SAP财务系统使用注意事项(培训)

SAP操作过程中你出现过这样的问题吗？--SAP系统操作培训资料SAP项目组SAP财务系统包括了多个功能模块，提供了强大的管理功能。因此，在使用SAP系统过程中，必须严格按照会计核算的要求和系统流程来处理各项业务。特别提示：在SAP财务系统运用过程中，也许你不曾出现过我们列举的以下的错误操作或注意事项，但愿，我们SAP项目组善意的提示，会使你在使用SAP财务系统中更上一层楼！SAP财务系统的特点和优势适应企业管理灵活的财务体系满足多种会计制度要求功能强大的凭证管理集成的工作流控制周期性作业自动提示处理严密的权限和审核功能灵活的报表系统个性化的操作界面培训主要内容一、FI总账方面应该注意的事项（一）财务会计方面（二）固定资产方面二、CO-PA方面注意事项（一）费用管理（二）获利分析（一）财务会计方面1、会计核算科目设置2、银行账户设置变更3、会计凭证录入4、会计凭证冲销处理5、内部往来业务处理6、应收应付业务处理7、期间会计处理8、权限设置、变更管理9、经常注意系统提示一、FI总账操作方面应该注意的事项（二）固定资产方面1、固定资产折旧2、固定资产转移3、长期待摊费用业务处理（1）统一会计科目管理公司采用的是全公司使用同一套会计科目表，各分支公司均无权限增减会计科目。（2）增加会计核算科目要求需要增加会计科目时，必须上报总公司计财部审核批准后增加。系统设置中，分支公司用户均无权限增加会计科目。1、会计核算科目设置（一）财务会计方面特别提示：在增加会计科目的同时，需要进行数据测试，并与程序员沟通联系，保证总账与报表相关数据信息的一致性。各分支公司要严格按照公司关于银行账户管理的要求增加银行账户，新增加的银行账户必须报总公司计财部统一在SAP系统中增设。为保证对接后银行存款数据传送的准确性，银行存款账户信息中必须包括在业务系统中使用的机构代码信息。（一）财务会计方面2、银行账户设置变更特别提示：业务系统与财务系统中的银行账户信息必须保持一致。在录入会计凭证时，必须区分会计科目间的不同性质。例如：（1）现金、银行类科目必须输入现金流量项目（2）收入类必须输入获利分析段（3）营业费用需要输入成本中心等。（一）财务会计方面3、会计凭证录入特别提示：不同类型的会计凭证录入关注点、要求不同。（1）一般会计凭证冲销的路径为财务会计-〉总分类账-〉凭证-〉冲销-〉FB08-单一冲销（2）内部往来会计凭证冲销的路径为财务会计-〉总分类账-〉凭证-〉公司间往来业务-〉FBU8-冲销（一）财务会计方面4、会计凭证冲销处理特别提示：SAP财务系统设计严谨，无反记帐、反审核功能，要求会计凭证录入必须细致。多用冲销处理会降低会计信息质量。注意事项之一：输入内部往来业务时，要特别注意内部往来科目输入的公司代码的正确性。注意事项之二：严禁直接对内部往来-总分往来、内部往来-分支往来、内部往来-总支往来、内部往来-中支往来科目做账务处理。（一）财务会计方面5、内部往来业务处理特别提示：公司代码漏输入，无法在对方公司代码下产生凭证；公司代码输入错误，则无法在需要产生凭证的公司代码下生成凭证，或凭证被生成到了错误的公司代码项下。应收应付业务处理时，必须注意客户或供应商主数据的统驭科目。若发生非统驭科目的账务处理时，需要使用特别总账业务。例如，客户张三的统驭科目为其他应收款-差旅费，采用一般账务处理时，该客户发生的借款全部计入到其统驭科目中，若该客户发生其他应收款-押金的借款，则需要通过特别总账业务来处理。（一）财务会计方面6、应收应付业务处理特别提示：SAP中应收应付业务处理与国内财务系统差异加大，提示在客户与供应商管理中多加关注。（1）账务核对每月月末，各分支公司账务处理完成后，必须确认数据的真实性、准确性。（2）关账经总公司计财部审核相关数据无误后，关闭该分支机构的当期会计期间，同时打开下一会计期间。会计期间关闭后，各分支公司均无权再对已经关闭会计期间的账务。（一）财务会计方面7、期间会计处理特别提示：1、各分支机构必须认真核对相关账务数据2、严格按照华保发[2004]035号规定,进行月末结账处理（一）财务会计方面7、期间会计处理特别提示：认真领会华保发[2004]035号中的规定1、各账套用户2、各账套用户3、各账套用户4、各账套用关键用户5、各账套用关键用户6、SAP项目组7、总公司关键用户1、核对系统数据2、摊销待摊费用3、计提折旧、长摊费用摊销4、内部定单结算5、执行成本费用的分摊循环6、执行获利分析的分摊循环计算7、关闭会计期间实施责任人具体过程（1）权限管理SAP系统对各用户都进行了严格的授权管理，各机构必须严格按照财务人员的工作性质向总公司计财部申请相应的权限，不得盲目申请。特别是分公司的关键用户，其授权的范围较大，用户权限申请、变更必须严谨。（2）密码管理各用户必须管理好自己密码，尤其是关键用户，权限较大，更应慎之。（一）财务会计方面8、权限设置、变更管理特别提示：认真领会华保发[2004]034号中的规定SAP系统不仅为公司完善财务管理构建了一个平台，也将成为公司财务人员沟通的新的平台，总公司计财部会通过SAP系统不定期的发布一些系统提示信息，建议各分支公司财务人员应每天登录一次SAP系统，密切注意系统中信息提示。