e-HR模式提升酒店人力资源信息化

第21卷第3期宁波大学学报（人文科学版）Vol.21No.32008年5月JOURNALOFNINGBOUNIVERSITY（LIBERALARTSEDITION）May2008——————————————收稿日期：2007-10-15作者简介：张建庆（1970-），男，浙江余姚人，宁波城市职业技术学院商务学院讲师。e-HR模式提升酒店人力资源信息化张建庆（宁波城市职业技术学院商务学院，浙江宁波315100）摘要：随着信息技术和网络技术的迅速发展和广泛应用，员工自助服务的e-HR模式越来越受到重视与开发，相对比较低的e-HR阶段，技术和能力的不足是酒店e-HR应用过程中的主要障碍。改进酒店原来的人力资源手段，实施员工网络自助服务功能，是酒店人力资源管理搭建一个标准化、规范化、网络化的工作平台的发展趋势。关键词：人力资源信息化系统；员工网络自助服务；e-HR中图分类号：F272.92文献标识码：A文章编号：1001-5124（2008）03-0090-04一、前言全球竞争加上信息化使世界各国从工业经济走向信息经济，世界各国的酒店业也都在致力于酒店企业的信息化。充分发挥酒店信息化全部潜能的关键是人，酒店作为一个劳动密集型的企业，所要面临的一个重要问题是如何吸引、留住、激励最精明、最能干的人。目前，各酒店正或多或少地开展人力资源信息化建设，但酒店规模庞大、员工众多，使得集团人力资源部门的工作压力很大。人事工作人员要花费很大的精力去了解和掌握其下属单位有关人力资源方面的情况。在如何真正使人力资源信息化建设向企业战略伙伴方向发展的过程中，员工网络自助服务功能的开发受到越来越多的酒店的重视。二、e-HR发展与内涵以往，酒店人力资源信息化系统（HRMS）是面向酒店人力资源部门的业务管理系统，用户对象主要为酒店人力资源部门的管理者。事实上，对人力资源部门而言，酒店管理者与员工就是他们的客户，而如何为这些客户提供增值服务、能否提供增值服务是事关HR部门未来的发展战略问题。比如，如何根据企业战略制定人力资源战略；如何通过合理的招聘技术与测评技术为酒店选择合适的人才；如何通过工作分析技术以及相应的绩效管理体系来提升组织与个人绩效；酒店领导如何能方便地了解企业人力资源的各种状况；部门经理如何参与自己部门的人力资源管理；员工如何从规范的人力资源管理中受益等等问题，都是需要人力资源部门重点思考的问题。随着网络技术的出现，酒店内外部的信息流变得更快捷通畅，信息流对酒店管理体系的影响也变得越来越深远。对于人力资源管理而言，网络技术将使人力资源管理体系随着信息流的延伸或改变而突破封闭的模式，延伸到酒店内外的各个角落，使得酒店各级管理者及普通员工也能参与到人力资源的管理活动中来，并与酒店外部建立起各种联系（如人才的网络招聘等）。因此，在这个层面上，HRMS如果能提供人力资源规划、总经理自助服务、部门经理自助服务、员工自助服务等功能，并能集成招聘技术、人才测评技术、职务分析技术以及绩效管理体系等人力资源管理技术特征比较明显的功能，势必将帮助人力资源管理者更好地为酒店与员工提供增值服务。这就是所谓的网络自助服务（Self-Service）概念。网络自助服务是建立在HRMS基础之上的，是对HRMS功能的扩展。HRMS与员工网络自助服务（EmployeeSelf-Service，缩写ESS）一起，形成了e-HR这一第3期张建庆：e-HR模式提升酒店人力资源信息化91全新的技术应用模式。与传统的HRMS相比，e-HR强调员工的自助信息服务，即企业员工可以通过一定的程序自己更新变化的个人信息，也可以在网上自助申请培训、假期、报销等日常事务。这样不仅减轻了人力资源管理人员用于数据采集、确认和更新的工作量，也保证了数据的质量和数据更新的速度。而且由于互联网不受时间和地理位置的限制，企业的任何员工可以在任何时间和任何地点联入网络进行操作。同时，酒店的各种政策、制度、通知和培训资料也可通过这种渠道来发布，这就有效地改善了公司内部沟通途径，扩展了沟通的渠道。