OA办公自动化系统

OA办公自动化系统1.功能概要OA具有内部个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人力资源、档案管理、客户管理、项目管理、报表管理、交流园地、公文管理、附件程序和系统管理系等数十个极具价值的功能模块。将单位内部、分散在各部门和个人管理的文件集中、统一管理在单位内部的信息管理系统中。而且通过菜单、权限构成的信息共享管理机制，使文件的使用更方便，管理更安全。2.具体功能用户登陆成功，进入主界面。在菜单栏中会列出主菜单，用于选择菜单框显示的上级菜单，点击每一项进入该主菜单的子菜单。系统默认的主菜单主要由12大部分组成，分别是个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人力资源、档案管理、客户管理、项目管理、报表系统、交流园地、公文管理、附件程序和系统管理。不同角色的用户进入系统后可使用的功能是不同的，用户的角色权限均由系统管理员登录系统后设置。2.1.个人事务主菜单个人事务是由电子邮件、内部短信、手机短信、公告通知、新闻、投票、个人考勤、日程安排、工作日志、通讯薄和控制面板子菜单组成。2.1.1.电子邮件电子邮件包括：内部邮件管理、Internet邮件管理、和邮件箱管理，在这里用户可以点击【写信】随时发送邮件和【未读】查看未读邮件。1、内部邮件管理，在这里用户可以点击【添加】，弹出一个窗口，可按部门和角色选择收件人，点击被选的收件人，可自由删除任意指定的或几个人。A、邮件必须有一个标题，没有标题的邮件不能发送。邮件写完之后，可以随邮件带任意多个附件，并允许在线编辑要发送的office文档附件。B、如果想提醒收件人查收，可以选中“使用内部短信提醒”。C、根据信件的重要程度可选择“一般邮件”、“重要邮件”和“非常重要”。D、如果不想立即发送，可以点击【保存到草稿箱】，在想发送该邮件的时候，可以到“草稿箱”里找到该邮件进行发送。并可以编辑发件箱中的邮件收件人、正文和附件（附件可删除、新增或编辑）。E、如果需要重新填写邮件，可以点击【清空】，刚写好的内容都会别清除。2、Internet邮件管理可以配置邮箱，点击【新建邮箱】，输入邮箱的pop3、smtp地址、登录账号和密码等，配置邮箱。配置好之后，点击邮箱名称，输入登录密码，即可进入邮箱管理界面。3、邮件箱管理显示内部邮箱的空间占用情况，可以按自己的喜好设置每页显示的邮件数。A、收件箱显示用户所有收到的邮件列表。可以查看和删除该邮件，并且可以点击【转发】将邮件转发给其他人员。B、草稿箱显示用户所有未发送的邮件列表。选中要操作的邮件后，点【发送】可以批量发送邮件。点某个邮件的主题，可以进入编辑页面，对其进行修改。C、已发送显示用户所有已经发送的邮件列表。D、邮件查询提供对内部邮件的查询，可以通过邮箱、邮件状态、日期、发件人、主题、以及附件所包含的关键词进行查询，其中内容最多可以选择三个包含关键词。2.1.2.内部短信内部短信包括：未确认短信、发送内部短信、已接受短信、已发送短信和短信查询，实现短信的发送和查询等功能。1、未确认短信显示所有未读短信的信息。2、发送内部想短信显示编辑短信界面。点击【发送短信】即可发送短信，收信人在30秒内可以收到短信，并且屏幕上会弹出一个提示窗口，提示查看短信。3、已接受短信显示所有接收到的短信息。在这里可以回复或删除收到的短信，也可以点本模块的【删除所有已读短息】或是【全部删除】。4、已发送短信显示所有已发送出去的短信息。在“状态”列中，显示短信已查看或是未查看，点【重发】可以重新发送短信或点【转发】可以转发该短信。5、短信查询可以设定条件查询历史短信，可以根据收信人、短信类型、时间段等对已发信息进行查询。2.1.3.手机短信手机短信包括：发送手机短信、短息发送管理和接受短信查询。1、发送手机短信中通过输入手机号码进行发送，不论是没补用户还是外部用户均可发送。2、短信发送管理可以指定条件查询或删除发送的手机短信。