XX酒店计算机管理系统方案DOC41(1)

Page1of401.大大酒酒店店XXXX酒酒店店计计算算机机管管理理系系统统方方案案Page2of402一、有关本方案的说明随着旅游事业的蓬勃发展和宾馆管理业务的不断扩大,宾馆管理人员尤其是星级宾馆的管理人员对宾馆管理的现代化科学化的要求逐渐迫切起来。越来越多的宾馆领导认识到宾馆管理计算机化的重要性和必要性,计算机信息管理系统对宾馆管理来说,已不再是一个时髦的奢侈品,而是一个必不可少的得力助手。浙江大学人工智能研究所在有关部门的支持下,自87年开始就着手宾馆信息管理系统的开发和研制,迄今已有十余年的历史,由于软件开发人员的娴熟技术和一批富有先进管理经验的宾馆管理人员的密切配合,我们开发的软件特别适合宾馆管理的业务。同时由于我们不断吸取国际上先进的宾馆信息管理软件的精华,吸收计算机软硬件的最新发展技术,使得我们的宾馆信息系统不断推陈出新,始终处于先进和领导的地位。为此我们所推出的XX酒店管理系统就是一个功能全面、易扩充、易操作、安全稳定的新一代饭店信息系统。由于采用了极为灵活的模块结构，因此可根据酒店的实际情况自由地选择不同种类的版本，使之能广泛地适合于少至100个客房,多至1000个房间以上各种档次、各种风格的饭店管理。我公司的各种版本，目前已成功地运行在国内910多家宾馆饭店，深受用户的欢迎和赞赏。国内的酒店计算机管理系统最早是在80年代初发展起来的。它们充分吸收了国外管理系统的精华，再结合国内的实际情况，逐步发展成熟，到目前已经形成了几个较成熟的软件系统，同时产生了几家专职从事宾馆业计算机管理系统的公司。特别是到了90年代底，我国开发的酒店管理系统慢慢地进入五星级酒店，如我公司已拥有珠海怡景湾大酒店、四川锦江宾馆、长春名门饭店、成都加州花园酒店、长沙神龙大酒店、南京状元楼豪生大酒店、上海虹桥迎宾馆、中信宁波国际大酒店等五星级用户，四星级用户更是达到了200多家；尤其值得一提的是，西软酒店管理软件进入外方管理的酒店集团有：Zenith(Accor)、HowardJohnson（CENDANT）、CONIFER、HolidayInn、Ramada等。全套软件可以在同一平台──PC服务器或小型计算机上运行,也可以在两个互相独立的服务器或小型计算机上运转,通过网络互联成为一个统一的主备系统，也可增加投资构成磁盘陈列、双机镜像等更可靠的系统平台。Page3of403二、XX系统在酒店管理中的应用要谈酒店管理软件在酒店业务中的应用，得先从酒店的各营业部门的组织结构谈起，一般来说，酒店在总经理下面分设几位副总，分管不同部门，有时也聘请几位总监，（有时酒店业主也会聘请一些管理公司在酒店开业前期是进行管理）几位副总分管不同部门，其中处于一线的经营部门有：前厅部、客房部、财务收银部、餐饮部、娱乐部、商场等，他们直接面对客人，为客人提供各种服务。前厅部主要负责客人住房方面的要求，财务收银组负责客人在各个收银点的帐务处理，客房部为客人打扫房间，提供房内服务，餐饮部提供客人住宿期间的膳食，娱乐部解决客人入住期间的娱乐休闲放松要求，商场满足客人购物要求。这些部门制定有了严格的服务规范，包括待客礼仪，规范化的服务，规范着装，尽量满足客人的一切要求，力争做到零投诉等等。除了一线部门以后，还有许多幕后的保障部门，如：工程部、保安部、财务部、采购部、总办。这些部门为一线部门提供后勤保障，采购部负责酒店内各种物品的采购，工程部保证酒店各种设施的正常运转：空调、锅炉、电梯、照明、电视、电话等等，保安部负责酒店客人的安全，防止治安事件的发生。财务部是整个酒店的大总管，一方面酒店有客人的消费的收入，另一方面也有各种开销，费用的支出，所以要做好内部各收银点的审核工作，保证收入的安全、稳定，另一方面控制成本，减少支出，以争取更大的效益。同时负责制定各种报表以提供总经理决策和日常工作需要。