开票系统红字发票升级操作手册

开票系统红字发票升级操作手册航天信息股份有限公司编写国家税务总局审核前言为加强增值税专用发票管理，国家税务总局下发了《关于修订增值税专用发票使用规定的通知》(国税发[2006]156号)和《关于修订增值税专用发票使用规定的补充通知》(国税发[2007]18号)，进一步加强了纳税人开具红字增值税专用发票的管理。根据《增值税专用发票使用规定》，企业需要开具红字增值税专用发票时，应先向税务机关提交《开具红字增值税专用发票申请单》（以下简称申请单），税务机关审核并开具《开具红字增值税专用发票通知单》（以下简称通知单）后，企业方可开具红字专用发票。航天信息依据国税总局业务需求，在防伪税控税务端系统和开票子系统原有功能基础上进行了修改完善，实现了申请单、通知单的信息化管理，修改后的一机多票开票子系统为V6.13。为了使广大用户更快更好地了解有关业务流程，同时掌握该系统的使用，我们特针对一机多票开票子系统升级到V6.13后的新增改进功能编写本手册。本手册包括四章内容，第一章详细介绍了升级内容和开具红字专用发票的处理流程，第二章介绍了升级操作方法，第三章详细介绍了新增改进的主要功能，第四章介绍常见问题解答。本手册在编写中难免有疏漏，错误之处，恳请读者指正。航天信息股份有限公司二○○八年八月目录第一章概述...........................................11.1升级内容........................................11.2开具红字专用发票的处理流程.......................21.2.1购买方申请开具.................................21.2.2销售方申请开具.................................3第二章软件升级方法....................................5第三章新增改进功能...................................113.1红字专用发票填开方式............................113.1.1直接开具方式..................................113.1.2导入填开方式..................................163.2红字发票申请单..................................193.2.1申请单填开....................................193.2.2申请单修改查询................................243.2.3申请单导出....................................25第四章常见问题解答...................................29第一章概述1第一章概述1.1升级内容为了进一步加强对纳税人开具红字增值税专用发票的管理，航天信息股份有限公司根据国家税务总局要求，在防伪税控系统中增加了对开具红字增值税专用发票申请单和通知单的信息化管理。针对红字增值税专用发票的管理，原防伪税控税务端系统需要通过升级增加红字发票通知单管理系统。同时，将原防伪税控一机多票开票子系统上层软件升级为V6.13，升级后的开票子系统实现新增功能如下：1、开具红字专用发票时，必须输入通知单编号。2、提供了申请单管理功能，包括填开、修改查询和导出，打印出的申请单如图1-1所示。图1-1开具红字增值税专用发票申请单第一章概述21.2开具红字专用发票的处理流程企业需要开具红字专用发票时，应先向税务机关提交申请单，税务机关审核并开具通知单后，企业方可开具红字专用发票。根据实际业务需要,可以分为购买方申请开具和销售方申请开具两种情况，其处理流程不同，具体如下。1.2.1购买方申请开具1、开具情况当出现以下情况时，应由购买方申请开具红字专用发票：（1）购买方获得的专用发票认证相符且已进行了抵扣，之后因发生销货退回或销售折让需要做进项税额转出；（2）购买方获得专用发票后因以下问题无法抵扣时：①专用发票抵扣联、发票联均无法认证；②专用发票认证结果为纳税人识别号认证不符；③专用发票认证结果为专用发票代码、号码认证不符；④所购货物不属于增值税扣税项目范围。2、开具流程购买方申请开具红字专用发票的具体流程如图1-2所示。图1-2购买方申请开具流程购买方提交申请单购买方税务机关审核后开具通知单购买方将通知单交予销售方销售方开具红字专用发票0、98第一章概述3（1）购买方提交申请单若购买方需要申请开具红字专用发票，购买方应向主管税务机关提交申请单。（2）购买方税务机关开具通知单购买方税务机关根据纳税人提交的申请单，审核后通过红字票通知单管理系统开具通知单。（3）购买方将通知单交予销售方购方税务机关开具通知单后，将纸质通知单交给购买方，购买方即可以适当方式将纸质通知单传递给销售方。（4）销售方开具红字专用发票销售方接收到由购买方传递的纸质通知单，根据通知单的内容在开票子系统中开具红字专用发票。1.2.2销售方申请开具1、开具情况当出现以下情况时，应由销售方申请开具红字专用发票：（1）因开票有误购买方拒收；（2）因开票有误等原因尚未交付。2、开具流程销售方申请开具红字专用发票的具体流程如图1-3所示。图1-3销售方申请开具流程销售方提交申请单销售方税务机关审核后开具通知单销售方开具红字发票0、98第一章概述4（1）销售方提交申请单若销售方需要申请开具红字专用发票，销售方应向主管税务机关提交申请单。（2）销售方税务机关开具通知单销售方税务机关根据纳税人提交的申请单，审核后通过红字票通知单管理系统开具通知单。（3）销售方开具红字专用发票销售方凭取得的通知单内容在开票子系统中开具红字专用发票。