【企业管理】archives-001

文书归档工作程序工作程序工作内容总裁办公室各业务部门平时归卷准备1、熟悉公司的机构设置及职能、归档文件的范围。2、购置必要的装具。3、拟制当年归卷类目表。根据本部门的业务情况及上年形成文件情况，准备好本部门平时归卷的类目卷夹。平时归卷1、将审批完的呈批件及时退各部门文件管理员。2、将以股份公司名义的发文分类归入卷盒。3、上级文件分类归卷1、文件管理员将本部门的各类文件分类归入相应的类目卷盒。2、合同、协议签完一周内向总裁办归档。3、指导本部门做好账外文件的平时归卷工作。文件材料的整理1、按公司档案分类原则和整理方法，对平时归卷的文件进行检查和调整。2、剔除不需归档的文件和重份文件。3、排列卷内文件，对卷内文件太多的卷，进行适当分卷(每卷在150页以内)。4、按卷内文件排列顺序编写件号和每件的页号。5、、拆除文件上的金属物。6、对无装订线的窄边文件进行加宽。7、修复破损文件。8、取齐文件右侧和下沿，按单份文件进行装订。填写案卷标题。填写目录和备考表装盒1、计算机打印卷内目录。2、填写备考表（填写方法参见“案卷质量要求”）。3、将整理好的案卷装盒。工作标准每年一月份完成当年文件材料归卷的准备工作，类目齐全。1、归卷准确及时。2、每季有检查。3、发文正件与底稿齐全。调整后的案卷符合质量要求(详见质量标准)。1、字迹清晰、准确无误。2、卷内目录、备考表各栏填写齐全。3、卷内目录与文件相符无误。填写案卷封皮1、按规定逐项填写封面栏目。2、填写卷内文件的案卷号、目录号。封面各栏及卷内文件的案卷号、目录号填写准确无误、无漏。排列案卷与编号1、按《邮电工业企业档案实体分类办法》进行排列案卷。2、编制档号。1案卷排列符合规定。2、档号编制准确无误。移交归档1、填写移交清单一式两份，向总裁办移交。2．双方履行签字手续，各保存一份。按时移交，清点无误，手续完备。编制案卷目录移交归档1、按档号编制案卷目录。2、在公司保存一年后，向首信集团总部移交归档。3、交接双方清点无误后，履行签字手续，各保存一份案卷目录。1、案卷目录清晰无误。2、移交手续完备。拟写案卷题名根据卷内文件内容拟写案卷题名，题名包括文件的制发机关、主题内容、文种。标题结构完整，概括全面、简明扼要，能充分揭示卷内文件的主题内容，便于查阅。