现在的酒店中销售部的作用越来越重要，他负责制作营销计划，以吸引客源，随着酒店越开越多，酒店业竞争日益激烈，坐等客人上门的方法已越来越行不通，在促销阶段销售部要花钱，但促销做得好，回报是很大的，会创造更大的效益。结合以上所讲的酒店业务部门及流程，我们来讲述foxhis系统各模块的功能和它在酒店中的应用。Foxhis在酒店中的应用从整体上分为前台、后台两大块，前台包括预定接待、总台收银、帐务审核、综合收银、客房中心、商务中心、经理查询、电话计费、公关销售、维护系统，上述模块为基本功能模块，另外根据用户需求，还可配置一些附加模块：vod计费、pms（电话等级控制、留言灯等）、internet计费、vip消费系统、公安接口系统。本方案主要讨论前台系统各个模块。预定接待系统一般安装在酒店总台，由总台预定接待人员操作，主要完成功能：散客、团队预定、登记，散客、团队信息查询，散客、团队在住期间信息修改，如：换房、改房价、续住、加床、同房加人、拼房、联房等工作，客史档案查询，并配合前厅管理提供一系列报表：宾客抵住离报表、出租率报表、预留房报表。预定接待模块是整个foxhis系统的基础，数据录入的完整性、准确性将影响到整个系统数据的准确性及连贯性。总台预定接待人员登记完一个散客或团队后，还有一系列工作要做：通知总机开关房间电话，这一步骤也可通过我们的pms（资源管理系统）自动实现；通知房务中心客人入住，这一步骤也可通过我们的“客人入住”提示窗口实现；将客人资料传输至公安局相应部门，这一功能可以通过我们的公安接口自动完成；通知各营业点客人消费记帐的情况；在客人在住期间，访客查询，客人换房、续住、同房加人、改房价、加床、拼房联房、提前退房、客人留言、客史资料查询等等均为常见工作，这些工作在预定接待模块中均有相应功能实现。总台接待是整个酒店数最重要的服务窗口，每天要接待各Page4of404种各样的客人。总台收银总台收银模块是foxhis系统最核心、最关键，也是功能最强的模块，一般安装在酒店总台，由总台收银人员操作，有的酒店接待收银人员为同一批人员，主要完成工作：客帐和应收账的帐务处理，具体业务为定金录入、转账、结账挂帐处理、客人帐单打印、并配合客人帐务管理提供一系列报表：收银员交班报表，催帐报表，客帐，应收账余额表，总台收银模块概念较少，培训时收银员接受较快，一般散客结账操作较简单，但若碰到复杂的帐务处理，则需要根据软件提供的功能灵活运用，举一反三，需要收银员有清醒的头脑，敏捷的反应，又因为是和钱款打交道，且结账时间有明显的阶段性，退房高峰多集中在早上和中午前，所以特别需要敏捷的思维，冷静的头脑，有条不紊的工作步骤，要求比接待员要高，做一个合格的总台收银员不容易，夜审人员，财务收银主管往往从总台收银员中提拔。在这里要先讲一个概念，即“一次性结帐”。“一次性结帐”是衡量一个酒店对客服务水平，酒店档次的一个标准，也是星级酒店评定的一个硬指标，它的含义是客人在酒店各营业点营业场所消费如餐费、购物、电话、娱乐消费等等。当时均可签单，帐转总台，最后在总台收银处一次性结账，这样做方便了客人，提高了客人在酒店消费的舒适度，提高了对客服务的质量，所以总台收银成为客人在酒店消费账目的集中地，是帐务流转的枢纽，重要性不言而喻。目前，因为国内客人的素质还有待提高，以及一些营业场所对外承包等原因，酒店对签单添加了一些限制，如商场、娱乐场所等，但主要消费点只要客帐中余额够，还是可以签单的。可能转到总台收银总帐的项目有：餐费、各娱乐点消费、电话、房内消费（minibar、洗衣、租赁、赔偿等）、vod点播、购物、商务中心消费（打字、复印、传真等）。此外，客人入住其间还有房费，加床费，自动生成在客帐中，酒店若有营业点无电脑，则客人在那里消费账目由总台收银员统一录入。客人入住时，首先要先付定金，最后结帐是根据消费情况多退少补，在住期间者押金不够，还要催帐，以免客人逃帐。客人的帐目处理因散客或团队而有所不同，因退房结帐或不退房结账（提前结帐或部分结帐）又有所不同。客人若为老客户或长期协议单位，则退房时可不现付，而转应收账（AR帐）。