标书制作培训

南京大全变压器标书培训资料2012年9月主要内容:一、标书制作流程介绍二、解读招标文件三、标书制作准备四、标书制作讲解五、重点条款一、标书制作流程标书制作员拿到招标文件后第一时间在X3查询该项目是否申报及状态是否是正在报价状态，若状态不对，联系项目经理或销售部支持对项目进行申报及状态变更。若项目有冲突则汇报相关领导协调解决。标书制作前填写“标书制作要求一览表”，并将重要信息标示。制作投标文件过程中与项目经理沟通标书中相关细节问题，需要澄清的第一时间进行澄清。标书制作流程简表二、解读招标文件1.招标文件基本信息认真通读招标文件商务部分，提取有效信息，如：投标文件编制要求、开标时间、投标有效期、投标文件的密封及递交要求、评标标准等重要信息。从招标文件技术部分中找出主要技术参数，供货范围。因进口组部件、非常规配件对投标产品价格影响较大，因此也应格外留意。2.投标文件格式根据招标文件要求制作投标文件。重大项目一般会把投标文件格式及顺序给出，原则上不允许更改。尽量保证投标文件内容完整，前后一致，结构严谨，格式美观！如简单标书文件一般先将主要部分（授权书、报价、公司营业执照等主要资质）放在前面，产品技术资料随后、业绩次之。二、解读招标文件3.资质审查文件在认真研读招标文件全部内容的前提下，应当按客户要求尽可能地提供完整的资质文件，并最大程度的展示我们在同行业中的优势和竞争力。尤其对于工厂（包括集团)简介和业绩，要留意是否有增减和变动。如公司现有资质无法满足招标文件要求及时反馈相关领导以便通过相关渠道处理。二、解读招标文件4.合同条款从商务合同条款中找出交货期、付款方式、质保期等重要信息。对于交货期，如果不能确定，要尽早与部门负责人联系，看能否满足，不满足的应与项目经理沟通，并酌情在投标文件中提出。对于付款方式，如不能满足公司要求，可以不在商务偏离表中体现，但必须在投标文件付款方式、交货时间等条款中明确时间，若付款方式较复杂时，尽可能简洁明确的把付款期限标示。二、解读招标文件二、解读招标文件4.合同条款产品交货时间招标文件无特殊要求必须响应。对于质保期公司原则上为货到现场一年，如招标文件对质保期有超过一年要求时，注意付款方式中的质保金付款，尽可能将质保金的付款在一年内付清，如不能则将质保金改为银行保函形式处理，一般金额不大于合同总价的5%。5.货物需求及技术需求这里，应当明确货物型号，数量，配置要求等供货范围，不能多报、少报配置。技术部分如无法确认需转技术部审核。交货地点和交货方式（车板或基础），和具体的交货时间，注意投标文件的一致性。二、解读招标文件三、标书制作准备填表格填写“标书制作要求一览表”，将标书中重要的要求：招标人，招标编号，项目名称，开标时间，授权书用不用身份证，投标有效期，标书份数，报价要求（重点），投标保证金要求，付款方式，交货地点，交货期，质保期，售后承诺，业绩要求（合同），财务报表，装订密封、盖章、签字、标书要求等等要逐一填写。三、标书制作准备做澄清认真通读招标文件商务部分，提炼出有效信息，如果有前后矛盾，或重要之处说明不够明确的地方，要尽快与项目经理沟通，或直接发澄清到招标公司，切不可想当然，凭主观感觉做判断。标书制作很注重时效性，所以很多问题都要多留心，快解决。倘若自己应具体情况无法解决，一定要跟项目经理反映，以求通过最快的速度和最佳的方式解决问题。三、标书制作准备外询价针对不同的项目，经常对组部件有特殊要求，这时应当尽快仔细核对技术文件里的具体要求，对于可能有的温控、风机、零序CT、负荷开关、真空有载调压开关、中性点电阻柜等已明确要求的组部件，要及时汇总，填写询价单，并附组部件的规格型号、技术规范，一并发给询价厂家，如可能将项目名称隐去或变更其他项目名称。