记账软件-GnuCash-教学与使用

记账软件GnuCash教学与使用（原文地址：）一、前几天撰写的AceMoney教学文章中有提到，因为免费版AceMoneyLite祇能开一个账户，所以对于金钱的流向比较没办法清楚的记录。如果你想要看到更清楚的现金流动记录，那么GnuCash会更适合你。GnuCash属于自由软件，任何人都可以自由使用。除了你自己用，你还可以任意复制给家人、朋友使用，完全没有违法的顾虑。『既然GnuCash这么好用，你上次为什么介绍AceMoneyLite，直接介绍功能完整的GnuCasn不就好了？』嗯，因为GnuCash的功能强大，使得整体外观显得些许复杂，得花点时间理解它才能顺利使用，所以一开始祇介绍比较简单上手的AceMoney，之后才介绍复杂的GnuCash。GnuCash不祇可以做为个人计帐之用，它的功能还足敷中小企业的会计需求。所以花点时间理解它，日后自己要创业开公司时都可以用的上。好消息是要理解GnuCash并不困难，虽然它可以做为中小企业的会计系统使用，但你不需要碰触艰深的会计公式，祇要理解净值与借贷观念就可以顺利运用它了！如果你对艰深的会计公式有兴趣，请洽各大会计事务所，或是找安昙教授恶补一下也是可以的！XD净值（Equity）净值指的是你这个人（或是企业）有多少价值？值多少钱？你这个人值多少钱牵涉到你手头上有多少能转卖为现金的东西？比方说你手上有一栋房子，很好，它可以卖钱；你还有全新法拉利跑车一辆，好的，它也可以卖钱。你手上可以转卖为现金的东西越多，你这个人就会越值钱。这些你拥有的可以转卖为现金的物品我们称之为资产（Asset）。不过，你的价值不祇与资产有关，它还与你欠了多少钱有关。比方说你欠了隔壁小明一千元，所以在计算你的价值时，必须把房子、车子卖掉后得到的现金，拿出一千元还给小明，剩下的钱才能代表你的价值。你欠的钱越多，你的个人价值就越低。那有哪些属于欠钱的项目呢？比方说信用卡的刷卡费用就是。刷卡的意思是你向银行借一笔钱买东西，这一笔钱过一阵子要连本带利的还给银行，所以它是欠钱的项目。还有房贷、车贷、抵押借款、跟家人朋友借钱……，这些钱是你先向他人借来用以购买某个产品（或服务）之用，必须在日后偿还这些借入的金钱。这类先借来购买产品，日后必须偿还的钱，我们称之为负债（Liability）。从上面的说明我们可以了解，你的资产扣除掉负债就是你的净值。净值（Equity）=资产（Asset）-负债（Liability）图、净值与资产负债的关系收入与支出前面提到，资产卖掉后扣除负债，剩下的钱就是净值。这时候，如果你工作的薪水入账，你手上的现金就会增加，让你的净值变高。这些进入我们账户，可以让净值增加的钱，不论是薪水、奖金、发票中奖，都称为收入（Income）。反过来说，如果你将手上的现金拿去买东西，这样会让你手中剩余的钱变少，你的净值也随之变少。这些拿去买东西的钱称之为支出（Expenses）。所以净值不但会受到资产与负债的影响，它还会受收入与支出影响。加上收入与支出的影响后，净值的公式可写为：净值=（资产-负债）+（收入-支出）图、净值为资产、负债、收入、支出的总和GnuCash整个系统的目的就是记录净值的变化，所以在GnuCash中有五个子系统（会计用语称这些子系统为：科目），分别记录净值，以及与净值变化相关的资产、负债、收入与支出。虽然五个科目听起来有点可怕，但看了上述的说明后应该可以了解这一点都不困难，反而因为五个科目各司其职，因此对于你的净值变化状况可以很清楚的掌握，这比AceMoney清楚明白多了。重点整理资产（Asset）个人（或企业）所拥有，并可以转卖为现金的物品称之为资产。例子：厂房、房子、车子、股票、古董字画……负债（Liability）向他人借来用以购买某项产品（或服务），而必须在日后偿还的金钱称之为负债。例子：房屋贷款、汽车贷款、信用卡账单。收入（Income）因为工作或是中奖而进入我们账户，可以让净值增加的钱，称为收入。