财务数据即从总台收银员的每笔操作中产生，所以一个酒店管理系统在一个酒店的应用能否成功，总台收银模块能否用好是关键的。综合收银模块使用面较广，涵盖餐饮、娱乐各个收银点，由各营业点如餐厅、大堂吧、夜总会、卡拉OK、棋牌室等各处的收银员操作，具体完成功能：客人消费帐单的录入、结帐、转账、挂账处理，明细账单的查询，帐单打印，并配合管理需要提供一系列报表：收银员交班报表、销售明细报表等等。客房中心模块安装在客层中心，由客房中心人员操作，主要功能有：房态管理（维修房、脏房、干净房管理），客人房间消费入账（minibar，洗衣、租赁、赔偿等），客房一次性消费品管理，minibar进销存管理，员工工作量统计等，并配合管理需要提供一系列报表：房态表、客帐入帐报表，一次性消费品，minibar，工作量统计报表，住店客人抵住离报表等。商务中心模块安装在酒店商务中心，由商务中心人员操作，主要功能：客人消费账单录入、结帐、转账、挂账处理，并配合管理需要提供一系列报表：交班表、营业额统计表等。电话计费系统是整个系统中的关键的一环，它是自动计费的，不需人工干预，同时又必须是实时Page5of405的，客人打完电话后立刻将话费转入客人帐户，原先没有电话计费系统或电话计费系统不联网时，每次客人退房时总台要向总机房查询客人话费，既慢又容易出错，电话自动计费并入账后就完全没有这个问题了，这是使用酒店管理系统明显而又重要的优点，许多酒店上系统就是冲着这一点，并能保证该模块可以24小时不间断运行。公关销售模块安装在酒店销售部，由销售部人员操作，它主要有2大功能，一、协议单位的录入和修改；二、团队、散客的预定工作。有的酒店销售部主要是以跑业务，签协议为主，电脑操作就由前厅部来完成。现在各个酒店之间竞争越来越激烈，对销售部来说压力就比较大，他们要千方百计为酒店拉客源，同时酒店对销售员的业绩也给予一定程度地回报以激励销售员的工作积极性，所以我们的模块提供销售员业绩统计，协议单位消费额统计对销售部每位员工来说都是比较重要的。同时做好预定、包括团队和散客也是销售部的工作，许多商业性酒店、高星级酒店，特别是国外客人较多的酒店，大部分都是事先作预定的，在营业旺季，往往客房供不应求，这是就要求预定人员及时预订，及时确认，及时取消，预定工作的重要性越是营业旺季越显得重要。帐务审核模块主要完成每日各点营业额的审核，各操作员的操作数据。报表审核、单据审核一般由财务部夜审员操作。该模块主要完成一个审核功能，一个酒店若没有夜间审核员审核这一道关卡，往往各个点收银员容易产生侥幸心理，铤而走险，酒店的财务管理容易出现漏洞，所以该岗位我们建议酒店必须设立，不过，也有一些酒店不重视夜审，不设专人而由总台人员作夜间审核这一步骤，这只不过是走走形式，没有任何意义。审核工作完成后，由夜审员操作，系统自动进行“夜间审核”功能，主要是更新数据，生成报表，夜审一做完系统日期就增加了一天。有的酒店为保证数据准确性，防止漏洞，另外还有日审这个岗位，日审主要审计夜审，这样环环相扣，一线的收银员想要做手脚就基本不可能了。系统维护模块是整个系统用来设置各种代码、权限，做维护工作的地方，主要由电脑房人员操作。vip卡消费系统是我们的一个附加模块。现在各个酒店为了拉客源，争取长期客户，纷纷推出vip（贵宾）卡消费方式，他主要方法就是客人购买酒店出售的vip卡，消费时只需出示vip卡即可结帐无需另外再付款。Vip卡主要分挂帐卡、折扣卡、款待卡这几类。挂帐卡用得最多，即客人结帐时所有消费暂时挂至vip卡相应的帐户上；折扣卡不能挂账，但凭卡消费可打折；款待卡即客人在酒店消费均免费，做款待处理，一般设有限额。现在许多酒店业推出了消费积分方法，消费可按一定比例转换成积分，客人累计到一定积分可享受相应的优惠措施，如赠送房间、消费打折等。Vip卡根据存储介质来分，可分为：ic卡、射频卡、磁卡等。制作vip卡时需有外部vip卡读写器，各个可收取vip卡的收银点均须配置相应的vip卡阅读器。此外，为了方便酒店管理，