（一）财务会计方面9、经常注意系统提示特别提示：经常注意SAP系统提示，会使你在不远的将来一定会成为一个SAP的专家型人才！每月必须计提固定资产折旧，若无固定资产但是有长期待摊费用需要摊销时，也必须运行固定资产折旧。固定资产折旧运行需要后台执行，具体操作请参见《用户手册》。固定资产运行折旧出现错误时，必须及时联系总公司SAP项目小组处理。每月必须核对报表，查看固定资产折旧数字是否准确。（二）固定资产方面1、固定资产折旧特别提示：切记：别忘记每月末在SAP财务系统中计提折旧吗？！（1）固定资产在账套内转移固定资产进行账套内转移时，勿需进行帐务处理，可通过修改固定资产卡片中的成本中心处理即可。（2）固定资产在不同账套间转移固定资产在不同账套间的转移时，除按照公司固定资产管理规定审批外，在SAP系统中需要对方公司创建固定资产卡片，转移时选择已存资产进行转移账务处理。（二）固定资产方面2、固定资产转移特别提示：进行固定资产转移处理时，必须认真区分资产转移性质！（1）新增长期待摊费用每一笔新购置的长期待摊费用，必须创建内部订单，并从内部订单结算到长期待摊费用。若长期待摊费用为跨期间的费用如开办费性质的费用，则需要先转入到在建工程项目下，最终从在建工程结算转入到长期待摊费用中。（2）数据核对每月必须核对报表，查看长期待摊费用摊销的金额是否准确。（二）固定资产方面3、长期待摊费用业务处理特别提示：长期待摊费用管理如为逐期累进增加，必须通过“在建工程”科目过渡！（一）费用管理方面1、新增成本中心2、创建费用分摊循环3、执行费用分摊循环4、执行内部订单的结算二、CO-PA方面注意事项（二）获利分析方面1、新增险种维护2、新增机构代码3、获利分摊的循环4、获利分摊循环特别提示：CO-PA属于新增部分，操作难度较大，必须引起足够重视！新增加成本中心时，必须同时检查获利分摊的循环计算，因为，新增成本中心所发生的相关营业费用会影响获利分摊循环执行的数据，因此。必须将新增的成本中心创建到循环中。（一）费用管理方面1、新增成本中心特别提示：考虑到成本中心的设定、计算将会影响公司分险种核算的准确性，公司对成本中管理的设置权限将集中到总公司计财部，实行统一管理。在创建成本中心费用分摊循环时，可以通过一个循环创建多个段，可以将如：租赁费、水电费、邮电费等公共费用在一个循环里进行分摊。创建分摊循环的规则时，必须采用合理的统计指标进行分摊，以免影响数据的准确性。（一）费用管理方面2、创建费用分摊循环特别提示：合理设定统计指标，是创建分摊循环规则的关键所在，公司将在条件成熟的前提下，规范、统一各项统计指标。使用虚拟成本中心的分支机构，在月末关帐前，需运行成本中心费用分摊的循环，将虚拟成本中心的费用分摊到实际应该承担的对象上，月末，虚拟成本中心必须不能存在余额。（一）费用管理方面3、执行费用分摊循环特别提示：虚拟成本中心是保证成本计算准确性的过渡仓，月末必须无余额！对实际记帐的内部订单，在月末关帐前，各分公司关键用户必须先运行内部订单的结算，检查数据无误之后，才能关帐。（一）费用管理方面4、执行内部订单的结算特别提示：月末关账前，关键用户必须检查内部定单是否结算？！业务系统中新增险种时，必须在SAP系统中同步新增该险种，并维护该险种对应的险类。SAP系统与业务系统中的险种代码必须保持一致性。（二）获利分析方面1、新增险种维护特别提示：业务系统与财务系统险种代码的一致性是实施两系统对接的首要前提条件！业务系统中新增核算机构代码时，必须在SAP系统中同步新增该机构代码，并维护该机构代码对应的公司代码。在SAP系统与业务系统对接前，各机构必须认真清理现有SAP账套对应的机构代码。（二）获利分析方面2、新增机构代码特别提示：规范业务系统与财务系统中的机构代码管理是系统对接的必要前提条件！获利分摊循环运行的规则是，同一分公司下辖的各支公司之间获利分摊循环互相锁定，所以，在运行获利分摊循环时，同一分公司下辖的各支公司的获利分摊循环需要依次进行。（二）获利分析方面3、获利分摊的循环特别提示：同一分公司下辖的各支公司的获利分摊循环需要依次进行！总公司、分公司本部的获利分摊循环需要按照统计指标值来进行计算，所以，在运行总公司以及分公司本部的获利分摊循环时，需要先计算统计指标值，之后运行循环。SAP系统设定获利分摊循环产生的数据只能冲销一次，因此，运行获利分摊循环时，应首先确认FI总账系统的数据无误并关账之后再进行。（二）获利分析方面4、获利分摊循环特别提示：计算统计指标值，是总公司、分公司本部运行获利分摊循环的前提！切记：获利分摊循环产生的数据只能冲销一次，务必慎重！SAP财务系统为我们财务核算、管理工作提供了一个强大的可使用的支持工具，为公司完善管理平台奠定了坚实的基础。但是，能够熟练地使用好SAP财务系统，需要进一步学习的地方很多。只要我们共同努力，SAP系统将会为我们的财务工作创造更开阔的空间！结束语SAP项目组非现场支持具体分工为了提高工作效率，保证SAP非现场支持工作有序，SAP项目组按照现有人员划分了不同的服务范围，具体分工如下人员安排服务范围孙瑛长沙、福州、南宁秦明磊广州、南京、成都、杭州、大连彭蓉深圳、北京、上海韩旭负责SAP项目的总体协调管理，希望得到各位的大力支持！SAP项目组