高效会议培训教材PPT版本

©2010Allrightsreserved.高效会议EffectiveMeeting©2010Allrightsreserved.目的提高会议效率避免不必要的会议开始高效率的评审会议©2010Allrightsreserved.议程会议目的低效的表现会议类型会议角色会议原则高效会议何时不需要开会总结©2010Allrightsreserved.会议目的信息传达解决问题做出影响团队的决议需团队协作完成工作©2010Allrightsreserved.低效表现开始前未通知关键人、通知不及时主题不明确、例行公事没有准备好时间、地点、人、材料会前阅读、准备相关资料©2010Allrightsreserved.低效表现会议中缺乏控制讨论过度、无谓争吵、没有时间控制跑题、众说纷纭角色不明确主持人、调解人、记录员……没有结论难以达成一致没有明确结果©2010Allrightsreserved.低效表现会议后没有会议记录缺乏跟踪执行缺乏反馈©2010Allrightsreserved.会议类型信息分享/状态更新全体大会、项目例会问题解决方案讨论计划协调项目计划评审代码、文档评审培训©2010Allrightsreserved.会议角色(1)主持人/Host/Lead调解人/Moderator/Facilitator/Coordinator记录员/Recorder参加人/Participant©2010Allrightsreserved.会议角色(2)主持人/Host/Lead确定会议主题、议程、期待结果©2010Allrightsreserved.会议角色(3)调解人/Moderator/Facilitator/Coordinator协调参会人员控制过程、把握时间做出结论©2010Allrightsreserved.会议角色(4)记录员记录开始时间与会人员时长客观、准确记录会议要点评审意见如有必要，与发言人确认©2010Allrightsreserved.会议角色(5)参加人有备而来提供输入听、理解积极发言有责任协助主持人、调解人达成会议目标对达成的决议负责(Ownership)©2010Allrightsreserved.会议原则别人说话时不要打断别人说话时要倾听不开小会让每个人都有机会发言是否做出决议？最高级别经理做出最终决定多数票当选所有人达成一致每个人都可接受的观点©2010Allrightsreserved.高效会议(1)会前会议发起人确定主题、议程、目标(联系调解人)确定主持人、(调解人)、记录人关键参加人、相关参加人确定时间、地点准备提前一定时间材料发送通知©2010Allrightsreserved.高效会议(2)会中主持人宣布主题、目标，按照程序主持会议与会人员按照主持人安排，依次进行会议调解人负责控制进度、时间，终止不必要的讨论、争吵等记录员记录会议内容©2010Allrightsreserved.高效会议(3)会中控制按时间计划进行每个议程识别不直接相关问题（须记录，不能忘）消灭冲突信号中断讨论，回归主题进行面向决议和行动的讨论©2010Allrightsreserved.高效会议(4)会后尽快发送(打印)会议记录跟踪、执行会议结论联系不到场的相关负责人交流背景、行动、截止日期等尽快决定是否需要再次开会，并安排计划©2010Allrightsreserved.何时不需要开会电话、邮件可以解决的问题缺少关键信息关键人员缺席准备时间不足©2010Allrightsreserved.总结准备执行跟踪©2010Allrightsreserved.案例——评审会(1)会前确定调解人并与之联系确定时间、地点、评审类型、评审人发送评审通知填写To/CC、主题、内容时间、地点、人、项目、材料、截止日期、评审类型©2010Allrightsreserved.案例——评审会(2)会中主持人开始会议材料是否齐全、重要人员是否到场记录员记录与会人员、准备时间（是否符合要求）作者带领大家逐页审阅文档评审人与作者问询讨论陷入讨论过度时，调解人终止讨论，回到正题逐个发言达成一致记录员逐个记录问题做出结论©2010Allrightsreserved.案例——评审会(3)会后记录员发出会议记录To与会人员、和需要后续工作处理的未到场人员Cc其他相关者（负责人、领导……）作者按照评审意见进行修改完成ReplyToAll，告知修改状态提交文档或代码其他相关人员按照会议记录完成工作©2010Allrightsreserved.Q&A