岗位说明书的编制方法

目录•什么是岗位分析•为什么要进行岗位分析•如何进行岗位分析并撰写岗位说明书•下阶段工作安排目录•什么是岗位分析•为什么要进行岗位分析•如何进行岗位分析并撰写岗位说明书•下阶段工作安排岗位分析的定义•为确保企业战略目标的实现，企业需要确定每个工作岗位如何支持组织。这需要进行全面的岗位分析，以确定每个岗位的角色和责任。•岗位分析主要是指通过系统地收集、确定与组织目标岗位有关的信息，对目标岗位进行研究分析，最终确定目标岗位的工作任务、职责、工作环境、任职要求以及与其他岗位的关系等。岗位分析是采用系统性的方式，通过对岗位的研究，明确该岗位的存在目的、关键职责及任职要求针对「岗位」着重「应该」做的职责考虑岗位的「职责」应该不应该针对「人」着重「目前正在」做的职责考虑岗位的「明细」岗位分析的三原则针对「岗位」，而非针对「人」•澄清部门经理/主管/专员三个岗位间的角色存款业务室经理根据我行公司业务整体发展规划，拟订全行对公存款计划，管理对公存款，组织跨行存款，通过对公存款检查督促，完成全行对公存款目标。公司业务部总经理根据银行整体发展战略和部门年度目标责任书的要求，制定公司业务的发展纲要和规划，建立、健全部门内部组织流程，组织、管理、指导全行公司业务的日常营运工作，以达到提升部门管理水平，推动全行公司业务健康、快速向前发展。存款分析员根据全行存款目标和市场情况，分析全行各分支行存款计划完成，了解同业存款工作的做法，针对存在问题提出改进意见，针对先进经验提出推广措施，为领导决策提供参考依据。示例……着重那些「应该」做的职责，而非「目前正在」做的•资金管理部经理目前督导费用编拟及检核准备金预估与费用分析规划与检视资金收付作业流程及帐务处理跨部门沟通协调拟定各项有价证券交割保管业务，并检视各项作业流程部门内人员管理及行政工作应该承接银行的财务策略，拟定并沟通部门策略及营运计划，以确保目标的达成规划及制定资金配置与控管以及预算管理的机制，以确保资金及预算的有效运用与控制偕同信息部门主管，架构整合性的财务管理信息平台，提供重要的经营绩效管理信息，以做为财务部总经理与银行高管决策的依据领导并发展本部门组织与员工发展，以提供优质且及时的服务示例考虑岗位的「职责」，而非职务的「明细」•客户经理示例工作项目（职务明细）拜访客户准备银行产品信息、数据及相关宣传资料介绍银行产品功能整理客户数据库编制客户拜访记录职责了解客户财务需求，提供整合性的金融产品服务，与客户建立信赖关系，拓展潜在的销售机会。岗位说明书岗位信息文本化包括书面的与工作内容相关的信息，一般是来自于岗位分析的结果。岗位信息文本化最主要的形式就是岗位说明书。•岗位说明书是对岗位关键特征的描述性总结，包括总体特征（义务和责任）以及工作的层级。•一般来讲，岗位说明书还应特别包括岗位任职者胜任岗位所应具备的能力。•岗位说明书应该侧重描述岗位本身，而非任何潜在的岗位任职者。岗位说明书目录•什么是岗位分析•为什么要进行岗位分析•如何进行岗位分析并撰写岗位说明书•下阶段工作安排管理者经常遇到的困惑（1）：1.为什么有些工作问题出现了，大家互相扯皮，谁都不愿意去干？2.为什么有些人工作量很大，干也干不完，而有些人却整天喝茶看报，无所事事？3.为什么许多新员工一直进入不了岗位角色，不知道这个岗位具体干什么？4.为什么有些人工作相互重叠，有功劳大家争，有责任没人担？管理者经常遇到的困惑（2）：1.为什么我们的主管很难评价下级工作业绩的好与坏？2.为什么公司组织了一系列培训，而培训效果一直不佳？3.为什么我们招聘的员工常常不符合岗位的要求？4.为什么在岗人员十分迷茫，通常被许多莫名奇妙的临时工作任务搞得团团转？？为什么会产生这些问题呢？我们并不了解每个人的工作量是多少？我们并不了解到底需要多少工作人员？我们并不了解如何有效地考核员工的工作？我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用？我们并不了解员工的职业生涯？我们并不了解到底需要什么样的员工？我们到底该怎么办？！原因在于企业人力资源管理中岗位分析不到位。岗位分析是企业进行人力资源管理的基础岗位分析岗位说明书是企业进行岗位价值评估、设计薪酬激励体系的基础是企业设计绩效管理体系的主要信息来源是岗位招聘选拔的前提条件是员工培训和职业发展的主要依据建立岗位说明书对组织的好处•营运及组织策略透过人力资源制度予以落实•透过岗位分析确认组织各层级的定位及岗位之关键职责与绩效要求•使主管与部属间的主要角色能明确区分•有助于组织中岗位之相对价值更加明确化•促使员工与主管对于职责与绩效要求获得共识•建立市场行情比较之基础清楚的岗位职责是落实组织及人力资源策略的重要基础企业愿景运营战略组织及人力资源策略岗位管理1.岗位架构图2.