并电话通知相关的具体人员。对于需要设计提供参数才能询价的组部件，如开关，套管等，要及时与业主、招标公司、技术部沟通，尽早获得其参数，以免影响询价，影响工作进度。如询价产品已经集团商务部对外招标，按集团商务部招标价格执行。对外询价不低于两家报价，必须有书面报价。三、标书制作准备投标保证金根据招标文件要求给出投标保证金，形式通常为汇票或电汇。如数额巨大，且招标方对形式没做要求，则尽量选用保函。投标保证金注意事项：a.汇出银行有无要求（是否是开户行）？b.汇款金额是否正常（一般不低于2%）？c.办理时间的掌握（到账不能迟于开标时间及标书要求时间）？三、标书制作准备d.办理完成后及时让项目经理签字确认？以传真或电子邮件形式发送给项目经理。让其确认收到，超过三日默认收到。e.保证金汇入银行信息是否有误？f.保证金形式是否有误（汇票、电汇、支票等）？保证金汇款凭证拿到后第一时间校对相关信息，如有误即刻反馈给财务部进行修改。三、标书制作准备其他需要提供的资料例如员工合同、员工保险、公司纳税证明、行贿记录查询等三、标书制作准备投标文件制作制作标书经常用到的软件，1、Word。2、photoshop。3、Corecdraw软件。4、AUTOCAD建立投标Word文件（保存用2003版本，07版本不建议用，电子版可能招标方打不开）。先建立一个文件夹，名为：开标日期、项目名称、业务经理名字。标准化分类为了任何人任何时间查找方便。四、标书制作讲解标书结构一般标书的结构：(1)商务部分(2)技术部分(3)资质部分（招标文件特殊要求格式除外）四、标书制作讲解商务部分商务部分一般包括授权书，报价表，报价优惠条件，交货期，付款方式，售后服务，商务偏离表，备品备件专用工具清单等，重点在于报价一览表，分项报价表，这是开标唱标的关键，报价表一般要结合项目经理的意见，报价表要写详细、明确、准确（注意：报价表中设备型号、数量要与招标文件一致），项目经理能看得懂，知道怎么填。注意报价表中货币单位前后一致。四、标书制作讲解技术部分包括投标设备鉴定证书、检验报告、设备技术说明、设备参数、主要原材料、配件厂家、制作工艺、技术规格偏离表、制造、安装验收标准，运输方案，安装施工方案，产品质量管理简介等等，如需要图纸，在技术部把图纸出来后，要求出图人员把标书中的投标产品技术描述认真审核一遍，以防错误出现。四、标书制作讲解资质部分根据标书要求附上公司简介，装备水平一览表，营业执照，税务登记证，组织机构代码证，增值税一般纳税人证书，生产许可证，ISO质量、环境管理体系，鉴定证书，型式试验报告，信用证书，银行资信证明，法律诉讼，财务报表，反馈函，业绩，合同等。四、标书制作讲解四、标书制作讲解报价文件编制根据招标文件给出的报价表模板制作投标报价表及分项报价表，如招标文件没有给出又需要我们分项报价的，可根据以往给出的格式制作。注意各合价与分项价之和务必要一致，财务给出的价格不是衡量分项价格的唯一标准。如有分项报价，注意将常用配件的价格在一定程度上降低，以免客户在最终采购时把配件去掉不采购从而影响毛利。报价文件编制在分项报价时注意将卸车费等计入本体价格，中标服务费等要平均计入各分项报价。注意分项报价合计、投标一览表合计及标书中其他部分出现的投标总价必须保持一致，大小写也要重复校对。最重要的是供货范围一定要与招标文件保持一致。