岗位分析与岗位说明书的编写(助理培训)

会议即将开始请将手机关闭准时是诚信；早到是浪费；迟到是耽误；准时是责任;坚持是效益。准时是诚信2012年8月29日岗位分析与岗位说明书的编写集团人力资源部目录13为什么要编写《岗位说明书》如何编写《岗位说明书》2《岗位说明书》的内容课程目的•1、了解《岗位说明书》的作用；•2、掌握《岗位说明书》的编写技巧；•3、能独立编写华坚集团《岗位说明书》并能辅导他人编写。通过今天的课程，掌握以下内容：1为什么要编写《岗位说明书》案例某企业成立近十年了，目前有17个部门，200多名员工，由于企业目前正处于发展期，在人力资源管理方面暴露出以下问题：1.人手紧张：业务的不断扩张，使人员非常紧张，不但部门所承担的职责很多，经理们都很忙。2.忙的忙死，闲的闲死，存在能者多劳的现象。3.部门之间职责重叠：部门之间职责划分不清，有重叠，出了事情就互相推诿。4.工资制度不规范，严重打击了一些员工的积极性。导致这些问题出现的根本原因是什么？为什么要编写岗位说明书你或你所在的部门是否曾被这些因素困扰？录用人员无依据？定薪无标准？工作交接不顺畅？工作目标不清晰？不知道如何考核下属？……招聘、定薪、考核、培养、任用•岗位说明书是一切管理活动的基础！为什么要编写岗位说明书岗位说明书岗位分析与岗位管理体系设计组织设计与分析工作设计岗位设置与优化岗位分析定编定员岗位分类分层任职资格等级标准设计岗位评价组织结构图工作流程图岗位设置表岗位说明书人员编制表岗位体系图岗位价值等级图五个岗位管理的标准和原则•明职责：通过岗位分析，明确岗位目标、责任与权限，理清岗位之间的汇报和协作，优化工作设计与岗位设置，提高组织效率。•建体系：以事实分析为依据，以市场标准为参考，建立分层分类的岗位序列与岗位纵深，打破单一的、官本位的行政职务序列设置，实现员工在不同职业通道上的多元化发展，促进员工的职业生涯规划与管理。•重规范：通过岗位分析，编制整套岗位说明书，为员工的胜任提供全面参考。•讲标准:通过岗位分析，规范不同岗位对任职者任职能力及行为方式的不同要求，引导员工职业规范与职业意识的建立，提高职业技能，培养专业化的队伍。•定价值:根据岗位分析的结果，采用科学的岗位评价工具，结合市场标准，对各位岗位合理评估价值，确定岗位价值系数，为“以岗定薪”、解决薪酬管理的内部公平性问题奠定坚实的基础。•1．为招聘、录用员工提供依据•2．对员工进行目标管理•3．是绩效考核的基本依据•4．为企业制定薪酬政策提供依据•5．员工教育与培训的依据•6．为员工晋升与开发提供依据岗位说明书的作用岗位说明书与工作分析的关系•岗位说明书是工作分析的最终结果，又称为职务说明书。•是通过工作分析过程，用规范的文件形式对组织各类岗位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作条件、岗位名称、职种职级以及该岗位任职人员的资格条件、考核项目等做出统一的规定。2《岗位说明书》的内容岗位说明书•概念岗位说明书，是表明企业期望员工做些什么、员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。岗位说明书与工作分析的关系•岗位说明书是工作分析的最终结果，又称为职务说明书。•是通过工作分析过程，用规范的文件形式对组织各类岗位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作条件、岗位名称、职种职级以及该岗位任职人员的资格条件、考核项目等做出统一的规定。岗位说明书4.责权范围3.任职资格1.岗位基本信息2.工作内容描述1.包括岗位名称、岗位编号、姓名、所属部门、直接上级、职等职级、定员等。岗位说明书的主要内容2.具体描述该岗位所从事的具体的工作。3.包括学历、经验、知识、技能、素质等。4.指此项工作所担负的职责、权力和应当按时完成的任务。