局精神文明创建活动实施方案

后勤管理基础教育后勤管理基础教育后勤管理基础教育目录一、规范后勤管理的重要性二、22条设定的整体思路三、22条点检的主要内容四、22项条款的要求及作用后勤管理基础教育一、规范后勤管理的重要性：后勤管理是一项非常重要但常常被忽视的管理活动1、后勤管理是企业管理水平的直接体现2、后勤管理是推行精益生产的基础后勤管理基础教育二、22条设定的整体思路：后勤点检22条主要分为以下六大部分：工作计划人力资源工作流程基础管理持续改善5S管理后勤管理基础教育三、22条点检的主要内容1、部门明确的工作目标①部门内部有长期（年度）计划、短期（月度）计划③计划中每一项工作均有具体的负责人、确认人和计划的开始、完成时间④要求有计划的编制日期、人员和上级领导审批，同时还要有计划确认人签字栏②长期计划和短期计划应对应，短期计划是长期计划的细化和完善，如部门内部的实际工作发生较大变动时，需调整长期计划，以与短期计划和开展的实际工作相符后勤管理基础教育2、工作计划及进度指示①根据每项工作的实际性质设置节点，在月计划中不允许出现长达一个月的工作，中间无任何的节点控制，以实现工作的过程控制，年度计划相同三、22条点检的主要内容②在计划进度确认中出现不同的颜色：红色代表计划取消，黄色代表计划延期，绿色代表计划正常进行计划中出现不同的标注：箭头代表计划进度，星形代表计划的节点后勤管理基础教育④质量确认应填涂质量确认图示，图示标准应统一，依次涂黑分别代表：差（未达成目标），中（基本达成目标），良（完全达成目标），优(超出设定目标）3、工作质量确认①月度计划在每周进行进度评价时，应及时将已经完成的工作进行质量确认②质量的确认应从工作的质量完成情况来评价，同时考虑时间因素以使工作的质量得到充分体现③年度计划在工作完成后的1个月内进行质量确认，月度计划在完成后的3天内进行确认三、22条点检的主要内容后勤管理基础教育4、计划定期总结①每周六确认本周工作进度的完成情况②评价表中针对上周工作中的提前、滞后的项目分析原因、对策和改进措施，其改进措施应具有可实施性和监督性③对于滞后的项目应标注新计划的开始时间和完成时间④对于按期完成的计划，在月末统一进行评价，同时注明改善的方面和措施⑤每月进行年度计划的进度确认，月度计划要求每周进行进度确认，并填写计划定期评价表，并保留记录三、22条点检的主要内容后勤管理基础教育5、人员组织结构①部门内有简单直观的组织结构图，能够看到负责人，科室分类，性别分类，级别分类及各职责人员配置状况②注明日期、总人数，在人员发生变动时，截至到每月底之前完成更新，并要求部门领导签字确认③有部门内部的职责描述，能够体现部门全部的工作职责三、22条点检的主要内容④岗位说明书进行年度维护，确保岗位说明书与组织机构图岗位名称、岗位设置及岗位归属的一致性后勤管理基础教育6、人员工作技能分布①根据部门内的职责描述，将所有工作项目分类，体现为工作技能分布中的项目②评价出现行工作岗位上的人对本职工作的熟练状况③有对新工作的计划学习时间，并纳入部门内部的培训计划中④在没有人员变动的情况下，人员技能分布图每季度更新一次，并保存记录⑤如出现部门内部的人员的变动或离职，应根据最新工作分工填写员工技能分布图三、22条点检的主要内容后勤管理基础教育7、人员面对面评价记录①每半年对直接下级进行面对面评价，找出其素质要求中的最弱项，由直接上级指出改进方向并记录,做为下次面谈的基础②领导的改进方向应具有可监督性和可实施性③每次的基本评价方向应根据实际工作情况进行相应的调整④直接领导在人员进入部门3个月后及时与之进行面谈,并保存记录三、22条点检的主要内容后勤管理基础教育8、内部人员培训记录①部门内部的培训计划，包含新人培养和基本技能培养及素质提升项目，并在部门内部目视，以利于计划的执行②严格按照计划执行培训，记录培训情况，如发生变更需记录变更情况，并注明新的计划完成节点和记录③培训签到表,包含培训日期、讲师、培训内容、培训应到人数、实到人数、培训参加率、异常分析及对策④培训完成后确认培训效果，以试卷或是别的形式进行考核⑤保存相应的成绩单或成绩分析，做为后期工作开展的指导三、22条点检的主要内容后勤管理基础教育9、人员信息管理①建立部门内部人员履历表，方便部门内部人员管理②履历表中包括人员详细的信息以及一些学习工作的经历③人员健康状况描述或保存职工健康手册，体现部门内部的人性化管理三、22条点检的主要内容后勤管理基础教育10、工作流程①根据组织结构图中的工作职责的描述细化部门所有工作内容的工作流程，工作流程能够体现部门内部的所有重点工作②工作流程应能够指导部门内部的具体