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效率達人-超效能工作管理60招商週出版作者:中島孝志/著譯者:朱麗真書摘製作人:盧冠諭(Jerry)E-mail:jerrylu@family.com.tw內容大綱效率達人總是……◆很快抓到工作要領!◆立刻化思考為行動!◆隨時思考改善工作的方法!工作速度的快慢無關智商,也不是幹勁,最重要是掌握工作訣竅!提升效率就是這麼簡單:☆從最重要的工作做起。☆擅用歸檔技巧及工具。☆提早15分鐘開始工作。☆事先做好「心」及「工作」的準備。☆掌握自己工作效率最好的時間。建立正確的工作態度、遵循簡明的工作守則,您也能成為「工作達人」!(摘自博客來網路書店)2/26本書閱讀心得本週與大家分享的好書為:效率達人-超效能工作管理60招,在現今忙碌的職場中,不知你是否跟我一樣,加班成為了常態,如何利用有限的工作時間,將手頭上的工作完成,又要確保工作品質,相信已經成為你我不斷在內心中詢問自己的一個問題,而本書作者提出了一些能有效的增進工作效率的看法,希望在閱讀完本份書摘後能對於大家工作效率之提升能有幫助。冠諭3/26第一章有效率的人涉獵的範圍更廣!記住這點,工作速度會越來越快!4/26•有效率,讓你心想事成!–試問:「有效率的人」與「動作遲緩的人」最大的差別在哪裡呢?–答案是:這兩種人的「運勢」將完全不同。•總之,一定要搶先!–「速度」對於成就一項「工作」而言很重要。–大家只會記得第一,不會記得第二。•工作越快完成,好工作將源源而來–每個人要具備「一定要搶先對手」的競爭意識,工作速度就會越快。–每一項工作都有期限,不管做得多好,若無法在期限內完成,就毫無價值。5/26•快速進行,順勢而為,運氣也會跟著變好!–「有氣勢的回話等於工作速度」。–運氣來自氣勢,有了氣勢再加上速度,作什麼都能順利,運勢自然就會變好。•不要說「過一陣子」、「總有一天」–放著「待處理」的工作不管,只會不斷累積工作量,終至無法收拾。•保持最佳狀況,不再掛念上一件工作的表現–為了能做出正確的判斷、指示以及建議,絕對不可把上一件工作所產生的情緒帶入下一件工作當中。6/26•從「結果」反向推演,而非從「頭」規劃–工作效率高的人,具有「敏銳的直覺」,「能夠快速地察覺端倪,看到結束為止的整個過程」,進而掌握全局。•故意安排非整點的時間–非整點的時間反而能帶動大家守時的意識。•事先做好「心理的準備」與「工作的準備」–「待命」就是做好「心理的準備」與「工作的準備」。7/26•多向思考,平行處理工作–工作分為兩種:專業(work)V.S例行公事(job);專業是要處理有目標性的工作,必須集中精神處理;例行公事不需要太費神。–但是千萬切記:「與客戶洽商、決定拜訪時間時,絕對不能分心。」•每天提早十五分鐘開始工作–「早上加班」比「晚上加班」好。•不管結果如何,都要立即獲得答案–重複提出「可不可以現在就告訴我你們的想法?」可以增加成功的機會,並且可以訓練敏銳度。8/26•將工作重心專注在擅長的部分–在你的長處上累積成功---彼得.杜拉克–用自己的強項孤注一擲---傑克.威爾許•自己不擅長的工作請別人代勞–找到和自己互補的人,不但節省時間,也能提升成效。•瞭解工作的輕重緩急,從最重要的工作做起–「重要度大」的工作要最優先處理。–嚴守自己決定的優先順序,從重要性高、貢獻度大的工作先著手,快速完成。9/26第二章運用智慧提升工作效率!用「快速腦力」提高效率10/26•「頭腦」比「桌子」更需要整理–有效率的人,不只工作速度快,就是花在前置作業的時間也極短。•能判斷輕重緩急,並做好事前準備工作•列出一份在「零碎時間」可以完成的工作清單•將同質性的工作安排在一起處理–有效率的人懂得分批處理工作。–工作大概可以分為「思考」、「閱讀」、「書寫」、「交涉」、「會議」這幾類,我們可以將同類的工作合併處理。11/26•成效高的工作要最優先處理•將工作分成「緊急」、「重要」、「重要且緊急」三種–處理順序為「重要且緊急」、「重要」、「緊急」•將資料統一做成A4大小•利用三色檔案夾做好歸檔工作•確實做好縱向/橫向/斜向的溝通–有效率的人絕對也是勤做公司內部溝通的人。–不斷的溝通可以讓對方做好「心情的準備」與「狀態的準備」。12/26•商業文件只看必要的部分–簡潔、清楚、明白易懂,乃商業文件的重點。–有效率的人當然珍惜時間,不但自己的時間重要,別人的時間也很重要。