e-HR概念的产生，不仅仅是技术发展的结果，更是人力资源管理理念的一次变革，它的出现，使得人力资源管理从过去只是利用HRMS系统进行数据处理的“数据管理”，延伸到面向事务处理的“流程管理”、面向员工服务的“员工门户”以及面向人力资本开发与经营的“人力资本管理平台”，从而实现了对数据、流程、人力资源（员工）、人力资本的全方位管理。更广义的e-HR概念，是指将人力资源战略、流程与人员相结合，以改善人力资源服务，并且使人才与知识管理最优化的任何形式的信息技术手段。［1］三、酒店应用e-HR模式对人力资源信息建设的影响原有的人力资源管理信息系统为酒店搭建了一个标准化的人力资源管理业务平台，体现了人力资源管理的重要地位。标准化的、科学的人力资源管理信息系统平台，能完成绝大部分的事务性工作。而对普通员工来说，真正关心的也就是每个月的报销、请假、申请等，员工自助服务也就是为人力资源部门收集信息，而并非真正为员工服务。在目前的现实环境下，中国酒店业的HR信息化对员工和管理层将意味着越来越大的意义。随着互联网和浏览器技术的进步，企业各级管理者及普通员工都可以在这个开放平台上参与到HE部门的管理活动中来，自助式地获得所需的信息，并可以在网上进行HR相关业务流程的处理，最终实现酒店的“全面人力资源管理”。［2］员工网络自助服务正对酒店人力资源信息化建设起着重要的变革作用，因此而成为人力资源管理新的发展趋势，它将越来越多地出现在HRMS的整体解决方案中。这些服务功能的应用，不但使酒店远程人力资源管理变得更为简单，而且也让普通员工参与自我管理成为可能，大大提高了人力资源部门的服务质量。酒店应用e-HR模式对人力资源信息建设的影响体现在以下几个方面。1.使人力资源管理者更加关注企业的业务战略。首先，使用e-HR后，以往传统的事务性工作不再只是人力资源部的员工承担，而是由酒店人力资源组织与具有网络技能的员工一起完成。如员工自己登陆系统进行个人信息更正，由各个部门经理在线提交部门员工的考勤记录及休假记录；技术升级和维修，不仅由酒店的技术人员负责，而且由外部服务商提供技术支持；人力资源部门的功能不再只是处理员工地址变更这么简单，而是更多关注公司的整体目标，并从战略角度进行人力资源的规划，以及招募管理、薪酬管理和人力资源的合理配置。使人力资源管理工作者真正从繁琐的行政事务中分离出来，有充足的精力和时间担当总经理的“战略伙伴”。同时，e-HR使人力资源管理部门从提供简单的人力资源信息转变为提供人力资源管理知识和解决方案，可以随时随地向管理层提供决策支持，向人力资源管理专家提供分析工具和建议，并建立支持人力资源部门积累知识和管理经验的体系。这两方面使人力资源管理部门名副其实地进入“管理”的战略伙伴角色。［3］这是e-HR给企业人力资源管理带来的最积极的影响。2.提高酒店员工的满意度及对组织的认同感。对于一般员工而言，一套完善的人力资源管理体系以及对管理体系的执行力度是他们最为关注的。因为大多数人都会倾向于选择一个有序、透明的工作环境。e-HR的建立让员工共享了更多的信息，通过对员工个性化需求的满足，让员工参与到人力资源管理活动中来。在此系统中，员工还能及时了解自身在组织中的地位和应发挥的作用，不断依据组织发展的需求，更好地充实和提高素质，从而将个体的提高与组织的发展有机地结合在一起。因此，赢得员工更多的信任，提升员工对人力资源部门工作的满意度，从而提高员工的组织认同感92宁波大学学报（人文科学版）2008和忠诚度，促进了生产效率的提高，同时也增进了员工对人力资源部门的信任度。3.方便酒店各级员工开展人力资源工作。从员工的角度来看，e-HR全方位的人事管理功能可对员工在酒店的整个生命周期进行管理。员工能够通过ESS获得各类信息，这也意味着ESS给员工提供了很多的使用功能，主要有：（1）给特殊员工提供的特殊服务。酒店决策层可以自动获得较高权限，从而不通过HR部门的帮助，获取酒店人力资源的状态信息和各种人力资源经营指标。