实际工作③工作流程的每个环节均应有完成工作的时间标准或者是工作完成的日期限制④及时更新工作流程图，使其与实际工作相符三、22条点检的主要内容后勤管理基础教育11、流程改进①要求每一季度进行相应的流程改进工作，具体讨论的内容、时间在计划（月度、年度）中体现，以方便工作按照计划开展，而不会出现记录缺失的现象②在改进完成后，留有相应的讨论记录，重点记录改进前存在的问题和改进后的效果，并及时修订完善相关流程图，使其与实际工作相符，能够有效的指导相应的工作③根据删除、简化、合并、重排、新增原则，进行流程的改进和时间标准的细化④对于没有工作流程的项目或按照流程实施时出现问题的项目，需要填写异常记录，记录应详细注明异常出现时的处理步骤和细节，以做为下次问题发生的经验总结和共享三、22条点检的主要内容后勤管理基础教育12、联络单①针对部门间使用的联络书，需要针对回复人和实施计划进行相关的领导确认13、规章制度①部门内部的规章制度包含部门领导对部门员工的一些特殊的要求②在部门内部明示且容易被遵守三、22条点检的主要内容后勤管理基础教育14、文件的分类及存放①文件附加的回览表注明文件名称，在部门人员看完后及时进行相关签字确认，文件发放3日内应回览完毕②应有部门内部的文件编号规则，可以是公司统一的编号规则，但是应体现关于22条编号规则，部门内部人员应该熟悉部门内部的编号规则并能够熟练使用③部门内部文件分类保存，便于文件的保存和查找。3分钟内无法找到的文件视为没有三、22条点检的主要内容后勤管理基础教育15、部门物品管理①部门内部的物品台账应包含名称、数量和负责人，并应该及时更新，保持与部门内部的物品相符②制作部门物品点检表,内容应包含点检时间、点检项目、点检方法以及点检人、确认人③点检项目、点检方法和点检应达到的具体要求应明确，点检周期至少每月一次，且应有点检人和确认人签字确认④及时记录点检出现的异常和解决对策三、22条点检的主要内容后勤管理基础教育16、工具改善①所需讨论的工具可以是使用的表格、软件或者是使用的一些具体工具或工作方法，讨论之后保存相关记录②每月至少进行一次（可以用创意功夫形式提出）17、问题反省记录表①问题反省记录表中应包含问题原因、对策、发生时间、记录人、确认人姓名②问题反省记录表应在问题发生后2天以内进行记录，确认人应在填写问题记录后5天以内进行确认③针对发生的问题详细分析原因和制定对策④部门内部每月汇总部门内部发生的问题，并组织内部人员深入学习分析，制定相应的对策，并留有相应的会议纪要三、22条点检的主要内容后勤管理基础教育18、月度总结及汇报①月度工作的总结注重对月度工作中发生的不足点进行详细分析总结，制定对策②要求有本月工作的感想以及下月工作开展的计划③要求必须有上级领导评价及签字确认，以指导后期工作19、成本控制①控制本部门内部的成本，要求有部门内部的支出费用预测表，明确部门内部的项目和费用支出②鼓励从细节上节约成本，记录部门内部的一些材料消耗、成本消耗等，并记录部分节约成本的方法和效果③要求形成部门内部的成本控制图表，包括当月计划支出、实际支出，节约成本、降耗目标值等，形成对比图，目视以提高部门内部员工的节约意识三、22条点检的主要内容后勤管理基础教育20、办公区域5S①办公区域桌面整洁，文件框标识格式、大小、标识统一②办公区域内的电线、电话线、电脑线要整齐有序③整个区域内无卫生死角④办公桌椅摆放整齐，人员离开后要将椅子推入桌下三、22条点检的主要内容后勤管理基础教育四、22项条款的要求及作用：21、部内5S点检①点检周期每半月至少一次，每月至少两次②制作部门5S点检表，明确点检时间、点检周期、点检人、确认人、异常记录及处理措施③点检的项目、方法和应该达到的目标应根据各自特点自行规定22、目视管理①按照要求将创意功夫提案在本部门内部目视化②要求将部门内部的长期计划、规章制度、成本控制图表、人员培训、组织结构图、技能分布图、物品点检表、部门5S点检表等目视后勤管理基础教育五、22项条款的识别及负责人（暂定）：类别项目负责人负责内容协助/监督工作计划工作计划的制定杨兴来工作计划制定段红雷工作计划及进度指示杨兴来工作计划进度控制段红雷工作质量确认全体工作质量填涂王玉林计划定期总结全体填写定期总结表段红雷人力资源人员组织结构李晓凤组织结构的编制修改段红雷人员工作技能分布李晓凤编制、修改、完善段红雷人员面对面评价记录杨兴来对直接下级进行面对面评价全体内部人员培训记录刘新制定计划，安排培训等段红雷人员信息管理李晓凤人员信息整理并管理段红雷工作流程工作流程段红雷工作流程制作李晓凤流程改进杨兴来开展流程改进活动段红雷后勤管理基础教育