合与系统集成。消除信息孤岛，实现数据全面实时共享，为经营决策提供信息支持。业务流程优化，工作效率提高仅项目一期就梳理了132条业务流程，做出77项优化和改进，清理了所有业务100多万条历史数据。各业务部门减少了大量重复性劳动。生产管理环节的自动化程度提高。电子销售订单批量导入，大大缩短了订单处理时间。大量财务凭证自动生成。赵跃进/2019/8/1/9内部控制加强，管理效益明显业务与财务之间相互有效控制。经销商信用额度得到有效控制。销售折扣控制带来明显的效益。经营意识提高，市场响应加快简易成本分析能辅助产品研发部门预测选题收益。进销存分析指导生产与营销计划。生产进度信息和替代品种信息改善客户服务。产品结构分析和获利能力分析使各级经营者更加关注产品结构调整。ERP系统的主要收益赵跃进/2019/8/1/10高教社实施ERP成功的经验ERP-高教社的重点工程,社长工程;成立领导小组，专家组和项目工作组,职能明确;领导小组-战略决策、政策变更、协调专家组-咨询与论证项目工作组-实施（精干）赵跃进/2019/8/1/11项目工作组是实施工作的中坚力量，是项目能否成功的关键因素全身心地投入、孜孜不倦的学习刻苦钻研、联系实际、注重转化赵跃进/2019/8/1/12建立起以财务工作为中心的出版社信息化平台财务人员在项目实施过程中的主导、决策作用。赵跃进/2019/8/1/13实施与上线时机的选择扎实的基础工作赵跃进/2019/8/1/14系统实现最后准备时间项目准备•确认组织机构•确认项目计划•确认项目管理标准•技术环境准备•项目组初始培训•项目启动蓝图设计•业务流程重组•组织架构重组•现有流程分析•将来流程定义•组织机构定义•业务蓝图文档整理•质量检查及签字•系统配置•单元测试•集成测试•报表需求分析•报表及接口方案设计•授权设计•报表接口开发•用户培训手册•用户手册编写•质量检查及签字•系统ABAP开发•系统权限设置•系统切换计划•最终用户培训•数据清理与导入•质量检查及签字•系统切换上线支持•上线后支持•项目回顾上线高教社ERP项目实施过程赵跃进/2019/8/1/15阶段描述工作内容和交付成果项目启动以及建立管理整个项目实施过程管理构架。最终确认项目实施范围。1.初始项目计划-项目章程-项目组织-项目范围-项目策略2.项目流程-项目管理的标准及流程-系统前景策略3.项目启动-项目启动准备4.技术需求计划5.项目小组SAP概念培训1.项目启动填鸭式知识传授，没有实现不了的蓝图！赵跃进/2019/8/1/16阶段描述工作内容和交付成果根据整个项目范围，用SAPR/3的系统功能，交付经双方讨论决定的核心流程设计成果。为项目准备整体的变化管理和沟通程序，并且以此指导业务的开展。启动所有实施后续工作，比如数据转换、界面开发、培训、数据测试及质量保证等等。1.举行项目指导委员会会议，以及项目小组阶段汇总会议。2.进行项目小组功能培训。3.优化系统环境-技术设计4.确定业务组织结构-组织结构定义-组织更改计划5.定义业务流程-企业标准-业务蓝图-业务控制文档-主要业务流程清单-系统开发需求2.业务蓝图业务娴熟、细致的工作、从全局考虑问题、变革的承受能力？！赵跃进/2019/8/1/17阶段描述工作内容和交付成果根据上一阶段确定的流程设计，配置SAP系统和完成模块测试。通过开展系统原型设计回顾会议及业务交流会议，为业务流程改变作准备。完成所有的软件开发需求，如：界面、数据转换、专门的客户开发、报表及表格)。1.举行项目指导委员会会议，以及项目小组阶段汇总会议。2.基本配置-基本配置计划-基本配置(IMGNotes)3.系统管理-系统操作手册-系统测试计划和程序-运作支持计划4.最终配置以及确认-最终配置计划-最终配置(IMGNotes)-业务流程程序5.开发报告，数据转换及其它程序。6.建立授权概念-授权文档7.最终集成测试-最终集成测试计划-最终集成测试3.实现顾问永远是赚取最多的钱，干最少的活！绕道走、偷梁换柱、理念批判赵跃进/2019/8/1/18阶段描述工作内容和交付成果确保包括集成测试，数据转换，最终用户培训，及其他切换事宜在内的，系统上线准备工作就绪。1.最终用户培训2.正式运作系统管理3.切换的详细计划-提供帮助流程-上线可行性评估报告-经获准的切换计划-突发事件处理计划-数据转换检查清单4.系统切换，投入运行4.最后准备基础工作是否扎实，决定了上线的成败！赵跃进/2019/8/1/19阶段描述工作内容和交付成果在系统正式投入运行的初期进行在线支持和管理，并且逐步完善系统从测试状态向正式生产状态的转变。1.上线支持-保证所有业务流程运行结果有效2.项目回顾5.上线及支持坚持！回头就是失败！赵跃进/2019/8/1/20阶段描述工作内容和交付成果负责系统的调谐，指导必要的后续培训，和实施后的回顾。帮助客户管理层确立获益计划和步骤。1.上线后的工作-进行后续培训-确定长期计划2.系统调谐3.执行和管理现行运作系统的操作4.将实际运作系统数据存档5.实施后的回顾实施后的回顾报告6.业务及IT绩效评估标准7.利益的实现6.后续支持没完没了的ERP！说不尽的项目组！赵跃进/2019/8/1/21财务印前生产印制纸张材料发行业务物流管理选题策划编辑加工、发稿发行采购财务管理者所面临来自出版社管理层的压力、业务层流程变革的冲击、业务重组后工作模式的磨合…….而国家对企业财务管理的监控是整个国际管控体系中最严谨、规范、细致、系统、全面的！出版社信息化应考虑的几个问题赵跃进/2019/8/1/22能否建立起以财务工作为中心的出版社信息化平台财务管理人员必须要考虑在未来信息系统中，你对财务系统的驾御能力和控制能力，具体表现在方案设计、实施阶段，涉及到对企业业务的重组、对流程的改变时，财务管理人员必须站在会计制度设计的角度去分析、去考虑问题，解决方案必须符合财务管理要求。赵跃进/2019/8/1/23财务管理人员在系统方案设计、系统实施阶段，要以一种系统工程的理念、全面介入各业务层面，对系统所产生的、隐含产生的、即将产生的会计凭证逐一审核，在必须符合会计法、企业会计制度和行业会计制度的要求前提下，进行签字确认；以确保未来系统的正确性。对不符合会计制度的系统方案实行财务管理人员一票否决制。赵跃进/2019/8/1/24如何应对核算方法的改变带来的冲击实施ERP过程中，受制于顾问方对会计核算方法的熟悉程度以及其对行业特点的了解程度，会极力主张、游说企业改变实行多年的会计核算方法，此刻，企业财务管理人员必须考虑改变会计核算方法后所带来的冲击。应该改革落后的核算手段，但是，必须坚持核算方法在