3如何编写《岗位说明书》谁来编写岗位说明书•1、岗位的直接承担者•2、岗位的直接管理者•3、人力资源专家岗位基本信息岗位名称：需要由一位任职者完成，具备一定素质要求的工作项目的集合，岗位强调的是以“事”为中心，而不是承担该岗位的人（如：人事考勤专员、报关员、会计）。编号：统一由人力资源部填写；定员人数：即该岗位的额定人数；所属部门：即所在部门；岗位等级：共11个等级，参考《职务转换对照表》；岗位分类：管理族、专业族、技术族、操作族。岗位设置目的岗位设置目的：即岗位的价值。实现一个怎样的目标？承担哪些重要职责？为组织目标的实现提供怎样的保障？例：1.人力资源部主管岗位根据公司战略发展需求，设计运用人力资源管理模式和相关激励政策，激发员工潜力，开发人才，实现人力资源开发在行业内具有市场领先者的目标。2.财务部主管岗位负责公司财务管理制度和体系的建设及完善，规划、指导、协调公司的财务管理与组织建设，监控公司财务和资金运转情况，促进公司经营目标的实现和长远发展。岗位价值——为组织目标的实现提供怎样的保障？工作联系公司外部相关单位：与工作有直接联系的其它企业或政府单位。部门内部相关岗位：部门内与工作关系密切的相关岗位。公司内部相关部门及岗位：上下游单位或与工作关系密切的其他部门相关岗位。直接上级：写岗位名称，而非姓名。直接上级只能填一个，按工作主要程度明确。直接下级：写岗位名称，而非姓名，没有则写无。1.每个岗位直接上级只能有一个（主要）；2.与工作有关的部门（外部：如银行、税务局、科技局、工商局、供应商等）；3.（内部：上下游单位或与工作关系密切的相关岗位）。岗位职责岗位职责：这是岗位说明书重之又重的地方，所耗费的笔墨也最多。包括了职责范围与负责程度，衡量标准等。通过详细的分析，汇总出该岗位的所有工作任务，把这些工作任务进行业务轻重或者是时间长短的分门别类，然后对各个类别再进行二次分解，把该岗位的内容分解到能够清晰阐述一个事件甚至是一个具体的动作。例：薪酬福利管理岗提示：1.按重要程度写（负责……建立……）2.注明工作频率及重要程度;3.要体现结果，即衡量目标。价值工作职责工作职责的描写（★★★）功能◆公司为什么设立本部门？◆公司期待本部做什么？◆本部门完成什么功能？◆做什么事情对公司有增值？应该做什么◆做什么事情工作职责＝做什么？工作职责＝动词＋宾语或动词＋宾语＋结果做对象衡量标准时态现在式采购的原材料按质﹑按时运至公司。原材料采购员的工作职责跟踪动词采购订单，宾语（对象）确保结果案例负责降低控制部门预算，营销费用成本案例销售中心主任的工作职责类别动词制度／方案／计划（文件）◆编制／制订／拟定／起草等◆审定／审核／审查等◆转呈／转交／提交／呈报／下达◆备案／存档／◆提出意见等信息／资料◆调查／研究/整理/分析/归纳/总结/◆提供/汇报/反馈等某项工作（上級）◆主持/组织/指导/安排/协调/指示/监督/管理/分配/控制/牵头负责/◆审批/审定/签发/批准/评估等思考行为◆研究/分析/评估/发展/◆建议/倡议/参与/推荐/计划等直接行为组织/实行/执行/指导/带领/控制/监管／跟踪/采用/生产/参加/阐明/解释/提供/协助等描写职责时常用的动词类别动词上级行为许可/批准/定义/确定/指导/确立/规划/监督/决定管理行为达到/评估/控制/协调/确保/鉴定/保持/监督专家行为分析/协助/促使/联络/建议/推荐/支持/评估下级行为检查/核对/收集/获得/提交/制作其他维持/保持/建立/开发/准备/处理/执行/接待/安排/监控/汇报/计划/经营/确认/概念化/合作/协作/主持/获得/核对/检查/联络/设计/带领/指导/评估/评估/测试/建造/修改/执笔/起草/拟定/收集/引导/传递/翻译/组织/控制/操作/保证/预防/解决/推荐/介绍/支付/计算/修订/承担/支持/谈判/商议/面谈/拒绝/否决/监视/预测/比较/删除/运用工作职责职责一职责表述：市场信息管理，供应商管理工作任务①对原材料，及海内外运输费用的市场行情进行跟踪②建立价格变化曲线，预测价格的变化趋势，建立原材料的供应商及运输公司的名单③对价格的重大变化情况，要及时报告职责二职责表述：根据采购任务询价，向部长提供价格对比方案；拟订采购合同；工作任务①根据采购任务向各供应商进行询价，作出价格对比方案，供部长筛选②拟定采购合同③一定金额内的合同的签署④超出金额的合同报部长审批职责三职责表述：跟踪采购订单；负责原材料的入库；工作任务①对采购订单进行跟踪，确保采购的原材料按质按时运至公司②及时与报关员联系，安排采购物资的储运和报关③做好原材料的入库工作原材料采购岗位说明书（节选）案例任职资格条件任职资格条件：即胜任该岗位需具备的条件。