岗位说明书职业生涯与继任人计划学习与发展奖酬与激励招聘与选拔绩效管理组织与岗位设计为适应新的竞争环境，人力资源管理对员工和公司都提出了新的要求员工是公司的“战略伙伴”结果新的发展方向过去的关注焦点发展公司需要的能力运用这些能力帮助公司成功落实经营战略展现与公司一致的价值观员工必须忠诚工作认真听话作交办事项如果员工提供具挑战性的工作协助员工能力的发展奖励员工的贡献公司就会提供终身雇用定时增加薪酬提供生活保障公司就会公司缺乏能力去应对环境改变及激烈的商业竞争结果新的岗位管理呈现各岗位在组织中的相对定位，反映其职责重点、能力需求与价值贡献职等职责职等=职称=人不同层级的岗位在工作内容方面重复较多由主管分派职务，员工根据其指示进行工作以职等和年资作为薪酬调整及晋升的依据职等=职责职等=职责重点+核心能力各岗位目的与职责定义明确，不同层级的岗位有清楚的分工主管的岗位必须对组织具有附加价值，员工则在其岗位上发挥所长以岗位评估作为组织诊断的工具未来过去目录•什么是岗位分析•为什么要进行岗位分析•如何进行岗位分析并撰写岗位说明书•下阶段工作安排部门名称岗位名称岗位编码岗位级别直接上级直属下级岗位设置目的岗位主要职责说明任职要求岗位说明书岗位说明书模板岗位设置目的•简单、准确地说明该岗位存在的意义及它对整个集团成功的独特贡献–该岗位实现了组织的哪些目的？–该岗位对组织具有什么特殊贡献？–如果没有这一岗位的存在，则不能做到哪些了？岗位设置目的（续）•总是始于一个动词。•继续陈述这一动词起着什么样的作用，要达到什么目的。注意：岗位设置目的不包括如何完成结果的过程。岗位设置目的举例市场调研与分析•组织进行市场调研活动及市场分析和预测，为公司的经营决策提供依据，以促进各项经营指标的完成。新业务管理•开展新业务策划、管理及分析研究，组织落实新业务推广和营销方案，保证各项任务指标的完成。岗位主要职责•说明一项岗位所要求的最终结果。–为达到岗位的目的，工作主要在哪些领域中开展？•说明该项岗位具有明确的成果或产出的主要部分以及为完成该工作个人所负有的责任。–岗位在职人员所负有的职责以及其所要求的最终结果是什么？岗位主要职责说明的特点•总的来说代表了岗位的主要产出。•描述了工作的成果而非过程。•按照该岗位承担指责的重要性顺序进行撰写，先写宏观层面的，再写微观层面的。•每一说明描述了单独的、不同的最终结果。•不是广义的，含糊的说明。•每一个说明都是没有时限的。如果岗位没有改变，职责不会改变。•每一职责说明应不超过八项职责。1.明确列举必须执行的任务。2.指出每项工作的目的或目标。3.分析任务并归类相关任务。4.简要描述各部分的主要责任。最多以两句话描述。5.指出工作频率，可能的情况下，说明时间的占用比率。6.合并相关行为的描述。职责说明的步骤责任工作职责工作任务工作的基础要素提供董事长的要求进行速记准备和保存月董事会记录适合岗位说明•董事会速记•整理速记记录•打印董事会会议记录•复印会议记录，分发给董事会成员•会议记录保管归档•在打字印机中插入打印纸•确定打字机的边距可能不适合岗位说明行政秘书描述任务与工作招聘助理的任务职责接收和记录辞职申请确定空缺岗位每周更新空缺岗位查阅职务说明起草招聘广告请示上级批准与广告代理联络确认广告合并相关任务举例保管并定期查阅空缺岗位表，便于进行招聘及行使其他人事职能准备招聘启事，请示上级批准，与广告商联络，确保广告正确并及时出版撰写职责说明•职责说明可分三部分：–行为动词•制定，建议，检查，确保，表达，联络–目的•为谁，为什么–最终结果•实现什么结果职责说明－动词举例决策或设定目标批准指导授权建立制订规划决定准备；预备发展执行管理达成增进评估建立赢得评定吸引限制确保维护评估；衡量监控取得认同审核找出设定执行指明改善标准化专业与支援分析辨明界定建议；提议促使建议预测协调解释支援特定性或基层工作检查；检验执行；履行对照提出分配处理收集；汇集生产；制造分发进行提供获得提交操作；执行供应一般性管理联系协助控制监督协调职责说明（续）•主要职责说明一旦确定，返回到岗位目的重新阅读。考察其是否正确地归纳了工作？如果没有正确地总结工作，则重新检讨，重写职责说明。•阅读主要的职责，并问以下问题：–他们表达的清楚，简明吗？–他们精确地概括了工作吗？任职要求•指为完成该岗位所需具备的教育程度、专业知识、相关工作经验、专业能力等；•相关要求应切合岗位实际需要，避免盲目夸大；•任职要求只是担任岗位的参考条件，并不具备“一票否决”的功能填写岗位所需能力的参考学习能力沟通能力人际交往能力应变能力解决问题能力决策能力计划能力组织能力领导能力团队协作能力协调能力控制能力分析能力执行能力客户服务能力谈判能力开拓能力创新能力专业能力示例部门岗位架构图应包含部门内每一个岗位的职称、人数及岗位间的汇报关系财务部总经理x1(1)会计部主管x1(1)会计课主管x1(1)审计课主管x1(1)投资会计课主管x1(1)注：横线下方x后面的数字为该岗位当前在岗者数量，括号中的数字为该岗位计划的编制人数。资深税务专员x1(1)会计管理员x4(4)会计专员x2(2)资深会计专员x3(2)税务管理员x1(1)会计专员x4(4)会计管理员x9(8)资深会计专员x2(2)投资会计管理员x6(7)投资会计专员x5(6)资深投资会计专员x2(2)部门岗位信息汇总岗位数目：20在岗人数：22计划编制：26示例岗位说明书规定岗位的关键职责即可，不应一味求全，反倒限制了员工工作发挥的余地和空间以前岗位说明书的功能未来岗位说明书的功能做到岗位说明书的要求能让你站在起跑线上，但是跑多快要看自己的发挥做到了岗位说明书的要求就是冠军