3、接收短信查询中可以指定条件查询接收到的短信。2.1.4.公告通知公告通知包括：未读公告、公告通知和公告查询，可以查看已发布的公告通知。1、未读公告可以根据公告类型显示未读公告信息。2、公告通知是查看已发布的公告通知。3、公告查询可以按公告通知的格式、类型、标题、发布日期、内容限制查询公告通知。2.1.5.新闻新闻包括:未读新闻、全部新闻和新闻查询，可以查看发布的新闻内容。1、未读新闻显示所有状态为未读的新闻信息。2、全部新闻显示所有新闻信息。3、新闻查询可以通过输入新闻的发布人、格式、类型、标题、发布日期和内容限制查询新闻。2.1.6.投票投票中包括已发布投票和已终止投票两部分，分别显示已发部的投票和已终止的投票。2.1.7.个人考勤个人考勤包括：上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记、加班登记、我的值班和上下班记录，默认显示当日上下班登记。1、上下班登记是在规定时间范围内，可以进行上下班登记，只需点击一下鼠标即可。2、外出登记需要填写新建外出登记，填写外出原因、外出时间并选择审批人。填完申请信息后，点击点击【申请外出】后,等待领导批示，在领导批准之前可以撤销申请。申请人填好后点击【申请外出】，审批人会收到一条短信息提示，审批人执行了“批准”或“不批准”操作之后，申请人也会收到一条短信息提示。如果审批人未批准，界面会自动刷新同时申请人要手动删除申请；如果审批人批准，申请人即可离开并在归来的时候记录时间。3、请假登记的界面和操作与外出登记的界面比较类似，点击【新建请假登记】按钮后显示请假登记界面。将请假登记表填写完整点击【请假】。待批准后，即情加成功，同样假期结束后，应该【申请销假】。领导批准销假后点击【请假历史记录】，就可看到以前请假的信息。4、出差登记的界面和操作与请假登记基本相同，不同之处在于出差登记需要说明出差地点，点击【出差归来时】不需要领导批准撤销，只是作一个登记即可。5、加班登记同样点击【加班登记】，进入新建加班登记界面。将申请加班填写完整后，点击【申请加班】即可，待批准后即申请成功。6、我的值班即记录用户的值班信息，还可很据值班类型进行查询值班情况。7、上下班记录查询则输入自己想要查看的日期，即可显示本人的上下班记录。2.1.8.日程安排日程安排包括：我的日程、周期性事务、我的任务和导入/导出四部分。1、我的日程默认是以月历的形式显示在界面上，在我的日程中，点击表示日期的数字，进入日程安排管理界面，显示当前日期所建的日程安排记录及新建事务，当日的事务如果完成了，可以点击【完成】。除了可以新建工作事务外，还可以对其进行查询和统计。日程安排查询即可根据日期、优先程度、状态、事务类型、事务内容限制查询，并且可以点击【导出/打印】打印日程安排。日程安排统计结果中，可根据日期、优先程度和状态进行统计并以饼状图显示统计效果。2、周期性事务包括：新建周期性事务、周期性事务管理和周期性事务查询。用户可以点击【新建周期性事务】进入新建周期性事务界面，填写详细信息进行保存。在周期性事务管理中显示全部周期性事务的详细信息，可以对其进行修改和删除。在周期性事务查询中，可以根据输入的时间段和事务内容进行查询并显示查询结果。3、我的任务同周期性事务相似，包括新建任务、任务管理和任务查询。4、导入/导出包括：日程数据导出和日程数据导入。在日程数据导出中可以根据输入查询范围（包括部门、角色和人员）、日期、导出用途、导出内容和事务类型就行导出。同样日程数据导入可以根据输入查询范围（包括部门、角色和人员）、导入文件路径和文件来源进行导入。2.1.9.工作日志工作日志是一个非常实用的记事工具，是以月历的形式显示在界面上。1、最新工作日志即用户可以通过点击【最新】查看最新的10篇工作日志的详细信息。2、新建工作日志即用户在点击【新建】可以新建当天的日志，每天可记录多篇日志，分为工作日志和个人日志。3、日指查询可以迅速找出符合条件的日志，最多可以输入3个关键词，系统进行模糊查询，找出所有符合条件的日志，并可导出为word文档格式。