政府OA办公管理系统解决方案

泰州市交通局电子政务解决方案江苏网联科技有限公司2014年4月1目录一、概述.......................................................................................................1二、OA办公系统.......................................................................................22.1公文管理...................................................................................22.2个性化办公..............................................................................42.3专项管理...................................................................................72.4公共信息.................................................................................102.5系统管理.................................................................................14三、系统特点.............................................................................................181一、概述随着中国政府机构体制改革的更加深入，提高政府办公的效率，提升政府的社会服务形象，建立一个安全、可靠、高效的政府信息化系统的要求已经正式成为全国政府政务信息化工作的中心任务。信息化网络对于政府不仅仅是一种有效的通信手段，更是一座沟通的桥梁。它不仅可以为各个部门间提供一个信息网络交流、资源共享的平台，而且还提高政府部门间协调的能力和工作效率，并可将可公开的信息向社会开放，提高了政府工作的透明度，还促进了政府部门与社会各界特别是与人民群众的沟通，提高了办事效率。从而使政府变得更加精干、有力、高效，这将极大地激发社会的活力，推动地区经济、社会、文化的高速发展....核心政务OA办公系统能提高办公效率，以及对交通局以及下属单位、平级单位之间办公协作简洁和高效性的要求，自然把办公自动化作为需求的一个重点。通过办公自动化，交通局将实现收发文件的拟稿、审批、督办、发文及相关办公业务流程的自动化；同时也将实现各局之间的进出文业务流程的审批、跟踪、督办、签发及相关流程的自动化。2二、OA办公系统2.1公文管理公文一般分为收文（外来公文）和发文（自制公文）两大类，公文管理的功能包括：收文登记/发文起草、收文转发/发文转发、校对公文、公文审核、退回处理、代办公文、公文查询、流程跟踪等。2.1.1公文流转公文的流转基于灵活的流程定义，主要实现的功能包括：1.用户可自定义审批流程2.在公文流转过程中，可以根据办事需要，将公文内容转交，不记录流程；主要功能有：3.流程跟踪功能4.自动催办功能5.支持短消息提醒跟踪6.实现全过程记录，痕迹保留7.可以通过电子邮件方式分发文件8.拥有公文处理人员的代办机制，解决人员暂时不在岗时，公文也能及时处理的问题9.在任意一个流转过程中的任意一个环节，都可以添加意见和修改文稿内容310.公文管理中，可以对收发文登记自动编号、生成办文单或发文处理笺11.支持标准格式的公文打印。2.1.2公文的编辑系统可以封装Office应用软件功能，用户可以在线对公文文档进行编辑和保存，提供的功能有：Office软件的所有编辑功能，如复制、粘帖、对齐等，可插入图片、表格、批注。具有原文修改功能，并保留修改人、修改时间等痕迹。具有红头文件和加盖电子公章功能。公文在流转中提交前均有文件预览功能2.1.3收文管理收文管理包括来文登记、批办、批示、传阅、归档等处理。系统可以对流转过程进行监督。从收文（进行电子扫描）、拟办、核办、业务部门处理及各直属单位处理、领导批示至归档，各流程都要能提供打印功能。收文管理从功能上划分出子模块：收文登记公文处理流程跟踪42.1.4发文管理发文管理包括发文拟稿、核稿、会稿、批示、编号登记等处理。系统可以对流转过程进行监督。发文管理从功能上划分出以下子模块：发文拟稿公文处理流程跟踪2.1.5督办管理催办管理系统是对紧急突发事件或要求迅速解决的事件做出快速反应，以解决应急事务的全过程处理和控制，确保在限定的时间内完成任务。系统具有自动催办功能，对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以进行发送催办通知、邮件等功能实现。对每一个催办事件都有相应的记录以备日后查询。2.1.6立卷归档无论是收文或者发文，文件办理完毕后都需要进行归档，通过与系统文档管理的连接，对于已完成流转办理的公文，可以进行相应的归档。归档后的公文在档案管理中能进行查询立卷等操作。文档或者档案管理人员查询出流转结束的文档，选择已经著录的案卷进行归档。2.2个性化办公5个性化办公为用户提供有效管理个人相关事务的功能。个性化办公包括电子邮件、个人通讯录、个人日程安排、待办事宜、外出登记、文件到达提醒、短信息提醒、在线联络等功能模块。个性化办公的各个功能，可以灵活配置，给使用者提供最大的方便。2.2.1电子邮件邮件系统可用于单位内部外部，每个用户可以拥有一个电子信箱，可以接收、发送、回复电子邮件及超文本邮件；用户拥有树状的邮箱目录；可结合通讯录来选择邮件地址，实现单发或者群发邮件。2.2.2个人通讯录每个用户可以管理自己的通讯录的信息，系统中还可保留公用通讯录的信息。