第二章软件升级方法5第二章软件升级方法在执行升级操作前，必须先关闭正在运行的开票系统，并将从当地防伪税控服务单位领取到的安装光盘放入光驱中，然后按下面的操作步骤执行。操作步骤：【第一步】安装程序会自动启动安装向导，如图2-1所示。图2-1启动安装向导说明：如果系统没有自动执行安装向导，可直接双击光盘中的kp-setup文件运行升级程序。【第二步】系统弹出欢迎使用航天信息产品的界面，如图2-2所示，请仔细阅读界面中的文字后点击“是”按钮。第二章软件升级方法6图2-2欢迎使用航天信息产品窗口【第三步】点击“是”按钮后，系统自动开始进行数据备份，将原系统所有数据备份到默认的安装路径下，如图2-3所示，此过程需要一定时间（系统中开票数据越多，则所需时间越长），请耐心等待，切勿在备份过程中点击“取消”按钮。图2-3数据备份窗口【第四步】备份完成后，系统自动开始进行升级，此过程中请勿点击“取消”按钮，如图2-4所示。第二章软件升级方法7图2-4系统文件升级【第五步】文件复制结束后，系统会提示安装完成，如图2-5所示，点击“完成”按钮即可。图2-5安装完成后的提示信息【第六步】升级安装完成后，双击桌面上的“防伪开票”快捷图标，如图2-6所示，或单击“开始/程序/防伪开票/防伪开票子系统6.0”菜单即可启动升级后的防伪税控一机多票开票子系统。第二章软件升级方法8图2-6桌面上的“防伪开票”快捷图标【第七步】启动后，系统显示一机多票开票子系统登陆界面，如图2-7所示。此时，请检查登陆界面左上角出现的软件版本号，如果为6.13.20.05，则表示升级成功。图2-7一机多票开票子系统界面说明：1、升级前必须先退出原开票系统，如果在不退出的情况下直接进行升级，系统会自动提示开票软件正在运行，如图2-8所示，无法继续进行升级。第二章软件升级方法9图2-8关闭开票系统提示窗口2、此版软件仅适用于对已安装一机多票开票子系统的企业升级使用，若系统从未安装过任何开票软件，使用该软件升级时，在弹出的欢迎使用航天信息产品界面中点击“是”按钮，系统会提示没有检测到以前安装的版本，如图2-9所示，无法继续安装；若系统安装的是非一机多票开票软件，则会提示系统不支持此版本的升级安装，如图2-10所示，无法继续安装。出现上述情况请您与当地防伪税控服务单位联系。图2-9错误提示窗口第二章软件升级方法10图2-10错误提示窗口3、若在备份过程中出现死机等异常情况，可重新启动计算机后再次执行升级程序。4、在数据备份过程中，请勿点击“取消”按钮，如果误操作点击“取消”按钮，系统会提示：“在升级安装前必须备份数据。选择“是”重新备份，选择“否”安装程序关闭”，此时选择“是”重新备份数据继续安装即可。5、系统自动将升级前数据备份到原开票软件安装路径下，并根据备份时间生成备份文件夹的名称，例如原开票系统安装在C:\ProgramFiles\航天信息\防伪开票，备份时间为：2008年7月31日10点29分28秒，则备份后数据保存在“C:\ProgramFiles\航天信息\防伪开票20080731102928”文件夹下。第三章新增改进功能11第三章新增改进功能本章将就一机多票开票子系统V6.13中，针对红字专用发票管理的新增改进功能进行详细介绍。3.1红字专用发票填开方式在发票填开界面中，点击“负数”按钮时，新增两个选择菜单，一项为“直接开具”，另一项为“导入红字发票通知单”，界面如图3-1所示。企业可通过上述这两种方式填开红字专用发票。图3-1负数发票开具方式3.1.1直接开具方式操作步骤：【第一步】在发票填开界面，选择“负数”按钮下的“直接开具”菜单项，系统会弹出通知单编号输入窗口，如图3-2所示。第三章新增改进功能12图3-2通知单编号输入窗口说明：1、通知单编号是在税务端红字发票通知单管理系统开具通知单时自动生成，共16位，其编码规则为：第1-6位是主管税务机关代码，第7-10位是年份月份，第11-15位是通知单顺序号，第16位是校验位。2、通知单编号必须输入，否则无法开具红字专用发票，且需要输入两遍，输入后以密文显示。若两遍通知单编号输入不一致或输入的通知单编号不符合编码规则，系统会自动提示“录入错误，请核对通知单编号后准确录入”，此时需重新正确输入。3、如果企业仍持有不符合上述编号规则的旧通知单，则在开具红字专用发票时需按下述方式输入16位编号，其规则为：编号前十位固定为1234569911，后六位为旧通知单编号的末6位（若旧通知单编号超过6位，则取其后6位；若不足6位则前面填0补齐）。【第二步】在窗口中输入两遍通知单编号，若通知单编号正确且两遍号码相同则激活“下一步”按钮，继续点击“下一步”按钮后，系统会弹出销项正数发票代码号码填写、确认窗口，如图3-3所示。第三章新增改进功能13图3-3销项正数发票代码号码填写、确认窗口【第三步】对于通知单上有对应蓝字专用发票代码、号码的，需填写蓝字专用发票代码、号码，否则，不需要填写蓝字专用发票代码、号码，直接点击“下一步”按钮，系统根据不同情况显示不同的确认窗口。第一种情况：若填写蓝字专用发票代码、号码后，数据库中有对应蓝字发票，则点击“下一步”按钮后显示出本张负数发票对应的正数发票票面信息，如图3-4所示。继续点击“确定”按钮，系统进入负数发票填开界面并自动调出票面信息，如图3-5所示。第三章新增改进功能14图3-4对应的正数发票票面信息图3-5负数发票填开界面第二种情况：若填写蓝字专用发票代码、号码后，数据库中无对应蓝字发票，或根据通知单情况无需填写蓝字专用发票代码、号码时，点击“下一步”按钮后显示如图3-6所示，系统提示“本张发票可以开负数，但在当前发票库没有找到相应信息”。继续点击“确定”第三章新增改进功能15按钮，系统进入负数发票填开界面，此时需要手工填写各项信息。其中，备注栏中自动显示对应的通知单编号。图3-6数据库中无对应蓝字发票时的确认界面【第四步】确认发票填开界面上的所有信息正确后，点击“打印”按钮开具红字专用发票。说明：1、一张通知单只能对应开具一张红字发票，不能重复