–書面報告建議:一行結論、三行說明理由、必要時附上參考資料及必要的資料。•「柏拉圖法則」-集中火力在前面的百分之二十–即「八十二十法則」。•運用ABC理論將客戶分成三類–依比率區隔客戶,藉以集中火力,將人員、經費集中在會賺錢的客戶上。13/26第三章將一個小時變成三個小時!工作速度越來越快的「時間魔法」14/26•故意將時間安排得較寬鬆–善用時間的技巧在於多爭取時間,讓「工作完成時間表」能多點空間,創造出利己的彈性與平衡。•事先預備「創意靈感」–隨時作筆記,將創意靈感記錄下來。•見面前先寄謝函–業務是一項需要別人「關照」的工作,在人際的互動上,唯有出奇制勝才能掌握機先,取得主導權。•多打電話請益,徹底活用別人智慧•不找藉口,先做在說15/26•一定要有嚴格的「時間限制」–根據統計,每個上班族一年平均花一五0個小時在找東西,以一天工作七小時來計算,大概二一.五天。–給自己「設限」,用心檢視每天習慣做的每件工作,思考如何縮短時間。•有時不須對客戶言聽計從,要堅定地說「NO!」–有建設性的「NO」,客戶是願意聽的。–不直接告訴客戶「做不到」而是建議「這麼做的話應該可行」,至於要不要接受就是客戶的事了。•貫徹「提早五分鐘行動」的精神16/26•要勤於向客戶與上司報告工作進度–目的有三:強調事情仍然在進行中、不讓對方忘記、不讓對方擔心:「那件事進行得如何了?」–請注意!「沒有任何變化」這個訊息也是很重要的報告。•模仿「效率達人」–想要儘快地掌握工作技巧,其訣竅就是直接模仿「好範例」。–做法:仔細觀察、邊看邊學,並與他做同樣的事、完全學會之後,再試著加上自己的風格。•縮短會議時間,討論結束後立即散會。17/26第四章充分利用圖表與記事本!讓工作速度奇蹟般變快的「規劃技術」18/26•看出條理,掌握整體–有效率的人不會只專注在自己的工作上,也會同時留意周圍的狀況,並且注意與自己工作有關的所有動態。•活用記事本,作為達成目標的工具–內容包括:設定目標、往前推算、列舉應做的工作。•利用四色原子筆區分工作的性質–用顏色區分區分客戶屬性。•善用便利貼,事情完成就撕去•做出同組成員一目了然的行程表–讓彼此清楚要如何配合,將有限資源的績效發揮到最大。19/26•只留下最低限度的名片–將名片依照重要性放到以下幾個地方:旋轉式名片整理機、檔案夾、名片盒。•以流程圖處理複雜的工作–將工作流程「圖像化」。•為隔天做好準備再回家–切記!一項工作的成敗,有八成取決於準備是否得當。•靈活運用手腕取得約會–可以嘗試以下幾種方法:抬高身價法(namedrop),大方的提出對手公司也引進了相關產品,以吸引對方的注意、找機會直接見面。•透過「介紹」深入核心20/26第五章效率達人會使用減法思考!一掃低效率的「奇蹟專注力」21/26•一拍即響、快速反應–有效率的人,很多都是急性子的人。•不想重做,就要當場確認•提案時,三個重點就好–有效率的文案,提案人會以自己最中意的A案為主,再想出兩個略差的;也不會請客戶來做選擇,而是自己先做好決定;更不會用不相上下的點子來自找麻煩。•練習在三十秒內說明重點•為工作品質「加一台」–意思是說「讓品質更上層樓」–專業人士隨時在思考「怎樣做才能做得更好?」22/26•知道何時可以忙裡偷閒–無法確實瞭解「工作的緩急及優先順序」,絕對無法忙裡偷閒。•準備三套備案–我們可以根據以下三種結果,事先想好面臨失敗、錯誤時的解決對策:希望變成這樣、大概會變成這樣、或許會變成這樣;總而言之,每件事都要去想像樂觀、現實、悲觀的三種結果。•一點突破、全面展開–有效率的人往往有驚人的「專注力」,能在必要時發揮力量。23/26•了解、掌握自己工作效率最好的「核心時間」–善用核心時間,一天的價值將不只是二十四小時而已。•要敢在工作途中停手–途中強制停止,可使殘像停留在腦中,所以記憶會很快甦醒,也可以提高專注力。•利用莫札特的音樂來提高效率–莫札特的音樂能夠誘導腦波從β波轉變為α波,進而提昇工作效率。•切割工作,善用「記憶效應」–專注力可能因為一連串的緊張而無法持續,此時經過休息將可提升工作效率。24/26終章最後關頭就靠它!快速完成工作的終極技術-「認真的做!死命地做!」25/26ThanksForYourReading~多一點分享,少一點爭執知識的累積,從不斷的分享開始讓台灣成為學習型社會!~歡迎轉寄給有需要的人~
本文标题:效率达人-超效能工作管理60招
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