而部门经理，则可以通过这个平台进行查看下属员工的人事信息、审批下属员工的各项申请和对下属员工进行绩效考评等工作，还可以向人力资源部申请用人指标，提交各类人力资源计划。（2）个人资料的查询与修改。在员工资料方面，员工能够在线查看和修改自己的基本信息，如修改家庭住址和紧急联系方式等。但有很多资料，如学历、技能、退休金和税务信息等，是只能浏览而不能修改的。如果员工发现其中任何信息不正确，员工需要提交相应文件给主管审批，经确认后转给人力资源部门，再由人力资源部门专职人员更改。（3）通过e-HR中的ESS获得企业内部的人力资源信息，如培训、福利、薪酬和合同等，也可以对网上的调查做出反馈。在较完善的自助服务系统中，员工可以在网上的员工目录、员工手册和员工记录数据库中查找信息。利用互联网，员工可以购买酒店股票，可以对他们退休账户中的投资进行重新安排，还可以观看到管理人员发布的简报或讨论战略的滚动录像，看到做得最好的公司的案例。（4）在线完成各类申请。ESS允许员工查看近期剩余休假和已休假期，同时可以申请各类休假、加班、出公差等。系统中提供这种特殊的休假申请文件，员工只要填写清楚申请的内容、申请开始和结束的时间。一旦申请文件被保存后，一封邮件会自动发送给相应的主管，表明申请已被提交。主管可以查看这些提交的申请，在ESS系统内批准或者否决申请。除此之外，员工还可以通过e-HR模式在任何地点、任何时间提交培训申请，同时，邮件会立刻通过流程转发给主管，表明接受了申请，正在等待审批。如果主管在“最后期限”前没有及时处理这个申请，申请会自动升级，附有相关资料的邮件会发送给更高一级的主管去处理。一旦员工的培训申请被批准，就可以查看个人的培训日程表以及所提供的培训课程，或者在选定课程后查询是否有空缺从而实现培训课程的预定。在线培训，可以节省员工的时间，但是必须承认，传统的课堂培训仍有其许多优势，是必不可少的。［4］大多数的培训项目将会是这两者的综合。总之，e-HR不但令酒店人力资源部门的人员更能干，也使得全体员工都更具能力。员工在整个人力资源管理信息系统以及员工自助服务中可以完全实现自我管理，自我学习。四、酒店e-HR模式建设策略开展人力资源信息化工程从来都不是目的，而是服务于酒店管理的一种手段。酒店e-HR模式的规划与建设，应该受人力资源战略与IT战略的双重驱动（系统的观点、战略的高度），进行“统筹规划”，并根据酒店人力资源管理发展的不同阶段，采取“分步实施”的策略。根据“统筹规划、分步实施”的建设原则，e-HR系统的实施可分三步进行。1.建立酒店人力资源基础数据平台（组织机构、岗位、人事信息）与人力资源门户，同时，实现员工管理（主要包括调配等对员工的异动管理）、考勤管理、薪资计算等需求比较迫切的业务模块。在人力资源基础数据平台基础上，还可利用成熟的商业BI工具实现灵活的信息查询、统计分析与决策支持功能。2.实现其他基础人力资源业务的信息化，建立一个包括绩效管理、全面薪酬管理、招聘管理、培训管理等的核心人力资源业务模块（含各业务模块的自助服务功能），同时实现对党、团、工会的信息管理。3.实现战略人力资源管理信息化，建立以员工职业发展与能力管理为核心线索的人力资本经营体系，并建立人力资源门户扩展功能。具体模块包括：人力资源规划、员工职业生涯管理、能力素质管理、人力资源关键指标监测管理等。应该指出的是，酒店一定要在充分评估自身所处的人力资源管理阶段的基础上，结合系统建设第3期张建庆：e-HR模式提升酒店人力资源信息化93的预算范围，制定合理的阶段性e-HR项目目标，切忌出现贪大求全、一蹴而就的心态。五、结语人力资源管理信息化的过程，也是推动企业系统地建立新的人力资源管理体系（包括人力资源战略、方法、制度、模型、流程乃至具体的表格等）或梳理现有人力资源管理体系的过程（系统而稳定的人力资源管理体系是保证人力资源管理系统顺利实施的前提），它能以较快的速度使过去常常被酒店束之高阁的