2.1.10.通讯薄通讯薄包括联系人分组、按姓氏分组、查找（关键字）和管理分组。1、联系人分组里的各个组里可以编辑、删除、新建以及查看联系人的详细信息。2、按姓氏分组即按姓氏查看联系人信息列表，点击任意一个索引，则列出姓氏拼音以该字母开头的所有人员的列表。3、查找（关键字）即在“联系人查询”中输入查询关键词，系统进行模糊查询。4、管理分组可以新建分组，可以对现有分组（“默认”分组除外）进行编辑和删除操作。通讯簿还可以导入、导出和打印某一分组的通讯信息，支持两种格式：Foxmail和Outlook格式。2.1.11.控制面板控制面板包括：界面设置、个人信息和账号与安全。1、界面设置包括：界面主题、门户设置、菜单快捷组和自定义桌面，用户可以根据自己的喜好设置自己的桌面。A、在界面主题中，用户可以选择系统提供的界面主题、桌面背景、默认展开菜单、登录模式、短信提示音和天气预报设置自己的桌面。B、在门户菜单中，用户可以随意设置自己的桌面的显示情况。C、在菜单快捷组中，用户可以将自己经常用到的菜单项选中并显示到子菜单中。D、在自定义桌面中，选择该界面左右模块及其显示顺序设置自己的个性桌面。2、个人信息包括:个人资料、昵称与头像、自定义用户组和人员关注，用户可以随意设置自己的个人信息。A、在个人资料中，用户需要填写自己的基本信息和联系方式等。B、在昵称与头像中，用户需要自己的昵称并且上传头像和照片，此外用户还可以设置自己的个性签名。C、在自定义用户组中用户可以自己定义组，选择人员时可用。D、在人员关注中，用户可以设置自己关注的用户，所关注用户登录该系统时，用户会收到内部短信提示。同时用户在这里也可以看到关注自己的用户，大大方便彼此工作。3、账户与安全包括：我的账户、修改密码和安全日志。A、在我的账户中，用户可以查看自己的登录别名、角色信息和管理范围。B、在修改密码中，用户可以修改登录密码，查看密码安全状态。C、在安全日志中，用户可以查看最近20条安全日志。2.2.工作流工作流用于多个人有步骤地填写、上报、审批一个文件。包括新建工作、我的工作、工作查询、工作监控、工作委托、工作销毁和流程日志查询五个模块。2.2.1.新建工作在新建工作－新建流程里，选好流程后，即显示新建工作界面，用户先在左侧选择要新建的工作流程。然后在右侧可以看到相应的流程信息，包括流程设计图和表单模板。点击【新建并办理】，这时进入新建工作界面填写详细的工作信息点击【保存】或根据流程点击【转交下一步】办理工作。对于每一份创建的工作表单用户可以添加附件、打印和设置关注提醒等。2.2.2.我的工作我的工作包括：未接收、办理中、已办结、已挂起和全部工作，用户可以根据流程类型、流水号、工作名称或文号查询不同类型工作的详细信息。1.在未接收中显示所有未接收办理的工作列表，对于未接收的工作可以及时办理或转交等。2.在办理中中显示所有已经接受并正在办理的工作列表。在这里可以点【转交下步】直接将工作转交，或委托、导出和挂起办理中的工作。此外，对于主办某工作的用户还有删除该工作的权利。3.在已办结中显示所有已经转交下步但还未被接收的工作列表，在这里可以点【回收】将工作收回重新办理。4.在已挂起中显示所有状态为已挂起的工作列表，在这里用户可以点击【恢复】将工作恢复到之前的状态，或导出、删除某工作列表。5.在全部工作中，系统将所有工作按状态进行了分类。2.2.3.工作查询在工作查询中用户可以根据工作流程类型、状态、工作范围、时间、流水号和名称/文号对工作列表进行条件查询。对于普通用户可以对类表中的某一项添加关组；对于管理人员可以删除或强制结束所选中的工作信息。2.2.4.工作监控在工作监控中显示当前用户有权监控的所有工作，并且可以对工作列表进行条件查询。2.2.5.工作委托工作委托包括：委托规则、已委托记录和被委托记录。1、在委托规则中用户需要选择流程、委托人、被委托人和有效期添加委托工作，同时在我的工作委托中会显示委托工作的详细信息。2、在已委托工作记录中显示已委托工作列表。3、在被委托工作记录中显示被委托工