【企业管理】订单评审及管理程序

中山桑芭丝服装有限公司程序文件订单评审及管理程序编号：S-QP-版本/修改状态：A/0生效日期：2002年月日页码：第1页，共3页拟制：朱文君审核：批准：1.目的为使顾客在质量、价格、交货期等方面的要求得到识别和满足，公司对顾客要求予以评审，确保有能力履行合同要求。2.适用范围适用于顾客订单的受理、评审、变更及管理。3.职责3.1业务部负责3.1.1受理订单，与顾客接洽。3.1.2组织订单评审及变更评审，对品名、规格、价格、付款方式进行评审。3.1.3签订服装订货合同。3.1.4合同(订单)资料整理、归档、移交。3.2工厂部负责3.2.1数量、交货期、工艺、质量要求的评审。3.2.2合同及订单变更通知单中的相关要求的执行。3.3总经办文控员负责合同(订单)资料按期接收。4.工作程序4.1订单受理4.1.1业务部针对顾客发出的服装招标、订购信息，依据公司的接单条件来衡量能否满足对方的要求，如满足即可同顾客接洽。4.1.2服装加工类订单，由业务部相关业务员将顾客要求，如品名、规格、数量、价格、交货期，记录于“订单受理记录表”，并要求顾客提供明确的工艺要求。编号：S-QP-版/修：A/0页码：第2页，共3页4.1.3自主设计的项目，由设计部门依据目标顾客预期要求进行设计，绘制款式图样，确定布、辅料及工艺技术要求，参照《样衣制作控制程序》制作样衣，交顾客确认。4.2订单评审4.2.1价格、付款方式评审。业务部相关人员依据服装的款式及工艺要求，按《服装报价标准》制作“报价单”，由业务主管或业务经理审核确定后，报价给客户。4.2.2品名、规格评审。业务部依据《生产能力一览表》审核。4.2.3工艺、质量要求评审。工厂部、工艺科、质检科依据《服装产品标准》审核。4.2.4数量、交货期评审。工厂部总调度依据设备生产能力及生产计划情况审核。4.2.5各部门应将评审结果记录于“订货受理记录表”相应栏目。4.2.6如有不能满足顾客要求的项目，由业务部与顾客协商，达成协议。4.2.7评审通过或协议达成后，业务部按《合同管理制度》与顾客签订订货合同。4.3订单变更若顾客对已签订的合同内容提出变更，业务部应组织相关部门对其进行评审，并将“变更要求”和“评审意见”记录于“订货受理记录表”；评审通过后，业务部确定“变更内容”，填写“订单变更通知单”通知相关部门执行变更。4.4变更评审4.4.1款式或规格尺寸变更，由工厂部技术科作出评审意见。4.4.2数量、交货期变更，由工厂部总调度作出评审意见。4.4.3价格、付款方式变更，由业务部与顾客协商，并呈报业务经理审定。4.4.4工艺、质量要求变更，由工厂部、质检科作出评审意见。编号：S-QP-版/修：A/0页码：第3页，共3页4.4.5业务部依据各部门的评审意见与顾客协商，拟定“变更内容”交业务经理或总经理批准。4.4.6业务部依据“变更内容”估算公司的损失，与顾客协商合理的赔偿。4.5合同确定后，各部门应按合同要求执行，如遇难以克服的困难，应通告业务部，由业务部与顾客协商解决。4.6合同(订单)资料管理4.6.1签订或确认后的有效合同(订单)，业务部需按客户类别、合同(订单)号排序归档。4.6.2合同(订单)的正本统一保存在资料室，订单变更的资料视为订单保管。4.6.3合同(订单)为机密资料，未经过业务主管同意，不得带出业务部。4.6.4合同期满且结案后的次年年底，业务部应将合同资料整理成册，移交总经办资料室保存。5.相关文件5.1《合同管理制度》5.2《样衣制作控制程序》5.3《服装报价标准》5.4《生产能力一览表》5.5《服装产品标准》5.6《质量记录控制程序》6.记录6.1订单受理记录表6.2合同(订单)6.3订单变更通知单6.4联络记录单