四、标书制作讲解四、标书制作讲解法人委托书严格按照招标文件给出的格式制作法定代表人授权书（注意看清招标文件具体要求，例如，招标文件要求附法定代表人及授权代表身份证复印件，则一定要附上，否则可能导致废标）。授权代表、法定代表人、被授权人等必须明确，不准出现签字位置、姓名填错、填反等低级错误。标书签字是否打印也要与项目经理沟通，避免因签字废标。四、标书制作讲解偏离表商务偏离根据实际情况进行填写，如招标文件的商务条款我公司无法接受，经与项目经理沟通后必须要填写商务偏离表。如付款方式加期限等可不再偏离表中体现，但必须要项目经理清晰知道该类事件，以免中标后称是我公司自行更改等情况发生。交货时间，质保期等一般不进行偏离，如质保期超过一年则将质保金调整为5%或银行保函形式。四、标书制作讲解偏离表技术偏离如型号偏离必须在偏离表中体现，同时偏离原因一般为：“按照国标标准型号提供，产品性能完全满足技术部分要求”。其他技术部分如变比，容量等特定参数不准偏离。涉及到譬如阻抗、联接组别号、外壳尺寸等先与项目经理或招标单位沟通后可以偏离时，按公司常规参数填写，如不同意也不要偏离。四、标书制作讲解资质证书准备如标书中要求提供公司原件时要提前两天将原件借出，以免影响投标。若原件的数量评标得分时，要积极准备以免评标受到影响。四、标书制作讲解标书编号：NJDQ制作日期：年月日校对项目招标要求校对结果正确错误一、重要条款1关于无效投标的条款2关于重大偏差的条款二、其他必须校对的项目※1招标单位※2项目名称3授权代表（项目经理）4日期※5投标有效期※6页眉、页脚※7生产许可证※8鉴定证书※9检验报告※10技术规范11业绩及用户证明12交货时间、地点※13付款方式14签字、盖章15其他特殊要求15.1电子文档15.2每页签字15.3法人代表签章注：1、招标要求一栏由标书制作人填写；2、加“※”的项目为重点校对项目；3、此表应附在标书要求一览表后面备查。审核：校对：制作：史绍华四、标书制作讲解标书打印、盖章、密封打印标书时一般打印一份，盖章、复印相应副本数量，如招标文件要求副本不允许复印时，也要打印相应份数盖章、装订。将盖章审批表填写完成后，给标书正（副）本，封面，封条，报价表盖章（注意根据招标文件要求盖章，如骑缝章等）。不准漏盖、错盖。按照招标文件要求或业务经理要求，进行普通胶装或精装。四、标书制作讲解标书打印、盖章、密封如需提供电子版时按要求提供U盘或光盘电子版（office文件采用2003版，其他采用通用形式）。标书密封时要将标书尽可能按招标文件要求方式密封，以检验密封袋的大小、数量是否满足，以免到现场后项目经理无法密封或导致密封袋破损。在邮寄标书时将邮寄时间、快递单号、签字数量、位置等需要通知项目经理，如发现有误及时反馈给标书制作人员及时更改，以免造成更大损失。四、标书制作讲解开标的反馈及澄清提前告知业务经理记录开标情况，如参与厂家，各厂家唱标价格，中标厂家等。在开标的过程中，如招标方对技术或商务有疑问，该项目标书制作员负责联系相关人员进行及时回复答疑。项目开标后，及时电话联系业务经理，记录开标情况，包括参与厂家，投标价格等。如果没有确定投标结果，每隔1个星期再进行一次电话跟踪，直到有投标结果为止。四、标书制作讲解开标的反馈及澄清如果中标，跟踪到项目签订内部合同为止。如果落标，分析落标原因，填写到标书登记表中。五、标书重点条款标书重点条款项目申报、状态录入正确废标条款（原件、签字、证明资料、保证金汇款银行、密封要求等）付款方式的响应程度评标规定、原则、要求标书确认函、澄清函的回复完成后先发电子版给项目经理审核无误后打印其他六、结束最后一句话：标书制作的程序并不复杂最重要要有责任心谢谢大家！