例子：薪水、零用钱、奖金、发票中奖、彩券中奖。支出（Expenses）因为购买物品或服务而付出的金钱称之为支出。例子：午餐费、上网费、转账费、加油费、瓦斯费。净值（Equity）个人（或是企业）的价值。计算方式是将拥有的资产折算为现金并还清负债后，剩余的现金即为净值。若资产不足以支付负债，则净值为负数。公式为：净值=（资产-负债）+（收入-支出）二、在前一篇GnuCash使用教学（一）中提到GnuCash会追踪五个科目的金钱变化。那么GnuCash是怎么追踪变化的呢？其实很简单，因为钱不会无中生有，它祇是从一个地方流动至另一处而已，所以祇要记录它从哪里来，到哪里去，就可以将其中的变动清楚记录下来。金钱的流动：转账在生活中我们会有收入、支出，你可能从老板那边获得薪水、可能从爸妈那边获得零用钱，这些都是收入；你可能会去小七买包乖乖、可能去麦当当买包薯条，这些都是支出。但不论是收入或是支出，你都可以想象它是一种转账（金钱的转移）。以领薪水来说，我们领到的薪水并不是从天上掉下来的，那一笔钱是从老板的账户转移到我们的账户之内。薪资转移之后，对老板而言，他的净值变少；对我们而言则刚好相反，因为有薪资进入我们的账户，所以净值提升了。图、薪资转账借贷平衡你看到上图中金钱的流动的方式是否有似曾相识的感觉？是不是有点类似我们跟银行借钱时的状况？当我们向银行『借（Debit）』钱时，银行将钱『贷（Credit）』给我们，其资金的流动就是从银行的账户流向我们的账户，与上图流向完全一致。因此在上图的例子中，我们把这笔金额的转移记为：我们从老板那边『借（Debit）』入一笔金额，而老板将他的钱『贷（Credit）』给我们。图、借贷平衡会计上虽然使用借（Debit）、贷（Credit）这两个词汇来记录金钱的流向，但是在会计中的借、贷意义与我们平常所使用的『借贷』是不相同的。这种『字词的意义与平常使用的意义不同』的状况在各种专业领域很常见，比方说我在介绍灵格斯电子字典时就提到一个例子：dress。Dress平常是当名词时是衣服，当动词有穿衣的意思。但是在我所学的畜产专业领域中，你看到dress这个字要把它解释为『屠宰』才说得通。现在我们遇到借（Debit）&贷（Credit）两个字汇，它们的意思也与我们平时所用的意义有所不同。在会计领域里，借的意思比较接近to，而贷的意思接近from。所以上图老板贷了一笔钱给我们的例子，可以说是有一笔钱从（from）老板那边进入（to）我们的账户中。图、金钱from老板账户to我的账户因为钱不会凭空出现，也不会无故消失，薪资从老板的账户转入我们的账户时，理论上老板有多少钱转出，就应该有多少钱转入我们的账户。因此我们『借』的金额应与老板『贷』的金额相同，这就是会计的借贷平衡原则。虽然在实际的情况中可能会被银行扣除一些手续费，以致我们账户中增加的薪资比老板转出的金额来得少，但是我们暂且认为这两边的增加数是相同的吧！:）复式簿记前例中钱从老板的账户流向我们的账户，这在记账时如何去登记呢？如果要详实记录的话，马上会遇到一个困难：我们不知道老板的账户中有多少钱，所以没办法去计算老板转出这一笔金额后账户还有多少余额（balance）。既然没办法知道老板账户的详细金额，那么我们虚拟一个账户，比方说叫做『薪资账户』，我祇要记录这个『薪资帐户』贷了多少钱给我就好。反正我本来就不在乎老板还有多少余额，我祇在乎自己的账户有多少余额咩！所以老板的帐户是不是有其他的交易并不是我所在意的重点，我祇关心他贷钱入我账户的这一部份。图、以虚拟的薪资账户记账设定一个虚拟的薪资账户后我们就可以记账了。假设薪资22000元好了，记账的方式就是：从薪资账户贷出22000元，并有22000元借入我的账户。这样同时记录贷出与借入双方金额变化的方式称为复式簿记（double-entrybookkeeping，GnuCash的说明书称为doubleentryaccounting）。