知识、技能、素质、能力：可参照素质辞典。指岗位所要求的任职条件，并非按现任者的条件写。1.指要求的专业；2.指必须经过某些培训方可上岗的。所需证书（如人力资源管理师证、教师证、电工证、报关证等）；需具备怎样的从业经验（指定行业及年限）1.需具备怎样的知识（如行业知识、法律法规等）；2.技能（如电脑操作、报告撰写、软件编程等）；3.素质（洞察力、有耐心、影响力、决断力等）；4.能力（沟通能力、组织能力、分析能力等）。知识的维度（★★）深度广度知识的维度了解／掌握／熟悉／精通公共知识／专业知识／环境知识知识的深度级别定义预备级了解了解知识基本概念与内容框架一级了解●了解知识基本概念、框架●了解－般操作规程、标准，能初步理论联系实际。二级掌握●掌握知识概念、框架与操作规程标准，●能在工作中熟练、独立运用知识，对于一般技术问题能够提出解决思路，●基本了解行业该知识发展的基本状态。三级熟悉●熟悉知识概念、框架与操作规程标准，●不仅能够运用知识对于一般技术问题进行分析、总结，提出解决问题的思路，还具备解决问题的有效性，能够初歩分析、总结有－定难度的问题，●熟悉行业该知识与技术发展状态和具体內容四级精通●精通知识、框架与操作规程、标准，●在某些知识上能够提出－些新的观点，同时必须得到行业的认可并且具有相当的影响面，其研究成果对行业技术发展趋势能够起到一定程度的影响。技能:指结构化地运用知识完成某项具体工作的能力,即对某一特定领域所需技术与知识的掌握情况。◆电脑操作技能◆软件编程◆网络维护◆维修技能◆制鞋技能◆……例如：专业技能技能素质（专业素质）◆成本意识◆保密意识◆客户导向◆成就导向◆服务精神◆亲和力◆诚实正直例如:素质:指先天的特点，与能力接近。素质是个体在先天基础上，通过后天的环境影响和教育训练而形成起来的顺利从事某种活动的基本品质或基础条件。能力:是在个体中固定下来的、概括化了的心理活动的系统。特征——1.是一种直接影响活动效率的个性心理特征；2.能力是顺利完成活动的必备条件。◆抽象思维◆记忆力（好）◆富于创造（创新能力）◆感知敏锐例如:◆形象思维◆记忆力（差）◆因循守旧◆感知迟钝VS能力工作所需资源例：薪酬福利管理岗所用工具设备：工作所需的基本工具及设备。工作环境特征：户外或室内，有无特殊要求（如有害物质指标在多少以下等）。工作时间特征：有无特殊要求（如需上夜班等）。关键业绩指标关键业绩指标：结合前面写的岗位职责提炼关键指标，从以下几方面展开：财务类：要使我们的股东满意，我们须达成什么财务目标？顾客类：要达成我们的财务目标，我们须满足怎样的客户需求？内部营运类：要使我们的客户和股东满意，我们须在哪些内部运作及流程上超越他人？学习成长类：要达成我们的目标，我们的员工须如何学习和成长？根据工作内容提炼（如：材料门槛达率、离职率等）围绕BSC四个层面：客户层面、工作流程层面、财务层面、学习成长层面目标的三大来源上级交办主要职责客户要求（期望）动词＋宾语十结果做对象衡量标准◆数量◆质量◆时间◆成本◆客户（上级）评价工作职责的衡量标准（★★）标准作业指导书（清单）标准作业指导书：列出例行工作的《标准作业指导书》清单，作为工作的指导依据。如：薪酬福利管理岗1.《人工成本分析作业指导书》2.《内部薪酬满意度调查作业指导书》3.《外部薪酬水平调查作业指导书》职业发展通道职业发展通道：1.横向发展通道：指可轮换的岗位；2.晋升通道：指上一级岗位。如：薪酬福利管理岗•纠错•范本四点要求