用户可以通过多种查找方式，查找个人通讯录和公共通讯录的内容。2.2.3个人日程安排每个用户可以对自己的日程进行管理，实现对个人日程的安排、提示备忘等功能。用户可以通过日历的视图，方便的设置日程内容，设置日程类型。对于需要提醒的日程，系统通过提醒功能通知用户。系统还提供日程查询的功能，可以通过组合条件查询已设置的日程。62.2.4待办事宜待办事宜是整个办公自动化系统的重要组成部分，实现收文系统、发文系统、业务受理等信息的传递，通过统一的窗口，给使用者展示所有需处理工作的列表，便于使用者掌握自己所有的工作。2.2.5外出登记用户离开办公区域时，可以进行外出登记，记录离开时间、事由、预计返回时间、联系方式等，可以供其它用户了解其动向。同时，提供返回登记，也即取消外出的登记。2.2.6提醒功能系统提供了多种方式的提醒功能，如果滚动方式的提醒区、弹出窗口式的提醒等。系统可以进行日常按时提示、备忘提示等功能。用户可以自行设置提醒能容，也可以从日程安排中设置。系统还可以根据设置自动进行文件到达的提醒、短消息提醒等。2.2.7在线联络系统提供了在线联络的工具，用户之间可以通过在线联络的工具进行工作交流。通过在线联络工具，用户可以给其他用户发送在线消息，也可以实时接收其他用户发来的消息，即使接收方不在线的情况下，消息也7可以被发送，当接收方一登录OA系统，就可以收到发来的消息。利用在线联络，方便了不在同一地点办公的人员之间的联系。2.3专项管理主要包括日常办公中，各种行政事务或特殊业务的管理，包括信访管理、会议管理、领导日程安排、车辆管理、人事信息、物品管理、接待管理、外出情况查询等。2.3.1会议管理会议管理包括从会议计划的制定、会议通知发送到会议召开后的会议记录整理的全过程，主要包括会议议题、会议安排、会议通知、会议纪要等功能。本系统以工作流方式把会议管理从会议计划、会议审批、会议通知、会议纪要所有步骤纳入了网络信息化管理。会议召集人在会议计划审批通过并确认会议地点、日期、与会人员及相关事项后，可将此会议通知发送给所有与会人员，系统将在每一位被邀请者的日程安排中自动添加一条开会的记录。届时，系统将会自动提醒每一位与会者参加会议。会议室管理维护会议室的基本信息，包括会议是地点、大小等。用户在会议安排的时候，可以查看会议室的使用情况。会议安排8从会议计划、会议审批到会议通知，均以流程控制，系统自动将审批工作发送给相关人员，协同完成会议的安排。会议计划会议审批会议通知会议统计会议查询会议纪要相关人员可整理每次会议，对于各类会议精神、决议的登记，相关文件的上传管理。可以使单位会议管理井井有条，便于日后对于会议决议执行情况的跟踪管理。会议查询根据会议的基本信息查询会议计划、安排、历史记录，查看会议的纪要等，便于对会议执行情况的跟踪管理。2.3.2领导日程安排相关人员协助安排领导或特定人员的日程。领导日程安排的功能和个人日程安排类似，只是安排的对象不同。领导日程安排实现对领导或特定人员日程的安排、提示备忘等功能。目的在于协调工作安排、进行工作提醒。2.3.3车辆管理9管理车辆基本信息，管理车辆使用的整个过程，从车辆的申请、审批、通知等进行统一管理。车辆管理的流程也是可以通过流程自定义来进行统一设置和规范。主要的功能包括：车辆基本信息管理用车申请用车审批用车情况管理2.3.4人事管理系统可以管理单位员工的人事信息，上传员工的照片，可以通过组合条件查询员工的人事信息。员工的人事基本信息，包括部门、姓名、性别、民族、出生日期、政治面貌、职称、职务、学历、毕业院校、工作经历、备注等，上传照片的路径。用户可以通过部门、姓名、政治面貌、学历等查询条件，查询员工的人事信息。有些人事信息是保密的，只有人事部门能看，即人事信息只有人事部及相关领导有才有查看权限。2.3.5物品管理系统可以管理固定资产、办公用品、图书资料的信息，系统记录各种物品的名称、类别、编号、所属部门、购买时间、备注等。10系统同时对物品的使用情况进行登记，包括领用人、领用时间、责任人、归还时间等。系统可以通过组合条件查询出物品当前的使用情况和历史使用情况。2.3.6接待管理系统提供对来宾接待情况进行相应的登记管理，可以登记来宾的情况、事由、接待时间等，并可以通过组合条件查询来宾接待情况的历史信息。2.3.7外出情况查询系统根据个性化办公中的外出登记，为各级负责人提供外出情况查询。负责人可以查询自己下属职工的在岗信息，了解职工工作情况，为领导掌握下属工作提供方便。2.4公共信息公共信息是对公共信息的集中管理，并且向用户提供共享信息服务，主要包括电子公告、共享文件、网上论坛、电子刊物、大事记、领导信箱、公用通讯录、规章制度、政策法规、常用信息、常用软件更新等几个部分。2.4.1电子公告11用于发布单位的公共信息如局内新闻、他局动态、领导讲话等。公告栏内可设置多个栏目，供某个部门使用或者全体人员发布公告。授权人员可在相应栏目维护公告。2.4.2共享文件系统可以将一些可共享的文件组织起来，供工作人员方便快捷的查询利用或者下载，免去了资料查找的繁琐过程，提高工作效率和文件的利用率。可共享的文件主要包括：正规文件：历年编医保局发文号的文件；其他文书：历年各部门定制的内部业务操作口径、问答、指南等资料；信息资料：历年计划总结（季、年）、专报、简报、医保研究、会议纪要等资料；大事记：历年局及各直属单位大事记；局内新闻：当前各部门工作动态；他局动态：劳保局、卫生局、药监局、民政局、市总工会等相关单位发送我局的信息资料摘编；文献检索：购买相关文献检索光盘载入系统，如国家有关法规、政策，医保相关资料等；视频、音频：历年医保工作大会市领导讲话录音、相关宣传电视片、其他视频音频等。122.4.3网上论坛网上论坛提供给员工一个交互沟通的平台。员工可在此讨论工作生活中的各类问题，促进解决问题，加强人员沟通。论坛可设置多个论坛区，论坛区下面可设置多个版面，用户可在各版面提出话题参与讨论；论坛区和版面由论坛管理员管理；每个版面可由管理员