复式簿记的优点是可以在记录时确认是否借贷平衡（尤其在信息时代，如果输入借贷双方的金额出错，计算机会马上显示出金额不一致的讯息），并且可以很清楚看到金额是从哪个账户流向别处。到这边，我们已经了解五大科目与借贷的意义，已经可以开始使用GnuCash了。下一次的教学就真正的使用GnuCash来记录我们的花费。:）三、虽然GnuCash这套软件功能有些复杂，但藉由前两篇文章了解了净值以及借贷的观念后，我们就可以开始使用GnuCash了。实际使用后会发现GnuCash各个科目对金钱流向交待的清清楚楚，所以使用起来比AceMoney更加方便，之前花一点点时间了解会计净值&借贷观念是有代价的。:）那么我们就开始吧！要使用GnuCash当然得先安装它，所以底下教你如何安装GnuCash。如果你对于安装程序已经很习惯了，可以跳过程序安装的这一部份，直接观看如何建立新账号。GnuCash软件信息网站：GnuCash软件类别：记账、中小企业会计系统下载：Portableapps网站提供的可携版下载：GnuCash账本翻译档因为GnuCash的档案很大，所以我并未将其收录在PStart之中，请各位自行下载使用。我建议下载Portableapps网站提供的可携版，下载后可以解压缩至随身碟带着走，比较方便。底下就以可携版的进行示范。安装GnuCash首先，将下载的档案点两下，开始进行解压缩，在看到的第一个画面中选择使用中文进行后续操作。图、选择使用中文之后的操作就都是以中文继续了，这对于有英文恐惧的人应该是很贴心的！:）按下一步继续吧！图、开始进行安装接下来会询问是否要安装其他语言文件。因为我们希望不止是在安装GnuCash时有中文，之后的正式使用时也希望有中文可以使用，所以就勾选安装包含中文在内的其他语言文件，按下一步。图、选择安装所有语言文件之后选择要将GnuCash安装至何处。如果希望放在随身碟带着走，就选择安装到随身碟吧。图、选择目标文件夹接着就看到安装的画面了，等一下吧！图、GnuCash正在安装中等个大约一分钟就安装完毕，按下『完成』结束安装。图、安装完成恭禧，已经安装完成，现在可以开始使用GnuCash了。建立新账号第一次使用GnuCash时，因为都还没有任何帐户数据，所以要先建立一组账号。耶？为什么是一组账号呢？还记得我们说GnuCash它会记录五个会计科目的金钱流向吗？要分别记录每个科目的流向就要对每个科目都建立至少一个账户，所以我们建立的并不是单一个账号，而是一组账号。图、建立新账号GnuCash会提醒你接下来的动作是要建立账户，按下一页继续吧！图、GnuCash的提醒画面针对这一组账号你想用的是什么货币呢？如果没有特殊需求的话，就选新台币吧。图、选择新台币做为计价货币接下来选择这组账号的使用目的，你可以针对就学贷款等不同目的设立账号。不过我们现在选择使用一般用途就好，反正日后都还能够新增。图、选择账户的用途接着设定这组账号的起始结余。比方说你现在拥有1000元现金，那么就可以在CashinWallet这个项目设定有1000元现金。不过，这个日后我们再来设定就好，先按下一页继续吧。图、设定起始结余到此，我们已经完成新账号的选项设定了，按下套用，就会利用这些选项设定来建立一组新账号。图、账号设定完成GnuCash账户画面账号设定完成后，我们就正式进入GnuCash的使用画面了。在这边我们可以看到五个会计科目，以及其结余。因为我们刚刚并未设定起始结余，因此五个科目的现在都是0元。图、五个会计科目一览我们单击Assets（资产）前面的+号，可以看到在资产类别下的所有账户。在资产类别下有一个CurrentAssets（现在资产）类别，其下有CashinWallet（皮夹中的现金）、CheckingAccount（支票账户）、SavingAccount（储蓄账户）三个户头。你可以将每个科目的+号都点开来看看，里面已经预设有许多不同的账户，方便我们记账。图、Assets